論用人單位勞動規(guī)章制度的效力

馬智鑫

摘要合法有效的企業(yè)勞動規(guī)章制度,是企業(yè)用工以及解決勞動爭議的重要依據(jù)。伴隨新《勞動合同法》的出臺,用人單位如何制定合法有效的勞動制度、如何在新形勢下完善勞動規(guī)章制度,是擺在企業(yè)面前的一個緊迫問題,本文正是以企業(yè)勞動規(guī)章的重要性為出發(fā)點,來闡述勞動規(guī)章制度如何獲得法律效力。

關(guān)鍵詞勞動規(guī)章制度法律效力

中圖分類號:D920.5文獻標識碼:A文章編號:1009-0592(2009)06-088-02

一、 規(guī)章制度是用人單位的“自留地”——用人單位種好 “一畝三分地”意義重大

勞動規(guī)章制度是用人單位規(guī)章制度的重要組成部分,不同于法規(guī)、政策,也不同于企業(yè)章程、團體規(guī)章。國際勞工組織曾對企業(yè)的勞動規(guī)章作出一個定義:“供企業(yè)全體從業(yè)人員或大部分從業(yè)人員適用,專門對或者主要對就業(yè)中從業(yè)人員的行動有關(guān)的各種規(guī)則”。一般而言,勞動規(guī)章制度是指用人單位制定的組織勞動過程和進行勞動管理的規(guī)則和制度的總和,是勞動者在共同勞動過程中必須遵守的行為規(guī)范與標準,也稱為企業(yè)內(nèi)部勞動規(guī)則,是企業(yè)內(nèi)部的法律。①

對于企業(yè)來說,規(guī)章制度非常重要?！秳趧雍贤ā返?條規(guī)定:“用人單位應(yīng)當依法建立和完善規(guī)章制度,保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)”?？梢?建立和完善規(guī)章制度既是用人單位的權(quán)利又是義務(wù),不但需要有規(guī)章制度,而且需要完善規(guī)章制度。同時,完善的規(guī)章制度也可以大大擴展企業(yè)的相關(guān)權(quán)利。完善的企業(yè)勞動規(guī)章制度可以規(guī)范其內(nèi)部的生產(chǎn)和勞動管理,使用人單位的生產(chǎn)經(jīng)營和各項活動規(guī)范化、組織化,從而提高生產(chǎn)效率、保障生產(chǎn)安全、促進生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展;還可以協(xié)調(diào)內(nèi)部勞動關(guān)系、保障勞動者勞動權(quán)利的實現(xiàn)和勞動義務(wù)的履行。

但是,如果規(guī)章制度不完善,則應(yīng)當按照對員工有利的方向解釋。如單位規(guī)章制度中規(guī)定:如果員工在禁煙區(qū)吸煙,單位有權(quán)警告、記過直到解除勞動合同。這樣的規(guī)定,在處罰方式上是個選擇題,明顯不確定。在這種情況下,就應(yīng)以對員工有利的原則為出發(fā)點,從輕發(fā)落,選擇警告為宜。

二、規(guī)章制度如何獲得法律效力

既然規(guī)章制度意義重大,那么如何制定一套具備法律效力的規(guī)章制度呢?總體來說,規(guī)章制度具有法律效力,應(yīng)當具有三個必備條件:第一、規(guī)章制度的內(nèi)容須具合法性和合理性;第二、制定和通過要經(jīng)過民主程序;第三、須向勞動者進行有效的公示。

(一)規(guī)章制度的內(nèi)容須合法、合理

勞動規(guī)章雖然是用人單位勞動管理權(quán)的具體體現(xiàn),但用人單位不能濫用勞動規(guī)章制度的制定權(quán),首先勞動規(guī)章的內(nèi)容必須合法。

內(nèi)容合法就是指用人單位依法建立和完善規(guī)章制度是在法律法規(guī)和國家勞動規(guī)章規(guī)定的范圍內(nèi)進行,用人單位的規(guī)章制度的具體內(nèi)容必須符合《勞動法》、《勞動合同法》及相關(guān)的法律法規(guī)。法律法規(guī)和國家勞動規(guī)章是國家意志的體現(xiàn),適用于每個用人單位和全體公民,而用人單位的規(guī)章制度僅僅適用于本單位,僅對本單位和本單位職工發(fā)生效力,那么,企業(yè)規(guī)章制度有違反法律法規(guī)的內(nèi)容則屬無效。

《勞動合同法》第4條規(guī)定企業(yè)的規(guī)章制度要依法制定。《勞動部關(guān)于〈勞動法〉若干條文的說明》又明確指出《勞動法》第4條規(guī)定的“依法”是指依據(jù)所有的法律、法規(guī)、規(guī)章,包括憲法、法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)、行政規(guī)章。依法制定規(guī)章制度,是保證其內(nèi)容合法的基礎(chǔ)。法律有明文規(guī)定的,用人單位可以依據(jù)法律的規(guī)定,制定出符合本企業(yè)實際情況的細化、具體的規(guī)章制度,對于沒有相關(guān)法律規(guī)定以及法律沒有禁止性規(guī)定的,用人單位可以依據(jù)勞動法律立法的基本精神以及公平合理原則出臺相應(yīng)的規(guī)章制度。

合法性原則作為認定企業(yè)規(guī)章制度效力的標準毫無爭議,但問題是實踐中出現(xiàn)的一些案例。如制度中規(guī)定:二次遲到單位就可以解除勞動合同。對于該規(guī)定,一種意見是:這樣的規(guī)定就此新交通現(xiàn)狀而言,過于苛刻,缺乏合理性;另一種意見是:如果這個員工是流水線上的關(guān)鍵崗位,他的遲到就會造成停產(chǎn),很嚴重,這樣解除合同不為過。我們可以先看這樣兩個案例:某企業(yè)規(guī)定,吸煙就可解除勞動合同。大多數(shù)人可能會覺得吸煙就是普通的小錯誤,不至于解除勞動合同。倘若是一家生產(chǎn)煙花爆竹企業(yè)的職工,在單位車間的吸煙行為就是極其危險的,在規(guī)章制度中或合同中將吸煙的行為作為解除的條件是很有必要的,也是很合理的;然而,如果是一家公司行政類的員工,那么吸煙行為就是一般的違紀行為,若企業(yè)將該行為作為解除條件,是存在很大不合理性的。還有一企業(yè)規(guī)定,拿單位一張紙就解除勞動合同。普通情況下,員工拿公司一張紙或許無足輕重,大家也不會在意,企業(yè)若是將拿紙行為規(guī)定為解除合同條件之一,也勢必會招來很大反對。但這個廠家是印鈔廠,而勞動者是印鈔單位的一名員工,那么這張紙就不再是一張普通的紙,當然單位在規(guī)章制度中將其作為解除條件之一也是合理的,也是可以被接受的。

通過上述兩個實踐案例的分析,不難看出在審視企業(yè)勞動規(guī)章制度合法性的同時,還必須注意企業(yè)規(guī)章制度的合理性問題,因為勞動規(guī)章制度是各個用人單位根據(jù)其行業(yè)特點和本單位的實際情況制定的適合于其內(nèi)部管理的各種規(guī)定,單位不同則規(guī)定內(nèi)容亦有差異,況且在同一單位內(nèi)部,各種工種和崗位也各有特點,應(yīng)當結(jié)合實際情況,注重公平合理。但是究竟什么樣的規(guī)章制度是合理的,衡量這個合理性的標準是什么?在實踐中,如何把握這個尺度確實很難, 法院務(wù)必慎用合理性判斷。因為用人單位各行各業(yè)千差萬別,什么是合理、什么是公平很難界定,盡量不要去評判合理性問題。個案中,具體情況應(yīng)須具體分析,遇到個別極端的案件應(yīng)須靈活掌握。通常在一個合理的范圍內(nèi),法院還是應(yīng)當尊重企業(yè)規(guī)章制度對于“合理性”的界定,以達雙方公平為最終目的。就同一類型的企業(yè)規(guī)章制度和生產(chǎn)管理技術(shù)來說,存在著相應(yīng)的社會標準,超出社會標準過多或標準過高,則為顯失公平。最高人民法院《關(guān)于審理勞動爭議案件若干司法解釋》第十九條亦規(guī)定,用人單位依法制定的規(guī)章制度,經(jīng)過民主程序,不違反國家的法律、法規(guī)及相關(guān)政策的,并且向勞動者公示的,可作為人民法院審理案件的依據(jù)。

(二)企業(yè)規(guī)章制度制定和通過要經(jīng)過民主程序

首先,涉及到企業(yè)規(guī)章制度的范圍。什么樣的規(guī)章算是企業(yè)規(guī)章制度,規(guī)章制度是個含義很廣泛的概念,在不同的語境下,都有不同的意義。但在勞動法律的語言環(huán)境下,則是一個專門的勞動法律術(shù)語,亦稱勞動規(guī)章、工作規(guī)則、勞動規(guī)則等,是指用人單位為了有效的組織生產(chǎn)經(jīng)營活動,激勵員工工作而規(guī)定的員工應(yīng)當享有的權(quán)利以及應(yīng)當遵守的各項義務(wù)以及違反義務(wù)時的處罰措施。一般以公開和正式的用人單位行政文件未表現(xiàn)形式。它的內(nèi)容可以包括勞動合同管理、工資工時制度,獎懲制度等。因此,對規(guī)章制度應(yīng)當做廣義的理解,凡是涉及到勞動者切身利益的規(guī)章制度都要走民主程序,包括但不限于如何發(fā)紅包的政策。

其次,民主程序?qū)σ?guī)章效力的影響應(yīng)以勞動合同法實施時間為準,在2008年1月1日以前制定的規(guī)章制度只要內(nèi)容合法且經(jīng)過公示程序,即使缺少制定階段的民主程序也可以作為用人單位管理、處分勞動者的依據(jù)。而在2008年1月1日以后制定的規(guī)章制度,只要缺少制定階段的民主程序,一般就認定無效,不能作為用人單位管理、處分勞動者的依據(jù)。

最后,所謂的民主程序,第一步是討論程序,用人單位與職工討論,建立工會的,用人單位與工會討論;未建立工會的,用人單位和單位職工代表討論,全體職工或職工代表可提出意見和方案;第二步是協(xié)商確定程序,用人單位與或工會或職工代表平等協(xié)商確定,最終的決定權(quán)還是在用人單位手中。同時,在規(guī)章制度和重大決定實施過程中,工會或者職工認為不適當?shù)?有權(quán)向用人單位提出,用人單位應(yīng)通過協(xié)商予以修改完善。

值得一提的是,《勞動合同法》要求用人單位在制定勞動規(guī)章時,須與工會或職工平等協(xié)商,而不僅是征求意見。②

同時,在用人單位的規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中,可能會因為生產(chǎn)環(huán)境等各方面的條件隨著時間的退移發(fā)生一些變化,導(dǎo)致原來的規(guī)章制度不符合現(xiàn)實的情況,或者規(guī)章制度在當初討論時過于理想化而導(dǎo)致在實際執(zhí)行中無法達到預(yù)期的效果。對于這種情況,工會和職工代表都有權(quán)向用人單位提出,再通過協(xié)商方式完善這些制度,使之更符合實際情況。

(三)勞動規(guī)章應(yīng)向勞動者公示

《勞動合同法》第四條第四款規(guī)定:用人單位應(yīng)當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示,或者告知勞動者。勞動規(guī)章是用人單位行使勞動管理權(quán)的主要依據(jù),用人單位有責(zé)任也有義務(wù)使勞動者知悉其具體內(nèi)容,以便遵照執(zhí)行,對此,勞動者享有充分的知情權(quán)。若企業(yè)規(guī)章制度制定出后,未對勞動者進行公示通知,不對勞動者產(chǎn)生效力,勞動者有權(quán)不予執(zhí)行,若用人單位根據(jù)這些規(guī)章對勞動者進行管理或處罰,對勞動者是不公平的,勞動者有權(quán)向有關(guān)國家行政機關(guān)和司法機關(guān)尋求保護。同時,《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》(2001年4月16日)第十九條中也規(guī)定將公示作為企業(yè)內(nèi)部勞動規(guī)章制度的有效性條件之一。

但是,如何公示、公示的方式及形式,法律上均無明文規(guī)定。需要提醒用人單位的是,實踐中可以通過組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考試、制作員工手冊等的方式告知勞動者。無論采用何種方式,對用人單位最安全的方法卻是讓員工簽字確認已全部知悉該規(guī)章制度并同意遵守,以作為已通知員工這些規(guī)章制度內(nèi)容的證據(jù)。相對而言,網(wǎng)上告之和板報的方式存在風(fēng)險,如果員工否認的話,單位很難舉證。同時,也不宜采用勞動合同附件的形式送達,原因是:一、將來很難修改;二、如修改,存在新舊版本沖突,勞動者有權(quán)選擇在勞動合同中約定的、對其有利的版本。

此外,至于用人單位勞動規(guī)章的備案是否是其成立生效的條件之一,從勞動部《關(guān)于新開辦用人單位制定規(guī)章制度備案制度的通知》來看,用人單位未按時將勞動規(guī)章制度報送備案,也只是產(chǎn)生行政處罰責(zé)任,并不影響規(guī)章的有效性。

綜上所述,只有遵循合法性、合理性原則,符合民主程序并向員工公示后的規(guī)章制度才具有法律效力,才能保障員工依法享有的勞動權(quán)利和履行的勞動義務(wù),避免勞動糾紛的發(fā)生。規(guī)章制度建立并完善后,企業(yè)應(yīng)嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行,將勞動關(guān)系納入正常有序的制度管理范疇。需要提醒勞動者的是,用人單位勞動規(guī)章的制定和修改涉及自己切身利益,勞動者應(yīng)且有權(quán)參與用人單位關(guān)系自己權(quán)益的規(guī)章制度的制定、修改。另外,若用人單位的規(guī)章制度經(jīng)過民主程序讓勞動者知曉了,那就是合法有效的規(guī)章,就對單位所有的勞動者有約束力,勞動者應(yīng)當遵照執(zhí)行。