淺談企業(yè)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題及其對(duì)策

樊銘凱

(鄭州鐵路局財(cái)務(wù)處資金結(jié)算所,河南 鄭州 450000)

中圖分類號(hào):F233文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-0992(2009)09-088-02

摘要:企業(yè)會(huì)計(jì)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展和建設(shè),在企業(yè)中得到了較好的應(yīng)用。在實(shí)際工作中,隨著時(shí)代的進(jìn)步,科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的建設(shè)已經(jīng)擺脫了簡(jiǎn)單的替代記賬工作目標(biāo),逐步向企業(yè)會(huì)計(jì)信息管理過(guò)渡。只有將會(huì)計(jì)電算化建設(shè)中的問(wèn)題一一解決,才能保證企業(yè)會(huì)計(jì)電算化正確運(yùn)用,更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;建設(shè);問(wèn)題;對(duì)策

一、會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為工具,運(yùn)用會(huì)計(jì)所特有的方法,對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況進(jìn)行反映和監(jiān)督。它既是提供以財(cái)務(wù)信息為主的信息系統(tǒng),同時(shí)又是參與財(cái)務(wù)管理的一種管理活動(dòng)。

我國(guó)從1979年以來(lái),經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展,已取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。財(cái)政部陸續(xù)出臺(tái)了若干促進(jìn)、規(guī)范會(huì)計(jì)電算化工作的文件,加強(qiáng)和規(guī)范了會(huì)計(jì)電算化工作。會(huì)計(jì)電算化軟件日趨成熟,許多單位甩掉了手工賬,實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)替代手工方式對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、加工、分析、預(yù)測(cè),最終打印輸出帳簿和報(bào)表。許多大型集團(tuán)企業(yè)已經(jīng)逐步在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),進(jìn)入了數(shù)據(jù)集中管理,終端調(diào)用的網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)時(shí)代。

二、會(huì)計(jì)電算化在現(xiàn)階段存在的問(wèn)題

雖然會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)已經(jīng)發(fā)展了近40年,在在企業(yè)應(yīng)用的過(guò)程中,仍然存在一些普遍性的問(wèn)題:

1.企業(yè)會(huì)計(jì)人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作水平較低,基礎(chǔ)較差。會(huì)計(jì)電算化不僅需要有較高的會(huì)計(jì)知識(shí),同時(shí)需要有較高的計(jì)算機(jī)操作能力,這樣才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的水平,達(dá)到1+1>2的效果,否則將事與愿違,不但起不到推動(dòng)作用,還可能給企業(yè)的會(huì)計(jì)工作托了后腿。一旦因?yàn)槠髽I(yè)會(huì)計(jì)人員的一個(gè)誤操作就有可能使多年的心血付之東流,給企業(yè)造成嚴(yán)重的后果,影響了正常的工作。

2.企業(yè)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化以后,內(nèi)部控制制度沒(méi)有能夠起到相應(yīng)的作用。企業(yè)內(nèi)部控制制度形同虛設(shè),數(shù)據(jù)安全性缺乏保證。在手工記賬方式下,所有的會(huì)計(jì)信息以憑證、賬簿、報(bào)表的形式存儲(chǔ)在不同的紙質(zhì)上,增加、修改、刪除后的會(huì)計(jì)憑證或賬簿都可以從會(huì)計(jì)人員各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。實(shí)行電算化以后,信息來(lái)源于數(shù)據(jù)和程序,存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上,只有依靠計(jì)算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù),而且修改后的數(shù)據(jù)不留痕跡,一旦發(fā)生計(jì)算機(jī)作弊,將比手工更隱蔽,后果更嚴(yán)重。雖然電算化工作在很大程度上減少了財(cái)務(wù)人員的工作量,但是卻增加了操作員、電算化主管、系統(tǒng)管理員等崗位,許多單位由于條件限制,這些崗位由一人或兩人分擔(dān),人員分工不明確,操作口令串用,或不定期更換密碼,就給未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動(dòng)數(shù)據(jù)提供了可能性,從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的安全性缺乏保證。

3.會(huì)計(jì)電算化的程度僅僅停留在基礎(chǔ)應(yīng)用,沒(méi)有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的作用。會(huì)計(jì)電算化改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù),因而推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論與會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善,促進(jìn)了會(huì)計(jì)管理制度的改革,從表面上看,會(huì)計(jì)電算化只不過(guò)是將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算工作中,減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高會(huì)計(jì)核算的速度和精度,以計(jì)算機(jī)替代人工記賬。但會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn),促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)的提高,提高會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量,促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變。作為管理手段的會(huì)計(jì),其功能與核心也必須向管理方面轉(zhuǎn)移,會(huì)計(jì)工作的目標(biāo)由“報(bào)賬型”向“控制管理型”轉(zhuǎn)變。

4.對(duì)信息技術(shù)的防范思想認(rèn)識(shí)不足。許多企業(yè)對(duì)于信息技術(shù)安全認(rèn)識(shí)不夠,沒(méi)有制定并嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于信息技術(shù)和數(shù)據(jù)管理方面的規(guī)章制度。一旦因?yàn)槟撤N原因造成會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)信息遭到破壞,造成的損失將是無(wú)法計(jì)量的。

三、會(huì)計(jì)電算化建設(shè)對(duì)策

針對(duì)以上提到的一些問(wèn)題,企業(yè)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)。

(一)提高企業(yè)會(huì)計(jì)人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高企業(yè)會(huì)計(jì)人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì),不僅是指提高會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)素質(zhì),而且要提高會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)操作水平。不少單位的電算化人員參加過(guò)有關(guān)的計(jì)算機(jī)短期培訓(xùn),他們?cè)谑褂梦C(jī)處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往很多是除了開(kāi)機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外,對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少,一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí),就束手無(wú)策,一旦出錯(cuò),可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流,使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰,這種低素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員是不能勝任會(huì)計(jì)電算化工作的。必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。培養(yǎng)或聘用一批高級(jí)技術(shù)人才,他們能夠掌握國(guó)際先進(jìn)技術(shù),精通信息技術(shù),熟練應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化,推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),維護(hù)軟件正常運(yùn)行,掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

(二)加強(qiáng)企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)防范工作。

1.加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全的宏觀控制,政府主管部門還應(yīng)從法律角度出發(fā),進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)制度,對(duì)危害計(jì)算機(jī)安全的行為進(jìn)行制裁。

2.對(duì)于重要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定,制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應(yīng)急對(duì)策等。

3.增強(qiáng)信息技術(shù)安全防范能力。如采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份認(rèn)證、授權(quán)等;加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)做在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度,如專機(jī)專用、專室專用等。

4.加強(qiáng)磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性,實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管,并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過(guò)渡。

(三)加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制

1.管理控制

(1)組織結(jié)構(gòu)控制。企業(yè)的財(cái)務(wù)部門一般主要從組織形式和組織程序上實(shí)行崗位控制,通過(guò)幾個(gè)不同的職能組來(lái)實(shí)現(xiàn)相互牽制和相互監(jiān)督的控制作用;通過(guò)賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)以及會(huì)計(jì)主管對(duì)憑證、賬簿和報(bào)表的審核制度來(lái)實(shí)現(xiàn)處理的合理性與合法性。

(2)職責(zé)劃分。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣,對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底,必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。

(3)監(jiān)督管理控制。明確各職能組織部門有關(guān)人員的工作責(zé)任與處理范圍的基礎(chǔ)上,建立和執(zhí)行工作完成情況的監(jiān)督與考核制度,以保證會(huì)計(jì)控制工作能夠高質(zhì)量地進(jìn)行和完成。

(4)檔案管理控制。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的有關(guān)資料應(yīng)及時(shí)存檔,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,加強(qiáng)檔案管理。應(yīng)定期對(duì)所存檔案進(jìn)行備份,并保管好這些備份,作為防止檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。

2.數(shù)據(jù)資源控制

(1)完整性控制。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)通過(guò)現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的完整性控制機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn),當(dāng)前一個(gè)功能完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),都能夠?qū)ζ涔芾淼臄?shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù),在邏輯關(guān)系上提供語(yǔ)義參照關(guān)系機(jī)制,來(lái)檢驗(yàn)和保證數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中的有關(guān)數(shù)據(jù),在進(jìn)行了相關(guān)控制應(yīng)用操作后,仍然保持邏輯上的語(yǔ)義完整。

(2)數(shù)據(jù)加密。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密和存放功能實(shí)現(xiàn);其作用不僅維護(hù)了數(shù)據(jù)信息的保密,而且使得合法操作人員只能通過(guò)系統(tǒng)規(guī)定的程序?qū)嵤┎僮骱涂刂苹顒?dòng)。

3.日?？刂?/p>

(1)業(yè)務(wù)發(fā)生控制。采用相應(yīng)的控制程序鑒別,拒納各種無(wú)效的不合理的以及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),通過(guò)計(jì)算機(jī)的控制程序,對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。

(2)數(shù)據(jù)輸入控制。要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過(guò)必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查;其次,應(yīng)采用各種技術(shù)手段,對(duì)輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行核驗(yàn),如總數(shù)控制核驗(yàn)、平衡核驗(yàn)、數(shù)據(jù)類型核驗(yàn)等。

(3)數(shù)據(jù)輸出控制。是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般就檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)發(fā)送對(duì)象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定。

總之,隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,必將推動(dòng)會(huì)計(jì)電算不的不斷向前發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也將在會(huì)計(jì)電算化中得到充分的應(yīng)用,從而逐步解決目前存在的問(wèn)題,最大限度的發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)性,并將成為當(dāng)代會(huì)計(jì)學(xué)中最有潛力的新領(lǐng)域。

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