高校檔案管理和提供利用中存在的問題與對策

張　虹

摘要：高校檔案是一種重要的文獻信息資源，是一個集多種門類于一體綜合性檔案體系。它不僅客觀真實地反映了學校發(fā)展的歷程，也為學校的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據，是衡量教學質量和管理水平的一個重要尺度，同時也是推進和發(fā)展學校教育事業(yè)的寶貴財富。

關鍵詞：高等院校；檔案管理；檔案提供利用

中圖分類號：G273.2 文獻標志碼：A文章編號：1002—2589（2009）08—0058—02

一、高校檔案管理與提供利用的發(fā)展趨勢

（一）高校檔案管理的發(fā)展趨勢

1．標準化建設趨勢要加強。根據檔案工作的客觀規(guī)律制定一系列的規(guī)章制度、工作細則、崗位職責，一切照章辦事。同時在檔案工作的各環(huán)節(jié)上進行定量分析，在分析研究的基礎上制定各項標準。這些標準包括整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準和各項技術標準。

2．高校檔案收集電子化。與傳統(tǒng)的檔案信息資源收集方式不同的是，利用校園網，高校檔案信息的收集人員向網絡節(jié)點上任何檔案信息的產生單元（學校的院系及行政部門）及時地以邏輯歸檔或報送的形式來收集有關部門新產生的檔案信息，任何檔案信息一經產生，可立即通過校園網的傳輸進入到檔案數據庫中，而不必像傳統(tǒng)的方式那樣必須待工作結束或年終才歸檔。

3．建立高校檔案信息數據庫。首先，高校檔案館要以收藏大容量、高密度、聯機能力強的電子檔案介質為今后收藏的主要方向，隨著辦公自動化技術的迅速發(fā)展，使得高校在教學、科研、管理方面產生了大量電子檔案，它作為一種全新的檔案類型，是按一定的格式存儲在電子介質并且在網絡上傳輸的數字代碼系列。

（二）高校檔案提供利用的發(fā)展趨勢

1．社會利用檔案呈上升趨勢。隨著社會的發(fā)展與需求，高校的學籍檔案成了社會利用的主流，利用曾經就讀學校保存的學籍檔案用于求職、求學、職稱評定的人越來越多。社會上各單位和中介機構利用高校保存的學籍檔案核查學歷，認證文憑也越來越多，這說明人們的檔案意識不斷增強，利用檔案信息資源維護個人權益的意識也越來越強。

2．利用方式多樣化，利用手段現代化。傳統(tǒng)的檔案利用方式要受開發(fā)時間和空間的限制，基本模式是用戶親自到檔案館，利用較多的是紙質檔案原件，利用手段也比較有限，通常只是閱覽、抄寫或復印?，F今隨著檔案硬軟件環(huán)境的不斷提升，用戶可以選擇使用電話、網絡等現代技術手段獲取遠程檔案信息，充分實現檔案信息資源共享。

3．擁護類型多樣化，信息服務社會化。高校檔案一直以校內各級黨政共團組織、科研集體及教職員工為主要用戶，但由于大量高校畢業(yè)生不斷涌向社會，教職員工的內外流動，特別是隨著經濟科技的高速發(fā)展，學校與外界聯系日益增多，逐漸形成了校外用戶群體，包括歷屆畢業(yè)生、外調人員、兄弟院校和外事部門等。

二、高校檔案管理與提供利用中存在的問題

1．檔案意識薄弱，領導不夠重視。檔案工作是學校的一項重要基礎工作，是教學、科研、黨政管理工作不可缺少的環(huán)節(jié)，但由于檔案作用的發(fā)揮具有潛在性、滯后性特點，高校檔案工作往往并不直接產生經濟效益，學校各級領導和教職員工對檔案工作認識不深，重視不夠。因而，檔案工作很難擺上學校的議事日程，在檔案機構設置、專業(yè)人員編制配備、業(yè)務經費投入等工作條件建設方面得不到應有的重視，使高校檔案人員處于地位不高、責任不輕、難度不小的工作環(huán)境中，制約了檔案工作的發(fā)展。

2．檔案人員編制偏少，隊伍專業(yè)素質不高。近年來高校合并，規(guī)模迅速擴大，使得檔案工作業(yè)務大量增加與檔案專業(yè)人員編制相對固定之間矛盾日益突出。由于工作任務重、難度大、人力有限，檔案工作人員往往只能應付日常的檔案管理與提供利用工作，專職檔案人員中有相當一部分由于是“半路出家”，缺乏檔案專業(yè)知識與技能，對本職工作往往難以勝任。

3．檔案工作發(fā)展不平衡，水平參差不齊。在一所學校內，檔案部門與學校另一信息部門圖書館相比也顯得較為落后，在不同院校，由于對檔案工作的重視程度不同，人財物投入力度、檔案隊伍整體素質等各有所不同，導致檔案工作水平參差不齊，與本科院校相比，高職高專院校的整體檔案工作水平較低，部分院校甚至存在一無檔案機構、二無專職檔案人員、三無專用檔案庫房的“三無”現象，其檔案工作狀況可想而知。

4．檔案工作人員服務意識淡薄、觀念保守。高校檔案管理工作中普遍存在著質量意識差、責任心不強、服務意識淡薄等現象，這與傳統(tǒng)的檔案管理模式有一定的關系，長期以來，人們對檔案工作者的工作態(tài)度、工作效率、工作質量等方面不很滿意。

5．館藏檔案及檔案館網站特色不突出。高校檔案結構單一，主要是：一是門類單一，突出學校辦學特色、學科特色、師資特色、管理特色、競爭優(yōu)勢等的“閃亮點”檔案相對較少；二是檔案載體形式單一，多以紙質檔案為主，很少有磁盤、光盤、錄像等電子檔案，為用戶拷貝使用帶來不便；三是內容不夠完善，如科研檔案、學生簡歷檔案、成績檔案及反映高校歷史發(fā)展面貌的檔案缺乏，這大大影響了高校檔案工作的順利開展。

6．信息化、網絡化帶來的不安全因素。高校檔案管理采用內外相結合又彼此孤立的網絡方案，不同系統(tǒng)之間相對隔離的方案要建立兩套網絡系統(tǒng)，雖然設有防火墻，并不能保證百分之百的安全。這種內外分離的做法不但投資大，而且不符合檔案系統(tǒng)對外開放的需要。網絡基礎設施的不完善帶來一系列安全問題。

7．檔案信息數字化處理存在的技術問題。由于檔案部門普遍缺少計算機人才，所以對檔案資料進行數字化的工作往往落在一些聘用的計算機專業(yè)人員身上。他們缺乏對檔案專業(yè)的了解，在建立網上檔案網頁的過程中，難免有一些不完美的地方，還有檔案信息網上安全的設置，需要既充分利用珍貴的檔案信息資料，又要防止失密、泄密現象的發(fā)生。

三、應對策略

1．加強法制建設，實現依法治檔。高校檔案工作是辦好高校的重要基礎工作之一，是高?？茖W管理的重要組成部分，高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學校各項工作的開展，要搞好檔案工作，就必須把檔案工作納入法制的軌道，加強檔案工作的法制建設，健全和完善檔案的法規(guī)體系，用法規(guī)引導、推進和保障高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展，《檔案法》的頒布與實施，使檔案工作的法制建設得以保障。

2．加強隊伍建設，提高檔案工作人員的政治、業(yè)務素質。發(fā)展檔案事業(yè)，提高檔案管理水平，關鍵在于人。因此，要加強思想政治工作，幫助檔案工作者樹立事業(yè)心和責任心，培養(yǎng)奉獻精神，通過辦培訓班、成人教育等形式，提高在職檔案人員業(yè)務素質和知識水平，使其在掌握檔案基礎理論的基礎上，進一步了解和掌握檔案的現代化管理方法，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構，不斷提高檔案專業(yè)隊伍的整體素質，從而使在職的檔案人員從思想上和業(yè)務水平上適應學校教育教學工作的需要。

3．加強館（室）藏建設，大力豐富、優(yōu)化館（室）藏。第一，增加館（室）藏數量。檔案部門要慣徹《檔案法》，積極地接收檔案，征集檔案史料，充實館（室）藏各類資料。第二，提高館（室）藏質量，要“清源截流”地把好檔案進館（室）關，同時豐富檔案載體，使紙質、木質、磁帶，甚至現代機讀檔案都具有。第三，克服館（室）藏臃腫現象。大量重復的檔案和無價值檔案的存在，占據了檔案（室）庫存有限的空間，使館（室）庫無法最大限度地容納有效檔案的進館（室）。