教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室信息管理分析

劉 力

[摘要]實(shí)驗(yàn)室信息所涉及的信息內(nèi)容比較廣泛,包括實(shí)驗(yàn)室的基本信息、實(shí)驗(yàn)室教學(xué)的基本信息、實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍的基本信息等方面的內(nèi)容,這些內(nèi)容是實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員、管理人員從事實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)研究和實(shí)驗(yàn)管理所留下來(lái)的歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),它是進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理、決策的依據(jù);是進(jìn)行實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革中和教學(xué)研究的必要條件;是教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重要依據(jù)。因此,實(shí)驗(yàn)室信息管理成了實(shí)驗(yàn)室管理的一個(gè)重要組成部分,其管理質(zhì)量的好壞將直接影響到實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展,更深入的來(lái)說(shuō),是影響到教育科研技術(shù)的提高、人才的培養(yǎng)、社會(huì)的進(jìn)步。在認(rèn)識(shí)實(shí)驗(yàn)室信息管理重要性的基礎(chǔ)上,對(duì)其進(jìn)行理論到實(shí)踐的闡述。

[關(guān)鍵詞]實(shí)驗(yàn)室信息管理實(shí)踐

中圖分類號(hào):TP-9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1671-7597(2009)1210116-01

一、實(shí)驗(yàn)室信息內(nèi)容界定

在分析實(shí)驗(yàn)室信息管理方法之前,首先要確定所管理的內(nèi)容是什么。對(duì)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)容的界定是一個(gè)必要過(guò)程,只要在清楚了解實(shí)驗(yàn)室信息內(nèi)容的基礎(chǔ)上,才能根據(jù)內(nèi)容的特點(diǎn)、性質(zhì)進(jìn)行不效的管理。實(shí)驗(yàn)室信息主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:

(一)實(shí)驗(yàn)室管理的基本信息。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理工作所涉及內(nèi)容比較廣泛,這些信息的提取為實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展和建設(shè)提供了詳細(xì)參考,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)該收集和整理的信息主要包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容:

1.實(shí)驗(yàn)室基本情況。實(shí)驗(yàn)室名稱、建立年份以及其發(fā)展變化的歷史信息;實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)及管理職能情況;實(shí)驗(yàn)室面積包括學(xué)生實(shí)驗(yàn)用房面積、實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備室面積、實(shí)驗(yàn)辦公用房面積;實(shí)驗(yàn)室工作任務(wù)(指實(shí)驗(yàn)課程名稱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)學(xué)時(shí)或科研課題、生產(chǎn)項(xiàng)目名稱);實(shí)驗(yàn)室工作人員的基本狀況信息;實(shí)驗(yàn)室有關(guān)規(guī)章制度信息;實(shí)驗(yàn)室環(huán)境及基本安全設(shè)施信息;實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)信息;實(shí)驗(yàn)室工作檔案信息;實(shí)驗(yàn)室基本倍息管理流程。

2.實(shí)驗(yàn)室技術(shù)管理信息。文驗(yàn)項(xiàng)目技術(shù)規(guī)范操作規(guī)程;儀器設(shè)備操作規(guī)程;實(shí)驗(yàn)室劉外開(kāi)放信息:實(shí)驗(yàn)室學(xué)術(shù)骨干信息;實(shí)驗(yàn)室圖書(shū)資料信息;實(shí)驗(yàn)室科研成果信息,包含著作、論文、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、實(shí)驗(yàn)技術(shù)改革、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備改進(jìn)等內(nèi)容。

3.實(shí)驗(yàn)室管理規(guī)章制度的基本信息。實(shí)驗(yàn)室物資管理制度:實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備管理制度;儀器設(shè)備損壞、丟失賠償制度;低值耐用物品管理辦法;大精設(shè)備使蝴管理辦法。實(shí)驗(yàn)室安全檢查制度。實(shí)驗(yàn)室學(xué)生實(shí)驗(yàn)守則。實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度。實(shí)驗(yàn)室人員管理制度。實(shí)驗(yàn)室基本信息的收集整理制度。

(二)實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍的基本信息。實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍信息,是實(shí)驗(yàn)室信息管理內(nèi)容中的一個(gè)組成部分,對(duì)實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍信息的詳細(xì)了解可以整體把握實(shí)驗(yàn)室人力資源狀況,有利于人力的調(diào)整。主要包括實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)階層、技術(shù)人員等工作人員的信息情況。相關(guān)人員的姓名、性別、出生時(shí)間、所學(xué)專業(yè)等基本情況;實(shí)驗(yàn)室工齡;指參加實(shí)驗(yàn)室工作時(shí)間、累計(jì)實(shí)驗(yàn)室工作時(shí)間;專職技術(shù)職務(wù):指現(xiàn)有專業(yè)技術(shù)職務(wù)、評(píng)審時(shí)間、獲得資格時(shí)間;業(yè)務(wù)專長(zhǎng):指在學(xué)術(shù)上、技術(shù)上或業(yè)務(wù)上得到承認(rèn)的專長(zhǎng),獲獎(jiǎng)的技術(shù)或技術(shù)成果,獲得證明的業(yè)務(wù)專長(zhǎng)等;進(jìn)修學(xué)習(xí)情況,進(jìn)修學(xué)習(xí)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、單位等;發(fā)表論文情況:指論文標(biāo)題、刊物名稱、發(fā)表時(shí)間等;會(huì)議交流文章情況:指會(huì)議文流文章題目、會(huì)議名稱、地點(diǎn)、時(shí)間等信息[1]。

(三)實(shí)驗(yàn)室科研基本信息。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)管理的目的之一就是提高科研技術(shù)水平,以促進(jìn)科技進(jìn)步,符合科教興國(guó)戰(zhàn)略。對(duì)實(shí)驗(yàn)室科研基本信息的整理和歸納可以及時(shí)、準(zhǔn)確的掌握科研成果,以備實(shí)驗(yàn)室使用效率的審核。其主要內(nèi)容有以下幾個(gè)方面。其一,實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)課題能力信息。承擔(dān)過(guò)科研項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目批文、計(jì)劃任務(wù)書(shū);參加或組織召開(kāi)學(xué)術(shù)會(huì)議、發(fā)表學(xué)術(shù)論文及論文被引用情況;承擔(dān)外來(lái)科研及合作科研實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目情況。其二,實(shí)驗(yàn)室科研成果信息。發(fā)表的研究論文、著作、產(chǎn)品、專利、技術(shù)成果等;獲獎(jiǎng)、成果轉(zhuǎn)讓情況。其三,實(shí)驗(yàn)室技術(shù)水平信息。基本的、穩(wěn)定的實(shí)驗(yàn)技術(shù)方法及被推廣應(yīng)用情況;實(shí)驗(yàn)室培養(yǎng)科研人才情況(研究生、技術(shù)人員)。

(四)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備基本信息。實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理是實(shí)驗(yàn)室管理的重要內(nèi)容,設(shè)備信息的收集與整理有利于對(duì)設(shè)備的管理,以保證設(shè)備使用和維護(hù)。主要包括一般設(shè)備信息和大精設(shè)備信息兩個(gè)部分。一般儀器設(shè)備的基本信息主要包括:實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備固定資產(chǎn)微機(jī)賬;儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片;實(shí)驗(yàn)室低值耐用品卡片;儀器設(shè)備的損壞、維修情況;儀器設(shè)備完好率和儀器設(shè)備技術(shù)檔案答等內(nèi)容。大精設(shè)備基本信息包括設(shè)備型號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)商、使用狀況、維修損壞等內(nèi)容,其要求比較嚴(yán)格,必需詳細(xì)、準(zhǔn)確的收集、記錄相關(guān)信息。

二、實(shí)驗(yàn)室信息管理實(shí)踐

通過(guò)對(duì)實(shí)驗(yàn)室信息內(nèi)容的了解,我們可以發(fā)現(xiàn),其中所包含的內(nèi)容廣泛,各個(gè)部分的信息收集和整理都要求比較嚴(yán)格,為了準(zhǔn)確、及時(shí)的處理這些大批量的信息內(nèi)容,一般通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助管理這些信息,以防止手工處理的失誤。主要通過(guò)實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)(LIMS)來(lái)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室信息管理。其實(shí),LIMS是將以數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的信息化技術(shù)與實(shí)驗(yàn)室管理需求相結(jié)合的信息化管理工具。隨著多年的發(fā)展,實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在廣大實(shí)驗(yàn)室得到了廣泛的應(yīng)用,并且在功能、技術(shù)、效率處理上不斷走向成熟。

實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)模塊并不是完全依照實(shí)驗(yàn)室信息內(nèi)容來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)的,而是對(duì)其綜合性的處理,以保證操作的簡(jiǎn)潔、清晰、準(zhǔn)確。其實(shí),實(shí)驗(yàn)室信息管理只是LIMS管理系統(tǒng)的一部分,其中的資源管理模塊(人員、儀器管理)、查詢模塊、質(zhì)量管理模塊、文件管理模塊基本上涵蓋上述所有信息處理內(nèi)容,除了基本的信息處理外,LIMS系統(tǒng)中的自動(dòng)提醒功能可以提醒實(shí)驗(yàn)室信息管理人員對(duì)信息的及時(shí)處理[2],以防執(zhí)信息收集和整理過(guò)程中的遺漏。

LIMS在信息內(nèi)容、功能方面已經(jīng)表現(xiàn)的比較完整,如果能在操作上掌握以下,則可以保證實(shí)驗(yàn)室信息的有效管理[3]。

1.信息管理的準(zhǔn)確性。實(shí)驗(yàn)室信息管理中眾多的信息數(shù)據(jù)處理,給相關(guān)管理人員帶來(lái)了挑戰(zhàn),信息錄入時(shí)的失誤是一個(gè)常見(jiàn)現(xiàn)象,所以要求在使用LIMS系統(tǒng)時(shí),要保證其準(zhǔn)確性,特別是相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入,應(yīng)該進(jìn)行有效的核對(duì)。

2.信息管理的完整性。在處理眾多信息時(shí),遺漏也是一個(gè)常見(jiàn)的現(xiàn)象,首先在信息收集時(shí)就應(yīng)該保證其完整,其次運(yùn)用LIMS進(jìn)行信息錄入時(shí),要分檔或者標(biāo)記,錄入過(guò)的和還沒(méi)錄入的一定要進(jìn)行合理區(qū)分。

3.信息管理的及時(shí)性。在實(shí)驗(yàn)室相關(guān)信息中,有些信息必須及時(shí)的審報(bào),如大精設(shè)備的信息狀況,如果存在延誤的話,可能會(huì)造成設(shè)備運(yùn)行的停誤,嚴(yán)重的會(huì)引起機(jī)器的損壞,甚至是事故的發(fā)生,需要及時(shí)的收集的錄入相關(guān)的信息。

三、結(jié)語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)室信息管理是一個(gè)信息處理的過(guò)程,但同時(shí)也是信息傳遞的過(guò)程,應(yīng)該保證信息管理的準(zhǔn)確、及時(shí)和完整,以傳遞到其它部門,促進(jìn)整個(gè)實(shí)驗(yàn)室管理的正常運(yùn)行。

參考文獻(xiàn):

[1]張明林,高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部管理制度全集[M].北京:中國(guó)科技文化出版社,2005.

[2]楊海鷹、潘華,實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)[M].北京:化學(xué)工業(yè)出版社,2007.

[3]木林,實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)[D].吉林:吉林大學(xué),2007.