應(yīng)收賬款管理淺見(jiàn)

荀琳娜

提要加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理是每個(gè)企業(yè)都面臨的問(wèn)題,應(yīng)收賬款管理的好壞對(duì)企業(yè)能否正常地進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、盤(pán)活企業(yè)庫(kù)存物資、提高資金使用效率都起著決定性作用。本文根據(jù)當(dāng)前企業(yè)應(yīng)收賬款中存在的問(wèn)題,分析應(yīng)收賬款產(chǎn)生的原因和風(fēng)險(xiǎn),并提出解決措施。

關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款管理;風(fēng)險(xiǎn);措施

中圖分類號(hào):F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

應(yīng)收賬款是企業(yè)運(yùn)營(yíng)資金管理的重要環(huán)節(jié),是指企業(yè)因銷售商品、材料或提供勞務(wù)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng),應(yīng)向購(gòu)貨單位或接受勞務(wù)單位收取的款項(xiàng)。該資產(chǎn)是企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)形成的一項(xiàng)“虛擬資產(chǎn)”,由購(gòu)貨單位即企業(yè)的客戶所控制和任意使用。只有應(yīng)收賬款變現(xiàn)流入企業(yè)后,才能參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),為企業(yè)創(chuàng)造收益。

一、應(yīng)收賬款產(chǎn)生的主要原因

企業(yè)應(yīng)收賬款產(chǎn)生的主要原因是為了擴(kuò)大銷售量、增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力、加速資金循環(huán)、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化的經(jīng)營(yíng)目標(biāo),它是企業(yè)為了擴(kuò)大銷售和盈利、加強(qiáng)資金管理而進(jìn)行的一種投資。

(一)商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)。商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)是應(yīng)收賬款產(chǎn)生的主要原因。競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)機(jī)制迫使企業(yè)必須以各種手段擴(kuò)大銷售量,而賒銷就是擴(kuò)大銷售量最好的手段之一。賒銷的銷售量大于現(xiàn)金銷售量,由此便引起了應(yīng)收賬款的產(chǎn)生。

(二)減少庫(kù)存商品,節(jié)約庫(kù)存商品管理費(fèi)用。當(dāng)企業(yè)的庫(kù)存商品較多時(shí),為了加速資金循環(huán),減少商品積壓,降低庫(kù)存商品的管理費(fèi)用,企業(yè)一般會(huì)采用較為優(yōu)惠的信用條件進(jìn)行賒銷,把庫(kù)存商品轉(zhuǎn)化為應(yīng)收賬款,節(jié)約各項(xiàng)費(fèi)用支出,加速資金周轉(zhuǎn)。

二、應(yīng)收賬款潛在的風(fēng)險(xiǎn)

(一)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

1、客戶信用資料缺失。在買方市場(chǎng)環(huán)境下,企業(yè)往往更注重多拉客戶,擴(kuò)大銷售業(yè)務(wù)量,而對(duì)購(gòu)貨單位的具體信用狀況及經(jīng)營(yíng)情況不夠重視,缺乏一定的了解,這種缺乏客戶信用資料就盲目地提供信用政策的行為常常導(dǎo)致企業(yè)需要承擔(dān)一定的應(yīng)收賬款回收風(fēng)險(xiǎn)。

2、商品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)商品質(zhì)量的好壞、價(jià)格的高低、花樣和品種等因素,也會(huì)影響賒銷客戶的付款意愿。

3、結(jié)算方式風(fēng)險(xiǎn)。結(jié)算方式主要有現(xiàn)金結(jié)算和轉(zhuǎn)賬結(jié)算兩種。其中轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式包括銀行匯票、銀行本票、商業(yè)匯票、支票、委托收款、托收承付、匯兌和信用證8種。結(jié)算方式的選擇至關(guān)重要,如果選擇不當(dāng)就會(huì)產(chǎn)生應(yīng)收賬款的回收風(fēng)險(xiǎn)。例如,銀行承兌匯票的結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)就小于商業(yè)承兌匯票的結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)。

(二)外部風(fēng)險(xiǎn)

1、激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。在競(jìng)爭(zhēng)激烈、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)嚴(yán)峻的今天,賒銷是擴(kuò)大銷售的重要手段之一。企業(yè)通過(guò)賒銷可以擴(kuò)大企業(yè)的銷售量、增加利潤(rùn)、減少庫(kù)存、降低存貨成本,以此來(lái)增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力,提高商品的市場(chǎng)占有率,擴(kuò)大企業(yè)利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)。

2、商業(yè)信用不成熟。由于受社會(huì)信用不完整、不可靠的影響,導(dǎo)致了企業(yè)商業(yè)信用不發(fā)達(dá),一些客戶信用缺失。企業(yè)銷售合同期滿,債務(wù)人卻遲遲不肯還款,一再推遲還款時(shí)間,甚至根本就沒(méi)有償還意向的事情也時(shí)有發(fā)生。

(三)賒銷風(fēng)險(xiǎn)。賒銷是一種促銷行為,實(shí)際上就是將企業(yè)的產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金的時(shí)間跨度拉長(zhǎng),賒銷背后就是不斷增長(zhǎng)的應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款拖欠的時(shí)間越長(zhǎng)發(fā)生壞賬的幾率就會(huì)越大,收不回來(lái)的可能性也就越大。若企業(yè)通過(guò)賒銷方式不斷擴(kuò)大銷售,表面看似好事,可事實(shí)上卻常常事與愿違。

三、應(yīng)收賬款管理中存在的問(wèn)題

對(duì)于內(nèi)部控制制度較薄弱的企業(yè),應(yīng)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理。應(yīng)收賬款在管理中存在的問(wèn)題,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)缺乏應(yīng)收賬款管理責(zé)任部門(mén)。不少企業(yè)有大量的應(yīng)收賬款對(duì)不上、收不回,一個(gè)主要原因是沒(méi)有明確由哪個(gè)部門(mén)來(lái)管理應(yīng)收賬款的收回,沒(méi)有建立起相應(yīng)的追收管理辦法,缺少必要的內(nèi)部控制部門(mén),導(dǎo)致對(duì)損失的應(yīng)收賬款無(wú)法追究責(zé)任。

(二)對(duì)應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)監(jiān)督相對(duì)薄弱。沒(méi)有建立應(yīng)收賬款定期清查制度,長(zhǎng)期不對(duì)賬。由于在交易過(guò)程中貨物與資金流動(dòng)在時(shí)間和空間上的差異,都有可能導(dǎo)致應(yīng)收賬款收款誤差,所以債權(quán)債務(wù)雙方就經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的未了事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行定期對(duì)賬,這樣可以明晰雙方的權(quán)利和義務(wù)。而現(xiàn)實(shí)中有的企業(yè)長(zhǎng)期不對(duì)賬,有的即使對(duì)了賬,但并沒(méi)有形成合法的對(duì)賬依據(jù),僅僅是口頭上的承諾,也起不到應(yīng)有的作用。

(三)企業(yè)沒(méi)有樹(shù)立正確的應(yīng)收賬款管理目標(biāo)。企業(yè)常常為了片面追求利潤(rùn)最大化,而忽視了企業(yè)的現(xiàn)金流量,這其中一個(gè)很重要的原因就是對(duì)企業(yè)業(yè)績(jī)的考核往往過(guò)于強(qiáng)調(diào)利潤(rùn)指標(biāo),而并沒(méi)有設(shè)置“應(yīng)收賬款回收率”這樣的現(xiàn)金流量管理指標(biāo)。

四、加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的措施

(一)建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。應(yīng)收賬款收回的數(shù)額及期限影響著企業(yè)的資金狀況和生產(chǎn)決策。因此,為了保證資金的安全運(yùn)行,應(yīng)對(duì)應(yīng)收賬款實(shí)行嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

1、明確責(zé)任。進(jìn)行成功的內(nèi)部控制,首先要明確各個(gè)員工的責(zé)任。應(yīng)根據(jù)每個(gè)人的能力、興趣、經(jīng)驗(yàn)和可靠程度的不同,分別授予他們不同的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。責(zé)任意味著將任何一項(xiàng)行為都能盡可能的追溯到底,這樣,其結(jié)果就同個(gè)人聯(lián)系在一起了。如果對(duì)員工都給予一定的責(zé)任安排,就會(huì)加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的責(zé)任心,處事謹(jǐn)慎并注重效率。

2、監(jiān)督賒銷權(quán)限。建立相關(guān)的信用部門(mén),該部門(mén)有權(quán)決定賒銷的對(duì)象及數(shù)量,但決定權(quán)必須建立在對(duì)客戶信用資料分析的基礎(chǔ)之上。而且,具體的賒銷對(duì)象及數(shù)量應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同討論研究決定,是集體決策的結(jié)果,個(gè)人的權(quán)力不能駕馭于集體之上。

3、壞賬核銷程序完備。壞賬的核銷要有依據(jù),對(duì)于估計(jì)的長(zhǎng)期無(wú)法收回的壞賬,核銷后應(yīng)專門(mén)登記,并仍然要派專人負(fù)責(zé)進(jìn)行催收,定期核對(duì),避免貪污行為的發(fā)生。

(二)加強(qiáng)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)控制

1、加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理。主要是指加強(qiáng)應(yīng)收賬款賬戶的日常管理,做到日清月結(jié),當(dāng)天就把發(fā)生的業(yè)務(wù)登記入賬。(1)賒銷業(yè)務(wù)的全過(guò)程應(yīng)分工登記?？蛻舻馁d銷現(xiàn)金流入應(yīng)單獨(dú)進(jìn)行管理,由專人負(fù)責(zé)。除了登記應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬之外,還應(yīng)建立賒銷備查賬;(2)明細(xì)賬應(yīng)定期同總賬核對(duì)。在一些企業(yè)中,由于缺乏總賬與明細(xì)賬的定期核對(duì),或者雖有核對(duì)但在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后不認(rèn)真查找原因而隨意調(diào)整明細(xì)賬,最終導(dǎo)致對(duì)總賬差錯(cuò)缺乏控制與揭露機(jī)制。所以,加強(qiáng)應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)管理必須做到明細(xì)賬定期與總賬進(jìn)行核對(duì),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題認(rèn)真分析原因,正確處理,真正做到賬賬相符。

2、制定合理的信用政策。(1)確定恰當(dāng)?shù)男庞脴?biāo)準(zhǔn)。信用標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格,企業(yè)遭受壞賬損失的可能性就小,但對(duì)于擴(kuò)大銷售占領(lǐng)市場(chǎng)不利。信用標(biāo)準(zhǔn)過(guò)寬,雖然可以刺激銷售增長(zhǎng),但會(huì)使壞賬損失增加,所以企業(yè)必須確定一個(gè)恰當(dāng)?shù)男庞脴?biāo)準(zhǔn),在能夠保證銷售和市場(chǎng)占有量的基礎(chǔ)上,使壞賬的損失率降到最小;(2)靈活采用信用條件。適當(dāng)?shù)难娱L(zhǎng)信用期限可以擴(kuò)大銷售量,但信用期限過(guò)長(zhǎng)也會(huì)造成應(yīng)收賬款發(fā)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)增加。為了鼓勵(lì)客戶早日付款,企業(yè)在規(guī)定信用期限的同時(shí),可以適當(dāng)采用現(xiàn)金折扣條件,只要客戶在規(guī)定的折扣期限內(nèi)付款,便能享受相應(yīng)的折扣優(yōu)惠,這樣可以促使客戶盡早償還欠款。

(三)對(duì)長(zhǎng)期拖欠貨款的客戶采取有力措施

1、應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)換為應(yīng)收票據(jù)。由于應(yīng)收票據(jù)更具有較強(qiáng)的追索權(quán),且到期前可以背書(shū)轉(zhuǎn)讓或貼現(xiàn),在一定程度上能夠降低壞賬損失風(fēng)險(xiǎn),所以當(dāng)客戶到期不能償還貨款時(shí)企業(yè)可以要求客戶以商業(yè)匯票抵償應(yīng)收賬款。

2、應(yīng)收賬款抵押或讓售。企業(yè)可通過(guò)抵押或讓售業(yè)務(wù)將應(yīng)收賬款變現(xiàn)。應(yīng)收賬款抵押是企業(yè)以應(yīng)收賬款為擔(dān)保,從金融機(jī)構(gòu)預(yù)先取得貨款,收到客戶支付的貨款時(shí)再如數(shù)轉(zhuǎn)交給金融機(jī)構(gòu)作為部分借款的歸還。當(dāng)然,客戶一旦拒絕付款,金融機(jī)構(gòu)有權(quán)向企業(yè)追索,企業(yè)必須履行連帶清償責(zé)任。

3、實(shí)行應(yīng)收賬款監(jiān)控體制

(1)賒銷監(jiān)控。一般銷售業(yè)務(wù)都要經(jīng)過(guò)接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、按銷售單供貨、按銷售單發(fā)運(yùn)貨物、向顧客開(kāi)具賬單、記錄銷售、收回資金這樣一個(gè)業(yè)務(wù)流程。賒銷監(jiān)控主要發(fā)生在接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、記錄銷售和收回資金這幾個(gè)環(huán)節(jié)。在接受顧客訂單時(shí),顧客的訂單只有在符合銷售部門(mén)規(guī)定的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)才能被接受,銷售單的管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)信用部門(mén)客戶動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)提供的信息決定是否批準(zhǔn)銷售。在批準(zhǔn)賒銷階段,信用管理部門(mén)的職員在收到銷售單后,將銷售單與該顧客已被授權(quán)的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較。并對(duì)每個(gè)新顧客進(jìn)行信用調(diào)查,建立客戶動(dòng)態(tài)資源系統(tǒng)。根據(jù)調(diào)查的客戶資信狀況和其他相關(guān)信息,信用部門(mén)決定是否批準(zhǔn)該客戶的賒銷,并在銷售單上簽署明確的意見(jiàn)。銷售記錄和收回資金時(shí),財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將銷售數(shù)據(jù)和資金收回?cái)?shù)據(jù)及時(shí)反饋給信用管理部門(mén),更新客戶動(dòng)態(tài)資源系統(tǒng)。

(2)加強(qiáng)應(yīng)收賬款分析管理。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收賬款的回收情況、賬齡等信息進(jìn)行分析,及時(shí)編制一定期間客戶的銷售、賒銷、收款、賬齡等數(shù)據(jù)分析資料交管理當(dāng)局及信用部門(mén)。通過(guò)比率、比較、趨勢(shì)、結(jié)構(gòu)等分析方法,分析逾期債權(quán)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)財(cái)務(wù)狀況的影響,以便確定壞賬處理和當(dāng)前的賒銷策略。

(3)加強(qiáng)應(yīng)收賬款跟蹤管理。從賒銷過(guò)程開(kāi)始,到應(yīng)收賬款到期前,對(duì)客戶進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督,從而確保客戶正常支付貨款,最大限度地降低逾期賬款的發(fā)生率。通過(guò)應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù),保持與客戶經(jīng)常聯(lián)系,提醒付款到期日,催促付款,可以發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量、包裝、運(yùn)輸、貨運(yùn)期以及結(jié)算上存在的問(wèn)題和糾紛,以便做出相應(yīng)的對(duì)策,維護(hù)與客戶的良好關(guān)系,同時(shí)也會(huì)使客戶感受到債權(quán)人施加的壓力,極大地提高應(yīng)收賬款的回收率。通過(guò)應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù),可以快速識(shí)別應(yīng)收賬款的逾期風(fēng)險(xiǎn),以便選擇有效的追討手段。在工作中信用部門(mén)和銷售部門(mén)要互相配合,分清各自在跟蹤服務(wù)中的職責(zé),達(dá)到相互監(jiān)督、相互促進(jìn),提高應(yīng)收賬款回收率,促進(jìn)企業(yè)銷售的目的。

(作者單位:鄭州工業(yè)貿(mào)易學(xué)校)

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