煙草公司科研經(jīng)費控制問題研究

鄺玲亞 林國平 譚 宇 李海樂 黃家明

摘要:文章研究與分析了我國煙草公司科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀及科研經(jīng)費管理面臨的問題,用科學發(fā)展觀指導科研經(jīng)費管理理念,提出了構(gòu)建完整系統(tǒng)的科研經(jīng)費管理體系的有效措施。

關鍵詞:煙草公司;科研經(jīng)費;經(jīng)費控制;經(jīng)費管理體系

中圖分類號:P451文獻標識碼:A文章編號:1009-2374(2009)10-0092-02

隨著我國科研體制改革的不斷深入,有相當一部分科研事業(yè)單位進行了改制,走向市場,成為科技型企業(yè)。企業(yè)搞科研,具有資金與科技力量高度密集的優(yōu)勢,在我國科研工作中一直占有獨特而重要的地位。本文主要研究煙草企業(yè)的科研問題。近年來,我國煙草企業(yè)在科研方面投入了大量的資金,但多數(shù)煙草公司的科研經(jīng)費管理卻未能達到規(guī)范化,科研經(jīng)費投入產(chǎn)出率不高。如何加強科研經(jīng)費管理成為煙草公司財務管理者面臨的新課題。

一、我國煙草公司科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀

目前國內(nèi)多數(shù)煙草公司按照資金來源總額等于資金占用總額建立平衡關系,規(guī)定單位預算一般只包括財政撥款及其支出預算,科研單位自身組織的各項收支不列入單位預算,作為預算外資金管理,因此,建立了預算內(nèi)、外資金分別核算、各自平衡的核算體系。在這種核算體系下,煙草公司的科研經(jīng)費一般列入預算外資金管理。目前多數(shù)煙草公司對科研項目經(jīng)費按全額預算管理,實行統(tǒng)收統(tǒng)支、實報實銷。日常收支由項目組自行管理、自行支配,財務部門很難起到監(jiān)控的作用。有些煙草公司實行了科研項目化管理,并輔以預算管理方法,要求對科研項目進行成本核算,但這種成本核算是基于職能的成本計算,并沒有把間接費用列入成本,使得成本不準確。

西方國家重視科研經(jīng)費核算和控制,強調(diào)科研項目的預算管理。例如美國煙草公司科研管理的核心就是以項目合同為依據(jù)的經(jīng)費管理,其關鍵是立項階段的經(jīng)費預算以及項目執(zhí)行階段的嚴格執(zhí)行。特點是將項目實施過程中所必需的費用都明確列入預算。被審查通過的預算成為合同執(zhí)行的根本依據(jù)。

美國公司的科研經(jīng)費按直接費用和間接費用兩大類進行預算,直接費用是指項目執(zhí)行過程中發(fā)生的直接與項目有關的各種開支;間接費用是指科研活動支撐體系運行所產(chǎn)生的費用。立項階段公司因承擔項目而產(chǎn)生的公共開支在政府許可范圍內(nèi)通過間接費用納入項目預算。德國煙草公司使用專門的科研項目的核算軟件進行管理,包括人員成本、消耗成本、運行成本、儀器設備成本、用房成本等。韓國推行信用卡制的科研經(jīng)費使用方式,研究支出采用信用卡結(jié)算。借助金融系統(tǒng)的計算機系統(tǒng),科研項目的管理機構(gòu)可以通過因特網(wǎng)實時了解每一個項目的經(jīng)費使用明細和每個人的具體使用額,了解并監(jiān)管預算執(zhí)行情況,同時政府得以對國家的研究開發(fā)事業(yè)費用進行完全實時的分析和管理。

二、我國煙草公司科研經(jīng)費管理存在的問題

煙草公司現(xiàn)行科研經(jīng)費管理模式主要是按照部門職能劃分?？蒲泄芾聿块T負責項目的申報立項及其合同管理等工作,財務部門負責科研項目經(jīng)費的下?lián)芗叭粘Ｊ罩Ш怂愎ぷ鳌８鳠煵莨緸榱思訌娍蒲薪?jīng)費管理大多制定了相應的管理辦法及政策,但是科研經(jīng)費作為預算外資金核算管理,由于受傳統(tǒng)資金管理方式的影響,形成了預算內(nèi)資金管理嚴格而預算外資金管理松散的格局,科研經(jīng)費管理面臨著一些急需解決的難題。

(一)項目管理與經(jīng)費管理相對獨立

我國多數(shù)煙草公司采用的科研管理組織結(jié)構(gòu)是直線職能制。這樣的管理模式部門行政界定分明,缺乏交叉,部門間“隧道視野”影響對科研經(jīng)費的全面管理效率。項目課題組只將項目的課題選擇、資源開發(fā)、項目設計作為其主要責任,而科研管理部門負責項目的申報、立項及一些程序性的工作,財務部門僅對經(jīng)費進行會計核算。這三個部門都從各自的角度來進行管理,沒有站在一個整體的目標下來進行工作,造成科研項目人員過分重視項目經(jīng)費的爭取,不考慮經(jīng)費使用的合理性及使用效益;而作為經(jīng)費管理的財務部門不了解科研資金的籌集和運用情況,無法對年度項目及經(jīng)費的使用情況進行綜合管理和監(jiān)督;科研管理部門只關注項目的申請及命中率,不跟蹤經(jīng)費的使用,三部門間缺少有效的溝通和協(xié)作,從而形成項目管理與經(jīng)費管理嚴重脫節(jié)的現(xiàn)象。

(二)科研項目預算、決算與實際開支存在差異

科研項目預算與實際開支相悖是煙草公司科研經(jīng)費管理的普遍現(xiàn)象。由于科研項目和經(jīng)費主要靠公司科研管理部門和科研人員去爭取,在項目立項申請時的預算編制直接由項目課題組來預測編制,財務部門并未參與編制,項目經(jīng)費預算缺乏科學性,二者之間難免有一定的出入。

科研經(jīng)費使用還存在支出結(jié)構(gòu)不合理的問題。經(jīng)費由課題組支配,財務部門在實際核算的過程中,只能對經(jīng)費使用的合法性與合規(guī)性進行會計審核。經(jīng)常出現(xiàn)項目支出中日常差旅費及會議費的勞務費支出數(shù)額龐大,而設備費、材料費等費用比重很少,科研支出結(jié)構(gòu)不優(yōu)化,明顯違背了國家投入經(jīng)費的初衷。這也從另一方面說明,煙草公司的科研經(jīng)費管理制度不完善,缺乏完整的核算控制體系,從而降低了科研經(jīng)費的使用效率。

(三)對科研項目經(jīng)費的過程管理缺乏科學控制

多數(shù)項目負責人都是學術(shù)型人才,對于項目經(jīng)費管理缺乏經(jīng)驗,有些項目沒有足夠的經(jīng)費來完成計劃研究內(nèi)容,有的項目已經(jīng)結(jié)束可是經(jīng)費結(jié)余很多。而財務部門由于不了解項目的進行程度,無法在經(jīng)費使用過程中將經(jīng)費的使用進度和項目的進度結(jié)合起來,也無法按照預算來控制支出,這也是造成實際開支與預算、決算不相符的一個重要的原因。

三、完善煙草公司科研經(jīng)費管理的措施

科研項目經(jīng)費管理是從項目設立、執(zhí)行到結(jié)題驗收的全過程中,根據(jù)相應的管理政策指導制定項目經(jīng)費預算,再根據(jù)管理規(guī)定和課題合同監(jiān)督項目執(zhí)行過程中的經(jīng)費支出,在項目驗收結(jié)題時對項目結(jié)余經(jīng)費進行規(guī)范合理的處理。

借鑒國外成熟的科研項目經(jīng)費管理經(jīng)驗,完善科研經(jīng)費管理體系應圍繞經(jīng)費的精細化管理形成煙草公司科研項目經(jīng)費管理的基本框架,包括三個方面:一是完善科研經(jīng)費管理體制,二是科研經(jīng)費的預算管理,三是科研項目經(jīng)費核算管理。

(一)完善科研經(jīng)費管理體制

1.創(chuàng)新科研管理組織結(jié)構(gòu)。針對煙草公司現(xiàn)行科研管理職能劃分各自獨立、影響科研經(jīng)費的管理效率的問題,煙草公司可在科研組織結(jié)構(gòu)中增加科研經(jīng)費管理委員會。科研經(jīng)費管理委員會由公司主管領導、科研部門與財務部門以及科研人員共同組成,主要職能在于對經(jīng)費管理和項目管理進行全方位的監(jiān)控,使科研項目經(jīng)費管理真正做到“投而有效,放而有度,行而有序,管而有法”。在項目立項之初,委員會從不同的角度來指導、審核項目課題組的預算編制工作,在項目的實施過程中,科研管理部門的委員會成員應該負責管理控制科研項目的預算計劃,財務部門的委員會成員應該控制科研項目的經(jīng)費使用進度,二者間定期核對,以便于經(jīng)費的使用合理化。在項目的結(jié)束驗收階段,委員會應將項目經(jīng)費使用情況作一個完整的總結(jié),項目結(jié)束的同時,經(jīng)費也將結(jié)賬,按照相應的管理辦法將項目經(jīng)費進行結(jié)算。從體制上使科研經(jīng)費的預算與實際開支的統(tǒng)一得到保證,解決當前科研經(jīng)費管理中重立項、輕跟蹤的問題。

2.健全科研經(jīng)費相關制度?？蒲薪?jīng)費按照來源可分為縱向科研經(jīng)費、橫向科研經(jīng)費和企業(yè)內(nèi)部科研經(jīng)費。對不同來源的經(jīng)費,均納入財務部門統(tǒng)一管理、集中核算,堅持專款專用的原則,對經(jīng)費的使用嚴格依照相關管理規(guī)定或協(xié)議執(zhí)行。

煙草公司可以實行“二級核算”,設立專職財務人員進行科研經(jīng)費集中核算。明確科研經(jīng)費的開支范圍和開支標準、經(jīng)費審批權(quán)限和審批程序。項目管理費、人員經(jīng)費、業(yè)務費等支出是科研經(jīng)費支出的合理組成部分,應通過逐步建立和完善全額成本核算制度,確定費用支出的合理水平。其中,項目管理費可根據(jù)項目管理辦法或項目合同規(guī)定的比例由公司安排使用,沒有規(guī)定的,由公司予以規(guī)范,按照財務制度允許的分攤方法分攤計入課題成本,在項目預算范圍內(nèi)列支。

加強科研經(jīng)費轉(zhuǎn)撥管理。應設立外撥經(jīng)費支出科目核算科研經(jīng)費的轉(zhuǎn)撥業(yè)務,申請轉(zhuǎn)撥經(jīng)費的項目負責人應向公司科研、財務部門提供項目批復、項目合同和其他必要的資料,否則不予批準。轉(zhuǎn)撥業(yè)務必須由公司財務部門統(tǒng)一辦理。財務部門依據(jù)轉(zhuǎn)撥批件、項目合同、合作單位的合法有效財務憑證辦理轉(zhuǎn)撥手續(xù),不得將款項轉(zhuǎn)入非協(xié)作單位或個人的任何賬戶。

加強管理,制度要先行,良好的運行機制是目標得以實現(xiàn)的根本保證,只有建立科學嚴格的經(jīng)費管理辦法才能使科研經(jīng)費管理有法可依,有據(jù)可循。

(二)完善科研經(jīng)費預算管理

科研項目經(jīng)費預算管理主要由項目組成員根據(jù)項目實施的需要對資源進行合理的計劃及編制,結(jié)合經(jīng)費估算和預算的方法技術(shù)制定合理的項目預算,是科研項目經(jīng)費管理體系的基礎。從西方國家科研項目管理的經(jīng)驗來看,科研項目經(jīng)費管理的有效手段就是經(jīng)費預算管理,對預算編制的監(jiān)督被認為是最重要的監(jiān)督。項目預算應采取支出預算、來源預算和項目經(jīng)費基準計劃同時編制的方法,并將計劃報至科研管理部門和財務部門備案。

(三)嚴格科研經(jīng)費核算管理

科研經(jīng)費的核算管理是在煙草公司科研項目的管理過程中,對經(jīng)費事先進行整體規(guī)劃、預算及其風險管理的基礎上進行的指導、限制和監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)偏差,采取糾正措施。主要包括支出內(nèi)容控制和金額控制。

在支出內(nèi)容控制上,應該明確規(guī)定科研經(jīng)費的使用原則、使用范圍、使用辦法和審批手續(xù),使財務管理人員及科研人員有章可循,有法可依。一般的科研項目經(jīng)費的開支范圍主要包括:科研業(yè)務費,試驗材料費,儀器設備費,試驗室改裝費,通訊、網(wǎng)絡費,項目協(xié)作費,勞務費,管理費等。

在支出額度控制中,通過在財務核算軟件設置科目限額來實現(xiàn)。經(jīng)費入帳時,財務部門設立獨立的項目賬號,并根據(jù)預算支出明細增加科目,設置科目預算限額。在實際支出核算過程中,項目負責人根據(jù)合規(guī)的原始單據(jù)報銷,在預算申請書內(nèi)的費用額度就可以正常報銷,如果該項目在某個科目中的支出達到了金額限制,就無法繼續(xù)開支。這樣就能夠更加詳細地對項目的支出進行前期的分割,保證科研項目經(jīng)費支出嚴格按照預算執(zhí)行,從而避免了項目實際開支與預算內(nèi)容相背離,也避免了項目結(jié)束后的決算與實際支出不符。

四、結(jié)語

目前科研經(jīng)費在煙草公司收入總額中所占的比重大幅上升,其資金來源也呈現(xiàn)多元化的趨勢。提高科研經(jīng)費使用效率,保證新形勢下煙草公司科研工作的順利進行,使其產(chǎn)生更好的社會、經(jīng)濟效益,顯得尤為重要。本文通過分析目前國內(nèi)煙草公司科研經(jīng)費管理模式及運作流程的現(xiàn)狀,系統(tǒng)的歸納科研經(jīng)費管理模式面臨的問題,并深入分析其產(chǎn)生的原因,通過借鑒國外成熟的科研經(jīng)費管理理念,得出完善煙草公司科研經(jīng)費管理體系的具體對策,力求對完善煙草公司科研經(jīng)費管理模式提供一些思路和借鑒。

參考文獻

[1]王義明,范靜.科研經(jīng)費管理中知識管理方法的探討[J].科學管理研究,2005,(2).

[2]周姬梅.科研單位科研經(jīng)費管理中的問題與對策[J].今日科技,2006,(12).

[3]趙麗萍.改進科研單位科研經(jīng)費管理的有效措施[J].財會通訊(理財版),2007,(4).

[4]王紅.科研院所科研經(jīng)費管理存在的問題與對策探討[J].西部財會,2008,(3).