新時期下高校辦公自動化建設(shè)存在問題及對策

尹 明

[摘 要]新時期下,高校必須積極利用辦公自動化技術(shù),加快知識信息的創(chuàng)造、加工、傳播和應(yīng)用。本文分析了高校辦公自動化建設(shè)中存在的問題,并對提出了高校辦公自動化建設(shè)的原則和對策。

[關(guān)鍵詞]高校 自動化 問題

高校是整個社會知識繁衍和人才聚集的重要基地,擔(dān)負(fù)著教學(xué)、科研和服務(wù)社會的重要職能,已從社會的邊緣走向社會的中心。在信息化時代,高校必須積極利用辦公自動化技術(shù),加快知識信息的創(chuàng)造、加工、傳播和應(yīng)用,推動社會的發(fā)展。目前,全國部分高校已逐步開展辦公自動化建設(shè),其中一些高校依照自己的需求、軟件技術(shù)水平和硬件條件開發(fā)了獨具特色的辦公自動化系統(tǒng),還有一部分高校也已購買了辦公自動化系統(tǒng)。但各個高校辦公自動化的具體情況不同,建設(shè)水平也參差不齊,有些高校辦公自動化建設(shè)步伐緩慢,“有路無車”或“有車無貨”;有些處于“難產(chǎn)”地步,甚或“胎死腹中”。因此,如何實現(xiàn)高校辦公自動化成了一個有需解決的問題。

一、高校辦公自動化建設(shè)中存在的問題

(一)高校辦公自動化軟件問題

辦公自動化軟件真正成熟并得到廣泛應(yīng)用是在Lotus Notes, Microsoft Exchange等出現(xiàn)后,它們提供的工作流平臺及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫功能可以方便實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔處理、全文檢索。目前市場上面向企業(yè)和政府的辦公自動化軟件較多,但適合高校的成熟辦公自動化軟件并不多。人們對辦公自動化軟件功能的滿意度不高,一半以上的人對辦公自動化軟件的安全仍有疑慮。辦公自動化軟件要根據(jù)高校辦公的需求完善功能,簡化操作,保證安全。

(二)高校辦公自動化硬件設(shè)備問題

辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)需要一定的硬件條件。首先,要有校園局域網(wǎng),辦公的電腦要入網(wǎng)。一個安全、穩(wěn)定的校園局域網(wǎng)是辦公自動化系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)保障。目前大部分的高校都已經(jīng)建立了校園網(wǎng),并且校園網(wǎng)的速度也越來越快,入網(wǎng)的計算機(jī)也越來越多?！?11”的高校在本校規(guī)劃中把校園網(wǎng)建設(shè)作為公共服務(wù)體系建設(shè)的第一項重點建設(shè)項目,各個學(xué)校在校園網(wǎng)項目上不惜花費巨金。少數(shù)高校的校園網(wǎng)建立較早,已經(jīng)滿足不了學(xué)校發(fā)展的需要,需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)升級和改造。

(三)重建設(shè)輕應(yīng)用

在本次調(diào)查中,80%的高校實施辦公自動化建設(shè),但基本實現(xiàn)辦公無紙化的高校不到20%。也就是說,實施辦公自動化建設(shè)的高校比較多,但應(yīng)用好的高校卻是寥寥無幾。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對公自動化系統(tǒng)的搭建比較重視,花錢買設(shè)備、軟件,但對于應(yīng)用推廣重視不夠,導(dǎo)致辦公自動化系統(tǒng)得不到應(yīng)用,沒有發(fā)揮應(yīng)有的效益。

(四)與辦公自動化相關(guān)的制度不健全

辦公自動化需要建立和完善各種規(guī)章制度才能保證辦公系統(tǒng)的正常運行,使辦公人員接受和使用軟件。在軟件運行過程中,建立有效的制度對人為的方式進(jìn)行約束和管理。目前一部分高校還未建立相關(guān)的制度,即使己經(jīng)建立了相關(guān)制度的學(xué)校,制度也還不健全。

二、高校辦公自動化建設(shè)的對策

(一)建立和健全與辦公自動化相適應(yīng)的管理制度

在辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)中,要逐步建立和健全各種規(guī)章制度來規(guī)范辦公人員的辦公行為,使之與辦公自動化系統(tǒng)相適應(yīng)。辦公自動化不同于一般的管理軟件,它處理的電子化公文存在法律效力的問題,目前國內(nèi)尚無立法,因此學(xué)校要制定相關(guān)的制度,確保電子公文的合法性。使用辦公自動化系統(tǒng)將產(chǎn)生大量的電子文件,必須對電子文件的使用、存檔、銷毀等進(jìn)行規(guī)范管理,確保電子文件安全。目前由于紙質(zhì)文件和電子文件并存,對兩種文件的使用要規(guī)范管理。加快研究和制定技術(shù)規(guī)范工作,同時建立科學(xué)、合理、健全的信息工作制度,制定信息工作的管理制度和規(guī)范,包括健全的管理制度,合理管理流程,管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理人員崗位職責(zé)。

(二)完善辦公自動化培訓(xùn)制度,提高辦公人員素質(zhì)

在辦公自動化系統(tǒng)中,人是核心的因素。人員的素質(zhì)、態(tài)度、人與系統(tǒng)的關(guān)系等非技術(shù)因素對系統(tǒng)能否正常運行,能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計的能力等影響很大。高素質(zhì)的工作人員才能確保辦公自動化系統(tǒng)的良好運行,而系統(tǒng)的穩(wěn)定和高效又要求工作人員不斷提高自身素質(zhì)。

辦公自動化系統(tǒng)用戶涉及面廣,包括校級領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、基層人員等,要對不同的用戶做好培訓(xùn)工作,針對每類用戶的不同需求分別編寫使用說明書。對校級領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn),應(yīng)針對其工作的特點,以單獨培訓(xùn)為主。對部門的培訓(xùn),不可能具體到每個人,要先做好部門CIO和網(wǎng)絡(luò)信息管理員的培訓(xùn),然后由他們?nèi)ソM織本部門的培訓(xùn)。

在培訓(xùn)中,采用講解和上機(jī)操作相結(jié)合的方式,對計算機(jī)應(yīng)用水平不同的用戶要分期分批進(jìn)行。培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括辦公自動化系統(tǒng)操作技能,還要包括辦公自動化基礎(chǔ)知識、信息安全保密等。通過培訓(xùn),使辦公人員對辦公自動化有正確的認(rèn)識,提高他們的操作技能和素質(zhì)。培訓(xùn)結(jié)束后,實施等級考核,頒發(fā)等級證書。在辦公自動化建設(shè)的成熟階段,實行持證上崗。

(三)有步驟分階段地推進(jìn)辦公自動化

辦公自動化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,不可能一跳而就,應(yīng)該有計劃、有步驟地進(jìn)行。辦公自動化建設(shè)一般分為三個階段:

初級階段 。辦公自動化建設(shè)是一項高技術(shù)、高投入、牽涉面廣、周期長的系統(tǒng)工程,做好系統(tǒng)規(guī)劃是必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。辦公自動化的規(guī)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容,建設(shè)目標(biāo),現(xiàn)狀分析,建設(shè)思路,采用的技術(shù)方案,經(jīng)費預(yù)算,建設(shè)步驟及實施計劃,管理機(jī)制等。但是規(guī)劃不是一成不變的,應(yīng)該隨著建設(shè)的進(jìn)行,不斷修正。這個階段主要是辦公自動化的硬件和軟件建設(shè)。

發(fā)展階段 。這個階段主要是辦公自動化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用,加強對辦公自動化宣傳,積極開展應(yīng)用培訓(xùn),提高辦公人員使用辦公自動化的意識。利用辦公自動化系統(tǒng)處理日常工作是一項很大變革,并不是所有人立刻就能接受。如果學(xué)校各個部門按一個步調(diào)進(jìn)行,由于各個部門信息化程度差異較大,這樣推廣的難度也很大,可以先選擇計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)好,發(fā)文量大的幾個部門先試運行,以點帶面,逐步推廣。同時,建立共享資源庫,根據(jù)需要對系統(tǒng)進(jìn)行升級或改造,使辦公自動化系統(tǒng)與辦公業(yè)務(wù)有機(jī)融合。

高級階段。健全和建立各種規(guī)章制度,規(guī)范辦公流程,逐步取消紙質(zhì)文件,基本實現(xiàn)內(nèi)部辦公無紙化。

(四)確保辦公自動化系統(tǒng)安全

為了確保 辦公自動化系統(tǒng)的安全,可以采取以下幾類措施:加強辦公自動化系統(tǒng)安全技術(shù)方面的工作,選擇其中關(guān)鍵的技術(shù)有計劃、分層次地研究防護(hù)措施。研究系統(tǒng)安全理論與有關(guān)政策,以建立完整有效地計算機(jī)安全體系。辦公自動化系統(tǒng)安全的具體技術(shù)有:信息加密算法和數(shù)字簽名技術(shù)、計算機(jī)病毒及其防治、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、身份識別技術(shù)等。加強管理可以從制度上對辦公自動化系統(tǒng)的安全起到保護(hù)作用。具體措施有:制定系統(tǒng)安全目標(biāo)和具體的管理制度,對辦公自動化系統(tǒng)及其信息劃分密級,執(zhí)行有關(guān)的訪問限制,機(jī)密信息不得在系統(tǒng)里進(jìn)行加工、存儲和傳遞。對重要的數(shù)據(jù)和文件要定時、及時備份:采用用戶識別、分級授權(quán)、存取控制等成熟的安全技術(shù)等。

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