電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的特征與措施

張 寧

摘要:隨著信息會(huì)計(jì)的逐步實(shí)施,企業(yè)會(huì)計(jì)核算與會(huì)計(jì)管理的內(nèi)部、外部環(huán)境發(fā)生了巨大變化,傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制機(jī)制和手段很難適應(yīng)信息環(huán)境,建立適應(yīng)于信息環(huán)境下的內(nèi)部控制體系是企業(yè)急需解決的問(wèn)題。然而,由于信息技術(shù)的運(yùn)用,也加大了對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的難度,使得人們對(duì)于由電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的一系列的信息的質(zhì)量感到擔(dān)憂,甚至是提出質(zhì)疑,從而在一定程度上制約了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的發(fā)展。因此,有必要對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞:電算化內(nèi)部控制輸入控制輸出控制

1.電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的特征

在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,保證會(huì)計(jì)信息的正確可靠性的方法與技術(shù)發(fā)生了很大的變化,其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 控制環(huán)境發(fā)生了改變

在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,企業(yè)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的改變,會(huì)計(jì)部門的組成人員從原來(lái)由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成,發(fā)展到由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員、管理人員以及計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專業(yè)人員組成。會(huì)計(jì)部門不僅利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成基本的會(huì)計(jì)核算工作,還能利用計(jì)算機(jī)完成各種原來(lái)沒(méi)有的或由其他部門完成的較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng),如銷售預(yù)測(cè)、人力資源管理、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)信息管理等。隨著計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展,會(huì)計(jì)工作的范圍逐漸滲透到管理工作中,如與企業(yè)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)及生產(chǎn)制造系統(tǒng)的結(jié)合,所有這些都對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容與環(huán)境產(chǎn)生了很大的影響。

1.2 控制手段對(duì)程序的依賴性增加

電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中內(nèi)部控制大體上可分為人工控制和系統(tǒng)的自動(dòng)控制兩大部分。人工控制的內(nèi)容基本與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的內(nèi)容一致,而系統(tǒng)的自動(dòng)控制卻大都嵌套在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用程序中,這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序的完善性與準(zhǔn)確性,一旦應(yīng)用程序發(fā)生了差錯(cuò),如在調(diào)試時(shí)未能發(fā)現(xiàn)的編程問(wèn)題,或被人非法篡改或嵌入了舞弊的子程序,則計(jì)算機(jī)就會(huì)按錯(cuò)誤的指令處理相關(guān)的業(yè)務(wù),如此導(dǎo)致的后果是可想而知的。由于人們對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序的依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性,使得一部分無(wú)效的、甚至是錯(cuò)誤的控制信息可能長(zhǎng)期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)在特定的方面發(fā)生錯(cuò)誤或違規(guī)行為的可能性大大增加。

1.3 內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變

在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法與處理程序發(fā)生了很大的變化,各類會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)方法和存儲(chǔ)介質(zhì)也發(fā)生了很大變化。原來(lái)反映會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)處理過(guò)程的原始憑證、記帳憑證、各類匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會(huì)計(jì)資料的書(shū)面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于會(huì)計(jì)核算工作直接由計(jì)算機(jī)自動(dòng)執(zhí)行,原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成;原來(lái)書(shū)面形式的各類會(huì)計(jì)憑證、帳簿轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕谋?、記錄形式?chǔ)存在磁性介質(zhì)上,從而導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制的重點(diǎn)由對(duì)以人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主,控制的內(nèi)容也由原來(lái)的對(duì)環(huán)境的控制、對(duì)人員的管理、對(duì)文檔的管理擴(kuò)大到對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、輸入、處理、輸出的全過(guò)程的控制,不僅要控制系統(tǒng)的安全性、可靠性、數(shù)據(jù)的合理合法性,還需要控制系統(tǒng)是否符合軟件設(shè)計(jì)的規(guī)律和系統(tǒng)處理的過(guò)程,以及結(jié)果是否符合會(huì)計(jì)法規(guī)、制度、原則等。

2.電算化下會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部應(yīng)用控制

電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用控制是指為了適應(yīng)各種會(huì)計(jì)處理的特殊要求而建立的能預(yù)防檢測(cè)、更正錯(cuò)誤和處置舞弊行為的控制措施。應(yīng)用控制與一般控制相比,它不但指手工的控制,而且更主要的是指計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化控制。通常,將應(yīng)用控制劃分為輸入控制、處理控制和輸出控制三種。

2.1 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輸入控制

輸入控制是指正式確認(rèn)為進(jìn)行電子數(shù)據(jù)處理可以接受的數(shù)據(jù),將其轉(zhuǎn)換為機(jī)器能夠感知的形態(tài),并能為機(jī)器所識(shí)別,而且要合理地保證數(shù)據(jù)沒(méi)有丟失、刪除、外加、重復(fù)或不應(yīng)有的變更。它包括對(duì)不正確的初始數(shù)據(jù)予以拒絕,或者給予修正后重新提供這些方面的控制。對(duì)輸入控制可有以下一些措施。

2.1.1 建立科目對(duì)照文件

在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中都存在一個(gè)科目對(duì)照表文件,其包含著諸如會(huì)計(jì)科目名稱、會(huì)計(jì)科目代碼、會(huì)計(jì)科目性質(zhì)等數(shù)據(jù)項(xiàng).由于文字形式的科目名稱存在著意義的兩重性,所以在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,輸入的是會(huì)計(jì)科目的代碼,而不是會(huì)計(jì)科目名稱。當(dāng)輸入會(huì)計(jì)科目代碼時(shí),系統(tǒng)首先在科目對(duì)照表文件中確認(rèn)該科目代碼是否存在,若不存在,則表明該科目代碼是錯(cuò)誤的,計(jì)算機(jī)拒絕接受。

2.1.2 設(shè)立對(duì)應(yīng)關(guān)系參照文件

這里的對(duì)應(yīng)關(guān)系指的是兩個(gè)或兩個(gè)以上的會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng),在會(huì)計(jì)記賬憑證中至少存在著一借一貸兩個(gè)科目,這兩個(gè)科目之聞的對(duì)應(yīng)關(guān)系是否正確,直接影響著最終結(jié)果如會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的正確性。因此,可以根據(jù)業(yè)務(wù)間的相互關(guān)系事先確定每個(gè)科目的對(duì)應(yīng)科目,建立參照文件。當(dāng)輸入完一張記賬憑證之后,計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)訪問(wèn)對(duì)應(yīng)關(guān)系參照文件,檢查和判斷輸入的科目之間是否存在著對(duì)應(yīng)關(guān)系,從而避免不合邏輯的業(yè)務(wù)記錄的出現(xiàn)。

2.1.3 人員控制

人員控制在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的輸入控制中也是一個(gè)不可缺少的部分,一方面,他是指對(duì)操作人員的權(quán)限的控制及操作職責(zé)的牽制;另一方面則是指在輸入過(guò)程中充分發(fā)揮操作人員的經(jīng)驗(yàn)作用,及時(shí)發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)采集的錯(cuò)誤。當(dāng)然,除上述之外,人員控制還應(yīng)包括在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中所要求的審核工作。

2.2 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的處理控制

處理控制就是指針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)處理活動(dòng)的控制措施。數(shù)據(jù)處理是否正確,其結(jié)果是否可靠,在很大程度上依賴于輸入數(shù)據(jù)的正確性和可靠性,以及應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制的強(qiáng)弱。

2.2.1 處理結(jié)果輸出審核

在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,由于系統(tǒng)的處理工作是在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行的,要想檢查處理的過(guò)程是否正確,其方法之一就是將處理的結(jié)果通過(guò)查詢輸出或打印輸出的方式展現(xiàn)在審核人員面前,由審核人員對(duì)其結(jié)果加以審查核對(duì),以便確定數(shù)據(jù)處理過(guò)程中是否有錯(cuò),從而保證計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理的正確性與可靠性。不過(guò)需要說(shuō)明的是,在此輸出的內(nèi)容可能是某個(gè)處理的結(jié)果,也可能是某個(gè)處理的關(guān)鍵程序代碼。

2.2.2 處理數(shù)據(jù)的有效性校驗(yàn)

可靠、合法、合理的處理要求會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用程序所處理的數(shù)據(jù)是正確的,而處理數(shù)據(jù)的正確意味著要能讀出正確的業(yè)務(wù)文件和文件中的業(yè)務(wù)記錄,而且所處理的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)與主文件所包含的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相匹配。數(shù)據(jù)的有效性校驗(yàn)就是為了發(fā)現(xiàn)文件有錯(cuò)、記錄與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不相符等情形,其主要的措施包括文件標(biāo)簽校驗(yàn)、記錄標(biāo)識(shí)校驗(yàn)、業(yè)務(wù)代碼校驗(yàn)等陰。

3.電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輸出控制

輸出控制是為了保證處理的結(jié)果的正確性,以及保證這些處理結(jié)果由指定的人員,按照正確的路線,傳遞到合法的使用者手中而進(jìn)行的控制。通常在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中會(huì)出現(xiàn)一些如送達(dá)用戶的輸出資料不正確或不完整、輸出的報(bào)告不容易懂、報(bào)表送給無(wú)權(quán)用戶、輸出的結(jié)果未送達(dá)或未能及時(shí)送達(dá)等錯(cuò)誤,因而,為了減少這些錯(cuò)誤,必須采取一些相應(yīng)的控制措施。通常針對(duì)輸出過(guò)程中可能發(fā)生的錯(cuò)誤而采用的控制方法主要包括:按照用戶的要求設(shè)置輸出的格式、方式、內(nèi)容、時(shí)間等;對(duì)輸入的總數(shù)與輸出的總數(shù)加以核對(duì);審核輸出結(jié)果,檢查輸出結(jié)果的正確性與完整性;將本期輸出的結(jié)果與上期輸出的結(jié)果進(jìn)行對(duì)比,檢查輸出結(jié)果的合理性;指定專門的報(bào)表傳遞人員,保證將報(bào)表及時(shí)送達(dá)有權(quán)接受者;建立輸出報(bào)告登記簿,記錄報(bào)告發(fā)送的份數(shù)、時(shí)間、傳遞人、接受者等事項(xiàng),以防錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)和多發(fā)等。

總之,對(duì)于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制,除了采用上述的控制措施及對(duì)策之外,還應(yīng)發(fā)揮全社會(huì)的力量,從法律上、道德上及技術(shù)上加以防范,從而進(jìn)一步加強(qiáng)與完善企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制?！?/p>

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