高校留學生公寓管理中小額物品采買方式和流程的比較研究

文 泉

摘要:高校留學生公寓管理中,小額物品的采買2是一項重要的物資管理環(huán)節(jié)。由于體量小、品種雜、次數(shù)多等特點,很難用規(guī)范化的模式進行統(tǒng)一的采購活動。本文對高校留學生公寓小額物品采買的形式和流程,以及這兩個方面的多個環(huán)節(jié)和不同運作形式進行比較研究,用評分的方式列出每一種流程及模式的優(yōu)勢指標,為各校根據(jù)自身特點運用相應(yīng)的運作模式提供科學的依據(jù)和綜合運用的思考路徑。

關(guān)鍵詞:高校留學生公寓管理小額物品采買比較研究

高校留學生公寓管理中的小額物品采買最容易出現(xiàn)問題。與大型生產(chǎn)企業(yè)、跨國公司等的采購相比,高校留學生公寓中的采買體量小,而采買的品種很多、但單件物品的價值比較低,因此,無法像大部分教科書上所述,制定所謂的采購戰(zhàn)略、對供應(yīng)商進行管理、進行采購談判等等3。

大部分高校對小額物品往往采取現(xiàn)用現(xiàn)買的方式。這種做法帶來一系列問題,包括質(zhì)次、價高、賬目混亂等問題。但是要做到像大額物品一樣進行公開招標采購,或者走政府采購的渠道,往往不是程序太過復(fù)雜,就是標的太低,吸引不來競標單位或者競標單位太少,或者所要采買的物品根本就沒有在政府采購的名錄中。因此,如何做到小額物品采買當中的公平、公正、質(zhì)優(yōu)、價廉是一個非常重要的問題。特別是在高校留學生公寓管理中,物資采買還涉及到學校、學生等多方的利益。

本文擬對目前小額物品采買中的幾種不同方式、流程等進行比較研究,探討最具實操性的小額物品采買形式。

一、 小額物品的概念、小額物品采買的幾種方式和流程。

“小額物品”看似一個非常明確的概念,其實并不是這樣。因為“小額”可以表示三種額度,即:價值(即價格)、數(shù)量和批次的額度。在高校留學生公寓管理中,小額物品主要指價值(價格)和數(shù)量,即主要是指所要采買物品的價格不是很高,采買的同一種物品數(shù)量不是很多。

這些小額物品在管理中又分為三種:第一種是可以預(yù)知使用數(shù)量的小額物品;第二種是可以部分預(yù)知需要采買的事實,但無法知曉具體數(shù)量的小額物品;第三種是無法預(yù)知需求的小額物品。根據(jù)這三種情況,小額物品的采買分為常規(guī)采買、備用采買、臨時緊急采買。

目前,小額物品有6種的采買方式,這些方式包括:1、招標采買;2、政府采購;3、批發(fā)市場采買;4、超市(專業(yè)市場)采買;5、經(jīng)銷商采買;6、網(wǎng)上采買。

采買的流程基本有八步: 第1步:報采;第2步:詢價;第3步:定采;第4步:申報;第5步:審批;第6步:采買;第7步:入庫;第8步:批銷。小額物品的實際采買過程中,并不是這8步流程都會全部經(jīng)過,而且每一步都可以有很多種完成的形式。

研究如何才能把小額物品的采買做好,涉及對采買方式和流程二個方面的綜合研究。

二、6種采買方式的比較研究

1、招標采買:

理論上被認為是最透明、最公正的一種采買方式;最大的缺陷是程序復(fù)雜、耗時較長4、涉及人員較多;最關(guān)鍵的問題是程序公正;最重要的問題是標的大小,如果標的太小,很難吸引足夠多的競標者。

由于招標采買所具有的特點,招標采買一般只適用于有一定規(guī)模數(shù)量的采買、或者有長期定時、定量采買可能性的小額物品,比如留學生公寓中的臥具采買、留學生公寓工作人員工裝采買。這樣的采買對商家有較強的吸引力,競標的熱情會比較高。

招標采買在實際的操作中,又分為招標、評標和定標三個環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)都有自己的關(guān)節(jié)點。

招標采買盡管透明、公正,但采買本身的投入比較大。因此,除了有規(guī)?；蛘哳A(yù)期有規(guī)模的采買活動外,臨時性的、無法形成規(guī)模預(yù)期的小額物品,很難進行這種招標采買。

2、政府采購:

最大好處是程序規(guī)范,符合財務(wù)和紀檢要求。不足之處:第一、選擇余地有限,很多小額物品可能不在名錄之內(nèi);第二、手續(xù)比較復(fù)雜,采購時間相對長一些。第三、往往價格優(yōu)勢不明顯。因此,政府采購只適合于使用時間較長、需要做固定資產(chǎn)登記的小額物品,或者國家明文規(guī)定必須走政府采購渠道的物品。政府采購的渠道對于臨時急用采買是不適合的,對于一些食品、飼料等這些易變質(zhì)的物品,政府采購渠道目前也還沒有好的辦法。

3、批發(fā)市場采買:

最大的好處和隱患都是價格。最大的問題是質(zhì)量。批發(fā)市場往往是個體經(jīng)營,定價機制非常靈活,產(chǎn)品來源非常復(fù)雜,價格競爭非常厲害,同一種商品甚至在同一個批發(fā)市場,價格可能相差15%以上,而與零售相比,價格相差甚至達到50%以上。因此,如果采買人員素質(zhì)不高,采買監(jiān)督機制不健全,發(fā)生問題的可能性非常高。因此,適宜于批發(fā)市場采買的物品,一般是價格比較熟悉,質(zhì)量容易判斷的物品。比如:公寓保潔用的工具,一次性洗漱用品,紙、筆等文具用品等等。批發(fā)市場采買的關(guān)鍵是采買監(jiān)督機制的建立和健全,如果沒有合適的監(jiān)督機制,再好的采買人員也難以避免被質(zhì)疑的尷尬局面。

4、超市采買:

最大的好處是質(zhì)量保證,程序規(guī)范,采購明細清晰可靠,貨品往往比較齊全。尤其是在大型超市的采買,其質(zhì)量最有保證,品種往往很多,而且有很好的退換貨機制。最大的劣勢是價格。越是大型的超市,價格往往比批發(fā)市場高很多。因此,適合在超市采買的物品往往是食品、小型工具、電子產(chǎn)品等對質(zhì)量要求很高的物品。超市有一套質(zhì)量保證和財務(wù)監(jiān)督的體制,只要貨票相符,基本就不存在過多違紀問題。對于經(jīng)費充裕的單位,全部采用超市采買,可節(jié)省建立監(jiān)督機制、配備多位采購人員等成本,從長遠來看是一個比較好的采買方式。但對想要盡可能節(jié)省成本的單位,超市采買有價格的局限性。

5、經(jīng)銷商采買:

從經(jīng)銷商處直接采買,最大好處是質(zhì)量比較穩(wěn)定,往往送貨上門,售后服務(wù)較好,價格有談判的余地。最適合在經(jīng)銷商處采買的物品是零配件、獨家產(chǎn)品和少數(shù)質(zhì)量得到確認的物品。經(jīng)銷商采買最容易產(chǎn)生的問題也是價格,必須建立良好的監(jiān)督機制。對獨家產(chǎn)品的替代用品也要有很好的了解,以便生產(chǎn)廠家出現(xiàn)斷貨等問題時,可以及時更新用品。

6、網(wǎng)購:

一種比較新興的采買形式。最大好處是采買的信息可以公開,可以不參雜個人感情因素,網(wǎng)上進行,比較方便。價格優(yōu)勢明顯,有時比批發(fā)市場還低。問題有四個,第一是質(zhì)量和售后服務(wù);第二是需要配送貨品時間,不能及時拿到采買物品。第三是網(wǎng)購用信用卡或現(xiàn)金付款,而很多單位的財務(wù)制度必須以支票或者匯票付款。第四是,運費問題。因此,網(wǎng)購只適用于數(shù)量不大,質(zhì)量規(guī)格等比較清楚,且在單位現(xiàn)金付款額度范圍之內(nèi)的物品。

三、八步流程的比較研究

1、 報采5:是指提出采買某種物品的要求。報采一般分為一線報采,二線報采和三線報采。一線報采是指由物品使用人提出的采買需求。線報采是指由部門提出采買需求。三線報采是指由庫房提出的采買需要。

三種“報采”形式的比較

通過比較,二線報采的綜合評定指標最高,說明需要及時采買的可能性最強。

2、 詢價:詢價方式有電話詢價、互聯(lián)網(wǎng)詢價、市場詢價、經(jīng)銷商詢價四種。

通過比較,市場詢價和經(jīng)銷商詢價是比較可靠和準確的,但方便性不夠。電話和互聯(lián)網(wǎng)詢價只能作為一種參考。

3、 定采:就是對幾個備采物品做最后的采買決定。從物品的角度有三種方式,即:1、以質(zhì)定采;2、以價定采;3、以商家定采。從采買人的角度有另三種方式,即:1、采買人定采;2、領(lǐng)導(dǎo)定采;3、投票定采。

比較分析,投票定采是最好的一種定采方式,但其致命弱點是沒有時間優(yōu)勢。采買人定采時間優(yōu)勢最明顯,但是其廉政方面的弱點也最致命。以價定采盡管也屬于比較有優(yōu)勢的定采方式,但是其質(zhì)量和廉政優(yōu)勢較差,容易引起問題和非議。

4、 申報:是小額物品采買的一種授權(quán)申請。對于一個單位來講,授權(quán)行動是最基本的管理要求,因此,申請獲得采買的授權(quán)就也就很重要。申報分為兩種:口頭申報、書面申報。這兩種申報方式各有特點。

5、 審批:是采買行為的最后授權(quán),也就是采買行為可以完成的最后一道程序。審批又分為事前審批、及時審批和延后審批三種。事前審批是指在采買申報上報之前已經(jīng)給予采買行為授權(quán)的審批方式;及時審批是指采買申報后,馬上予以授權(quán)的審批模式,該種審批方式與采買申報幾乎同步進行;延后審批是指采買申報后,不馬上予以批復(fù),而是延后給予采買授權(quán)的一種審批模式。這三種審批方式各有特點。

對三種審批模式的分析,延后審批的優(yōu)勢最明顯,事前審批的時效性最強。

6、 采買:是采買行為的最后落實。根據(jù)參與采買活動人員的多少可以分為:一人采買,兩人采買,多人采買三種;根據(jù)采買渠道可以分為:定點采買、網(wǎng)上采買,合同采買、非合同非定點采買四種。下面對這兩種不同分類的形式進行比較研究和分析。

根據(jù)人員多少的三種采買形式比較:

比較結(jié)果,綜合評定最高的是多人采買,最差是1個人的采買。這兩者之間的綜合效力相差二倍。這說明,采買活動一定要避免1人單獨行動,而應(yīng)該至少2人以上。

根據(jù)采買渠道分類的四種采買形式比較:

比較顯示,合同采買綜合評定最好,合法性、廉政和質(zhì)量優(yōu)勢特別明顯。

7、 入庫:入庫程序根據(jù)入庫時的方式又分為兩種,即:按票收貨入庫和查票驗貨入庫。按票收貨入庫是指庫房管理人員在收貨時,不對貨品做相應(yīng)的質(zhì)量檢查,而只核對品名和數(shù)量,沒有拒收、少收現(xiàn)象。而查票驗貨入庫是指庫房管理人員在收貨入賬時,擔負著查驗核收的任務(wù),尤其是質(zhì)量查驗。

8、 批銷:也就是批準報銷。這是采買行為的最后一道手續(xù),完成這一手續(xù),一個采買行為的全部周期結(jié)束,一輪新的采買活動開始。批準報銷這個環(huán)節(jié)又分為三種,即:1、領(lǐng)導(dǎo)簽批;2、領(lǐng)導(dǎo)-采買人簽批;3、領(lǐng)導(dǎo)、采買和庫管人員等多方簽批三種。

比較研究表明,領(lǐng)導(dǎo)-采買人-庫管等多方簽批的模式綜合評定最高,最具合法性。

從以上八個流程中各種運作模式的分析比較,我們會發(fā)現(xiàn)很多運作模式都存在著這樣、那樣的不足。這些不足總結(jié)起來,主要與程序優(yōu)勢、合法性優(yōu)勢和廉政優(yōu)勢的關(guān)聯(lián)度比較高。從總體來看,多人參與、渠道正式的采買活動總體評定的分值最高。

四、結(jié)論

對采買方式和流程的比較研究結(jié)果表明,要搞好高校留學生公寓管理中的小額物品采買,總體要遵循按照不同的物品選用不同采買方式的原則,但在流程上要做好相應(yīng)的把關(guān)工作。如果要采用合法性優(yōu)勢、廉政優(yōu)勢不足的流程和采買方式進行采買活動,就應(yīng)該通過其他方式增強合法性優(yōu)勢和廉政優(yōu)勢,比如通過增加參與采買人員數(shù)量、通過書面申報、延后審批等多種方法,彌補其流程環(huán)節(jié)上的不足。只有這樣,小額物品的采購才可以保質(zhì)、保量、符合財務(wù)和紀檢要求,才能滿足工作的需要?！?/p>

參考文獻:

1. 《學?？倓?wù)管理》,王緒池主編,重慶大學出版社2008年1月出版發(fā)行,ISBN:978-7-5624-4284-4

2. 《采購管理》,宋玉聊、沈小靜主編,中國物資出版社 2009年6月出版,ISBN:978-7-5047-3082-4;

3. 《采購與倉儲》,徐武、王瑛主編,清華大學出版社、北京交通大學出版2007年8月聯(lián)合出版,ISBN:978-7-81123-035-2/F·256

4. 《采購管理實務(wù)》,蔡改成、李虹主編,人民交通出版社2009年7月第二次印刷版,ISBN:978-7-114-07361-8

注釋:

1.文泉:碩士,助理研究員,外交學院國際交流中心主任,100037)

2.采買在大多數(shù)教科書中稱為“采購”,考慮到高校留學生公寓管理中的采購活動更多的是小額物品,臨時性的購物活動,故稱其為“采買”。這種名稱更能準確傳達高校留學生公寓管理采購活動的一些基本特征。

3.見蔡改成、李虹主編:《采購管理實務(wù)》P1的“目錄”章節(jié)。從該目錄中,可以看到大型正規(guī)采購的一些基本規(guī)范。該書由人民交通出版社2009年7月第二次印刷版,ISBN:978-7-114-07361-8

4.見蔡改成、李虹主編《采購管理實務(wù)》 P153,關(guān)于招標采購特點的描述。該書由人民交通出版社2009年7月第二次印刷版,ISBN:978-7-114-07361-8

5.“報采”在一些“采購管理”學方面的教科書中又被稱為“請購”。“報采人”又被稱為“請購人”。其意義是相同的。主要是指報告采購需求和報告這個采購需求的人。

6.時限性要求指報采人想要獲得報采物品的時間緊迫性。得分越多,表明緊迫性越強。

7.采買必要性是指報采物品只能通過采買而無法通過其它方式獲得的可能性。得分越多,說明只能通過采買獲得該物品的可能性越高。

8.采品的耐用性是指所采買完成后,該物品的使用率,也就是利用率。得分越多,利用越高。

9.可靠性是指詢價結(jié)果的可靠性,即真實性。得分越高,表明該種詢價結(jié)果越真實。

10.方便性是指詢價過程的方便程度,即所花費的時間、精力和動用的資源。得分越高,表示所花費時間、精力和動用的資源越少。

11.準確性是指所獲得詢價結(jié)果與最后實際成交價格之間的差距。得分越多,表示差距越小,準確率越高。

12.本項中之時間優(yōu)勢是指決定采買所用時間。得分越多,優(yōu)勢越明顯,用時越少。

13.時間優(yōu)勢是指完成申報程序所用的時間。得分越多,說明用時越少。

14.記錄優(yōu)勢是指申報采買某一物品這個事實在未來檔案記錄中的痕跡留存時間。得分越多,留存時間越長。以下表格中該項目所指內(nèi)容均同此例。

15.合法性優(yōu)勢是指該種申報方式從管理規(guī)章角度可以被認可合理的程度。得分越高,被認為是符合規(guī)章制度的程度越高。以下表格中該項目所指內(nèi)容均同此例。

16.準確性優(yōu)勢是指申報內(nèi)容和實際需要采買物品特性、價格等各種數(shù)據(jù)、指標的重合度。得分越多,說明重合度越高,即未來發(fā)生爭議的可能性越小。以下表格中該項目所指內(nèi)容均同此例。

17.本項時間優(yōu)勢是指完成審批程序所用的時間。得分越多,說明用時越少。

18.必要性優(yōu)勢是指該項采買在整個管理、服務(wù)工作中的必要性。得分越多,說明必要性越強,該項審批的正確性也就越強。