談中小企業(yè)內(nèi)部控制的改進(jìn)

程 杰

中小企業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)中起著重要作用。而內(nèi)部控制制度是規(guī)范中小企業(yè)內(nèi)部管理、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要保證。因此,轉(zhuǎn)變經(jīng)營觀念,增強(qiáng)控制意識(shí),提高管理水平,改進(jìn)內(nèi)部控制是我國當(dāng)前中小企業(yè)迎接市場競爭的基本前期。

企業(yè)內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保護(hù)其經(jīng)濟(jì)資源的安全與完整、防范管理漏洞、保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠,利用內(nèi)部分工而產(chǎn)生的相互制約、相互聯(lián)系的具體控制職能的方式、措施和程序。內(nèi)部控制的根本目的在于加強(qiáng)企業(yè)管理,提高經(jīng)濟(jì)效益;其基礎(chǔ)是企業(yè)內(nèi)部分工;其核心是一系列具體控制職能的方式、措施及程序。它是現(xiàn)代企業(yè)事業(yè)單位在對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行管理時(shí)普遍采用控制機(jī)制。然而,當(dāng)前,許多中小企業(yè)的內(nèi)部控制問題非常突出,進(jìn)而影響了中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,阻礙了中小企業(yè)的發(fā)展。

一、中小企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。

中小企業(yè)一般是指資產(chǎn)規(guī)模不大,人員不多,管理幅度相對(duì)較小的企業(yè)。小企業(yè)組織結(jié)構(gòu)一般采用集權(quán)式管理。中型企業(yè)在廠長(經(jīng)理)領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)置相應(yīng)的職能部門,實(shí)行廠長(經(jīng)理)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),職能部門參謀協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。

二、目前中小企業(yè)內(nèi)部控制存在問題。

(一)控制環(huán)境方面的問題

企業(yè)內(nèi)部控制意識(shí)薄弱,缺乏應(yīng)有的內(nèi)部控制制度,企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理,管理制度不健全。

中小企業(yè)是在市場經(jīng)濟(jì)中出生和成長起來的,具有很強(qiáng)的生存意識(shí),但是組織結(jié)構(gòu)簡單,規(guī)章制度缺失,人才缺乏、管理水平不高。管理者法律意識(shí)淡薄,想方設(shè)法打擦邊球,管理隨意性大,制度化、規(guī)范化、和程序化差。職能部門職責(zé)不清,信息不暢;不重視企業(yè)文化建設(shè),獎(jiǎng)懲制度不明確,員工的不公平感強(qiáng)烈;管理觀念陳舊,任人唯親,企業(yè)留不住人才,財(cái)務(wù)不透明,隱瞞收入,虛報(bào)利潤,惡意避稅等。會(huì)計(jì)信息質(zhì)量不高,會(huì)計(jì)處理隨意性大,信息失真嚴(yán)重。

(二)會(huì)計(jì)權(quán)責(zé)控制方面的問題

財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算合署辦公,服務(wù)對(duì)象不明,財(cái)務(wù)監(jiān)督的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)的所有者,它的具體運(yùn)作和操縱是企業(yè)內(nèi)部的事務(wù),而會(huì)計(jì)監(jiān)督的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)內(nèi)、外部利害關(guān)系人,由會(huì)計(jì)人員兼做財(cái)務(wù)管理,會(huì)計(jì)人員力不從心,既影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量又導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理乏力。

會(huì)計(jì)人員素質(zhì)較低,思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)跟不上,一些根本不具備從業(yè)資格的人員混進(jìn)財(cái)會(huì)隊(duì)伍,業(yè)務(wù)一知半解,只局限于已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算、報(bào)告,參與管理的意識(shí)淡薄,會(huì)計(jì)的作用得不到全面發(fā)揮,更談不上內(nèi)部控制制度的運(yùn)用。實(shí)踐中,會(huì)計(jì)人員目標(biāo)不明,制約著會(huì)計(jì)職能的發(fā)揮,責(zé)權(quán)利嚴(yán)重背離,導(dǎo)致會(huì)計(jì)執(zhí)行者受打擊報(bào)復(fù),而得不到保護(hù),而善于根據(jù)管理者意圖搞假帳者卻備受重視,且屢禁不止。

(三)內(nèi)部審計(jì)方面的問題

內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制制度的一個(gè)重要組成部分,據(jù)調(diào)查,為數(shù)不多的中小企業(yè)沒有設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),即使具備內(nèi)審機(jī)構(gòu)的企業(yè),其職能也已嚴(yán)重弱化,不能評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)信息及各級(jí)管理部門的績效。于是,各管理部門更加有恃無恐,趁機(jī)轉(zhuǎn)內(nèi)部審計(jì)的空子。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)職能的發(fā)揮從很大程度上取決于企業(yè)最高層的主觀意愿。

二、企業(yè)內(nèi)部控制的改進(jìn)對(duì)策

我國中小企業(yè)數(shù)量眾多,規(guī)模大小不一,業(yè)務(wù)性質(zhì)特點(diǎn)各自不同,建立一套完善科學(xué)并行之有效的內(nèi)部控制制度是必不可少的。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況,結(jié)合自身的組織結(jié)構(gòu),形成縱橫聯(lián)系的分工、協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督機(jī)制。筆者認(rèn)為在這幾方面可以采取對(duì)策對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制加以改進(jìn)。

1、 建立健全內(nèi)控體系

(1) 組織規(guī)劃控制機(jī)制。某些相互關(guān)聯(lián)的職務(wù)不能集中于一個(gè)人身上,各組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán),并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干預(yù),每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在運(yùn)行中必須經(jīng)過不同的部門并保證在有關(guān)部門間進(jìn)行相互檢查。在對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的檢查中,檢查者不應(yīng)從屬于被檢查者,以保證被檢查出的問題得以迅速解決。

(2) 建立授權(quán)批準(zhǔn)制度。應(yīng)該對(duì)企業(yè)內(nèi)部部門或職員處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)限加以控制。單位內(nèi)部某職員在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí),必須經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn),否則就不能進(jìn)行。

(3) 實(shí)行預(yù)算控制。企業(yè)編制的預(yù)算必須體現(xiàn)其經(jīng)營管理目標(biāo),并明確權(quán)責(zé)。預(yù)算在執(zhí)行中應(yīng)當(dāng)允許經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整,以使預(yù)算更加切合實(shí)際,應(yīng)當(dāng)及時(shí)或定期反饋預(yù)算執(zhí)行情況。

(4) 實(shí)行實(shí)物控制。一是應(yīng)嚴(yán)格控制對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的接觸,如限制接觸現(xiàn)金、存貨等,減少資產(chǎn)的損失。二是定期進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查,做到賬實(shí)相符。

2、 內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)原則

(1) 政策性原則。中小企業(yè)內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)必須首先符合并嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度,然后結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)和財(cái)務(wù)管理的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。

(2) 有效性原則。設(shè)計(jì)內(nèi)控制度的目的是規(guī)范管理行為。保證企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)必須以有效為前提。盡量做到內(nèi)控環(huán)節(jié)不易過長而又環(huán)環(huán)相扣,使之操作起來切實(shí)可行,行之有效。必須有利于控制和檢查,具體了解控制制度執(zhí)行情況的手段和途徑,同時(shí)根據(jù)執(zhí)行情況和管理不斷完善,以保證內(nèi)控制度更加適應(yīng)管理需要,提高工作質(zhì)量和工作效果。

(3) 賬、錢、物分管原則。任何經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要按照既定的程序和手續(xù)辦理,多人經(jīng)手共同負(fù)責(zé)。做到資金、財(cái)產(chǎn)物資和賬簿的管理清晰、有序。特別是財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行定期或不定期清查,隨時(shí)反應(yīng)賬面情況,做到賬實(shí)相符,保障財(cái)產(chǎn)安全。

3、 責(zé)權(quán)利結(jié)合。實(shí)行責(zé)任追究制度,各管理部門和人員必須明確各自職能和責(zé)任,建立責(zé)任追究制度。根據(jù)履行職責(zé)的情況進(jìn)行考評(píng),依據(jù)考評(píng)結(jié)果,分別給予物質(zhì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。

4、 建立員工培訓(xùn)機(jī)制?？茖W(xué)的內(nèi)控體系與員工的素質(zhì)密切相關(guān)。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際,建立切實(shí)可行的員工培訓(xùn)機(jī)制。通過培訓(xùn),使員工更具責(zé)任感,明確自己工作的職責(zé),逐步提高自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)修養(yǎng),從而提高整體員工素質(zhì)。

5、 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)控制。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)直接對(duì)企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),保持相對(duì)獨(dú)立性。通過內(nèi)部審計(jì)制度,企業(yè)對(duì)各級(jí)管理層的財(cái)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià),包括企業(yè)經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行情況、企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性、各級(jí)管理人員的績效等。內(nèi)部審計(jì)組成人員應(yīng)由企業(yè)最高層直接聘任。

6、 企業(yè)負(fù)責(zé)人必須高度重視內(nèi)控制度并自覺接受監(jiān)督。應(yīng)該說,一套嚴(yán)密的內(nèi)控制度的順利實(shí)施,企業(yè)負(fù)責(zé)人起著十分重要的作用。離開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,再好的控制體系也顯得軟弱無力而流于形式。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視內(nèi)控制度,其根本原因在于嚴(yán)密的內(nèi)控制度不僅控制一般員工,更控制企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。一些中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣一人說了算,而不愿意受到限制,尤其是在資金方面的限制。這就為內(nèi)控制度的執(zhí)行設(shè)置了障礙。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須自覺接受內(nèi)控制度的制約,才能使內(nèi)控制度在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮作用。

新修訂《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定,單位負(fù)責(zé)人必須對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé);必須保證會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依法履行職責(zé)?！稌?huì)計(jì)法》的這些規(guī)定,對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)人形成了制約。因此,單位負(fù)責(zé)人有責(zé)任和義務(wù)保證內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督制度的建立健全并發(fā)揮作用;其次企業(yè)負(fù)責(zé)人在重視內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的同時(shí),應(yīng)當(dāng)支持、保證會(huì)計(jì)人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)依法履行職責(zé),為內(nèi)部控制創(chuàng)造良好的環(huán)境;再次,單位負(fù)責(zé)任要以身作則,帶頭執(zhí)行制度,不得干預(yù)阻撓會(huì)計(jì)人員依法履行職責(zé),更不能授意會(huì)計(jì)人員違法辦理會(huì)計(jì)事項(xiàng)。

中小企業(yè)內(nèi)控問題多種多樣,只有根據(jù)企業(yè)不同情況、不同問題,采取靈活機(jī)動(dòng)的方式,設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制體系,才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,使中小企業(yè)健康快速的發(fā)展起來?！?/p>