精細(xì)化管理應(yīng)用對策探析

王麗靜 周建霞

摘要:精細(xì)化作為現(xiàn)代工業(yè)化時代的一個管理概念,最早是由日本的企業(yè)在20世紀(jì)50年代提出的。目前,精細(xì)化管理的理論已經(jīng)被越來越多的企業(yè)管理者所接受。在注重細(xì)節(jié)的時代,精細(xì)化管理已成為企業(yè)追求卓越,規(guī)避風(fēng)險、提高競爭力和適應(yīng)激烈競爭環(huán)境的必然選擇。精細(xì)化是一種意識、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度、一種精益求精的文化。在實(shí)施精細(xì)化管理的過程中,要注意處理好精細(xì)與效率的關(guān)系,避免因精細(xì)管理而造成效率低下,精細(xì)管理是為了更好的提高效益。

關(guān)鍵詞:精細(xì)化 規(guī)章制度 信息化 執(zhí)行力 監(jiān)督檢查機(jī)制

時下,金融危機(jī)的“寒冬”并未逝去,而正在向全世界蔓延,它在影響著我們的經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)、民生以及就業(yè)等各個領(lǐng)域。面對金融危機(jī)給我們帶來的深重影響和嚴(yán)峻的國際經(jīng)濟(jì)形勢,企業(yè)只有“練好內(nèi)功”,才能經(jīng)得住考驗(yàn)。走精細(xì)化之路是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的根本途徑。

國內(nèi)推行精細(xì)化管理的企業(yè)有幾百家,其中包括許多大型企業(yè),這些企業(yè)都是實(shí)施精細(xì)化管理的成功者。如中石化、海爾集團(tuán)等。不論企業(yè)的規(guī)模大小,不論是什么行業(yè),不論是新企業(yè)還是老企業(yè),精細(xì)化的管理模式均有用武之地。如2008年北京奧運(yùn)盛大的開幕式上,焰火、音樂、燈光、視頻的同步啟動,電腦系統(tǒng)的精確控制,準(zhǔn)確無誤,堪稱把精細(xì)化管理發(fā)揮到了極致。精細(xì)化的管理能讓北京的奧運(yùn)會輝煌卓著,也一定會讓企業(yè)同樣創(chuàng)造奇跡。

那么,國內(nèi)的企業(yè)怎樣更好地把源于國外的精細(xì)化管理思想切實(shí)地應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)的管理中去呢?筆者從以下幾個方面進(jìn)行了探討。

(一)全員學(xué)習(xí),理解精細(xì)化管理的內(nèi)涵。

“精細(xì)化管理”是源于發(fā)達(dá)國家的一種管理理念,主要出現(xiàn)在大規(guī)模工業(yè)制造業(yè),如汽車、家用電器等產(chǎn)業(yè)中?！傲闳毕荨?、“準(zhǔn)時化生產(chǎn)”、“零庫存”等都已經(jīng)成為精細(xì)化管理的代名詞。

精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào) “五精四細(xì)”?！?五精”是指精華、精髓、精品、精通、精密,即在文化、技術(shù)方面要選取精華的部分,管理者要掌握管理的精髓,企業(yè)要出精品,要有精通管理或技術(shù)的專家型的管理者和員工,各種管理、生產(chǎn)關(guān)系要鏈接有序、控制嚴(yán)密?！八募?xì)”是指細(xì)分對象、細(xì)分職能和崗位、細(xì)化分解每一項(xiàng)具體工作、細(xì)化管理制度的各個落實(shí)環(huán)節(jié)。精細(xì)化管理講究專注地做好每一件事,在每一個細(xì)節(jié)上精雕細(xì)刻,精益求精。

例如,某鉆井公司為了把精細(xì)化管理落到實(shí)處,經(jīng)過現(xiàn)場調(diào)研檢查,發(fā)現(xiàn)一線井隊(duì)值班記錄的填寫、現(xiàn)場細(xì)節(jié)管理,以及現(xiàn)場操作規(guī)程執(zhí)行力度不完全符合精細(xì)化管理的要求。于是,公司明確提出值班干部要做到“四個清楚”,即工作內(nèi)容要清楚、工作程序要清楚、每道工序中的每項(xiàng)操作由誰來干要清楚、干工作時防止人身傷害的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)要清楚。然后通過“一對一”授課、“零距離”溝通,旨在把這一理念傳達(dá)到每一名員工。只有這樣,才能把精細(xì)化管理的思想深入人心。

(二)全員了解精細(xì)化管理的意義、必要性、可實(shí)現(xiàn)性,從思想根源上培養(yǎng)員工追求精細(xì)化的文化氛圍。

精細(xì)化管理對企業(yè)最大的貢獻(xiàn)在于成本控制。一個實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化的企業(yè),一般都能夠把成本控制到最優(yōu),因?yàn)楣芾淼木?xì)化能夠優(yōu)化流程、提高品質(zhì)、降低不必要的損耗,把可以省的錢都省下來。

精細(xì)化管理注重內(nèi)在質(zhì)量的提升,注重內(nèi)涵式發(fā)展,走有效發(fā)展之路,深化改革創(chuàng)新機(jī)制,進(jìn)一步提升內(nèi)部管理水平,大力挖潛增效,提高經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競爭力。

精細(xì)化管理的本質(zhì)更多的是對員工的職業(yè)化要求,把對員工的工作要求更多地通過提高職業(yè)素質(zhì)和技能固化到每個人的工作習(xí)慣之中。以生產(chǎn)、管理的精細(xì)化,使生產(chǎn)和管理流程得以最大限度的優(yōu)化,提高企業(yè)每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量,獲得經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

精細(xì)化管理的關(guān)鍵在于人的思維模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)在管理的過程中要關(guān)注每一個細(xì)節(jié),正所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”。按照海因里希理論,在每一起大事故發(fā)生前,都有29起小事故發(fā)生、300個隱患出現(xiàn)。事故的發(fā)生不是偶然的,都有一個量的積累過程。所以,我們只要細(xì)致地做好每一項(xiàng)工作,就能杜絕1%失誤的出現(xiàn)。企業(yè)只有大力營造精細(xì)化生產(chǎn)、管理的氛圍,培養(yǎng)追求品質(zhì)、不斷超越的精神,使精細(xì)化思想深深植根于每個職工的心中,把“精細(xì)”變?yōu)橐环N理念,一種文化,成為支撐員工個人與企業(yè)生命的一種精神力量,企業(yè)才能在當(dāng)今激烈的競爭中永遠(yuǎn)立于不敗之地。

(三)制訂科學(xué)的、適合的企業(yè)管理制度和規(guī)章制度是實(shí)施精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。

“精細(xì)化”的背后,是對科學(xué)的執(zhí)著追求?！翱茖W(xué)管理之父”泰羅認(rèn)為,科學(xué)管理的重要特征之一就是有嚴(yán)格的紀(jì)律。企業(yè)管理精細(xì)化,實(shí)際上是一種通過對管理過程中每一名員工、每一道工序和流程以及每一個工作環(huán)節(jié)的精心組織,把規(guī)范管理引向深入的全面管理模式和思想。例如,海爾集團(tuán)的“日事日畢,日清日高”,就是這一管理理念的具體體現(xiàn)。但這要靠制度來保證最終的工作成效,也就是說需要有一套規(guī)范、完整的規(guī)章制度作保障。

1.完善的崗位職責(zé)是明確責(zé)任的前提

“簡單的事情重復(fù)做”,是精細(xì)化的特點(diǎn)。精細(xì)化管理的核心就是要確保每一個員工都盡職盡責(zé),每一個工作環(huán)節(jié)都不出漏洞,每一項(xiàng)工作都做到“精”與“細(xì)”。因此,只有將工作職責(zé)具體化、明確化,才能保證每一個部門、每一個員工在每一個環(huán)節(jié)上,都清楚地了解自己的職責(zé)、然后準(zhǔn)確地履行自己的職責(zé),把管理成本降至最低,從而提高工作的質(zhì)量和效率。企業(yè)要完善崗位說明書,清楚地界定每一個崗位的職責(zé),并且要讓員工清楚地知道自己的崗位職責(zé),然后嚴(yán)格的執(zhí)行,確保工作得以準(zhǔn)確的落實(shí)。

2.規(guī)范的操作程序是開展工作的關(guān)鍵

在職責(zé)明確的情況下,操作程序是否完善,往往成為能否順利開展工作并取得成效的關(guān)鍵。如果沒有規(guī)范的操作程序,個人就會根據(jù)自己的習(xí)慣或興趣開展工作,從而影響工作的最終效果?？梢?操作規(guī)范越具體、越完整,就越便于操作,達(dá)到預(yù)期目的的可能性就越大。

例如,在杭州祐康食品集團(tuán),進(jìn)入冷凍食品生產(chǎn)車間的消毒程序非常嚴(yán)格。首先要穿上鞋套,戴上一次性帽子和口罩,并穿上消過毒的白色大褂,經(jīng)過“清水清洗---用洗潔精---清水沖洗---消毒---擦干---風(fēng)淋”的洗手程序,再經(jīng)過全身的風(fēng)淋消毒后才能進(jìn)入車間。車間內(nèi)包餃子的過程,精細(xì)化管理也是無所不在。每個餃子邊上都要包成9到11個褶,每個褶之間都非常均勻。餃子分成17克一個、18克一個和19克一個三種檔次。精細(xì)化管理在祐康食品集團(tuán)得到了充分的體現(xiàn)。

3.有效的激勵機(jī)制是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的動力

激勵機(jī)制包括對優(yōu)秀的獎勵和對落后的懲罰,甚至對事故責(zé)任者的追究。規(guī)章制度不只是告訴執(zhí)行者應(yīng)該怎樣做、不該怎樣做,還應(yīng)該能夠激發(fā)參與者的積極性、創(chuàng)造性,使他們更加重視照章辦事,更加積極、主動地研究工作內(nèi)容和提高工作質(zhì)量,把實(shí)現(xiàn)自身的價值與實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)統(tǒng)一起來。有效的激勵機(jī)制,不僅是精細(xì)化管理中制度建設(shè)的重要任務(wù),而且還能為組織整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)大的推動力量。

4.科學(xué)的考核辦法是檢驗(yàn)工作效果的標(biāo)準(zhǔn)

考核是強(qiáng)化履行崗位職責(zé)和執(zhí)行操作規(guī)范的有效手段。如果沒有考核環(huán)節(jié),即便各項(xiàng)任務(wù)都有分工、有布置、有要求,同樣會出現(xiàn)“出工不出力、出力不出效”的現(xiàn)象,甚至出現(xiàn)“問題沒人管、責(zé)任沒人擔(dān)”的情況?？己宿k法一定要能夠全面、完整地反映被考核者的工作表現(xiàn)和取得的成績,成為衡量工作成效必不可少的標(biāo)準(zhǔn)。如果只是一味地要求管理精細(xì)化,在考核、激勵方面沒有先行一步,與精細(xì)化接軌,就必然導(dǎo)致精細(xì)化落不到實(shí)處,達(dá)不到預(yù)期目的。

(四)加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)是實(shí)施精細(xì)化管理的條件保證。

企業(yè)要確保精細(xì)化管理的執(zhí)行到位,還要有必要的輔助工具,即加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)。信息化是企業(yè)發(fā)展的必由之路。實(shí)質(zhì)上,信息化是以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段,提高企業(yè)經(jīng)營和管理能力,企業(yè)信息化的根本問題在于通過高效技術(shù)手段輔助企業(yè)有效實(shí)施現(xiàn)代企業(yè)管理方法和手段。

1.信息化設(shè)備要完善

企業(yè)要根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需要和發(fā)展需要配備相應(yīng)的信息化設(shè)備,一方面盡量實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)過程的自動化;另一方面是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息自動化、決策網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及商務(wù)活動電子化等,減少人為誤差,確保做到管理上精雕細(xì)刻,生產(chǎn)上精耕細(xì)作,技術(shù)上精益求精,效益上精打細(xì)算。因此,企業(yè)要適時、適當(dāng)?shù)呐鋫湎鄳?yīng)的自動化生產(chǎn)、服務(wù)設(shè)備以及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。

2.企業(yè)信息溝通要順暢

只有信息暢通無阻,溝通及時,才能提高決策的效率,以便迅速解決問題。因此,一方面要充分利用信息技術(shù)和設(shè)備,有效及時的溝通;另一方面,逐步實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的扁平化,使信息資源在企業(yè)內(nèi)部得到共享。同時,使原始信息在從傳遞到?jīng)Q策過程中,反饋時間大大縮短,決策層與基層、各部門之間的溝通更加快捷,管理更加直接,也拉近了管理層與各基層之間的距離。

3.采用適合的信息化管理軟件

精細(xì)化管理離不開信息化管理軟件和對“精細(xì)化”理解深刻的管理人才。為了有效地控制企業(yè)內(nèi)部協(xié)作,節(jié)約成本、提高效率,企業(yè)要適時地采用一些信息化工具和管理軟件。

(五)管理者不折不扣的有效執(zhí)行是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的關(guān)鍵。

分析世界500強(qiáng)企業(yè)的成功之路,我們會發(fā)現(xiàn)500強(qiáng)的管理和經(jīng)營細(xì)致入微,精益求精。我國的500強(qiáng)企業(yè)與世界500強(qiáng)企業(yè)存在很大差距,當(dāng)然有很多原因,如企業(yè)規(guī)模、技術(shù)、人才,甚至還有企業(yè)文化和品牌等。但如果要找出其中有代表性的原因,細(xì)節(jié)上的差距最為明顯。我們?nèi)鄙倬媲缶膱?zhí)行者,缺少的是對規(guī)章制度不折不扣的執(zhí)行。

研究表明,企業(yè)間不同的“執(zhí)行力”乃是導(dǎo)致其成功或失敗的關(guān)鍵,成功是5%戰(zhàn)略加上95%的執(zhí)行。為了確保有效地執(zhí)行,應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。

1.要有責(zé)任追究制度

為了確保責(zé)任落實(shí),就要將企業(yè)的總體計(jì)劃任務(wù)通過層層分解,形成一種以部門為責(zé)任中心、部門負(fù)責(zé)人為責(zé)任人,將部門、個人利益與業(yè)績掛鉤的管理機(jī)制。即每一項(xiàng)任務(wù)都有明確的責(zé)任部門、責(zé)任人,使每一項(xiàng)任務(wù)都能真正的得到落實(shí)。同時,對遲遲不落實(shí)、完不成任務(wù)而又無特殊原因者,要追究其工作責(zé)任,并建立相應(yīng)的獎懲制度;對布置工作的執(zhí)行情況要有最終的質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn);每一項(xiàng)任務(wù)、工作都要有考核、有記錄,使之成為干部任職、晉升的業(yè)績檔案。

2.執(zhí)行要有創(chuàng)新精神

在執(zhí)行的過程中會出現(xiàn)各種各樣的新情況、新問題,執(zhí)行需要有創(chuàng)新精神。企業(yè)所面臨的外部環(huán)境在不斷變化,市場需求也在不斷變化,因此,全體員工在遇到新情況時,要及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息,與相關(guān)部門溝通,一切以企業(yè)價值最大化為原則,發(fā)揮員工的主觀能動性,積極主動地解決問題。執(zhí)行不是簡單地、機(jī)械地服從命令和制度,在執(zhí)行過程中也要有創(chuàng)新精神。創(chuàng)新與執(zhí)行,不是矛盾關(guān)系,創(chuàng)新是執(zhí)行的一種更高級形式。

3.建立監(jiān)督檢查機(jī)制

為了保證計(jì)劃按時完成,企業(yè)還要成立計(jì)劃執(zhí)行監(jiān)督小組,由專門的人來負(fù)責(zé),定期對各部門的計(jì)劃完成情況進(jìn)行檢查,對沒完成計(jì)劃的部門,責(zé)成其分析原因,并提出改進(jìn)措施。只有建立監(jiān)督檢查機(jī)制,對各項(xiàng)工作有跟蹤、有檢查、有反饋,才能保證強(qiáng)勢的執(zhí)行力度。否則,就會出現(xiàn)“管理空洞”,造成下級執(zhí)行時的松懈、推諉和不負(fù)責(zé)任。下面兩個公式對強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行力非常具有說服力,即開會+不落實(shí)=0;布置工作+不檢查=0。因此,落實(shí)和檢查,應(yīng)該從制度上加以保證。

(六)建立科學(xué)的質(zhì)量管理體系,定期地對管理質(zhì)量進(jìn)行審核和評價是不斷提高精細(xì)化管理水平的保證。

建立科學(xué)的質(zhì)量評估體系,定期地對管理質(zhì)量進(jìn)行評審,了解精細(xì)化管理體系在企業(yè)的運(yùn)行狀況,有利于管理者準(zhǔn)確把握有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的機(jī)制,增強(qiáng)管理者實(shí)施精細(xì)化管理的決心和力度。同時,為制度和規(guī)定的修訂提供依據(jù),對有效部分加以強(qiáng)化,從而保證精細(xì)化管理的良性運(yùn)行,促進(jìn)組織的可持續(xù)發(fā)展。

精細(xì)化管理是企業(yè)提高管理水平、增強(qiáng)核心競爭力、實(shí)現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展的必由之路。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的人力資源現(xiàn)狀和目前面臨的核心瓶頸,制定針對性較強(qiáng)的應(yīng)對措施,精細(xì)化管理才能步步為贏。精細(xì)化管理也是一個不斷執(zhí)行——審核——修訂——再執(zhí)行——再審核——再修訂的過程。在實(shí)施精細(xì)化管理的過程中,還要注意處理好精細(xì)與效率的關(guān)系,避免因精細(xì)管理而造成效率低下,精細(xì)管理是為了更好的提高效益。

參考文獻(xiàn):

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3.吳一凡.精細(xì)化管理.http://baike.baidu.com/view/583596.htm