淺談如何開發(fā)利用檔案數(shù)據(jù) 促進檔案工作發(fā)展

韓鐵軍

在檔案信息資源開發(fā)利用工作中,存在著傳統(tǒng)式的被動服務形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大問題,已嚴重影響著檔案信息資源的開發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

一、在檔案信息管理工作中存在的問題不容忽視

(一)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計,不求檔案的實際效益。各地各級檔案行政管理部門,每到年終在要求基層檔案館編制年報,了解檔案利用情況時,只需統(tǒng)計幾個利用數(shù)據(jù),如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊)數(shù)、頁數(shù)及復印數(shù)據(jù)數(shù)等,而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用,而所獲得的社會效益和經濟效益。收集統(tǒng)計檔案利用數(shù)據(jù),雖然亦能反映檔案的利用情況,但這是表面現(xiàn)象,說明不了檔案給社會和經濟建設帶來的價值和作用。也就是說,統(tǒng)計幾個數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象,而不能揭示檔案利用的實質,即實際效益。這是各地各級檔案部門普遍存在的一個問題。

(二) 在檔案館查(借)閱利用時,只要求填寫其利用目的,不求深層次了解,失去檔案利用信息反饋的機會。在通常情況下,利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時,均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外,就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單,如“工作參考”、“提供產權依據(jù)”等等。由于不作深層次了解,利用結束亦就了結,而失去了檔案利用信息反饋的機會。檔案信息資源的開發(fā)與利用,可分兩個階段。第一階段,又可稱初級階段,即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案,這時只反映檔案利用情況;第二階段,又可稱為高級階段,即檔案通過利用者在工作、學習、生產等社會實踐中的利用,不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益,也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價值,通過信息反饋而求得。而要取得這種信息,事先必須有所了解和掌握,即在利用時有目的地作些深層次了解,并一一記錄在案,以利日后跟蹤調查。

(三)有了利用實例,不求匯集編發(fā)重返社會。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作,收集有價值的檔案利用實例,但只是作為檔案目標管理認證和達標的材料,因此收集后就將實例束之高閣,不匯編發(fā)表,重返社會,影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實例編發(fā),不但會促進檔案的開發(fā)利用,使社會和全民更加認識檔案、了解檔案,使檔案的使用價值得到進一步發(fā)揮,而且可大大提高檔案館的社會地位和知名度。

(四)編研工作滯后,遠遠跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因為,利用單位不了解館藏情況,即你館藏中究竟有些什么資料可供社會利用。因此,檔案管理人員必須了解信息社會動向和需求,結合館藏實際,有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料,提供社會利用。然而,各地各級檔案館編研工作滯后,跟不上社會發(fā)展和經濟建設的需求,影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。

二、要在開發(fā)利用檔案信息資源產生實際效益上下工夫

檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計,但更重要的要在開發(fā)利用檔案信息資源產生實際效益上下工夫,即了解其查閱利用目的和所產生的社會效益和經濟效益。要想取得成果,除了要求利用者主動反饋信息外,檔案館亦可進行跟蹤調查。調查收集檔案利用實際效益,主要有以下幾個作用:

(一)有利于了解檔案的價值和作用。了解檔案是否具有保存價值,最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用,最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā),才能了解檔案的價值。過去不少單位和領導,為什么對檔案工作不夠重視和支持,主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態(tài),單位和領導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數(shù)事例證明,這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案,一般都具有利用價值,但其價值的大小,必須通過利用,一旦利用一定會產生一定的社會效益和經濟效益。

(二)有利于檔案的鑒定工作。檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種,檔案到了規(guī)定的保管期限,就要組織鑒定,確定其銷毀還是延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長,即使已到規(guī)定的保管期限,也應繼續(xù)延長其保管期限;反之,檔案利用率較低,保存價值不大,即使未到規(guī)定的保管期限,亦應降低其保管期限。通過調查收集檔案利用的實際效益,大大有利檔案的鑒定工作。

(三)有利于了解和掌握檔案利用信息,進一步拓寬檔案利用工作的渠道,最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。通過實際效益的調查和收集,可以進一步了解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理,從而改進我們的服務形式,拓寬利用渠道,使更多的利用者了解檔案,熟檔案,利用檔案,為社會主義現(xiàn)代化建設服務。如果我們不重視調查和收集檔案利用的實際效益,檔案利用渠道就無法拓寬,亦影響檔案價值作用的充分發(fā)揮。

(四)有利于編發(fā)檔案利用實例,加大檔案宣傳工作力度。通過調查和了解收集檔案利用的實際效益,取得一個又一個的利用實例,充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價值,并篩選、整理,編印成小冊子,下發(fā)至基層和領導,使他們了解檔案的作用,這要比空喊幾句檔案工作重要強得多。尤對不太了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說,更是一個實際的宣傳和教育,使他們通過例證,了解檔案,支持檔案工作?！?編輯/梁永安)