論“郵件合并”功能在學(xué)?？紕?wù)管理中的應(yīng)用

喬 巍

摘要：介紹了MICROSOFTWORD提供的“郵件合并”功能在學(xué)校排考中的應(yīng)用，同樣，我們可以把這種方法運(yùn)用到工作中的其他方面，大大地減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：郵件合并；學(xué)?？荚嚢才?；合并域

中圖分類號(hào)：G424.2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198(2009)24-0262-02

考務(wù)管理工作是我們教務(wù)管理部門一項(xiàng)比較繁重的教務(wù)活動(dòng)，因此，每學(xué)期的期末考試安排就顯得尤為重要，隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，在校人數(shù)的增加，排考的工作量逐步變大，每周的考試需要兩到三天時(shí)間才能全部完成。在實(shí)際的工作中，我們經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，在制作教師監(jiān)考單的時(shí)候，需要對(duì)考試安排總表重復(fù)地作處理，工作量很大，而利用WORD提供的“郵件合并”功能不僅可以減少大量的重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，每周的考試安排只需要兩個(gè)小時(shí)左右就可以全部完成，還可以減少不必要的因內(nèi)容拷貝，粘貼而發(fā)生的錯(cuò)誤。

所謂“郵件合并”，是指先把文件中相同的結(jié)構(gòu)和信息創(chuàng)建為一份文檔(稱為固定部分)，再把不同的信息創(chuàng)建為另一份文檔(稱為變動(dòng)部分)，然后將兩份文檔以一定的方式進(jìn)行合并，從而得到主體結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某些屬性不一致的一系列文檔。

“郵件合并”的步驟如下圖1所示：

1創(chuàng)建主文檔(即固定部分)

(1)新建一個(gè)WORD文檔，命名為“監(jiān)考單模版，doe”，并輸入下圖2所示內(nèi)容：

(2)選擇“工具”主菜單中“郵件合并”選項(xiàng)，彈出“郵件合并幫助器”對(duì)話框，如下圖3所示：

(3)點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕，選擇合并類型為“套用信函”；再點(diǎn)擊“活動(dòng)窗口”按鈕，因?yàn)椤氨O(jiān)考單模版，doc”文檔已經(jīng)包含了監(jiān)考單的全部固定內(nèi)容，所以用它作為主文檔。

2創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源(即變動(dòng)部分)

(1)點(diǎn)擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，選擇“打開數(shù)據(jù)源……”選項(xiàng)，雙擊導(dǎo)人事先制作的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。在這里，我們使用的數(shù)據(jù)源是EXCEL表格。如下圖4所示：

(2)在這個(gè)表格創(chuàng)建的時(shí)候，我們應(yīng)該注意到，第一行應(yīng)該是“域名”，其他行則是對(duì)應(yīng)“域名”的“域值”，這個(gè)格式是關(guān)系到導(dǎo)人數(shù)據(jù)源是否能夠成功的關(guān)鍵。

3在主文檔中插入合并域

(1)正確導(dǎo)人數(shù)據(jù)后，在WORD主菜單下面會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“郵件合并”的工具欄，如下圖5所示，在主文檔的相應(yīng)位置插入不同的合并域。

(2)在插入合并域的時(shí)候，一些不需要的域名，如“主考教師”、“監(jiān)考教師”則不需要作為合并域插入主文檔中，插入后如下圖6所示。

(3)在插入所需的合并域后，可以對(duì)它們的格式可以進(jìn)行修改，比如，給監(jiān)考1、監(jiān)考2加下劃線，同時(shí)在它們之間加頓號(hào)，則可以象編輯普通的文本一樣，但必須是“《監(jiān)考1》”這種形式進(jìn)行編輯，而非“監(jiān)考1”，加上“《》”的目的是以便和文檔中的普通內(nèi)容相區(qū)別。

4執(zhí)行郵件合并

選擇“郵件合并”工具欄中的“合并到文件”或“合并到打印機(jī)”，通常選前者，應(yīng)在“打印預(yù)覽”后再打印。就這樣，本來(lái)大量煩瑣的任務(wù)一會(huì)就解決了，生成的套用信函如下圖7所示：

至此，郵件合并的步驟全部結(jié)束。

在實(shí)際使用該功能的過(guò)程，還有以下我們個(gè)人總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)：(1)郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。(2)郵件合并之前先準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源，因?yàn)閿?shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用，如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對(duì)數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，實(shí)際工作時(shí)，常常使用Excel制作。

總之，在我們?nèi)粘＾k公中，有很多需要用到“郵件合并”的地方，譬如，學(xué)生管理部門可以用它在學(xué)期結(jié)束時(shí)，向家長(zhǎng)們發(fā)放成績(jī)報(bào)告單I財(cái)務(wù)部門可以用它來(lái)進(jìn)行工資條的制作；教務(wù)管理部門可以用于批量教師課表，學(xué)生班級(jí)課表的生成；還可以用于平時(shí)向多個(gè)部門的通知發(fā)放，處理大量日常報(bào)表和信件等；只有經(jīng)過(guò)不斷地實(shí)際使用，我們才可能進(jìn)一步提高自己的應(yīng)用水平，從而在各自的崗位上發(fā)揮自己最大的作用。