淺談企業(yè)辦公自動(dòng)化

摘要：互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)與迅速發(fā)展，信息技術(shù)步伐的加快，使得企業(yè)面臨著眾多的挑戰(zhàn)與競(jìng)爭(zhēng)，在競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中，對(duì)于一個(gè)集團(tuán)企業(yè)而言，對(duì)信息的掌握程度、信息獲取是否及時(shí)、信息能否得到充分的利用、對(duì)信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來(lái)越成為衡量一個(gè)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要因素。隨著中國(guó)加入WTO，各行各業(yè)都在努力提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，電信的重組、企業(yè)信息化管理進(jìn)程的加快都在說(shuō)明一個(gè)趨勢(shì)：傳統(tǒng)以紅頭文件為主的、強(qiáng)調(diào)公文處理的辦公自動(dòng)化將從主導(dǎo)地位逐漸減弱，以強(qiáng)調(diào)信息服務(wù)、知識(shí)管理為主的企業(yè)信息服務(wù)系統(tǒng)將逐漸代替原有的辦公自動(dòng)化。商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，新一代的戰(zhàn)爭(zhēng)是信息化戰(zhàn)爭(zhēng)，如何通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)這一利器，使企業(yè)信息化建設(shè)完善起來(lái)? 這就需要一種高效，穩(wěn)定的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)！該系統(tǒng)應(yīng)具有：公文流轉(zhuǎn)、文檔管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析、信息發(fā)布、人力資源管理、郵件等功能為一身的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；企業(yè)辦公；自動(dòng)化

中圖分類號(hào)：F270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)： 1009-3044(2009)04-1016-02

Enterprise Office Automation

YAN Shao-wen

(Anhui Huaibei Mining Group Company in Luling Coal Mine Bureau of computer communications, Huaibei 234113,China)

Abstract:The emergence of the Internet and the rapid development of information technology to speed up the pace, making enterprises face many challenges and competition, in the course of competition, a group enterprises, to grasp the extent of information, access to information is timely, information can be fully The use of sensitive information in response to whether or not accurate, but also increasingly becoming a measure of the market competitiveness of enterprises an important factor. With China's accession to the WTO, businesses are making efforts to improve their own competitiveness, the reorganization of the telecommunications, enterprise information management are in the process of accelerating a trend that: Hongtouwenjian mainly to the traditional, official documents dealing with the stress of office automation will From a dominant position gradually weakened, to emphasize information services, knowledge-based enterprise management information system will gradually replace the existing office automation. Shopping malls such as the battlefield, the war is a new generation of information warfare, and how this tool via the Internet to enable enterprises to improve the information construction ?This requires an efficient and stable office automation system! The system should have: Documents, document management, financial data and statistical analysis, information dissemination, human resources management, e-mail, and other functions as an office automation system.

Key words:Computer;enterprise office;automation

1 引言

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，目前許多政府部門、企事業(yè)單位已建立局域網(wǎng)絡(luò)，并直接與internet相連接。為了充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，提高辦公處理效率，建設(shè)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)已經(jīng)是迫切需要。只要有上網(wǎng)條件就可以利用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，及時(shí)有效地對(duì)各種文件、報(bào)告進(jìn)行處理，同時(shí)也將徹底擺脫桌面上沉沉繁雜的紙張文件，使得繁重的工作變得輕松自如，極大地提高工作效率。

2 簡(jiǎn)介

現(xiàn)代企業(yè)在Internet應(yīng)用方面的發(fā)展，大部份企業(yè)已陸續(xù)建立了自己的局域網(wǎng)、Web服務(wù)器和網(wǎng)站，例如我們淮北礦業(yè)集團(tuán)也有自己的門戶網(wǎng)站（www.hbcoal.com）和內(nèi)部網(wǎng)站（www.hbky.com），有的還實(shí)現(xiàn)了一些簡(jiǎn)單的網(wǎng)上業(yè)務(wù)?？傮w來(lái)說(shuō)，不少企業(yè)站點(diǎn)在規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)以及安全性方面上有了較高的水平，各級(jí)部門建立和完善從頁(yè)面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開(kāi)發(fā)，安全性保證和后臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化（如淮北礦業(yè)集團(tuán)公司的協(xié)同辦公軟件），支持的一整套行之有效的管理模式、運(yùn)營(yíng)方法和技術(shù)平臺(tái)。

以淮北礦業(yè)集團(tuán)公司的協(xié)同辦公軟件為例，它集成了日程安排、名片管理、聯(lián)系人管理、文檔管理、即時(shí)通訊、手機(jī)短信、電子郵件、公告板、論壇、視頻會(huì)議、投票箱等功能，面向分布環(huán)境，支持靜態(tài)組織結(jié)構(gòu)和動(dòng)態(tài)協(xié)作區(qū)，支持群組之間的高效率的作業(yè)協(xié)同，為用戶提供了高效的網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作環(huán)境。本系統(tǒng)就是要整合現(xiàn)有的信息資源，更快、更好的加強(qiáng)人與人之間的交流、協(xié)作，共享現(xiàn)有的資源。同時(shí)對(duì)人與人之間的交流、協(xié)作進(jìn)行管理，最大限度地為人們提供信息資源為我所用的目的。本系統(tǒng)可在整個(gè)企業(yè)集團(tuán)及其各部門內(nèi)部，以及企業(yè)與企業(yè)之間、部門與部門之間，實(shí)現(xiàn)安全、高效、方便的信息交換與流程控制，從而全面提升企業(yè)的敏捷性，使應(yīng)變更靈敏、決策更準(zhǔn)確、管理更高效。

3 功能

企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時(shí)提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動(dòng)化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告管理、檔案管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、政策法規(guī)庫(kù)、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。也就是說(shuō)，現(xiàn)代企業(yè)需要的是一個(gè)具有支持管理創(chuàng)新特征的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。本人基于多年從事網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的工作經(jīng)驗(yàn)，從以下幾個(gè)方面淺談這一系統(tǒng)應(yīng)具有的功能。

集成應(yīng)用系統(tǒng)：是方便用戶對(duì)多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一次性登陸的作用，添加其他應(yīng)用軟件的配置信息，實(shí)現(xiàn)軟件的一站式登錄，幫助用戶管理登錄多個(gè)軟件。

本人信息維護(hù)：對(duì)管理員的用戶管理操作功能的延續(xù)，它只能是用于對(duì)自己的信息進(jìn)行管理。用戶還可以在此設(shè)置許多個(gè)性化信息，如可以設(shè)置個(gè)人圖像、是否公開(kāi)、公開(kāi)用戶、是否隱身、修改個(gè)人口令。

個(gè)人事務(wù)助理管理：方便用戶處理待辦事項(xiàng)的一個(gè)輔助工具，顯示用戶當(dāng)前工作聯(lián)系信息、工作聯(lián)系及留言提示、待處理業(yè)務(wù)以及系統(tǒng)信息公告。所以信息自動(dòng)及時(shí)更新，輔助用戶及時(shí)完成各項(xiàng)工作。

文檔管理：用來(lái)管理個(gè)人文檔資料。在日常工作中，整理和保存大量文檔是一件繁瑣的事情。本產(chǎn)品提供快捷簡(jiǎn)單的管理工具，幫助您提高文檔管理的效率和質(zhì)量。它類似一個(gè)個(gè)人的記事本，但比記事本的功能強(qiáng)

名片管理：管理個(gè)人用戶的名片信息，以及對(duì)其他用戶共享本人的名片，達(dá)到信息的共享。

聯(lián)系人管理：包括查看聯(lián)系人信息、添加聯(lián)系人分組、增加聯(lián)系人、刪除聯(lián)系人等管理和用戶本人聯(lián)系的用戶信息，并且可以在聯(lián)系人管理中于自己的聯(lián)系人發(fā)送及時(shí)消息、留言信息、工作聯(lián)系等。

我的協(xié)作區(qū)管理：是本系統(tǒng)的核心系統(tǒng)，它是體現(xiàn)本系統(tǒng)主要功能的地方。協(xié)作區(qū)人員可以創(chuàng)建共享數(shù)據(jù)（包括：日程任務(wù)、論壇、投票箱、電子白板、視頻會(huì)議、共享名片、共享文件所產(chǎn)生的共享數(shù)據(jù)），讓協(xié)作區(qū)人員都能查看。協(xié)作區(qū)人員還可以通過(guò)聊天室來(lái)發(fā)表個(gè)人意見(jiàn)；也可以使用管理員設(shè)置的共享工具（日程任務(wù)、電子白板、論壇、投票箱、共享文件、共享名片、視頻會(huì)議、即時(shí)通迅、電子郵件、手機(jī)短信等）。對(duì)于共享的數(shù)據(jù)共享者本人和協(xié)作區(qū)管理員均可維護(hù)。

工作聯(lián)系：用于非流程性的文本交換，如工作交流、工作安排、文檔稿件、報(bào)表。

日程管理：是類似于備忘錄形式，用戶通過(guò)此日程管理系統(tǒng)把自己要做的事情事先記錄下來(lái)，讓系統(tǒng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候進(jìn)行提醒。日程管理的內(nèi)容分為任務(wù)和提醒兩類；任務(wù)是不僅要提醒，而且更關(guān)心事情的結(jié)果；提醒只是為了提示自己即將要干的事情，對(duì)事情的結(jié)果并不關(guān)心。對(duì)事情的重要程度能直觀的顯示出來(lái)，對(duì)日程的查看要有多種方式如：日方式、周方式、月方式等；提示方式和提示時(shí)間也能設(shè)置。

即時(shí)通訊管理：即時(shí)通迅管理系統(tǒng)是對(duì)類似QQ的一種交流工具，它包括聊天、語(yǔ)音視頻、和文件傳輸?shù)裙δ?。?duì)聊天的選擇人一定要是系統(tǒng)用戶，被接收人可以是在線，也可以是不在線；但在傳文件和語(yǔ)音視頻時(shí)一定要是在線的用戶。文件傳輸能支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳功能。

電子郵件管理：一個(gè)郵件客戶端管理軟件，簡(jiǎn)單地說(shuō)它具有的功能類似于Windows下的outlook；此客戶端郵件管理軟件與其它郵件服務(wù)器相連接，方便用戶在使用協(xié)同系統(tǒng)時(shí)可以管理自己的郵件信息。

手機(jī)短信管理：提供一個(gè)利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)送手機(jī)短信的一個(gè)軟件工具，這個(gè)軟件是可以建立在開(kāi)元公司自己的手機(jī)短信平臺(tái)的基礎(chǔ)上，也可以建立在手機(jī)短信服務(wù)商的基礎(chǔ)上。

論壇管理：用于人們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),對(duì)某一議題自由的發(fā)表見(jiàn)解。

投票箱管理：協(xié)作工具的一中，用戶在協(xié)作區(qū)內(nèi)既可以發(fā)起投票，也可以參與別人發(fā)起的投票，還可以查詢每次投票活動(dòng)的結(jié)果。

視頻會(huì)議管理：適用于小型會(huì)議交流，人數(shù)在9個(gè)人以下最佳，可支持到十幾個(gè)人。對(duì)于大型會(huì)議建議采用專業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)。

信息匯編管理：是關(guān)于本人及其他人的信息的一個(gè)匯總，它包括查看內(nèi)容（本人或其他人的詳細(xì)信息）、備注（本人的相關(guān)文檔記錄或本人與當(dāng)前個(gè)人名片相關(guān)文檔記錄信息）、活動(dòng)（本人的或與其他人相關(guān)的日程安排信息）、通迅記錄（本人或與其他人相關(guān)的往來(lái)電子郵件、即時(shí)通訊信息、短消息等通訊記錄）。它實(shí)際是與名片、聯(lián)系人、用戶表相關(guān)聯(lián)一起使用的工具

4 結(jié)束語(yǔ)

上述關(guān)于支持管理創(chuàng)新特征的系統(tǒng)，是具有知識(shí)管理能力的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一定是一個(gè)基于Internet的系統(tǒng)，正是因?yàn)橹挥性贗nternet上才具有支持我們所說(shuō)的創(chuàng)新特征的充分能力：靈活應(yīng)變、開(kāi)放交互和知識(shí)中心性。淮北礦業(yè)集團(tuán)公司的協(xié)同辦公軟件在具體使用過(guò)程中取得了良好的效果，全面提升企業(yè)的工作效率。

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閆紹文（1980-），男，安徽淮南人，大學(xué)本科，計(jì)算機(jī)科學(xué)與應(yīng)用，助理工程師，從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與軟件、分布式監(jiān)測(cè)監(jiān)控系統(tǒng)。