淺析行政單位后勤內(nèi)部審計(jì)與管理

張　俐

（中國(guó)人民銀行淮安市中心支行，江蘇淮安223001）

摘要：目前，對(duì)行政單位后勤管理審計(jì)是內(nèi)部審計(jì)工作中的薄弱部位。本文結(jié)合內(nèi)審工作實(shí)踐，從后勤管理審計(jì)應(yīng)把握的重要環(huán)節(jié)和審計(jì)內(nèi)容入手，對(duì)審計(jì)中易發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、原因和風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行了深入分析，并提出了進(jìn)一步完善行政單位后勤內(nèi)部管理，控制風(fēng)險(xiǎn)的審計(jì)建議。

關(guān)鍵詞：行政后勤審計(jì)管理

后勤服務(wù)部門掌控著行政單位的資金支出、固定資產(chǎn)及辦公設(shè)施的購(gòu)置及管理、公務(wù)接待、公車使用等，是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)集中的部門，有較強(qiáng)的內(nèi)部控制要求，加強(qiáng)對(duì)后勤服務(wù)部門的內(nèi)部審計(jì)是規(guī)范資金和財(cái)產(chǎn)管理、有效控制風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。

一、后勤審計(jì)應(yīng)把握的環(huán)節(jié)

后勤工作內(nèi)容多、涉及面廣、審計(jì)難度大，要達(dá)到預(yù)期的審計(jì)效果必須抓住四個(gè)重要環(huán)節(jié)。一是把握重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)。在開展后勤審計(jì)前必須進(jìn)行摸底調(diào)查，摸清審計(jì)工作量，合理調(diào)配審計(jì)人員，明確審計(jì)組應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)；二是制定操作性強(qiáng)的方案。根據(jù)審計(jì)要達(dá)到的目標(biāo)及單位行政后勤工作管理模式、服務(wù)內(nèi)容，制訂切實(shí)可行的審計(jì)實(shí)施方案；三是掌握依據(jù)的法規(guī)制度。組織審計(jì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)審計(jì)方案、審計(jì)依據(jù)、相關(guān)的法規(guī)制度，并按固定資產(chǎn)、低值易耗品、公務(wù)接待和臨時(shí)用工管理等業(yè)務(wù)類別，對(duì)審計(jì)依據(jù)進(jìn)行分類梳理；四是分類確定審計(jì)面。根據(jù)審前摸底調(diào)查情況，以及房屋、車輛、臨時(shí)用工、電子設(shè)備、低值易耗品、公務(wù)接待管理的不同特點(diǎn)確定審計(jì)面，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)盤查、對(duì)工作底稿實(shí)施三級(jí)復(fù)核等方式加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)質(zhì)量管理，控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

二、后勤審計(jì)應(yīng)涵蓋的內(nèi)容

（一）內(nèi)控制度建設(shè)審計(jì)。對(duì)后勤服務(wù)部門而言，完善的內(nèi)控制度應(yīng)包涵財(cái)務(wù)管理、辦公樓管理、車輛管理、辦公用品管理、公務(wù)接待管理、臨時(shí)用工管理等諸多方面，包括管理辦法、崗位職責(zé)、操作程序、應(yīng)急預(yù)案等。對(duì)內(nèi)控制度的審計(jì)不能僅僅局限于制度種類的齊全，而應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注每項(xiàng)制度內(nèi)容的科學(xué)性、完整性和可操作性，避免制度制定和制度執(zhí)行的分離。

（二）財(cái)務(wù)費(fèi)用審計(jì)。對(duì)一定時(shí)期的現(xiàn)金、銀行存款、費(fèi)用賬、表、憑證等相關(guān)資料進(jìn)行核實(shí)、調(diào)查、計(jì)算、對(duì)比、分析，重點(diǎn)審核會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、合規(guī)性，會(huì)計(jì)賬簿核算的準(zhǔn)確性，費(fèi)用列支的合理性，每筆費(fèi)用的列支是否符合會(huì)計(jì)制度和政策法規(guī)，每類費(fèi)用是否存在超預(yù)算列支現(xiàn)象。

（三）固定資產(chǎn)及低值易耗品管理審計(jì)。對(duì)房屋、設(shè)備等固定資產(chǎn)實(shí)物管理應(yīng)審計(jì)其是否由專人負(fù)責(zé)日常管理；固定資產(chǎn)購(gòu)置時(shí)，能否履行規(guī)定的審批程序，購(gòu)貨合同、發(fā)票、相關(guān)的技術(shù)資料和清單是否齊全，能否按規(guī)定辦理固定資產(chǎn)入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于固定資產(chǎn)報(bào)廢、毀損等，能否按規(guī)定的審批程序進(jìn)行處置。辦公樓的裝修改造能否按規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo)。對(duì)車輛管理的審計(jì)應(yīng)包括固定資產(chǎn)賬實(shí)、車輛使用、車輛維修和油料管理等方面。對(duì)低值易耗品管理的審計(jì)應(yīng)檢查低值易耗品入庫(kù)和出庫(kù)登記情況、出入庫(kù)手續(xù)是否齊全規(guī)范、賬實(shí)是否一致等。

（四）公務(wù)接待與招待所管理審計(jì)。公務(wù)接待重點(diǎn)審計(jì)公務(wù)用餐與住宿能否遵循一定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷的原始單據(jù)是否真實(shí)，開支范圍及開支標(biāo)準(zhǔn)是否符合財(cái)政部門關(guān)于差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)列支的有關(guān)規(guī)定。招待所管理重點(diǎn)審計(jì)會(huì)計(jì)核算情況，是否按規(guī)定建立了有關(guān)會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)賬簿，物資采購(gòu)的原始單據(jù)內(nèi)容和簽章是否完整，財(cái)務(wù)報(bào)賬是否履行必要的審批手續(xù)；物品采購(gòu)管理是否嚴(yán)格規(guī)范、庫(kù)存物品是否定期盤點(diǎn)等。

（五）臨時(shí)用工管理審計(jì)。重點(diǎn)審計(jì)臨時(shí)性用工人員的招聘形式、環(huán)節(jié)是否合規(guī)，是否對(duì)其進(jìn)行崗前教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、明確勞動(dòng)紀(jì)律和工作內(nèi)容，對(duì)臨時(shí)性用工人員的日常管理職責(zé)是否明確，在工資待遇上是否符合相關(guān)部門管理規(guī)定。

三、后勤審計(jì)中易發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

（一）內(nèi)控制度不建全。未按規(guī)定制定有關(guān)內(nèi)控制度。在資產(chǎn)方面缺少《固定資產(chǎn)使用、保管和財(cái)產(chǎn)領(lǐng)用登記制度》、《房屋、車輛和低值易耗品管理操作流程》、《車輛發(fā)生嚴(yán)重故障或事故應(yīng)急預(yù)案》等；在資金方面缺少《公務(wù)接待管理實(shí)施細(xì)則》、《招待所財(cái)務(wù)管理辦法》等。制度的缺失不利于風(fēng)險(xiǎn)防范和管理，易造成監(jiān)管的真空和財(cái)產(chǎn)、資金的損失。

（二）固定資產(chǎn)及低值易耗品管理不規(guī)范。一是部分電子設(shè)備類固定資產(chǎn)未落實(shí)管理責(zé)任人；二是少數(shù)固定資產(chǎn)管理員變動(dòng)不按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。固定資產(chǎn)管理員發(fā)生變動(dòng)時(shí)不向財(cái)產(chǎn)管理部門報(bào)備，且不辦理交接手續(xù)；三是不及時(shí)更新固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息。人員調(diào)動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)中固定資產(chǎn)卡片、分類登記簿上使用責(zé)任人仍為原責(zé)任人；四是個(gè)別電子設(shè)備類固定資產(chǎn)不能及時(shí)入賬，特別是接受捐贈(zèng)的設(shè)備；五是不能做到定期清查固定資產(chǎn)并出具書面報(bào)告；六是一些采購(gòu)項(xiàng)目存在先采購(gòu)后審批現(xiàn)象，或合同簽訂程序不規(guī)范；七是低值易耗品領(lǐng)用手續(xù)不夠齊全，盤查工作不夠規(guī)范。

（三）公務(wù)接待與食堂管理不嚴(yán)密。一是部分招待用餐安排無(wú)后勤服務(wù)部門開出的“接待通知單”；二是有些部門接待用餐不經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批；三是部分餐費(fèi)結(jié)賬超過(guò)核定標(biāo)準(zhǔn)；四是個(gè)別在外招待用餐無(wú)原始簽單憑據(jù)；四是招待所出納會(huì)計(jì)無(wú)會(huì)計(jì)人員從業(yè)資格證書；五是部分大額的物品采購(gòu)手續(xù)不夠規(guī)范；六是少數(shù)物品驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)不夠齊全，所附物品驗(yàn)收入庫(kù)單無(wú)驗(yàn)收人簽章；七是個(gè)別報(bào)銷發(fā)票不規(guī)范。發(fā)票上單位印章模糊，無(wú)法辨認(rèn)，有些收款收據(jù)上無(wú)單位名章也無(wú)填制人員名章；八是會(huì)計(jì)報(bào)表簽章不齊全；九是少數(shù)記賬憑證填寫不夠規(guī)范。有些記賬憑證摘要欄不填寫事由，制作日期與所附原始憑證日期相矛盾，有些記賬憑證科目填寫不規(guī)范；十是重要空白憑證管理不夠規(guī)范。

（四）臨時(shí)用工管理方面有欠缺。一是合同制用工部門對(duì)續(xù)聘人員的申請(qǐng)簽報(bào)資料不全；二是對(duì)合同制用工人員的年度考核流于形式，缺少完整的資料；三是簽定的《勞務(wù)派遣協(xié)議書》中委托代理人授權(quán)不規(guī)范。

四、問(wèn)題產(chǎn)生的原因及風(fēng)險(xiǎn)隱患分析

（一）對(duì)內(nèi)控制度建設(shè)重視不夠，易引發(fā)管理風(fēng)險(xiǎn)。后勤服務(wù)工作接觸面廣、瑣碎繁雜，在實(shí)際工作中，往往注重具體事務(wù)的處理，對(duì)規(guī)章制度建設(shè)重視不夠，致使某些行政后勤工作無(wú)章可循，無(wú)據(jù)可依，易引發(fā)管理風(fēng)險(xiǎn)。

（二）部分內(nèi)控制度執(zhí)行不嚴(yán)，易引發(fā)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。由于少數(shù)行政后勤經(jīng)辦人員對(duì)規(guī)章制度學(xué)習(xí)了解不夠，或者礙于情面、責(zé)任心不強(qiáng)，以致在工作中不能嚴(yán)格按照管理制度、辦事程序進(jìn)行操作，造成個(gè)別采購(gòu)項(xiàng)目先采購(gòu)后審批、固定資產(chǎn)銷賬通知單代簽字、個(gè)別低值易耗品出入庫(kù)漏登記等問(wèn)題的發(fā)生，易引發(fā)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。

（三）審核監(jiān)督力度不夠，易引發(fā)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。后勤工作的性質(zhì)決定其掌握行政單位一定的財(cái)權(quán)、物權(quán)：權(quán)力的運(yùn)用一旦不能得到有效監(jiān)督，就容易滋生腐敗，造成諸如未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批安排酒席、部分餐費(fèi)列支超過(guò)核定標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題的出現(xiàn)，易引發(fā)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）相關(guān)部門溝通不夠，易引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。如果資產(chǎn)管理、使用部門之間不及時(shí)聯(lián)系溝通，容易導(dǎo)致某些固定資產(chǎn)不能及時(shí)入賬，從而引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（五）人員配備不符合制度，易引發(fā)操作風(fēng)險(xiǎn)。有些單位招待所或培訓(xùn)中心未配備會(huì)計(jì)主管，或會(huì)計(jì)人員不符合崗位任職條件，對(duì)招待所會(huì)計(jì)核算的合規(guī)性、真實(shí)性、完整性和有效性把關(guān)不夠，造成會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范等問(wèn)題的發(fā)生，易引發(fā)操作風(fēng)險(xiǎn)。

五、完善后勤內(nèi)部管理及審計(jì)的相關(guān)建議

（一）加強(qiáng)對(duì)后勤的審計(jì)監(jiān)督。強(qiáng)化對(duì)后勤部門的現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，針對(duì)后勤工作的特點(diǎn)制定審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范后勤審計(jì)實(shí)務(wù)操作程序，避免審計(jì)操作上的盲目性、審計(jì)內(nèi)容上的隨意性及審計(jì)口徑上的不一致性，提高后勤審計(jì)工作質(zhì)量和效果。

（二）進(jìn)一步建立和完善后勤管理制度。針對(duì)行政單位后勤管理工作制度缺失問(wèn)題，應(yīng)督促有關(guān)部門認(rèn)真梳理和完善后勤管理制度、操作流程，進(jìn)一步明確各崗位人員的權(quán)限和責(zé)任，規(guī)范后勤管理行為，通過(guò)制度約束降低行政成本。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品管理制度。嚴(yán)格落實(shí)固定資產(chǎn)管理責(zé)任人，固定資產(chǎn)管理員變動(dòng)時(shí)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查并出具書面報(bào)告，規(guī)范低值易耗品盤查和低值易耗品出入庫(kù)登記領(lǐng)用手續(xù)，要加強(qiáng)對(duì)經(jīng)辦人員依章辦事教育，充分認(rèn)識(shí)資產(chǎn)購(gòu)置、管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患可能帶來(lái)的后果，嚴(yán)格按照規(guī)章制度要求進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。

（四）進(jìn)一步規(guī)范集中采購(gòu)行為。嚴(yán)格執(zhí)行行政機(jī)關(guān)集中采購(gòu)管理有關(guān)辦法，杜絕采購(gòu)項(xiàng)目先采購(gòu)后審批以及采購(gòu)項(xiàng)目合同簽訂程序不規(guī)范等問(wèn)題，堵塞采購(gòu)中的漏洞，促進(jìn)單位黨風(fēng)廉政建設(shè)。

（五）加強(qiáng)公務(wù)接待管理。規(guī)范招待所大額物品采購(gòu)入庫(kù)手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行招待用餐管理程序和核定標(biāo)準(zhǔn)，后勤服務(wù)部門要依據(jù)國(guó)內(nèi)公務(wù)接待暫行規(guī)定等制度制定實(shí)施細(xì)則并嚴(yán)格執(zhí)行，同時(shí)會(huì)計(jì)、內(nèi)審、紀(jì)委等部門應(yīng)加強(qiáng)檢查監(jiān)督，強(qiáng)化機(jī)關(guān)節(jié)約意識(shí)，制止鋪張浪費(fèi)，嚴(yán)防腐敗。

（六）加大對(duì)招待所會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的輔導(dǎo)與檢查工作力度。一要嚴(yán)格按規(guī)定配備專職或兼職會(huì)計(jì)主管，提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，把好費(fèi)用開支的第一道關(guān)口；二要將招待所會(huì)計(jì)核算納入單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)檢查范圍，加強(qiáng)檢查監(jiān)督，做好檢查記錄，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要認(rèn)真落實(shí)整改，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，通過(guò)檢查和整改，保障資金活動(dòng)的真實(shí)性、合規(guī)性。

（七）建立內(nèi)部溝通和聯(lián)系機(jī)制。在固定資產(chǎn)管理上，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門要充分履行職責(zé)，加強(qiáng)與科技、后勤等部門之間的配合、溝通和聯(lián)系，確保房屋、電子設(shè)備等固定資產(chǎn)及時(shí)入賬，保證單位財(cái)產(chǎn)的安全與完整。

（八）加強(qiáng)對(duì)后勤人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)教育。督促后勤人員通過(guò)自學(xué)、參加崗位培訓(xùn)及有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高素質(zhì)，強(qiáng)化內(nèi)部管理；同時(shí)有關(guān)部門要加大責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)方面的宣傳和教育力度，增強(qiáng)后勤人員的工作責(zé)任心和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)?！?/p>

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