如何做好單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作

李　響

吉林省遼源市疾病預防控制中心136200

科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，檔案管理工作對本單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于本單位管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢。

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式。單位檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。

隨著科學技術(shù)的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分，使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。

一、建立單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1、網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。９０年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建立單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2、單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。許多單位均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

二、建立單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1、建立單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。 建議由主管部門組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2、加強標準化建設(shè)。標準化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)應(yīng)檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，制定出網(wǎng)絡(luò)化遵守的各項標準。

3、開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。同時各單位應(yīng)揚長避短，充分利用檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫。

4、培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。

隨著新材料、新技術(shù)被逐漸地應(yīng)用于檔案的載體和計算機技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理這些新型載體檔案的保護問題也日益顯露出它的重要性和緊迫性。

一、各種新型載體檔案的管理、利用及保護

新型載體檔案因其載體制成材料各異化學穩(wěn)定程度不同在保管過程中應(yīng)針對其特點盡量按類別做到分庫保存統(tǒng)一管理。

不同載體的保管方法有許多相同的方面防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性根據(jù)其特性要采取相應(yīng)的措施進行保護。庫房內(nèi)一般應(yīng)配備強制通風設(shè)備與空調(diào)設(shè)備使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中各種不同載體的存貯應(yīng)配備專門柜架，再就是各類新型載體檔案應(yīng)定期進行檢查以判斷是否需要修復或需要進行其他保護性處理。

二、計算機檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和維護

在計算機檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的使用中，也時刻存在著安全保護問題。應(yīng)用計算機進行編目、著錄、檢索、統(tǒng)計等工作時，應(yīng)設(shè)定不同操作人員對不同內(nèi)容的訪問權(quán)限如檢索統(tǒng)計工作中不允許對檔案目錄進行登錄、修改等操作（這一般可通過軟件設(shè)置口令密碼來達到）防止外來借檔、查檔人員直接操作計算機修改文件對不同密級的檔案也應(yīng)設(shè)置不同的保護措施。對于長期保存不需要修改變動的檔案可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上以保證其不被修改。

為了保護計算機系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份重要數(shù)據(jù)應(yīng)有兩個以上的備份分開保存。另外采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的因為系統(tǒng)一旦染上計算機病毒將可能對數(shù)據(jù)產(chǎn)生毀滅性的破壞故應(yīng)從建立計算機安全使用制度等方面來預防不允許隨便使用外來磁盤、光盤等必須使用時應(yīng)嚴格進行病毒檢測在確認無病毒后方可使用。

綜上所述，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。信息社會把建設(shè)單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向２１世紀，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。