加強服務功能提高學校檔案管理水平

李春燕

[摘要]從學校檔案管理、分類、服務渠道角度，就學校檔案管理的收集、整理、利用實行科學管理，進行探索，從實踐的角度提出學校檔案管理的思路。

[關鍵詞]檔案管理 服務機制 服務渠道

中圖分類號：G47文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0420182－01

檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是辦好學校的重要基礎性工作，是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結教育工作經驗，探索，掌握教育工作規(guī)律方面，還是在維護學校教學、科研和管理人員合法權益方面，都具有不可估量的作用。尤其在高等教育競爭越來越激烈的今天，檔案在擴大學校影響力和知名度，爭創(chuàng)教育品牌，促進學校發(fā)展，推進社會文明建設等方面具有不容忽視的作用。

學校檔案是學校各項日常工作中形成的第一手資料，經過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是學校開展各項工作的見證，是反映學校歷史的真實資料。內容主要有兩大板塊，一塊是黨政機關行政工作檔案，一塊是教學科研檔案。囊括了上級有關文件、學校黨務和行政管理、教學管理、科研管理、學生管理、后勤管理等各個方面，檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，為學校做好詳實的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為學校各項工作提供更加便捷的服務。具體來說，要從以下幾個基本方面體現檔案的價值和服務功能：

一、強化服務功能，創(chuàng)新服務機制

1．為領導決策服務?，F代管理的實踐證明，科學的決策和管理離不開信息。學校的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓，記錄著廣大教職工工作和活動的方方面面，反映著學校事業(yè)發(fā)展的歷史過程。科學合理開發(fā)教學檔案資源，不僅可以為學校的改革和發(fā)展提供理論支持，也可以把握發(fā)展趨勢，為深化教育教學改革、強化內部管理、提高辦學效益等提供參考資料，為領導正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據。

2．為教學科研服務。檔案信息的分享性為實現教學科研信息資源的共享提供了平臺。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術和現代信息技術，對教學科研檔案信息進行深層開發(fā)，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉換成新的載體形式，將會進一步擴大教學科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的教學檔案信息，實現教學檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學檔案信息的服務功能。

3．為各類咨詢查證服務。憑依檔案資料的權威性，本著對歷史負責、對學校負責、對廣大教職工負責的原則，在管理要求范圍內，通過查詢有關文件、記錄、圖紙、票據、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關方面提供服務。如教職工業(yè)務資料查詢、考核情況查詢，畢業(yè)生學籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

就學校檔案的服務功能而言，還可根據服務對象、服務內容和服務形式的不同，從不同角度進行具體闡釋。但不管怎樣，都要求學校檔案工作要積極適應形勢發(fā)展的需要，不僅要強化對服務功能的認識，還要在進一步完善和提高服務功能，不斷發(fā)揮其應有的作用上下功夫。要緊緊抓住“利用”這重要環(huán)節(jié)，圍繞學校中心工作，創(chuàng)新服務機制，積極進行檔案利用工作的探索，不斷提高檔案工作服務的及時性，針 對性和有效性。

二、提高管理素質，拓寬服務渠道

1．要轉變思想觀念。由于長期受檔案神秘的影響，大家對檔案資料的開發(fā)利用不同程度存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了學校檔案服務功能有效發(fā)揮，學校有關方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，主動開發(fā)服務功能，努力為學?？茖W決策服務，為廣大師生員工服務，為社會各界服務。

2．要立足服務改革檔案管理方式。一是要著眼發(fā)揮服務功能，健全和完善檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、利用實行科學管理，使之規(guī)范化、制度化。二要利用現代信息技術，提升管理水平，依托學校信息化建設，有重點、成體系、分步驟地開發(fā)利用計算機技術、復制技術、光盤技術等現代化信息技術，提高檔案信息服務水平或效率，著力改變信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。三要及時收集資料信息，適時編排歸檔。學校各部門資料信息繁雜，頭緒多，尤其是行政機關工作檔案和教學檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同，教學部門量大面寬，學術交流和專家教授講課的偶然性等，都要求檔案部門必須加強平時收集工作。

3．要提高檔案管理人員的現代化管理素質。檔案管理工作水平的高低、質量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正樹立“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現實”的理念。加強檔案人員自身業(yè)務建設，一方面要注重檔案人員的繼續(xù)教育，積極組織他們參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，著力選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。

4．要加強信息匯總編研工作，改變過去那種看攤守業(yè)現狀，拓寬服務渠道，改善服務功能，用前瞻的眼光研究利用者的需求，積極主動地提供方便、快捷的優(yōu)質信息服務。在充分了解室藏和用戶需求的基礎上， 通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務等方式，有針對性地開展學校檔案編研工作，如編制《學校沿革》、《大事記匯編》、《教學科研成果匯編》、《專業(yè)技術職稱匯編》和專題文件資料索引、個人學術動態(tài)學術思想或部門的史料等，從而更好地提供優(yōu)質高效的服務。

5．強化檔案工作的條件保障。對照《高等學校檔案管理辦法》，要把檔案工作納入到學校建設的整體規(guī)劃當中，認真開展調查研究，查找不足，規(guī)劃好學校檔案工作的未來，采取切實有效的措施，加強對檔案工作的領導，加強檔案工作的隊伍建設、制度建設和基礎設施建設，為學校檔案工作的發(fā)展提供充分的條件保障。在此基礎上，建立完善檔案工作管理體制及組織機構，建立健全切實際的《學校檔案工作條例》、《查閱利用制度》等，從體制上暢通服務渠道，以便能全方位、多途徑、多角度地利用好學校檔案資源，強化檔案服務功能，為促進經濟社會發(fā)展進步和社會和諧穩(wěn)定發(fā)揮自身不可替代的作用。

參考文獻：

[1]倪慧敏，高校檔案管理初探，檔案與建設.

[2]張燕，高校檔案管理的問題及對策.