建筑工程中檔案質(zhì)量控制的要點

林紅梅　王萬程

摘要：現(xiàn)代建筑工程的質(zhì)量管理，要求是全面的質(zhì)量管理，其中工程檔案的質(zhì)量管理是一個重要方面。

關(guān)鍵詞：建筑工程 工程檔案 質(zhì)量管理

一、建筑工程檔案實施質(zhì)量管理的必要性

建筑工程的特點決定了對檔案管理的必要：

（一）建筑工程體積龐大、生產(chǎn)周期長、需用原材料多。一座建筑物的占地面積少者幾百平方米，多者上千甚至上萬、幾十萬平方米；其工期少者幾個月，多者幾年；所使用的建筑材料多達三、四千種。任何一幢建筑物或一項構(gòu)筑物，都是由無數(shù)的砂礫顆粒和磚、石、鋼、木等材料經(jīng)過中間的加工，一磚一瓦，一梁一板，一釘一件砌筑和組裝起來的。這些環(huán)節(jié)中如不加強檔案的質(zhì)量控制工作，隨時都會發(fā)生檔案記錄不真實，不及時，不準確的現(xiàn)象。

（二）任何建筑工程要受到工程所在地的地質(zhì)、水文、氣象和環(huán)境等條件的差異而不得不采取不同程度的修改措施。所以從客觀上造成了在施工過程中必然存在工種工序繁多、材料、構(gòu)件、配件多變的現(xiàn)象。因此，在施工過程中，如果工程施工質(zhì)量管理稍一放松，就可能造成不可克服的漏洞和隱患，甚至造成重大的質(zhì)量事故，這也給檔案的質(zhì)量控制工作帶來許多復(fù)雜因素。

（三）建筑工程作業(yè)環(huán)境多數(shù)是在露天和高空，環(huán)境變化對于工程施工質(zhì)量有著不可忽視影響。如冬季施工和夏季施工不同，白天施工和夜間施工不同。工人在施工過程中實行交叉作業(yè)，流水施工，各個工序都是由集體分工進行操作，很少有某一個人或一個工種所能承擔(dān)的。這就造成施工工序之間的交接頻繁，再加上許多施工工序的交接檢查不能計量，這樣工程質(zhì)量就難以控制，也給工程檔案的質(zhì)量控制帶來許多新的問題。

（四）以上三個方面都是指對質(zhì)量方面，另一個重要方面是竣工以后的維修保養(yǎng)，一但，在今后的使用中出現(xiàn)問題，或者在將來應(yīng)某種需要須進行改造的，檔案的重要性更為突出，如加層，外墻改造，內(nèi)部改造裝修等，都需要先查看原始檔案，再進行相關(guān)的設(shè)計，否則盲目的施工，就有可能會發(fā)生坍塌，倒塌等嚴重后果。

二、施工單位對工程檔案質(zhì)量的控制

工程施工單位是工程質(zhì)量的直接責(zé)任者，也是工程檔案的直接責(zé)任者，來不得半點虛假和差錯。因此，必須做好工程檔案的原始記錄和管理。

（一）對單位來說：

1、施工單位應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)開始就要重視檔案的管理，組織相關(guān)的的人員編制本單位的《檔案管理制度》及相關(guān)的獎懲辦法和檔案管理人員的崗位職責(zé)。

2、單位應(yīng)經(jīng)常送檔案管理人員出去學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的相關(guān)法規(guī)，學(xué)習(xí)別的單位好的經(jīng)驗，借鑒別的單位的教訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的方法，運用一些科技的手段，從根本上重視檔案工作。

3、加強宣傳和督促，讓員工認識到：檔案工作不僅僅是檔案管理人員的事，應(yīng)該是每一位員工都應(yīng)樹立這一概念，意識到檔案工作的重要性及員工相互之間的工作協(xié)調(diào)、配合。

（二）對于每個單位的檔案管理人員來說，應(yīng)做好如下工作：

1、做好工程檔案的原始記錄

（1）保證原始記錄的準確性。提供的資料不準確，與實際情況有出入，就會給整個工程質(zhì)量帶來不可彌補的損失。實事求是，如實反映是原始記錄工作的一項嚴格紀律，凡弄虛作假、欺騙隱瞞的行為都要受到經(jīng)濟和法律的制裁。

（2）保證原始記錄的及時性。因為影響工程質(zhì)量的因素是在施工過程中不斷發(fā)展變化的，每時每刻都會出現(xiàn)新問題、新情況和新信息。如工程質(zhì)量事故處理記錄，它包括工程質(zhì)量事故產(chǎn)生的原因、責(zé)任、結(jié)果及處理意見，是體現(xiàn)工程質(zhì)量的重要依據(jù)之一，在檔案的保管期限中也是永久保管。所以只有把這些新問題、新情況和新的信息及時地、如實地反映出來，才能及時分析、及時地采取措施，及時應(yīng)用，消除缺陷，保證工程質(zhì)量，保證工程檔案的質(zhì)量。否則，就會耽誤時機，造成人為的損失和浪費。

（3）保證原始記錄的完整性。原始記錄反映工程施工和工程質(zhì)量管理活動的全過程，施工單位對工程的原始記錄要做到全面反映、系統(tǒng)歸納，從而切實掌握工程的施工和管理過程。但在歸檔的實踐中卻往往會有遺漏發(fā)生。如工程洽商是建設(shè)工程有關(guān)單位就技術(shù)或其他事務(wù)交換意見的記錄文件，它在工程建設(shè)中的重要性不亞于圖紙會審和設(shè)計變更。這些都是研究和證明工程質(zhì)量的第一手資料，也是質(zhì)量管理手段和方法的重要依據(jù)，應(yīng)引起高度重視。因此，在工程中的每一個需要記錄和歸檔環(huán)節(jié)都必須保留存檔，不可掛一漏萬，等到迫于無耐時再去東找西拼，就失去了檔案的真實意義了。

2、做好原始記錄的收集整理保管

首先是設(shè)立專人負責(zé)工程檔案的管理工作，及時做好資料的收集、登記的工作，在工程質(zhì)量分析工作中或工程質(zhì)量聯(lián)系會上，把工程質(zhì)量管理工作結(jié)合工程檔案質(zhì)量管理工作一起開展。其次，整理、分類、歸納和建檔工作是每個檔案管理人員必須做的而且是一項非常重要的環(huán)節(jié)，在工程施工中邊收集邊整理及分類，運用科技電子手段輸入電腦，完工后，對該工程檔案再一次進行整理，匯總、裝訂成冊，接受檔案管理機構(gòu)的驗收審核，以便將來需用之時。

工程檔案質(zhì)量控制是一個過程，就是指一個工程的檔案形成全過程的質(zhì)量管理，必須多管齊下。施工單位對工程檔案的質(zhì)量控制是關(guān)鍵，協(xié)調(diào)單位本部的相關(guān)部門，協(xié)調(diào)同一施工工地的外單位的以及協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)主方的檔案收集。

3、做好工程檔案質(zhì)量控制規(guī)劃的編制

針對一個工程，首先要結(jié)合工程的實際情況，編制好工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的計劃，把整個工程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)用統(tǒng)一的計劃協(xié)調(diào)起來，制定明確的要求并且努力去實施；二是組織好業(yè)務(wù)人員，現(xiàn)場檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員必須是有較高的業(yè)務(wù)技術(shù)能力和思想作風(fēng)素質(zhì)，同時調(diào)動專業(yè)人員的積極性，做到人盡其才，才盡其用；三是建立鍵全工程檔案質(zhì)量管理制度，使每個檔案業(yè)務(wù)人員對自己負責(zé)指導(dǎo)的每項工程都有計劃、有布置、有檢查、有總結(jié)、有職責(zé)，有權(quán)限。誰指導(dǎo)誰負責(zé)，誰審核誰負責(zé)，各負其責(zé)，上下貫通。這是保證工作檔案質(zhì)量重要措施之一。

4、明確自己的職責(zé)

工程檔案質(zhì)量的審核人員，要充分明確自己的工作職責(zé)，以法律法規(guī)為依據(jù)，堅持原則，廉潔奉公，不旬私情。

綜上，控制一個工程的檔案質(zhì)量，必須有一套科學(xué)規(guī)范的管理方法。應(yīng)嚴格管理，嚴謹工作，監(jiān)督指導(dǎo)、審核驗收每一個環(huán)節(jié)都是做好檔案工作，控制檔案質(zhì)量的必備環(huán)節(jié)。抓住工程施工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，針對工程檔案要害問題有的放失，就能切實做好質(zhì)量控制工作?！?/p>