諱莫如深的Word“宏”

劉淑娟

一、長(zhǎng)在深閨人初識(shí)——什么是宏

“宏是定制的命令,能幫助您更快、更有效地工作。一般來(lái)說,宏由一系列Word命令和動(dòng)作組成,執(zhí)行宏時(shí),將這些命令或動(dòng)作激活?！边@是MSWORD對(duì)“宏”的定義。所謂“宏”,就是一些命令的組合,和DOS的批處理文件(BAT)沒有什么不同。想要清楚的了解“宏”這個(gè)概念,必須掌握以下幾點(diǎn):

1.“宏”像Word其它操作一樣,也是一條可執(zhí)行的命令,不過這條命令可以執(zhí)行多條單個(gè)的命令,是命令的批處理。

2.每一個(gè)“宏”都對(duì)應(yīng)一段代碼,這段代碼可以由用戶直接用鼠標(biāo)點(diǎn)擊或鍵盤操作生成(代碼是由Word自動(dòng)生成的);也可以在Word內(nèi)建的Visual Basic編輯器中直接書寫代碼生成。

3.“宏”通過宏名來(lái)區(qū)分,一個(gè)文檔或文檔模板中,可能有一個(gè)或多個(gè)“宏”,通過點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕或按下鍵盤快捷鍵來(lái)執(zhí)行。如不執(zhí)行,即使文檔有“宏”,它也“躲”在暗處一動(dòng)不動(dòng)。

4.“宏”可生成,當(dāng)然也可以刪除。

5.“宏”是可重復(fù)執(zhí)行的代碼,可一次創(chuàng)建,多次使用。

二、牛刀小試——做一個(gè)簡(jiǎn)單的宏

辦公室文員經(jīng)常會(huì)碰到各種各樣的“通知”,對(duì)“通知”兩字的排版多采用固定的格式,下面就“通知”兩字的格式編排做一個(gè)宏,并將其保存在Word通用模板中,若以后碰到“通知”,就不必編排,直接執(zhí)行該宏就可以了。具體步驟如下:

1.啟動(dòng)Word 2000,點(diǎn)“工具”—“宏”—“錄制新宏”。

2.輸入宏名(如tongzhi),宏名不能是漢字,只能是26個(gè)英文字母以及0~9數(shù)字,不區(qū)分大小寫。

3.選擇將宏保存在何處,即該宏是只對(duì)該文檔有用,還是對(duì)所有文檔都有用。

4.選擇將宏指定到鍵盤還是工具欄某個(gè)按鈕,即將來(lái)如何來(lái)啟動(dòng)、使用該宏。若是選擇指定到鍵盤,接下來(lái),就要按下啟動(dòng)該宏的鍵(多數(shù)采用組合鍵),并按下“指定”按鈕以確認(rèn),最后點(diǎn)擊“關(guān)閉”。若是選擇指定到工具欄,則在接下來(lái)的對(duì)話框中,將代表該宏的按鈕拖至將要擺放的位置點(diǎn)擊“關(guān)閉”。屏幕上出現(xiàn)開始錄制宏的小窗口,并有兩個(gè)按鈕,一個(gè)是停止錄宏的(結(jié)束宏錄制操作),一個(gè)是暫停錄制的(用以暫停錄制,去做其它事情,可繼續(xù))。

5.對(duì)宏進(jìn)行編排。點(diǎn)擊“停止錄宏”按鈕,程序?qū)⒆詣?dòng)記錄操作,并將其保存。這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的宏就錄制成功了。

6.測(cè)試宏是否有效。輸入幾個(gè)字,而后選中它們,按下剛才設(shè)置的快捷鍵(或按鈕),可以看到選中的那幾個(gè)字的格式改變了,不信還可以多試幾次。

三、一展身手——宏的應(yīng)用

了解了宏的基本概念,知道了一個(gè)宏的制作過程,也知道宏代碼是怎么回事,下面就可以將宏應(yīng)用到實(shí)際工作中。但宏是博大精深的,差不多所有Word操作都可以記錄到宏里,讓其自動(dòng)執(zhí)行。了解Word龐大的操作對(duì)象,需要在實(shí)際工作中不斷使用、積累才可以得心應(yīng)手。而且,宏對(duì)應(yīng)的是Visual Basic代碼,想要非常熟悉地應(yīng)用宏,讓W(xué)ord插上騰飛的翅膀,熟悉一些VB的基礎(chǔ)知識(shí)也是很有必要的。下面用幾個(gè)例子,進(jìn)一步說明宏的應(yīng)用。

1.唾手可得的工具條——用宏改變Word界面

Word工具欄是動(dòng)態(tài)的,可以隨意增減。對(duì)屏幕視圖的修改可以錄制入宏,以方便用戶迅速改變視圖方式。屏幕面積是有限的,若是將所有的工具都顯示出來(lái),那么用以編輯的區(qū)域就很小。因此,當(dāng)需要較大的編輯區(qū)域時(shí),可以將這些暫時(shí)不用的工具條關(guān)閉。

有些操作,通常用得不是很多,當(dāng)需要時(shí)再去找它卻是很麻煩(如“公式編輯器”的使用),可以在Word工具欄添加一個(gè)按鈕,當(dāng)需要時(shí),直接點(diǎn)擊按鈕就可以打開“公式編輯器”進(jìn)行公式編輯。

例如,收起常用的工具條(常用、格式、繪圖等),需要時(shí)再全部打開。用Ctrl+Shift+O來(lái)打開工具條。而用Ctrl+Shift+E來(lái)關(guān)閉這些工具條,以下是具體的操作步驟:

(1)點(diǎn)“視圖”—“工具欄”,如果屏幕上“常用”“格式”、“繪圖”等工具欄已經(jīng)看到,則先將這些工具欄關(guān)閉。

(2)錄制兩個(gè)宏,一個(gè)名為OpenTools,用Ctrl+Shift+O作快捷鍵,將宏保存在所有文檔。開始錄制,將剛才關(guān)閉的幾個(gè)工具條再?gòu)摹耙晥D”中打開,停止錄制。另一個(gè)宏名為CloseTools,用Ctrl+Shift+E作快捷鍵,依上方法,將工具欄關(guān)閉。

2.世界是懶人創(chuàng)造的——簡(jiǎn)化辦公方案

(1)將“頁(yè)面設(shè)置”錄制成宏。根據(jù)家庭或單位的打印機(jī)的不同,以及所用的打印紙的不同,對(duì)文檔的輸出要求的不同等,每次編輯完一篇文檔后,都需要對(duì)頁(yè)面格式進(jìn)行設(shè)置,為達(dá)到最佳效果,不得不反復(fù)調(diào)整。若將最佳的設(shè)置錄制入宏,并將其像“常用”工具那樣生成一個(gè)按鈕,放置在工具條上。這樣,下一次使用就方便多了。

(2)對(duì)于固定格式的信件、公函等,先將其分解成幾個(gè)部分,而后對(duì)每一部分進(jìn)行編排,并錄制成宏。如前所說的“通知”,可將其分為三部分:標(biāo)題、正文、落款,并將其格式分別錄制成宏。這樣,以后若遇到通知,盡可以只錄入內(nèi)容。校對(duì)后,執(zhí)行這三個(gè)宏就可以了。

3.看不見的教師——自動(dòng)評(píng)分

作為一名計(jì)算機(jī)教師,經(jīng)常要判斷(批改)學(xué)生所做的Word操作題是否正確,對(duì)于幾十甚至上百的學(xué)生排版作業(yè),若要一一批改,就相當(dāng)耗時(shí)。如果用宏,就可以把對(duì)學(xué)生操作的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn),預(yù)先錄制入宏。隨著文檔一起下發(fā)給學(xué)生,待學(xué)生做好后,直接執(zhí)行宏——這個(gè)看不見的教師可以將學(xué)生成績(jī)瞬間搞定。

這是用代碼去編寫宏,而不像上面用鼠標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)就能解決問題的。下面是對(duì)文檔格式(字體、段落)編排評(píng)判的主要程序。

操作要求:對(duì)當(dāng)前文檔第二段進(jìn)行編排。

字體:楷體;字號(hào):小三;字色:紅色;粗體;下劃雙線;字間距為4磅;(6小題,共4分)段前12磅,段后3磅;行距為固定值:20磅;首行縮進(jìn)0.75厘米;左右各縮進(jìn)1.8厘米;段落居中(8小題,共6分)。

Sub pg()

Dim vala, valb As Single'累計(jì)字體得分值vala,累計(jì)段落分值valb

Dim strmsg As String'顯示學(xué)生做錯(cuò)位置

Static a, b As Integer

a=0'初始化變量

b=0

strmsg=""

strmsg="出錯(cuò)位置:"+vbCrLf

'選中當(dāng)前活動(dòng)文檔的第2段文字

ActiveDocument.Paragraphs(2).Range.Select

'字體格式批改

With Selection.Font

'如果字體名是楷體,累計(jì)分值,否則標(biāo)記字體出錯(cuò)

If.Name="楷體_GB2312" Then

a=a+1

Else

strmsg=strmsg+"字體"

End If

'如果字號(hào)是15,累計(jì)分值,否則標(biāo)記字號(hào)出錯(cuò)

If.Size=15Then

a=a+1

Else

strmsg=strmsg+"字號(hào)"

End If

……

End With

'算出字體格式設(shè)置的得分。Int()用以取整,a是做對(duì)的小題量,6是總題量,4為字體格式設(shè)置的總分值,用乘以100,再除以100,使得最終取值保留兩位小數(shù)。

vala=Int(a/6*4*100)/100

'段落格式批改

With Selection.ParagraphFormat

'如果段后間距為3,累計(jì)分值,否則標(biāo)記段后出錯(cuò)

If.SpaceAfter=3Then

b=b+1

Else

strmsg=strmsg+"段后"

End If

……

End With

'算出字體格式設(shè)置的得分。Int()用以取整,b是做對(duì)的小題量,8是總題量,6為段落格式設(shè)置的總分值,用乘以100,再除以100,使得最終取值保留兩位小數(shù)。

valb=Int(b/8*6*100)/100

'以下通過Msgbox將成績(jī)輸出

Dim strtemp As String

strtemp="本題應(yīng)得分:"

strtemp=strtemp+Str(10)+vbCrLf

strtemp=strtemp+"本題實(shí)際得分:"

strtemp=strtemp+Str(vala+valb)+vbCrLf

'如果沒有錯(cuò)誤,則不顯示出錯(cuò)信息;否則將strmsg加入strtemp中,以顯示出錯(cuò)位置

If Len(strmsg) > 10 Then

strtemp=strtemp+strmsg

End If

MsgBox strtemp, vbOKOnly,"分值顯示:"

End Sub

執(zhí)行以上宏后,出現(xiàn)如右上圖所示的對(duì)話框,學(xué)生成績(jī)、出錯(cuò)位置一目了然。最后,對(duì)自動(dòng)評(píng)分作以下兩點(diǎn)補(bǔ)充說明:

(1)預(yù)先將Word文檔的操作要求,按一定的格式錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。評(píng)分時(shí)再由數(shù)據(jù)庫(kù)讀出操作要求,進(jìn)行自動(dòng)評(píng)分。這樣,利于代碼的反復(fù)使用,當(dāng)操作要求發(fā)生變化時(shí),只要修改數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容就行了,而不必去考慮修改自動(dòng)評(píng)分的代碼。

(2)自動(dòng)評(píng)分代碼與操作要求相互聯(lián)系,又自成體系,加上錯(cuò)誤處理等代碼,就可以設(shè)計(jì)出Word無(wú)紙化考試程序。只是代碼相對(duì)復(fù)雜一些,有一定的VB基礎(chǔ)的讀者不妨一試。[e]

(江蘇省溧陽(yáng)市職業(yè)教育中心 213300)