企業(yè)檔案管理實踐的創(chuàng)新

王璐娜　朱瑞晶

摘 要：在企業(yè)大力實施信息化建設(shè)的背景下，文件與檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。為此，從工作平臺、流程、管理、制度和服務(wù)等五個方面，探討了檔案工作者如何適應(yīng)信息時代新的節(jié)拍，在管理實踐活動中，探索新的管理領(lǐng)域和方法，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新文件與檔案管理之路。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；文件；檔案；管理；創(chuàng)新

1 工作平臺創(chuàng)新

信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計算機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與應(yīng)用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。

2 流程創(chuàng)新

2.1 文檔一體化流程概述

在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成”的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺”。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機構(gòu)運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時也反映出該機構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實現(xiàn)以下目標(biāo)：減少流程的中間環(huán)節(jié)；建立并行、平行工作流程；建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；建立循環(huán)工作流程；建立交叉、條件等工作流程。

2.2 文檔一體化流程的創(chuàng)新點

信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計、運行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下內(nèi)容體現(xiàn)創(chuàng)新點。

2.2.1 文件管理階段

面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項的工作流程及操作平臺。形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項目或任務(wù)時產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機制。通過對文件督辦、催辦的監(jiān)控，對文件的辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個節(jié)點。形成文件歸檔機制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

2.2.2 檔案管理階段

建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現(xiàn)的重點是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準(zhǔn)確的要求。

建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3 管理創(chuàng)新

信息化時代，計算機設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

3.1 信息管理

通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

在信息時代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的文件信息實施統(tǒng)一管理。例如：在機構(gòu)發(fā)文流程中，預(yù)先設(shè)置相對固定的發(fā)文格式，但隨著機構(gòu)管理的變化，文件格式也要不斷調(diào)整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有動態(tài)變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過程管理，是針對發(fā)文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。

3.2 服務(wù)創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計時，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。

結(jié)束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。

參考文獻(xiàn)

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