淺談會計電算化下的會計控制

劉妍伶　任麗娟

摘要：隨著世界工業(yè)化革命的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，會計電算化已經(jīng)為廣大的現(xiàn)代企業(yè)所普遍采用。本文探討了會計電算化體系的建立和控制方法，以求使現(xiàn)代化管理手段更高效地為企業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計控制

引言

20世紀(jì)中葉，隨著社會生產(chǎn)集約化程度的不斷提高，世界工業(yè)革命的飛速發(fā)展，引發(fā)了全球性的信息革命，信息時代的到來為企業(yè)進(jìn)一步解放生產(chǎn)力，提高勞動生產(chǎn)率帶來了極大的便利。由此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)會計信息管理領(lǐng)域更是以嶄新的電腦帳務(wù)系統(tǒng)取代了舊式的手工“日清月結(jié)”，便捷的企業(yè)管理電算化漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)所普遍采用。

會計電算化不僅為實(shí)施會計控制提供了眾多機(jī)遇，同時也對會計控制提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。一方面，是電算化會計的實(shí)施給會計控制帶來了新的難題。實(shí)施電算化會計以后，為一些人利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊提供了條件。由于利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難，加強(qiáng)電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更為重要的，是要在電算化會計程序中增加會計控制功能，并按此思路來進(jìn)行設(shè)計和開發(fā)，從而使會計反映和控制兩大職能平衡發(fā)展。多年來，由于會計以反映為主，電算化會計的控制功能實(shí)際上處于“先天不足、后天失調(diào)”的境地。為此，需要大力開發(fā)會計控制的功能，擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫，建立以多種數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型為主的方法庫和數(shù)據(jù)庫。在進(jìn)行會計控制功能的開發(fā)時，會計人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)，對市場和國家政策了如指掌，清楚控制點(diǎn)，系統(tǒng)掌握以數(shù)學(xué)為主的管理會計方法。此外，還要與系統(tǒng)開發(fā)人員密切配合，集中精力研究控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認(rèn)為，就企業(yè)會計而言，會計控制具有兩方面的內(nèi)容，一方面是對會計信息質(zhì)量和會計工作本身的控制；另一方面是對企業(yè)生產(chǎn)過程的控制。

1 信息質(zhì)量控制

在電算化會計中，由于工具、載體、賬務(wù)處理、會計組織等發(fā)生了根本的變化，會計控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C(jī)共同控制，使會計控制更為復(fù)雜，要求更加嚴(yán)密。在實(shí)施這一控制時，所設(shè)計的控制方法、措施和程序，應(yīng)具有防護(hù)性功能和自動補(bǔ)償性功能。即會計信息在輸入、處理、輸出過程中，均有相應(yīng)的事先控制予以檢查。同時，一旦發(fā)現(xiàn)某一處理環(huán)節(jié)有誤，就應(yīng)有相應(yīng)的補(bǔ)救措施予以糾正。為此，應(yīng)制訂標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式，建立科目參照文件，設(shè)立科目代碼校驗(yàn)位，有條件的可進(jìn)行二次輸入；每一位參與電算化會計的人員都應(yīng)實(shí)施授權(quán)控制，通過設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應(yīng)無法進(jìn)行下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機(jī)程序自動進(jìn)行的，主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機(jī)程序操作。

由此可見，電算化會計控制的關(guān)鍵，一是研究會計控制的要求，即確定會計信息系統(tǒng)的控制點(diǎn)；二是確定計算機(jī)硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應(yīng)用程序是否能達(dá)到會計控制的要求。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)越發(fā)展，會計控制自動化的程度就會越高?？梢韵胂?，當(dāng)全社會都用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來以后，就可將規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證掃描進(jìn)入計算機(jī)進(jìn)行自動識別，甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸，以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強(qiáng)。

2 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程控制

現(xiàn)代企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務(wù)處理過程相互聯(lián)系、相互作用的集合體，是一個具有特定功能和目標(biāo)的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調(diào)、保證企業(yè)經(jīng)營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要采用一系列會計方法，通過計劃、預(yù)算、內(nèi)部控制、分析、稽核、報告等手段，利用會計信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進(jìn)行控制。會計電算化為企業(yè)利用會計信息進(jìn)行管理創(chuàng)造了條件，這種會計控制通常有以下特征：①充分利用電算化會計信息。借助計算機(jī)對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行重新分類和整理。通過系統(tǒng)接口或集成方式做到數(shù)據(jù)共享，一次輸入，多次使用。②需要進(jìn)行電算化會計信息系統(tǒng)的再開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算，把以運(yùn)籌為主的數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型開發(fā)成方法庫和模型庫，并同會計信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，利用計算機(jī)先進(jìn)快速的處理和計算優(yōu)勢實(shí)施會計控制。③會計人員可以專注地進(jìn)行會計分析、制定控制標(biāo)準(zhǔn)和參與政策。④計算機(jī)自動報警和實(shí)時控制。即將控制標(biāo)準(zhǔn)事先輸入會計系統(tǒng)作為“控制線”，執(zhí)行中一旦出現(xiàn)差異就激活計算機(jī)自動報警，以及時調(diào)節(jié)或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制，包括效益控制、資產(chǎn)控制和風(fēng)險控制等。

2.1 效益控制

效益控制的目標(biāo)是以最小的資金占用和耗費(fèi)，最優(yōu)的資金投入組合，獲得最大的產(chǎn)出效益，簡單的說就是使成本最小化而利潤最大化。包括制定計劃、編制預(yù)算等事前控制和跟蹤計劃實(shí)施，進(jìn)行成本、費(fèi)用指標(biāo)分解，采用限額開支和責(zé)任會計等事中控制。利用計算機(jī)的輔助核算，生成適合管理和控制要求的企業(yè)內(nèi)部效益控制報告，如成本費(fèi)用報告、合同執(zhí)行報告、責(zé)任中心報告等。會計人員應(yīng)集中精力利用計算機(jī)的計算和處理結(jié)果進(jìn)行會計分析，并應(yīng)對影響企業(yè)效益的主要因素進(jìn)行分析、研究。

2.2 資產(chǎn)控制

資產(chǎn)控制的目標(biāo)是保持資產(chǎn)實(shí)物的安全、完整并使其保值、增值，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。這種控制可以分為實(shí)物控制和價值控制兩類。對資產(chǎn)實(shí)物的控制，主要包括不相容職務(wù)分離控制和授權(quán)審批控制，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)管理，對資產(chǎn)的購買、保管、領(lǐng)用、處置應(yīng)有完整記錄并定期清查和核對，還應(yīng)經(jīng)常對內(nèi)部控制程序和控制執(zhí)行情況實(shí)施審計控制。資產(chǎn)的價值控制，主要包括按資產(chǎn)保值、增值的要求實(shí)施財產(chǎn)保全控制，根據(jù)需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產(chǎn)折舊，及時進(jìn)行固定資產(chǎn)大修理等，保證企業(yè)再生產(chǎn)順利進(jìn)行。

2.3 風(fēng)險控制

現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中，隨時面臨著風(fēng)險的困擾。風(fēng)險控制的目標(biāo)是，在實(shí)現(xiàn)經(jīng)營獲利目標(biāo)的前提下，使企業(yè)風(fēng)險達(dá)到最小。企業(yè)風(fēng)險分經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險，具體又可分為決策失誤風(fēng)險、市場變化風(fēng)險、投資風(fēng)險、籌資風(fēng)險等。這些風(fēng)險會使企業(yè)偏離其經(jīng)營目標(biāo)。運(yùn)用恰當(dāng)?shù)臅嬁刂瓶蓽p低或消除這些風(fēng)險。在具備及時、準(zhǔn)確、充分的管理會計信息和報告的基礎(chǔ)上，利用含納市場、產(chǎn)品、客戶、競爭和環(huán)境因素等多重變量的各種科學(xué)的決策模型，通過計算機(jī)反復(fù)進(jìn)行模擬實(shí)驗(yàn)以控制決策失誤風(fēng)險。對于影響收入實(shí)現(xiàn)，或者造成成本、費(fèi)用超支等市場變化風(fēng)險，通過敏感的會計信息及時進(jìn)行調(diào)節(jié)控制， 可在很大程度上減少此類風(fēng)險給企業(yè)造成的損失。通過對投資項目事前進(jìn)行評價、事中密切跟蹤以及對投資效果的適時分析和調(diào)節(jié)，運(yùn)用投資評價模型和投資管理模塊?？捎行У乜刂仆顿Y風(fēng)險?；I資風(fēng)險一方面包括籌資成本對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響，另一方面也是更重要的方面，是指由于企業(yè)融資而引起的財務(wù)狀況惡化直至破產(chǎn)的風(fēng)險。對于財務(wù)風(fēng)險的控制，主要是通過對會計系統(tǒng)的實(shí)時控制和分析，控制和調(diào)節(jié)負(fù)債資本結(jié)構(gòu)，適當(dāng)減低企業(yè)還本付息壓力，避免支付危機(jī)，以維持企業(yè)正常的能持續(xù)經(jīng)營的財務(wù)狀況。

由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程復(fù)雜，管理層次多樣，會計控制也無法絕對保證企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行、管理及會計信息處理不出一點(diǎn)差錯。會計控制系統(tǒng)存在著人為的、非價值因素的影響，無法實(shí)現(xiàn)全過程的“絕對自動化”。而且，由于計算機(jī)會計系統(tǒng)的采用增加了計算機(jī)舞弊這一不安全因素，大大增加了企業(yè)會計控制的成本。對于會計控制系統(tǒng)優(yōu)劣的判斷，不能認(rèn)為其可靠性越高越好，而要遵循成本效益原則，使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。

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作者簡介：劉妍伶（1974-11）：黑龍江省齊齊哈爾人，工作單位：齊翔建工集團(tuán)有限公司，哈爾濱工程大學(xué)碩士研究生。

任麗娟（1971-9）：黑龍江省齊齊哈爾人，工作單位：齊翔建工集團(tuán)有限公司，黑龍江省委黨校本科。