規(guī)劃設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)及網(wǎng)絡(luò)化管理

姚婷婷　于雪菲

摘要：工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)是由設(shè)計(jì)單位的性質(zhì)和設(shè)計(jì)活動(dòng)的規(guī)律所決定的。認(rèn)識(shí)并掌握設(shè)計(jì)檔案的這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量，以便最大限度地發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案的作用。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)單位 檔案 管理

0 引言

工程設(shè)計(jì)檔案是一項(xiàng)工程從規(guī)劃報(bào)建至竣工驗(yàn)收全過(guò)程中產(chǎn)生的資料、文件、圖紙等。由于建設(shè)工程施工周期長(zhǎng)，專業(yè)多、工種復(fù)雜，產(chǎn)生的文件材料種類多、數(shù)量大，這給設(shè)計(jì)工程文件的收集、整理、保管、利用帶來(lái)了一定的困難和很大工作量。

根據(jù)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位工作實(shí)踐，弄清設(shè)計(jì)文件形成的特點(diǎn)，找出其規(guī)律性，制定管理工作的對(duì)策，才有利于實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1 規(guī)劃設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

建筑工程設(shè)計(jì)檔案是按照基本建設(shè)程序逐漸形成的，有著綜合性、成套性、專業(yè)性、階段性、周期長(zhǎng)、數(shù)量多、

整編量大等特點(diǎn)。

綜合性：指一個(gè)工程設(shè)計(jì)形成的材料和載體的多樣，設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容主要是設(shè)計(jì)過(guò)程中的文字、圖表、電子數(shù)據(jù)等文件材料和底圖、藍(lán)圖、白圖等圖紙，檔案材料除紙質(zhì)外還有大量的數(shù)據(jù)交盤等電子文件，這些都是設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的，施工的重要依據(jù)，應(yīng)加以長(zhǎng)期保存，做為其它設(shè)計(jì)和施工工作的重要參考。

成套性：工程設(shè)計(jì)從提出項(xiàng)目建議書開(kāi)始，經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)招標(biāo)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、修改設(shè)計(jì)、直到竣工圖設(shè)計(jì)，是一個(gè)完整的工程設(shè)計(jì)工作過(guò)程，這個(gè)過(guò)程產(chǎn)生的全部檔案都是與工程設(shè)計(jì)密不可分的，保持工程設(shè)計(jì)檔案的成套性是工程設(shè)計(jì)檔案的要求。

專業(yè)性：在工程設(shè)計(jì)過(guò)程中，每階段形成的設(shè)計(jì)文件是與各專業(yè)直接相關(guān)的，是專業(yè)活動(dòng)的，文件材料具有本專業(yè)特點(diǎn)又相互緊密相聯(lián)。如建筑設(shè)計(jì)、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)是設(shè)計(jì)的主體，而其它設(shè)備專業(yè)的設(shè)計(jì)是圍繞著這兩個(gè)設(shè)計(jì)基本條件展開(kāi)的，所以它們之間各自獨(dú)立，又密切相關(guān)。

階段性：根據(jù)不同的設(shè)計(jì)階段所形成的設(shè)計(jì)檔案，可分為設(shè)計(jì)依據(jù)和設(shè)計(jì)成果。在設(shè)計(jì)前期的任務(wù)批文、計(jì)劃任務(wù)書、合同、設(shè)計(jì)條件及要求、地勘報(bào)告等文件，這些都是設(shè)計(jì)依據(jù)。設(shè)計(jì)中形成的方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)計(jì)算書、工程概預(yù)算書、施工圖設(shè)計(jì)、圖紙審查及設(shè)計(jì)質(zhì)量記錄等是設(shè)計(jì)成果。設(shè)計(jì)前期形成的檔案是決定設(shè)計(jì)能否進(jìn)行的依據(jù)性文件，后者形成的設(shè)計(jì)成果，是設(shè)計(jì)單位的巨大財(cái)富。

周期長(zhǎng)：工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目受工程性質(zhì)、重要性、工程規(guī)模大小、建筑技術(shù)復(fù)雜程序、經(jīng)濟(jì)狀況、政策導(dǎo)向等因素的影響，其周期長(zhǎng)短不同，工期短的很少，而長(zhǎng)的要幾年，而且工程施工中的修改設(shè)計(jì)、會(huì)審記錄、工程洽商、設(shè)計(jì)變更等也是工程施工中常見(jiàn)的現(xiàn)象。如齊齊哈爾市副食品中市場(chǎng)設(shè)計(jì)，1.4萬(wàn)平方米，歷時(shí)一年半，經(jīng)歷了四版施工圖設(shè)計(jì)，小的修改更是不計(jì)其數(shù)，在這種情況下，設(shè)計(jì)檔案的收集、整編管理就顯得很重要。

數(shù)量多：這是指產(chǎn)生的工程文件材料數(shù)量多。一般設(shè)計(jì)前期準(zhǔn)備的時(shí)間較長(zhǎng)，但文件的數(shù)量少些，而設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生的材料多，主要是施工圖，此階段的時(shí)間不太長(zhǎng)，但很集中，工作量也大。一般工程形成的圖紙有近百?gòu)?，大型工程?xiàng)目形成的圖紙有的多達(dá)幾百?gòu)垼琮R齊哈爾市副食品中市場(chǎng)設(shè)計(jì)，應(yīng)該根據(jù)不同的設(shè)計(jì)階段，有計(jì)劃的及時(shí)收集、整編設(shè)計(jì)檔案。

整編量大：一個(gè)建設(shè)工程，有的會(huì)有先后不同的設(shè)計(jì)人員接手，有的為了越工期有外協(xié)的臨時(shí)工作人員參加，這時(shí)往往設(shè)計(jì)檔案的收集整編就不正規(guī)、及時(shí)，管理混亂，常常發(fā)生文件丟失，此時(shí)，就需要檔案管理人員切實(shí)負(fù)起責(zé)任來(lái)，應(yīng)該把檔案歸檔的任務(wù)擔(dān)負(fù)起來(lái)，保證設(shè)計(jì)成果的完整。

從幾個(gè)方面以上可以看到，工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)是由設(shè)計(jì)單位的性質(zhì)和設(shè)計(jì)活動(dòng)的規(guī)律所決定的。認(rèn)識(shí)并掌握設(shè)

計(jì)檔案的這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量，以便最大限度地發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案的作用。

2 建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

工程設(shè)計(jì)檔案是應(yīng)長(zhǎng)期保存的檔案，年度跨度大，規(guī)格不一，種類多，數(shù)量大。隨著單位業(yè)務(wù)的進(jìn)展，設(shè)計(jì)檔案越來(lái)越多，管理與利用都在為一種困難。因此，管理工作必須采用先進(jìn)的技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化的管理。由于計(jì)算機(jī)的發(fā)展和電子文件檔案的日益成熟就把這種目標(biāo)變成了可能。所以，要提高自身的現(xiàn)代化意識(shí)，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)方法，以擔(dān)負(fù)起不斷變化的工程設(shè)計(jì)檔案的管理工作。

2.1 工程設(shè)計(jì)檔案信息化的必備條件 首先應(yīng)有符合計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行要求的工作場(chǎng)地，滿足工程設(shè)計(jì)檔案管理要求的計(jì)算機(jī)及輔助設(shè)備（數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼錄像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、投影儀等）。還必須要有符合工程設(shè)計(jì)檔案信息化管理的軟件，符合國(guó)家有關(guān)安全保密法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、圖像管理、視頻管理、整理編目、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，覆蓋工程設(shè)計(jì)檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)。還要充分考慮其實(shí)用性，盡量做到操作簡(jiǎn)單，使用方便；設(shè)置檔案管理可擴(kuò)展性，電子化、遠(yuǎn)程化、協(xié)同化、圖文一體化的趨勢(shì)，為電子檔案一體化管理，遠(yuǎn)程管理，數(shù)據(jù)刻盤遷移管理等其他功能或預(yù)留空間。

2.2 工程設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 通過(guò)文字信息著錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數(shù)字化、電子文件轉(zhuǎn)換與裝載等多種手段,做好工程設(shè)計(jì)檔案信息基本數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)工作, 構(gòu)建工程設(shè)計(jì)檔案目錄庫(kù)、工程設(shè)計(jì)檔案基本信息庫(kù)、工程設(shè)計(jì)檔案原件庫(kù)、工程設(shè)計(jì)檔案多媒體庫(kù)等各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)挖掘整合，形成各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，提高工程設(shè)計(jì)檔案信息有效利用率。專題庫(kù)建設(shè)既要圍繞本單位主要職能活動(dòng)，又要有豐富的檔案資料。不僅要保持工程設(shè)計(jì)檔案信息的真實(shí)性、完整性與有效性，還要提高其權(quán)威性。

數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種不同類型的工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應(yīng)盡量采用通用文件格式。文字型數(shù)據(jù)推薦采用PDF、TXT格式；掃描圖像數(shù)據(jù)推薦采用JPEG、TIFF格式；視頻數(shù)據(jù)推薦采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)推薦采用MP3、WAV等格式。

2.3 工程設(shè)計(jì)檔案信息查詢利用 利用是檔案管理工作的目的所在，價(jià)值所在。專題數(shù)字檔案庫(kù)建成后，利用是關(guān)鍵。我們提供了二種路徑的利用。一是數(shù)字檔案室客戶端，匯集了綜合檔案室的所有數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字檔案，由檔案員專用。二是數(shù)字檔案室網(wǎng)站。借助數(shù)字檔案館平臺(tái)，建立數(shù)字檔案室，授權(quán)本單位各部門人員，可以隨時(shí)隨地訪問(wèn)這些專題數(shù)字檔案庫(kù)。

2.4 工程設(shè)計(jì)檔案信息的主動(dòng)性和延續(xù)性管理 信息時(shí)代產(chǎn)生的工程設(shè)計(jì)檔案的管理必須采取主動(dòng)性管理，以加速工程設(shè)計(jì)檔案信息化進(jìn)程。

①提前介入工程設(shè)計(jì)電子文件的管理，盡快制定出各個(gè)層面的工程設(shè)計(jì)電子文件歸檔。要在第一時(shí)間對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過(guò)程的管理與監(jiān)控，保證工程設(shè)計(jì)電子檔案的完整性。②做好工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的地下管線檔案信息等的分析與整合，使之得到更有效的應(yīng)用。隱含地下看不見(jiàn)的比顯露地面的工程設(shè)計(jì)檔案信息化工作更為重要更為有效，必須引起重視。③做好施工圖、竣工圖等電子檔案信息的收集，實(shí)現(xiàn)圖紙檔案信息化管理，使之得到更有效的應(yīng)用。④做好后續(xù)檔案的合并歸檔工作。工程設(shè)計(jì)檔案竣工后還會(huì)有后續(xù)相關(guān)檔案產(chǎn)生，譬如有的項(xiàng)目擴(kuò)建改建了，都會(huì)有相應(yīng)的檔案產(chǎn)生。我們要根據(jù)工程設(shè)計(jì)檔案特性進(jìn)行分類管理，注意他們之間的延續(xù)性，歸檔時(shí)要注明相關(guān)檔案的參見(jiàn)號(hào)。

面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，工程設(shè)計(jì)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。