淺談會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

張　霞

摘要：會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢。文章主要分析會計電算化對會計業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響，并提出了在會計電算化下如何加強(qiáng)和完善會計內(nèi)部控制制度問題，以確保單位實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：會計工作會計電算化內(nèi)部控制制度

中圖分類號：F234文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914(2009)03-141-02

會計電算化是把以計算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中的簡稱。發(fā)展會計電算化，有利于促進(jìn)會計工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和工作效率。更好地發(fā)揮會計的職能作用。但同時也對原有的會計業(yè)務(wù)內(nèi)控制度造成了極大的沖擊，帶來了許多新問題。因此，建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度就顯得尤為重要。

一、會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響

1對數(shù)據(jù)存儲形式的影響。在手工會計核算下，會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì)，這種方式有較好的直觀性，各不相同的筆跡也可作為控制的手段。但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)直接存儲在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。電磁介質(zhì)易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。

2對職責(zé)分工和權(quán)限劃分的影響。由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續(xù)都由計算機(jī)自動處理統(tǒng)一執(zhí)行，會計基本數(shù)據(jù)的來源和處理方式、會計管理操作形式等都發(fā)生了很大的變化；與此相適應(yīng)，會計工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化，使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失，信息裁體的改變度其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效，如不度時調(diào)整將形成內(nèi)部控制隱患。

3對內(nèi)部稽棱機(jī)制的影響。手工會計信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，會計人員之間的聯(lián)系是直接，因而形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度。實行電算化后，各種手續(xù)都由計算機(jī)自動處理統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，會計人員無法直接參與和控制，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，其審查、稽棱機(jī)制被削弱。

4對會計電算化系統(tǒng)依賴產(chǎn)生的影響。會計電算化的內(nèi)部控制將有賴于電算化程序的質(zhì)量。如電算化程序本身的漏洞，就會降低系統(tǒng)的安全性。而會計人員對計算機(jī)專業(yè)知識所知不多，難以及時發(fā)現(xiàn)這些漏洞。同時電算化系統(tǒng)下的權(quán)限分工主要依靠口令授權(quán)，每個會計人員都有與自己權(quán)限相對應(yīng)的口令，而有的會計人員安全意識淡薄，操作口令管理不嚴(yán)，容易泄密或被人竊取，帶來巨大隱患。

二、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的必要性

1防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。為了及時、準(zhǔn)確地提供經(jīng)營管理所需要的會計信息，不少企業(yè)相繼建立了電算化會計信息系統(tǒng)，一是直接外購商品化通用會計軟件；是自己開發(fā)或委托開發(fā)會計軟件。絕大多數(shù)企業(yè)都是直接購買商品化通用會計軟件，選用這種方式，投入少、見效快，使用維護(hù)容易到位，不過也有其致命弱點(diǎn)。更為可怕的是，無論是自己開發(fā)或委托開發(fā)會計軟件。還是購買通用商品化會計軟件，大多數(shù)工商企業(yè)在對會計信息系統(tǒng)電算化的好處予以認(rèn)可的同時。往往忽視了電算化會計信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面所存在的巨大風(fēng)險。

2來自經(jīng)濟(jì)全球化的挑戰(zhàn)。隨著我國會計核算制度的進(jìn)一步國際化，國外會計軟件對我國會計制度的適應(yīng)性明顯增強(qiáng)。無形中削弱了國產(chǎn)軟件遵循現(xiàn)有會計制度、符合財務(wù)會計人員操作習(xí)慣的優(yōu)勢。另外，隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化，跨國經(jīng)營的和對外貿(mào)易的發(fā)展將更加需要有關(guān)外幣業(yè)務(wù)會計和外幣報表折算的功能。我國需要進(jìn)一步完善現(xiàn)存的會計體系，修訂和補(bǔ)充具體會計準(zhǔn)則。會計制度和會計準(zhǔn)則的變化，將對會計電算化以及其內(nèi)部控制提出新的要求。

3適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展趨勢?；ヂ?lián)網(wǎng)在財務(wù)會計中的運(yùn)用，使得財務(wù)數(shù)據(jù)的收集、加工、處理都可以適時進(jìn)行。甚至報表閱讀者可以根據(jù)自身的需要，以財務(wù)會計的原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，進(jìn)行再加工，獲得更深入的信息。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網(wǎng)絡(luò)下的會計電算化系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部，也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部。而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。所以，加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制就顯得十分重要。

4強(qiáng)化審計工作的需要。國際上近代的審計都是以系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，即審計師要對會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行審查和評價，以作為制定審計方案和決定抽查范圍的依據(jù)。由于會計系統(tǒng)實現(xiàn)了電算化，手工會計系統(tǒng)原有的內(nèi)容控制已不能適應(yīng)電子數(shù)據(jù)處理的新特點(diǎn)。在會計電算化條件下，審計人員必然研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，掌握其審查方法。對于程序控制，審計員要利用計算機(jī)輔助審計技術(shù)進(jìn)行審計。對于會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點(diǎn)，審計人員要能評估其影響，并向被審單位提出改進(jìn)的建議。

三、加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要措施

1加強(qiáng)對機(jī)構(gòu)和人員職能的管理與控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工。加強(qiáng)組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。會計核算軟件投入正式使用后，原有會計機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責(zé)任制度。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。

2加強(qiáng)內(nèi)部審計。內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中。由于是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài)。因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：(1)對會計資料定期進(jìn)行審計。(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性。(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。(4)對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

3建立計算機(jī)硬件和軟件管理制度。對于擁有計算機(jī)的單位，無論是用于會計棱算，還是用做其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。通常，硬件和軟件管理制度包括以下一些內(nèi)容：(1)保證機(jī)房設(shè)備安全的措施。(2)保證計算機(jī)正常運(yùn)行措施。(3)會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施。建立數(shù)據(jù)的備份制度，良好的備份制度是保證會計信息安全性的有效保障。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，可隨時用備份恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。(4)修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。

4計算機(jī)病毒防范與控制。計算機(jī)病毒對計算機(jī)系統(tǒng)的安全造成極大的危害，會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞，將造成極大的損失。有些會計人員認(rèn)為安裝了殺毒軟件就萬事大吉，其實病毒的變形和更新是非?？斓?，即使安裝了殺毒軟件。也絕非就高枕無憂了。防范病毒最為有效的措施是嚴(yán)禁會計電算化局域網(wǎng)接入廣域網(wǎng)中，健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度，包括：軟件、軟盤及計算機(jī)系統(tǒng)的采購和更新要通過計算機(jī)病毒檢測后才可使用；建立軟盤管理制度，同時防止亂拷貝軟盤，不使用未經(jīng)檢測的軟盤；安裝防病毒卡和反病毒軟件，定期檢測并清除計算機(jī)病毒。加強(qiáng)系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)的安全控制，嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理。

責(zé)編若佳