ＥＲＰ環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造的方法及模式

劉中華　張　瑾

[摘要]本文以流程再造理論為基礎(chǔ)，通過對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀及特點(diǎn)分析，特別是對(duì)在ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的論述，就ERP系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的挑戰(zhàn)，提出了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造的解決方案。這一方案使供應(yīng)鏈上的信息需求者及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得所需信息成為可能，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

[關(guān)鍵詞]流程再造；會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造；ERP

隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的成熟，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程逐漸暴露出其固有的缺陷。而作為ERP系統(tǒng)的一部分，現(xiàn)存會(huì)計(jì)子系統(tǒng)不能滿足供應(yīng)鏈上信息使用者建立有效決策模型的需要，阻礙了ERP系統(tǒng)的信息集成和傳遞。根據(jù)ERP系統(tǒng)集成性的要求，借鑒業(yè)務(wù)流程再造的思想，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程從觀念、會(huì)計(jì)組織結(jié)構(gòu)、會(huì)計(jì)信息處理流程等方面進(jìn)行重組，充分發(fā)揮ERP給企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)帶來的優(yōu)勢(shì)，實(shí)時(shí)反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，變會(huì)計(jì)事后核算為事中控制甚至事前控制，以滿足會(huì)計(jì)信息使用者、現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，是十分具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、流程再造與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造

流程再造(BPR，Business process reenglneerlng)是一種新的管理思想和方法，其核心是面向顧客滿意度的業(yè)務(wù)流程。根據(jù)MIchaeI Hammer在《改造企業(yè)：再生策略的藍(lán)本》中的權(quán)威性定義，BPR是從根本上考慮和徹底地設(shè)計(jì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，使其在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著提高。而企業(yè)的會(huì)計(jì)活動(dòng)類似于正常的產(chǎn)品生產(chǎn)活動(dòng)，如果將會(huì)計(jì)信息看成會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)品的話，則會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的流程再造是根本性地考慮和徹底地設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，以更好地降低會(huì)計(jì)成本，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，更好地為會(huì)計(jì)信息使用者服務(wù)，提高會(huì)計(jì)信息的時(shí)效性。因此，會(huì)計(jì)可以借鑒企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造思想，以全員參與、顧客導(dǎo)向、流程管理為目標(biāo)，對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組或優(yōu)化，使其更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展。

二、ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

ERP——Enterprise Resources Planning(企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng))是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP的核心思想是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理，即將企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的有關(guān)各方如供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個(gè)緊密的供應(yīng)鏈中，才能有效地安排企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動(dòng)，滿足企業(yè)利用全社會(huì)一切市場(chǎng)資源快速、高效進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，以期進(jìn)一步提高效率和在市場(chǎng)上獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，ERP系統(tǒng)體現(xiàn)事先計(jì)劃與事中控制的思想。ERP系統(tǒng)中的計(jì)劃體系主要包括：主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、銷售執(zhí)行計(jì)劃、利潤(rùn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和人力資源計(jì)劃等，而且這些計(jì)劃功能與價(jià)值控制功能已完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。

ERP中的會(huì)計(jì)子系統(tǒng)和系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)相互融合，將供應(yīng)鏈各個(gè)環(huán)節(jié)的信息高度集成，實(shí)時(shí)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，為管理決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息；而會(huì)計(jì)子系統(tǒng)又集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)三者為一體，體現(xiàn)了先進(jìn)的計(jì)劃、控制和決策思想。

(一)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

與手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的“只讀性”和順序化相比，ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程表現(xiàn)為集成性和實(shí)時(shí)性。ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程分為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理、會(huì)計(jì)信息的輸出三部分，ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程為：

1會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集。在ERP環(huán)境下，業(yè)務(wù)事項(xiàng)一經(jīng)發(fā)生，其業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)便由各業(yè)務(wù)部門的管理信息子系統(tǒng)加以收集，并按一定編碼將業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)通過企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)傳遞到ERP系統(tǒng)后臺(tái)業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫(kù)中保存。會(huì)計(jì)部門需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工時(shí)，直接從后臺(tái)業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)用數(shù)據(jù)進(jìn)行加工。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)收集后，不僅大大減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)收集在范圍、數(shù)量和效率上都有了很大提高。

2會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理。在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)執(zhí)行業(yè)務(wù)事件的同時(shí)，實(shí)時(shí)觸發(fā)多個(gè)事件驅(qū)動(dòng)程序，將業(yè)務(wù)事件信息傳遞到財(cái)務(wù)模塊中，通過執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則，實(shí)時(shí)生成集成信息，在總賬模塊自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，使物流、資金流、信息流同步生成。期末，ERP系統(tǒng)將進(jìn)銷存模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、工資核算模塊中與成本核算相關(guān)的數(shù)據(jù)通過總賬模塊自動(dòng)轉(zhuǎn)入成本核算模塊，進(jìn)行瞬時(shí)的成本核算后將結(jié)果轉(zhuǎn)回總賬模塊，最終由總賬模塊自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，并完成一輪會(huì)計(jì)核算循環(huán)。

3會(huì)計(jì)信息的輸出。由于ERP系統(tǒng)是事件驅(qū)動(dòng)的，事件驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程包括加工模型庫(kù)和報(bào)告生成器，當(dāng)信息使用者想從系統(tǒng)中獲取信息時(shí)，由信息使用者提出要求(發(fā)出指令)，ERP系統(tǒng)的報(bào)告生成器根據(jù)用戶的選擇啟動(dòng)相應(yīng)的信息處理程序(模塊)。調(diào)用模型庫(kù)中適合的會(huì)計(jì)處理程序，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行加工處理，生成用戶需要的信息，并將處理結(jié)果實(shí)時(shí)反饋給信息使用者。

(二)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程評(píng)價(jià)

可以說，ERP環(huán)境導(dǎo)致了會(huì)計(jì)作業(yè)模式的新發(fā)展，會(huì)計(jì)工作的重心從對(duì)會(huì)計(jì)信息的計(jì)量與記錄轉(zhuǎn)向?qū)?jīng)濟(jì)信息的深加工。ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程運(yùn)用信息化技術(shù)，通過定義事務(wù)處理(Transaction)相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目與核算方式，以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，對(duì)進(jìn)行中的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和企業(yè)其它業(yè)務(wù)流程進(jìn)行集成管理，是整個(gè)企業(yè)管理的有機(jī)組成部分。ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了根據(jù)財(cái)務(wù)資金現(xiàn)狀追溯資金的來龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實(shí)現(xiàn)事中控制和實(shí)時(shí)作出決策。

雖然ERP系統(tǒng)在理論上能降低企業(yè)的成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力，帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利益，但在具體應(yīng)用中的成功率卻不高。在世界范圍內(nèi)，ERP系統(tǒng)的使用效果受到了廣泛質(zhì)疑。系統(tǒng)投入大、耗時(shí)長(zhǎng)，卻沒有達(dá)到它所承諾的增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和削減成本的目標(biāo)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，無論是自我創(chuàng)造還是專業(yè)系統(tǒng)集成商代為設(shè)計(jì)，70％以上的ERP系統(tǒng)應(yīng)用者都沒有達(dá)到預(yù)定目標(biāo)，甚至有企業(yè)出現(xiàn)了虧損；國(guó)內(nèi)由于ERP軟件自身設(shè)計(jì)能力不足等技術(shù)原因，加之我國(guó)現(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)管理方式與ERP典型的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行模式之間的結(jié)合所需要作出的轉(zhuǎn)變不可能一蹴而就，實(shí)施效果也不理想。因此，ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施需要結(jié)合業(yè)務(wù)流程的重新改造。而會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是企業(yè)流程中的重要組成部分，也是連接業(yè)務(wù)流程和管理流程的橋梁。因此，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的重新改造是成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的一個(gè)前提。

三、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造的內(nèi)容

信息技術(shù)的快速發(fā)展改變著管理者的思維模式和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式，同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)產(chǎn)生了巨大的影響，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程日益暴露出效率低下、信息滯后、過程復(fù)雜等缺陷。這就要求企業(yè)從傳統(tǒng)會(huì)

計(jì)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合ERP環(huán)境的新特性，對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新改造。而隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益復(fù)雜，企業(yè)面臨的不僅是日常的購(gòu)銷存業(yè)務(wù)，還包括非貨幣性交易、金融資產(chǎn)處置、關(guān)聯(lián)方交易、債務(wù)重組等特殊行業(yè)、特殊業(yè)務(wù)、特殊經(jīng)營(yíng)方式業(yè)務(wù)等。這對(duì)會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性、及時(shí)性及滿足會(huì)計(jì)信息使用者需求方面提出了更高的要求，企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程要順應(yīng)這種要求，必然需要進(jìn)行再造。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)流程，才能有效地支持會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制，才能滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息使用者多樣性信息的需求。

(一)ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造的策略

1觀念重建。首先，原有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程與新會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程之間并不是彼此對(duì)立、完全排斥的關(guān)系。即流程再造的“揚(yáng)棄”過程并不是完全否定原有ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，而是在它基礎(chǔ)上的優(yōu)化或重組。其次，結(jié)合我國(guó)ERP系統(tǒng)實(shí)施的現(xiàn)狀，ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組并不是一蹴而就的，應(yīng)該采取“全局考慮，分段實(shí)施”的策略，經(jīng)過從準(zhǔn)備到局部改造直至全局重建的過程，逐漸加大其改革的深度和廣度。

2全員參與。會(huì)計(jì)人員要樹立團(tuán)隊(duì)合作觀念，必須拋棄狹隘的本位主義。與具有其他專長(zhǎng)的員工共同工作，相互學(xué)習(xí)，群策群力地解決工作中的問題，致力于共同的績(jī)效目標(biāo)；要樹立價(jià)值創(chuàng)造的觀念，會(huì)計(jì)人員不僅僅是被動(dòng)地執(zhí)行工作，而是主動(dòng)地與其他人員密切配合，形成良好的協(xié)調(diào)、互動(dòng)機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值增值的目標(biāo)出謀劃策：要樹立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)觀念，重組后的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)極大地利用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下的信息交流又是多樣化雙向交流，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須按此要求進(jìn)行改造和重構(gòu)。

3會(huì)計(jì)組織的重建。在ERP環(huán)境下，重組后會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)采集工作已由各業(yè)務(wù)部門完成，因此業(yè)務(wù)部門要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)處理部門，下設(shè)數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核記賬員、數(shù)據(jù)文檔管理員，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、審核記賬和存檔等工作。會(huì)計(jì)部門在流程重組后只需設(shè)立系統(tǒng)部及財(cái)務(wù)小組，系統(tǒng)部主要負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊的使用、維護(hù)及數(shù)據(jù)庫(kù)管理；財(cái)務(wù)小組也不劃分專門的職能崗位，其主要職責(zé)是利用各種信息，對(duì)有關(guān)的要素進(jìn)行管理、監(jiān)督等。

(二)ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造的基本方法及模式

ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組，要求根據(jù)ERP系統(tǒng)集成性的要求，借鑒業(yè)務(wù)流程重組的思想。利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，建立一個(gè)全新的會(huì)計(jì)模式。

1建立以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)的全方位原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。理想的信息輸入方式是由計(jì)算機(jī)直接從原始憑證上取數(shù)據(jù)并加以初步歸類而不需人工干預(yù)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)化為“發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)(有原始憑證)一最終會(huì)計(jì)信息(包括會(huì)計(jì)報(bào)表)”。所以，如何讓原始憑證的數(shù)據(jù)直接進(jìn)入信息系統(tǒng)是重建會(huì)計(jì)信息輸入環(huán)節(jié)的關(guān)鍵，建立基于網(wǎng)絡(luò)的全方位原始數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)是解決傳統(tǒng)信息采集、傳遞存在時(shí)間差的根本措施。

2建立會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一體化的信息處理流程，實(shí)現(xiàn)事件驅(qū)動(dòng)的處理模式。當(dāng)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時(shí)，各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)按照業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行處理，同時(shí)按照信息規(guī)則生成會(huì)計(jì)憑證(如果是處理銷售發(fā)票，那么根據(jù)銷售發(fā)票和自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄模板自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證)，并將結(jié)果存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中。企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)人員都可以通過報(bào)告工具自動(dòng)輸出所需的結(jié)果，如會(huì)計(jì)人員驅(qū)動(dòng)報(bào)告工具，按照管理需要或會(huì)計(jì)語言自動(dòng)輸出所需的信息。這種流程優(yōu)點(diǎn)是：集成所有數(shù)據(jù)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)出一門，共同使用，各級(jí)管理者可以實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地獲取所需的信息，進(jìn)行決策。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)資源共享，在一定程度上還可以減少由于信息不對(duì)稱對(duì)信息使用者造成的影響。

3以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，將實(shí)時(shí)信息處理流程嵌入業(yè)務(wù)處理過程中，將會(huì)計(jì)人員工作嵌入經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中，使會(huì)計(jì)人員的工作空間走出辦公室，拓展到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門。同時(shí)，將會(huì)計(jì)工作由被動(dòng)地、過濾地收集信息、整理信息和加工信息轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)地、全面地、實(shí)時(shí)地收集和加工會(huì)計(jì)信息。這樣，可以實(shí)現(xiàn)信息處理的動(dòng)態(tài)化和實(shí)時(shí)化。

4以實(shí)時(shí)信息處理為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息披露多元化。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將會(huì)計(jì)人員的工作環(huán)境由財(cái)務(wù)部門延伸到各個(gè)業(yè)務(wù)部門。直接關(guān)注實(shí)際業(yè)務(wù)過程，有助于會(huì)計(jì)人員通過會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)信息處理系統(tǒng)準(zhǔn)確、及時(shí)地獲取信息并進(jìn)行加工處理，實(shí)現(xiàn)處理的動(dòng)態(tài)化和實(shí)時(shí)化，并根據(jù)信息的不同特征，分類存儲(chǔ)以備決策之用。改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只處理業(yè)務(wù)過程中所發(fā)生事件的一個(gè)子集，而且財(cái)務(wù)信息與非財(cái)務(wù)信息分離和兩者之間存在時(shí)間差的狀況，使信息采集、加工的實(shí)時(shí)性、完整性和有用性得以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)計(jì)能夠滿足多種用途的全面反映歷史信息、實(shí)時(shí)信息及未來預(yù)測(cè)信息的財(cái)務(wù)報(bào)告體系，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息披露多元化，改變?cè)械亩ㄆ趫?bào)告方式，隨機(jī)產(chǎn)生實(shí)時(shí)報(bào)告。而且，可根據(jù)實(shí)時(shí)控制的需要提供更加快捷、廣泛的會(huì)計(jì)信息，動(dòng)態(tài)地、及時(shí)地向利益相關(guān)者提供所需會(huì)計(jì)信息。還可以充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，豐富實(shí)時(shí)報(bào)告的形式和內(nèi)容，從表式信息到表式信息與圖像化信息并重，實(shí)現(xiàn)信息披露的多樣性。