論計算機參與物資采購的審計

楊海峰

(信陽平橋電廠有限公司,河南 信陽464000)

中圖分類號:F274 文獻標識碼:A文章編號:1673-0992(2009)12-059-02

摘要:我公司物資部早在1997年就試用《遠方通用物資管理系統(tǒng)》軟件,從DOS版本到現(xiàn)在的WINDOWS XP版本一直在不斷更新升級,本人獨自完成了系統(tǒng)的所有初始設(shè)置(包括物資代碼的編制、計算方法的選用、計算公式、庫存限量的設(shè)置),對系統(tǒng)軟件不適合我公司實情部分提出了修改意見并得以修改。現(xiàn)已利用本公司局域網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了多人同時共用、資源共享,為物資采購的先進管理提供了必要的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞:采購審計;材料價格;微機管理;規(guī)范管理

21世紀的今天,計算機的應(yīng)用已經(jīng)普及到各行各業(yè)。對于我們剛轉(zhuǎn)型為民營的發(fā)電企業(yè)物資采購的采購過程、賬目審計應(yīng)用計算機管理也勢在必行,這樣才能更好地滿足于采購工作時效性的要求,使物資采購工作有序、高效地進行,從而真正實現(xiàn)了“陽光采購”。

一、本公司物資采購審計應(yīng)用計算機參與管理前,物資采購審計事項及管理模式

1.審計所購材料是否有采購計劃,是否與訂貨合同一致,是否與驗收入庫單相符,各項簽字手續(xù)是否完備;

2.審查發(fā)票上的數(shù)據(jù)計算是否準確無誤,增值稅、運輸發(fā)票使用的稅率是否符合國家稅收政策;

3.審查采購價格是否異常,是否符合當(dāng)前的市場行情;

4.對經(jīng)審查價格過高的材料品種手工編制“高價采購與低價采購損失情況對比分析表”,以便進一步分析處理;

5.根據(jù)“分析表”提供的漲價幅度和損失金額,進行市場調(diào)查分析,作出處理。屬于市場行情變化引起的合理漲價,可以辦理審計簽證手續(xù);屬于不合理漲價的,通知采購主管及采購人員與供貨單位交涉,進行調(diào)價處理或退貨處理,屬于采購人員的違紀行為,移交紀檢部門進行處理;

6.辦理審計簽證手續(xù);

7.匯總計算一定時期內(nèi)物資采購實際價總成本、計劃價總成本、價差額等;

8.手工編制材料采購審計報表,做出審計報告。

二、本公司實現(xiàn)計算機參與物資采購審計的必要性

1.隨著市場經(jīng)濟的逐步健全,我公司的物資供應(yīng)渠道發(fā)生了重大變化,生產(chǎn)所需的材料由原來的短缺經(jīng)濟時代轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗲赖氖袌霾少?其采購價格隨著供求關(guān)系的變化、進貨渠道的不同以及市場行情的波動而出現(xiàn)較大的差異。在對材料采購價格合理性進行審核時,要求審計人員必須全面掌握各種材料的市場價格信息,而就我公司生產(chǎn)所需的各種材料而言,配件大到成臺套設(shè)備,小到螺絲帽,有近萬種,單靠人的記憶力是無法準確掌握的,是手工無法解決的問題,這就要求運用現(xiàn)代化的共進幫助審計人員快速、全面地掌握各種材料的價格信息。

2.在材料采購審計工作中,需要審查所購材料是否有采購計劃,數(shù)量、品種、規(guī)格型號是否與進貨合同一致,審查來貨發(fā)票、運費結(jié)算單等結(jié)算憑證中的數(shù)據(jù)計算是否正確,需要對每個數(shù)據(jù)進行復(fù)核求證,需要做好審查記錄并定期對記錄中的采購信息及數(shù)據(jù)進行分析,這些工作在手工操作方式下,存在著工作量大、工作效率低、準確性差甚至出現(xiàn)人為的估算等問題,不能滿足現(xiàn)代審計工作時效性的要求,必須運用計算機加以解決。

3.我們企業(yè)目前已基本構(gòu)建了計算機管理辦公自動化雛形,先后應(yīng)用了《財務(wù)管理系統(tǒng)》《辦公自動化管理系統(tǒng)》《勞資管理子系統(tǒng)》等一系列應(yīng)用軟件,已形成局域網(wǎng),《遠方通用物資管理系統(tǒng)》將為實現(xiàn)物資采購審計提供了必要的基礎(chǔ)。

三、物資采購審核計算機輔助系統(tǒng)應(yīng)具備的功能

1.賬務(wù)處理功能。包括計算機采購計劃、合同、出入庫、庫存、統(tǒng)計分析、核算、報表管理。

物資管理系統(tǒng)包括物資采購計劃管理、合同管理、出入庫管理、庫存管理、核算、統(tǒng)計分析、報表管理。計劃的編制通過計算機錄入方式將經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部確認后各生產(chǎn)部門年度、季度、當(dāng)月生產(chǎn)需求采購計劃輸入《遠方通用物資管理系統(tǒng)購》,通過系統(tǒng)自動核對現(xiàn)有庫存量和庫存高限量,通過程序設(shè)定的“計劃采購數(shù)量-(庫存量-庫存最高限量)”自動生成物資采購計劃表,然后審核人員可通過一批審核或逐一審核后產(chǎn)生采購計劃表。這樣避免了在手工操作方式下,存在著工作量大、工作效率低、準確性差等問題。

來貨發(fā)票和倉庫收料單上的物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、供貨單位、采購人等有關(guān)信息按照一定的數(shù)據(jù)格式錄入到物資管理系統(tǒng)中(物資名稱、規(guī)格型號只需輸入物資編碼就可自動顯示),這項工作是取得市場價格信息的重要途徑之一,也是匯總采購量、計算價差率、計算加權(quán)平均實際進價的基礎(chǔ),也是進行信息查詢、進行價格合理性判斷的基礎(chǔ)。將月度采購計劃錄入計劃管理的數(shù)據(jù)庫中,是為了日常辦理物資采購審計,自動核對計劃,同時也可得到采購計劃平衡表,采購計劃完成情況一目了然,可及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的缺陷。

匯總計算是對《物資管理系統(tǒng)》中貯存的數(shù)據(jù)按不同的標志進行分類匯總,如某種物資一定時期內(nèi)的采購數(shù)量、實際價格、加權(quán)平均進貨單價、計劃價、材料價差額等。通過計算分析綜合價差率可以考核材料采購成本的升降情況,評價采購過程的經(jīng)濟效益。通過計算分類價差率和各類物資采購量在全部采購量中所占的比重,進一步分析影響綜合價差率變化的重要因素,找出物資采購審計工作的重點。按采購員、供貨單位為標志進行分類匯總計算,通過價格水平的比較,可以評價采購人員的工作業(yè)績,可以為選擇可靠的供貨單位提供依據(jù)。從而可避免人情采購或幕后交易,真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公開”的采購原則。

根據(jù)《物資管理系統(tǒng)》中的采購審計明細賬,月度分類匯總分析報表,高價采購與低價采購損失情況對比分析表,物資價格目錄表等資料,從中得出結(jié)論,寫出準確的審計報告,給公司主管領(lǐng)導(dǎo)傳遞準確的信息,以便領(lǐng)導(dǎo)層做出有效的決策。

2.信息管理功能。主要包括價格信息查詢、采購計劃情況執(zhí)行查詢、月采購情況查詢、月分類采購情況查詢、按供貨單位查詢、按采購員查詢、高價采購與低價采購對比情況查詢等內(nèi)容。其中價格信息查詢是核心內(nèi)容,通過查詢將近期內(nèi)某種材料每次進貨的價格信息進行對比,為價格審計提供可靠的依據(jù)。

3.輔助決策功能。主要包括自動核對計劃;自動審查購貨發(fā)票上的數(shù)計算是否正確,對采購價格的合理性進行審查分析,并自動生成“高低價格損失情況對比分析表”等功能。

四、如何利用計算機實現(xiàn)上述功能

1.我公司應(yīng)用的《物資管理系統(tǒng)》基本流程設(shè)計

利用計算機進行物資采購統(tǒng)計、審計,內(nèi)容涵蓋物資需求計劃制訂,采購計劃制作,物資出入庫管理,購銷合同管理,物資核算,物資分析全過程。各模塊之間有機結(jié)合,通過填寫日常出入庫單,自動完成物資的庫存管理,并提供多口徑進行物資統(tǒng)計和審計,可自動生成企業(yè)所需的物資統(tǒng)計報表和審計分析報表。

系統(tǒng)的初始設(shè)置全部采用自定義式,出入庫記賬方式可自由選擇,提供了計劃價、先進先出、后進先出、加權(quán)平均、個別分批五種計價方式,可根據(jù)實際情況選用。對照我公司的實際情況,我們選用了加權(quán)平均的計價方式。

計劃、合同管理用于對物資采購和耗用進行規(guī)劃和控制,以達到滿足生產(chǎn),保證日常庫存需要,減少盲目采購,盡量減少庫存資金占用和進行合理的采購物資分配的目的。

2.如何實現(xiàn)計算機自動審計

計算機審計的過程就是在物資出入庫工作時將采購合同號或采購計劃號填入“入庫類單據(jù)”中的“采購合同”、“采購計劃”顯示框中,按照發(fā)票明細和倉庫收料表將物資代碼(每個物品均有唯一的物資代碼)填入相應(yīng)的位置,將數(shù)量和來票金額錄入,最后按“結(jié)單”按鈕,不符合采購計劃部分將會出現(xiàn)提示,可選擇結(jié)單或放棄,如結(jié)單在后續(xù)的審計過程中將出現(xiàn)不良記錄。如發(fā)票來貨是成批計劃,則按“計劃填單”或“合同填單”按鈕即可,如有差錯,則不良記錄也同樣被記錄下來。實際采購量小于計劃采購量,或?qū)嶋H采購量大于計劃采購量,屏幕上也出現(xiàn)提示,由出入庫工作人匯報審計人員,審計人員根據(jù)具體情況做出相應(yīng)的措施。

購貨發(fā)票數(shù)據(jù)計算正確性的審查。某種材料在通過有無采購計劃和訂貨合的審查后,系統(tǒng)要自動進行數(shù)據(jù)正確性的校驗。對于發(fā)票中出現(xiàn)任何一種差錯,系統(tǒng)都要給出誤差金額的提示,并留下不良記錄。在每錄入一張“出入庫單”記錄后,系統(tǒng)還應(yīng)自動計算出每種材料的計劃價格總額,材料價差額和材料價差率,以便對材料的驗收入庫情況進行審查。如果屏幕顯示的計劃價格總額與驗收入庫單上的計劃價總額不符,則說明在材料的驗收方面存在錯誤,可能是數(shù)據(jù)計算錯誤,也可能是任意改變了計劃單價,還可能是倉庫保管員確實未收到足夠數(shù)量的材料,這要由審計人員進一步調(diào)查分析處理,對于驗收單上填寫錯誤的要退回更正。對于供貨方未發(fā)夠貨物的要追索欠發(fā)的貨物。對于材料價差率太高的,審計人員要注意審查其購貨價格是否合乎市場行情。

價格合理性的審查。某種材料通過了以上各種審查后,系統(tǒng)還要對其價格的合理性自動進行審查。以上幾種審查都有嚴格的標準和固定的計算公式,具有確定性,從而可找出價格差異的原因。

物資管理系統(tǒng)在對已錄入計算機的購貨憑證進行自動審查的過程中,如果在采購計劃、訂貨合同、發(fā)票數(shù)據(jù)、價格方面任何一項發(fā)現(xiàn)了錯誤,都發(fā)出相應(yīng)提示信息,管理人員在查明原因并的到審計人員核準后做出相應(yīng)的處理。同時,物資管理系統(tǒng)對相應(yīng)的記錄做出特殊的標記。在后續(xù)的統(tǒng)計報表中出現(xiàn)相應(yīng)不良數(shù)據(jù),以便審計人員寫出正確的審計報告。每一個系統(tǒng)操作人員的權(quán)限均是固定的,互不干涉,不能修改其他系統(tǒng)管理人員所錄入的數(shù)據(jù),從而保證了數(shù)據(jù)的真實、有效性。

五、應(yīng)用計算機進行物資采購審計的好處

物資采購工作工作要求審計人員善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題,而運用計算機進行材料采購審計就是要讓計算機幫助審計人員快速發(fā)現(xiàn)問題,然后由審計人員進行分析,加以解決,從而真正更好地服務(wù)于“陽光采購”。

1.為企業(yè)物資采購審計人員及時提供物資價格信息,使對物資采購價格的審計更加全面、有據(jù)、有力,并有效地堵塞漏洞。

2.有利于嚴格把握采購價格關(guān),從而降低采購成本。

3.提高審計工作效率,節(jié)約人工費用開支。

4.實現(xiàn)了對庫存物資的嚴密控制、對降低庫存資金占用、減少物資浪費、規(guī)范物資管理具有顯著的效果。?