淺談如何構(gòu)建高職院校二級學(xué)院基層管理體系

【摘要】本文從管理學(xué)角度,對高職院校二級學(xué)院基層管理體系的構(gòu)建進(jìn)行微觀探討。論述了流程、制度、文化是管理體系的三要素,提出在基層管理過程中不僅要注重制度管理,更要重視流程和文化建設(shè),這樣才能構(gòu)建完善和諧的管理體系。

【關(guān)鍵詞】二級學(xué)院;流程;制度;文化;管理體系

隨著高職教育內(nèi)涵、功能的拓寬與規(guī)模的發(fā)展,高職院校管理更是日趨復(fù)雜化,一個創(chuàng)新和具有活力的管理機(jī)制是學(xué)校保持生機(jī)的源泉。目前,許多高職院校開始應(yīng)用“扁平化管理”模式,實(shí)行校、院二級管理體制,即由傳統(tǒng)的一級集權(quán)式的管理,轉(zhuǎn)變?yōu)槎壍姆謾?quán)式的管理。對二級學(xué)院賦予一定的責(zé)任與權(quán)力,使二級學(xué)院在學(xué)校總體目標(biāo)、原則的指導(dǎo)下發(fā)揮管理主體的作用。實(shí)行二級管理體制改革是高職院校主動適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)、改革人才培養(yǎng)模式、實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育創(chuàng)新的必然要求。二級管理與原有的一級管理體制相比有著自身特殊的轉(zhuǎn)變需求,實(shí)現(xiàn)這些需求又需要一種特殊的基層管理體系,深入淺出,我們認(rèn)為這個管理體系的主要要素包括為流程、制度、文化三方面的內(nèi)容。

1.高職院校二級學(xué)院基層管理體系中的制度、流程和文化

高職院校實(shí)施二級管理不僅需要人力、物力的投入,更重要的是營造出一種高效的基層管理體系,為二級學(xué)院管理實(shí)施建立較好的軟環(huán)境。這個基層管理體系,就是建立組織的方針和目標(biāo),并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組要素。它包括兩個方面的含義:一是宏觀層面的,即確定方針和目標(biāo);二是微觀層面的,即建立達(dá)成目標(biāo)的一組管理要素。在確定了組織的大政方針和目標(biāo)后,從微觀的角度出發(fā),為了達(dá)成組織目標(biāo),一個組織的管理體系的管理要素包括流程、制度、文化三方面的內(nèi)容。

流程就是合理利用資源,一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)的活動,是功能角色和團(tuán)隊(duì)完成某一工作的活動步驟和順序。比如“培訓(xùn)流程”,就是指導(dǎo)培訓(xùn)相關(guān)的功能部門和角色(如培訓(xùn)負(fù)責(zé)人/培訓(xùn)老師/學(xué)員/實(shí)訓(xùn)室/繼教部/培訓(xùn)學(xué)院/財(cái)務(wù)/廣告宣傳)如何配合完成培訓(xùn)工作的全過程,它不僅包括“上課”、“實(shí)習(xí)”等主體活動,還包括培訓(xùn)前期的“需求調(diào)查”、“招生宣傳”、“制定培訓(xùn)計(jì)劃”、“學(xué)員接待”,培訓(xùn)實(shí)施過程中的“培訓(xùn)意見收集”、“考試”,以及培訓(xùn)后期的“培訓(xùn)滿意度調(diào)查”等全過程活動。

制度,簡單的說,就是“告訴你對做了某一事情的后果的處理方法”。所以制度更多的內(nèi)容是一種獎懲的規(guī)定,如:“培訓(xùn)考勤制度”。制度一般針對容易出問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和警示,制度與制度之間是相對獨(dú)立的。

組織的文化則是一個組織持續(xù)存在的理念依據(jù),它包括組織的使命、追求、愿景、核心價值等內(nèi)容,它是一個組織的“魂”,它是從人的精神層面出發(fā)去構(gòu)建管理體系,是管理體系中最有活力的要素。

流程是站在全系統(tǒng)全過程角度進(jìn)行引導(dǎo)一項(xiàng)工作如何開展,而管理制度則是針對系統(tǒng)中容易出問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行攔截。因此,一方面,流程是基礎(chǔ),制度應(yīng)該依托于流程,好的制度有助于流程的執(zhí)行,當(dāng)制度無法執(zhí)行時,往往意味著流程有問題;另一方面,“制度”的激勵作用可以促使流程改善,在大部分組織,制度更多的是“處罰”的代名詞,實(shí)際上這是一誤區(qū),制度中的獎勵要比懲罰更容易起作用。而且激勵因素往往會促使大家更多的主動關(guān)注流程,從而使流程得到優(yōu)化。

流程和制度是一個組織管理體系的基礎(chǔ)要素,但它們體現(xiàn)的還是一種“剛性”的管理,在它們面前人往往是被動的,因此在此基礎(chǔ)上,開展文化建設(shè),能讓生硬的“流程”與“制度”,在文化的氛圍下,變得“生動活潑”起來。文化滲透到制度建設(shè)、流程建設(shè)以及員工的行為規(guī)范的過程中,并把制度建立在心理契約的基礎(chǔ)之上,能使員工行為從他律走向自律,使組織進(jìn)入管理的最高境界:文化管理[1]。

流程、制度、文化是管理體系的三要素,它們從不同的角度出發(fā),共同為組織的目標(biāo)達(dá)成而服務(wù),因此,在一個完善的管理體系中,三者缺一不可。

2.重視流程建設(shè),構(gòu)建基層管理體系基礎(chǔ)

一項(xiàng)工作流程從全系統(tǒng)的角度完整地描述了這項(xiàng)工作的啟動和退出的條件和標(biāo)準(zhǔn)、從啟動輸入到退出輸出的一系列相關(guān)的活動、以及承擔(dān)相應(yīng)活動的角色職責(zé),它為了全面地引導(dǎo)一項(xiàng)工作順利地開展提供了基礎(chǔ)。

流程的基礎(chǔ)性體現(xiàn)在如下幾個方面:

(1)流程固化了組織對一項(xiàng)工作的理解和要求,如培訓(xùn)流程,一方面會體現(xiàn)組織對培訓(xùn)工作要達(dá)成的質(zhì)量目標(biāo)、進(jìn)度要求,成本及盈利的要求等,另一方面,也會體現(xiàn)組織對培訓(xùn)工作的理解:如培訓(xùn)對組織的價值,培訓(xùn)如何操作實(shí)施,各類角色如何接口和配合等。沒有流程基礎(chǔ),組織的要求會得不到明晰和固化,也得不到有效落實(shí)。

(2)依據(jù)流程,組織中個體知道自己在流程中的角色和責(zé)任,知道自己要承擔(dān)的活動(任務(wù)),也可以通過流程文件來開展活動,也能知道如何與周邊在任務(wù)進(jìn)度上、在工作交付上如何互相配合。沒有流程基礎(chǔ),個體只能去“揣摩”開展工作。

“流程”是為實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)功能的一個系統(tǒng),而不是局部。系統(tǒng)可大可小,整個組織是一個系統(tǒng),根據(jù)不同的分類原則,組織內(nèi)部又可以分為若干個獨(dú)立系統(tǒng),如一個學(xué)院的“培訓(xùn)”、“教學(xué)”、“科研”、“財(cái)務(wù)”、“人員考核分配”等等。但是不管如何分類,各系統(tǒng)之間都會通過各流程系統(tǒng)之間的接口建立起緊密聯(lián)系,最終織成一個涵蓋全局的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),流程為組織的目標(biāo)服務(wù),體現(xiàn)組織的價值。而“制度”更多的是針對局部出現(xiàn)執(zhí)行力問題而采取的獎懲措施,包括對執(zhí)行人主觀態(tài)度以及客觀過失造成損失的處理。

流程體現(xiàn)了“人性本善”的積極管理理念。不同的企業(yè)適用于不同的管理模式,不能簡單的比較孰優(yōu)孰劣,但是可以比較管理模式到底是積極的、還是消極的,而這取決于它所基于的管理思想是“人性本善”還是“人性本惡”。 歷史上有名的典故“大禹治水,三過家門而不入”只是贊揚(yáng)大禹治水的韌性精神,而讓大禹名垂千古的則是他所制定的治水策略是“疏導(dǎo)”,而不是黃帝治水的“死堵”,后人在總結(jié)兩人的治水功過時,無不指出最大差異在于“管理思想”的差異。

我們提倡的“流程導(dǎo)向”更多的是一種“以導(dǎo)治水”,其基于的管理假設(shè)是“人性本善”,其特點(diǎn)是以完成工作步驟、順序作為核心,結(jié)合組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)及其他資源,站在公司的角度,來設(shè)定流程;它是企業(yè)管理原則的很好載體;它提倡以“對自己職責(zé)的本分”、“對上下游的積極信任”的態(tài)度來有效運(yùn)作流程。 而“制度導(dǎo)向”更多的體現(xiàn)是一種“以堵治水”(且更多的是處罰),其基于的管理假設(shè)是“人性本惡”。簡單的說即是“假如你不做,按制度進(jìn)行處罰;你要膽敢再犯,加倍處罰;看你還敢嗎?”,儼然是一種典型的消極管理模式[2]。

很多管理人員感嘆流程執(zhí)行難,解決這個問題,不同的管理文化導(dǎo)向表現(xiàn)不同的管理模式?！爸贫葘?dǎo)向”管理模式的組織,管理者考慮的是“是不是處罰太輕了?”,隨即修改制度加重處罰力度。而“流程導(dǎo)向”管理模式的組織,管理者更多的會從流程實(shí)際使用中發(fā)現(xiàn)的問題出發(fā),去優(yōu)化流程,最終回到流程。

3.重視文化建設(shè),構(gòu)建和諧的基層管理體系

對高職院校二級學(xué)院管理而言,實(shí)踐過程中要以先進(jìn)的管理觀念為靈魂,但同時還需要優(yōu)秀的管理文化來支撐。一個組織的文化是形成組織效能的共同認(rèn)知體系。文化使每個員工知道組織提倡什么,反對什么,怎樣做才能符合組織的內(nèi)在規(guī)范要求,怎樣做可能違背組織的宗旨和目標(biāo)。文化是在共同認(rèn)識下形成的一種氛圍,在這樣一種氛圍下,即使不認(rèn)同的人也會被逐漸同化。

一個組織的文化是大家都能認(rèn)可的習(xí)慣性行為方式。習(xí)慣性行為方式是大家認(rèn)可的、習(xí)以為常的,不是制度或法律。這種源自文化層面的力量,比起傳統(tǒng)管理、命令、監(jiān)督、懲罰的力量更徹底,更有凝聚力、約束力和推動力,也更有活力。法律強(qiáng)制人達(dá)到最低標(biāo)準(zhǔn),文化引導(dǎo)人達(dá)到最高標(biāo)準(zhǔn),給員工以希望,給工作以意義,使組織有前途[3]。

一個組織的文化是組織成員間達(dá)成的團(tuán)隊(duì)心理契約。組織和員工的關(guān)系靠兩種契約來維系,一種是勞動契約,規(guī)定了雙方責(zé)、權(quán)、利關(guān)系;另一種是心理契約,組織的核心價值觀是組織的一種“德”的標(biāo)準(zhǔn),員工以此與組織形成一種心理契約,即員工認(rèn)同組織的共同愿景和追求,將個人目標(biāo)與組織目標(biāo)結(jié)合在一起,主動承擔(dān)責(zé)任并進(jìn)行自主管理。

在流程和制度面前,人往往只是被動地執(zhí)行和服從,而文化建設(shè)和文化管理強(qiáng)調(diào)了人的主觀能動性,體現(xiàn)了以人為本的和諧管理理念。這點(diǎn)就如西游記中的管理:早期在往西天取經(jīng)的唐僧,靠“金箍咒”這種懲罰制度來管理孫悟空,在到達(dá)西天,得道成佛后,孫悟空就能自我管理了,這也就是 “佛”、“道”的效用,即文化管理的功效!

文化對流程和制度具有引導(dǎo)和牽引作用。如飲食行業(yè)中肯德基的“注意細(xì)節(jié)”的文化理念,它們在“銷售”流程中,把大家認(rèn)為已是簡單的“找零”活動定義了詳細(xì)的操作步驟。在通用電氣,有“渴望變革”的文化,正是這種對不斷變革的承諾,體現(xiàn)在績效考評制度上,就是不以成敗論英雄,這種文化和相應(yīng)制度使得通用這家“百年老店”不斷去舊納新,保持著青春。

4.總結(jié)

高職院校二級學(xué)院管理模式的推行,管理責(zé)任與權(quán)力的下移、分散,迫切地需要“流程、制度、文化” 三方面健全的基層管理體系。而其中“流程”所體現(xiàn)的系統(tǒng)大局觀和人性本善的積極管理理念,“文化”所體現(xiàn)的以人為本的思想,這都是和諧的關(guān)鍵要素。很顯然,以這些和諧要素為主構(gòu)成管理體系也就是和諧的管理體系。但這并不是說,我們有了流程和文化,我們的管理體系就和諧了,而只是說,流程和文化為我們構(gòu)建和諧管理體系提供了思路和手段,關(guān)鍵是我們的文化要切實(shí)體現(xiàn)以人為本的理念,而不僅僅是口號,而應(yīng)是大家自覺的共同價值觀。另外值得我們注意的還有:流程要素要切實(shí)體現(xiàn)真正的系統(tǒng)大局觀,制度要素也要以文化和流程為基礎(chǔ),對和諧起促進(jìn)作用,而不是拖后腿;當(dāng)然最關(guān)鍵的是要切實(shí)落實(shí)到二級學(xué)院的各項(xiàng)管理活動中[4]。

對于一個和諧的管理體系而言,制度是基本要求,流程是基礎(chǔ)工程,而文化則是驅(qū)動力,三者之間,相互支持,構(gòu)成一個完善的基層管理體系。這個體系不是能一日建成,基本建立后也并非大功告成而終身享用。實(shí)際上,管理體系也有其生命力,需要不斷地維護(hù)、優(yōu)化,以保持活力。我們在組織的管理活動實(shí)踐中,要善于發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,不斷完善和優(yōu)化管理體系。

二級學(xué)院基層管理是新形勢下高職院校示范性建設(shè)的一項(xiàng)探索和創(chuàng)新,高職院校的管理層應(yīng)當(dāng)重視變革,并努力創(chuàng)造性地實(shí)施相應(yīng)的工作方案,從而逐步建立應(yīng)有的自我發(fā)展機(jī)制,更好的服務(wù)到二級學(xué)院的各項(xiàng)工作中去。和諧完善的基層管理模式,能彰顯高職院校的辦學(xué)特色和發(fā)展模式,以利于開創(chuàng)高職院示范性工作的新局面。

參考文獻(xiàn)

[1]俞建偉.學(xué)院制中學(xué)院的內(nèi)部管理體制[J].江蘇高教,2007-1.

[2][美]托馬斯·J·薩喬萬尼著.張虹譯.校長學(xué)—一種反思性實(shí)踐觀[M].上海教育出版社,2004.

[3]李開復(fù).做最好的自己[M].人民出版社,2005-9.

[4]姚文兵,張曼平.二級學(xué)院的現(xiàn)狀、存在的問題及對策建議[J].國家教育行政學(xué)院學(xué)報(bào),2008-1.

作者簡介:楊開亮(1979—),男,湖北荊州人,碩士,講師,深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院汽車學(xué)院綜管辦主任,主要從事高職管理、思政教育研究。