貨幣資金的會(huì)計(jì)控制管理

劉 慧

一、加強(qiáng)貨幣資金會(huì)計(jì)控制的必要性

(一)貨幣資金,通俗地說(shuō),就是錢,就是單位所擁有的現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金

錢之所以重要,于個(gè)人而言,它是社會(huì)化分工情況下一切個(gè)人基本物質(zhì)條件的保證。錢于單位,尤其是生產(chǎn)制造型單位,更是至關(guān)重要。沒(méi)有錢,就不能組織、擴(kuò)大再生產(chǎn);沒(méi)有錢,就發(fā)不出工資、福利。行政、事業(yè)單位的錢,源于國(guó)家的財(cái)政收入,而財(cái)政收入是納稅人的貢獻(xiàn);企業(yè)的錢,那是職工們用血汗賺取、積累的。不言而喻,不論是什么樣的單位,管好自己的錢既是?！懊?、保生存、保發(fā)展的客觀需要,也是義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

(二)貨幣資金作為標(biāo)準(zhǔn)的支付手段,其主要特點(diǎn)是具有可接受性和最強(qiáng)的流動(dòng)性,可以不受任何限制地立刻用于購(gòu)買物資、支付有關(guān)費(fèi)用、償還債務(wù)

由于貨幣資金是社會(huì)一般財(cái)富的代表,是唯一能夠轉(zhuǎn)化成其他任何類型資產(chǎn)的資產(chǎn),所以極易被盜竊、挪用、短缺或發(fā)生其他舞弊行為。貨幣資金的流動(dòng)是否合理和恰當(dāng),對(duì)單位的資金周轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)成敗影響極大。加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的管理和核算,對(duì)于保護(hù)單位和國(guó)家財(cái)產(chǎn)的安全和完整,穩(wěn)定金融市場(chǎng)秩序,維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律,促使單位管好、用好貨幣資金具有十分重要的意義。

二、貨幣資金會(huì)計(jì)控制的要點(diǎn)

貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)中流動(dòng)性最強(qiáng)的一種資產(chǎn),是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分,是進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不可缺少的條件。貨幣資金既是資本運(yùn)動(dòng)的起點(diǎn),又是資本運(yùn)動(dòng)的終點(diǎn)。由于貨幣資金具有高度的流動(dòng)性,加之貨幣資金也是最容易被貪污、偷竊或挪用的資產(chǎn)。那么,在哪些環(huán)節(jié)、哪些方面,用什么樣的方法進(jìn)行控制才能保證單位貨幣資金的安全和完整呢?

雖說(shuō)我國(guó)有關(guān)部門對(duì)單位使用貨幣資金早有明確規(guī)定,但從會(huì)計(jì)控制角度看,為進(jìn)一步保證單位貨幣資金的安全、完整,仍可總結(jié)出如下要點(diǎn):

(一)把好貨幣資金支出關(guān)

常言道,節(jié)流等于開(kāi)源。因此,控制非法和不合理的資金流出,等于為單位帶來(lái)了等量資金流入。一個(gè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)在每天若干筆資金的支付中,如何判定哪筆支出合法、合理,而哪筆支出有問(wèn)題、有“貓膩”呢?關(guān)鍵的一點(diǎn),是看支出程序是否合法、合理。說(shuō)具體一點(diǎn),就是要搞清楚這筆錢為什么要出去,又是怎么出去的。為此,要做到“四審四看”。即:一是審支付申請(qǐng),看是否有理有據(jù);二是審支付程序,看審批程序、權(quán)限是否正確,審批手續(xù)是否完備;三是審支付復(fù)核,看復(fù)核工作是否到位;四是審支付辦理,看是否按審批意見(jiàn)和規(guī)定程序、途徑辦理,出納人員是否及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

(二)管住貨幣資金的流入點(diǎn)

簡(jiǎn)單地說(shuō),就是要搞清楚錢是從哪兒來(lái)的,以什么形式來(lái)的,來(lái)了多少,還缺多少,沒(méi)來(lái)的錢怎么辦。同時(shí),對(duì)已取得的貨幣資金收入必須及時(shí)入賬,不得私設(shè)小金庫(kù),不得賬外設(shè)賬,嚴(yán)禁收款不入賬。

(三)管住銀行開(kāi)戶點(diǎn)

對(duì)銀行賬戶的開(kāi)立、管理等要有具體規(guī)定。這里需要特別提示的是,一些單位為了達(dá)到不可告人的目的,以各種理由在同一銀行的不同營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)開(kāi)立賬戶,或者同時(shí)跨行開(kāi)戶、多頭開(kāi)戶、隨意開(kāi)戶。更有甚者,近年來(lái),將單位公款以職工個(gè)人名義私存銀行現(xiàn)象也較普遍。究其原因,不外乎一是為了防止銀行扣款而“改頭換面”、“狡兔三窟”,二是搞“小金庫(kù)”,方便支出。因此,按照有關(guān)規(guī)定,應(yīng)及時(shí)、定期對(duì)銀行開(kāi)戶點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)真清理和檢查。

(四)管住現(xiàn)金盤存點(diǎn)

現(xiàn)金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn),由于它使用方便,也一直是犯罪分子最“青睞”的對(duì)象。在現(xiàn)階段,很多單位的日?，F(xiàn)金盤點(diǎn)工作基本上都是由現(xiàn)金出納人員自行完成的,這項(xiàng)制度需要改進(jìn),至少應(yīng)增加其他第三者參與盤點(diǎn)或監(jiān)盤的內(nèi)容,保證現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫(kù)存相符,不出紕漏。

(五)管住銀行、客戶對(duì)賬點(diǎn)

一切貪贓枉法行為都喜歡秘密、黑暗,都怕見(jiàn)陽(yáng)光,怕公開(kāi)。對(duì)賬就是公開(kāi),就是使雙方或多方經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)明朗化。一般而言,單位與銀行之間的對(duì)賬較有規(guī)律,按照有關(guān)規(guī)定,每月至少要核對(duì)一次。相比之下,單位與客戶之間的對(duì)賬難度要大得多。一是因?yàn)樯鐣?huì)信用危機(jī)的普遍存在,使得逃債的行為時(shí)有發(fā)生。二是客戶分布天南地北,相隔遙遠(yuǎn),比較復(fù)雜,客觀上也增加了對(duì)賬的實(shí)際困難。因此,加強(qiáng)與異地和同城單位之間往來(lái)款項(xiàng)的核對(duì),確保貨幣資金支付合理,回收及時(shí)、足額,實(shí)在不可忽視。

(六)管住票據(jù)及印章保管點(diǎn)

任何單位都應(yīng)該明白一個(gè)道理,那就是:“薄薄票據(jù),價(jià)格千金;小小印章,力重千鈞?！币虼?各單位要明確各種票據(jù)的購(gòu)買、保管、領(lǐng)用、背書(shū)轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,并專設(shè)備查簿登記,防止空白票據(jù)的遺失和被盜用,并且備查簿需作會(huì)計(jì)檔案管理。同時(shí),單位必須加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理。并且,嚴(yán)禁由一個(gè)人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。要始終堅(jiān)信,制度約束比個(gè)人的自覺(jué)性更可靠、更有效。

(七)管住督促、檢查點(diǎn)

任何人或多或少都可能有些惰性、任何制度也或多或少有些漏洞。因此,加強(qiáng)對(duì)與貨幣資金有關(guān)的人員和制度的督促檢查很有必要。對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施,加以糾正和完善。

(八)管住財(cái)會(huì)人員的任用點(diǎn)

財(cái)會(huì)人員要具有政治思想好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、職業(yè)道德好的良好素質(zhì),還要具備從業(yè)資格和任職資格。同時(shí),要建立定期換崗、輪崗制度,防止一個(gè)人在財(cái)會(huì)部門長(zhǎng)時(shí)期做同一個(gè)工作,這樣既可使財(cái)會(huì)人員能學(xué)到新的業(yè)務(wù),掌握新的知識(shí),經(jīng)驗(yàn)更加全面,閱歷更加豐富,綜合能力進(jìn)一步提高;又使常年不“挪窩”易滋生的懶散習(xí)氣和小團(tuán)體勢(shì)力得以克服和抑制;還可能使一些長(zhǎng)期隱蔽的違法犯罪活動(dòng)因人事變動(dòng)、新人接手而揭示出來(lái)。當(dāng)然,也還要考慮財(cái)會(huì)工作的連續(xù)性和財(cái)會(huì)人員的相對(duì)穩(wěn)定性,否則可能事倍功半。

三、貨幣資金會(huì)計(jì)控制的方法

(一)不相容職務(wù)相互分離控制

這種控制方法要求單位按照不相容職務(wù)分離的原則,合理設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機(jī)制。以貨幣資金支付會(huì)計(jì)控制環(huán)節(jié)為例,貨幣資金支付的授權(quán)批準(zhǔn)、實(shí)際辦理、會(huì)計(jì)記錄、稽核檢查及與該項(xiàng)貨幣資金支付直接有關(guān)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦等崗位必須相互分離、相互制約,不能一人多崗,身兼數(shù)職。也就是說(shuō),任何單位不能由一個(gè)人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過(guò)程。

(二)授權(quán)批準(zhǔn)控制

這種控制方法要求單位明確規(guī)定設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容,單位內(nèi)部的各級(jí)管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。授權(quán)又分為一般授權(quán)和特殊授權(quán)。一般授權(quán)是指日常狀況下對(duì)正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的授權(quán),具有一定規(guī)律性和穩(wěn)定性。特殊授權(quán)是指特殊、緊急情況對(duì)正?；蚍墙?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的特別授權(quán),常為應(yīng)急所用。這種授權(quán)方式具有一定靈活性,但也常常蘊(yùn)含較大的風(fēng)險(xiǎn),一般都較謹(jǐn)慎。此外,對(duì)于重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批,并建立責(zé)任追究制度,有效防范貨幣資金被貪污、侵占、挪用。

(三)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)控制

這種控制方法要求單位依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度,制定適合本單位的會(huì)計(jì)制度,明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的處理程序,建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管和會(huì)計(jì)工作交接辦法,實(shí)行會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能。

會(huì)計(jì)作為一個(gè)控制信息系統(tǒng),對(duì)內(nèi)能夠向管理層提供經(jīng)營(yíng)管理的諸多信息,對(duì)外可以向投資者、債權(quán)人等提供用于投資等決策的信息,是重要的內(nèi)部控制方法。

在運(yùn)用會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制方法時(shí),對(duì)有關(guān)憑證的稽核和審查,要引起高度注意。以貨幣資金業(yè)務(wù)審核為例,應(yīng)注意以下方面:

1.原始憑證稽核。對(duì)外來(lái)原始憑證應(yīng)審核是否符合國(guó)家票證管理要求,有無(wú)稅務(wù)監(jiān)制章、財(cái)政監(jiān)制章和單位財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章;數(shù)量、單價(jià)、金額是否正確,凡金額有誤的,要退回到出票單位重新開(kāi)具;接受單位名稱是否正確;大小寫(xiě)是否相符;經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、批準(zhǔn)人手續(xù)是否齊全,有無(wú)涂改、偽造和虛報(bào)冒領(lǐng)等現(xiàn)象;對(duì)于進(jìn)入成本費(fèi)用項(xiàng)目的發(fā)票,還要審查有無(wú)含增值稅發(fā)票。審查現(xiàn)金開(kāi)支是否符合財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律,凡違法開(kāi)支,要拒絕辦理。

2.現(xiàn)金憑證審核。一是審核外來(lái)原始憑證,二是審核自制原始憑證,三是審核現(xiàn)金記賬憑證。在審核時(shí)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題:現(xiàn)金支付范圍是否符合國(guó)家規(guī)定,有無(wú)用于發(fā)放職工工資、津貼、獎(jiǎng)金、個(gè)人勞務(wù)報(bào)酬、個(gè)人勞保福利開(kāi)支、出差人員差旅費(fèi)、結(jié)算起點(diǎn)以下的零星開(kāi)支及其他需要支付現(xiàn)金的零星支出等之外的現(xiàn)金支付;現(xiàn)金銷售收入是否足額、及時(shí)解繳銀行,對(duì)外收費(fèi)是否符合規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);有無(wú)坐支現(xiàn)金,有無(wú)向銀行謊報(bào)用途套取現(xiàn)金,職工工資及獎(jiǎng)金的發(fā)放是否登記工資基金手冊(cè);現(xiàn)金憑證收、付訖章、主管、審核、出納和制單等印章是否齊全,交款人、領(lǐng)款人是否簽字;已審核的現(xiàn)金原始憑證是否填寫(xiě)附件張數(shù)并加蓋附件章注銷,以免重復(fù)報(bào)銷。

3.銀行憑證稽核。審核時(shí)應(yīng)注意:是否符合《支付結(jié)算辦法》、《票據(jù)法》、《票據(jù)實(shí)施管理辦法》的規(guī)定,有無(wú)簽發(fā)空頭支票、出借銀行賬號(hào);是否以合法的和手續(xù)完備的原始憑證為依據(jù)填制銀行記賬憑證;從銀行支付的材料采購(gòu)款、工程款等是否符合國(guó)家規(guī)定,有無(wú)預(yù)算、合同,資金是否落實(shí);領(lǐng)用轉(zhuǎn)賬支票是否填列《支票領(lǐng)用申請(qǐng)單》,并經(jīng)部門主管和財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn);作廢的支票及其存根是否加蓋“作廢”戳記并與銀行對(duì)賬單一并妥善保存;簽發(fā)支票所使用的各種印章,是否由財(cái)務(wù)主管和銀行出納分別保管;空白收據(jù)和空白支票是否設(shè)立登記簿嚴(yán)格管理,有無(wú)辦理購(gòu)買、領(lǐng)用登記和交回注銷手續(xù)。

4.轉(zhuǎn)賬憑證稽核。應(yīng)審查數(shù)字是否正確,資金渠道是否符合制度規(guī)定;原始憑證是否合法,自制原始憑證是否有依據(jù),手續(xù)是否齊全;科目使用是否正確,填制內(nèi)容是否完整,印章是否齊全,附件是否相符。

5.會(huì)計(jì)賬簿稽核。一是審查是否依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿,使用訂本式或活頁(yè)式賬簿是否符合規(guī)定。二是審查會(huì)計(jì)賬簿的啟用、登記、與有關(guān)數(shù)字的相互核對(duì)、定期結(jié)賬等是否按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》操作。三是審查現(xiàn)金日記賬是否每日記賬并結(jié)出余額;現(xiàn)金庫(kù)存數(shù)是否超出銀行核定的限額,超出部分是否當(dāng)日存入銀行;現(xiàn)金是否每日清點(diǎn),賬實(shí)是否相符,有無(wú)白條抵庫(kù);銀行日記賬是否逐日登記,每天結(jié)出余額;銀行存款賬戶是否定期進(jìn)行清查,銀行存款余額與銀行對(duì)賬單是否相符,若不符,是否及時(shí)查明原因并做出處理;銀行存款余額調(diào)節(jié)表是否由專人復(fù)核,有無(wú)主管簽章。

6.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告稽核應(yīng)審核。報(bào)表數(shù)字是否真實(shí)、計(jì)算是否正確、內(nèi)容是否完整;總賬與明細(xì)賬是否相符;報(bào)表內(nèi)部、表與表之間的勾稽關(guān)系、前后數(shù)字的銜接是否相符;報(bào)表各項(xiàng)補(bǔ)充資料和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)應(yīng)與報(bào)表內(nèi)容相符。

(四)內(nèi)部報(bào)告控制

這種控制方法要求各單位要建立和完善內(nèi)部報(bào)告制度,全面反映單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況,及時(shí)提供業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要信息,增強(qiáng)內(nèi)部管理的實(shí)效性和針對(duì)性。在貨幣資金控制環(huán)節(jié)適時(shí)運(yùn)用內(nèi)部報(bào)告控制方法十分重要。其一,貨幣資金經(jīng)辦人對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù),有權(quán)拒絕辦理并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告;其二,單位通過(guò)定期或不定期地進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn),可能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫(kù)存不相符的情況;其三,通過(guò)報(bào)告單位貨幣資金收入、支出、結(jié)存情況并對(duì)下一階段貨幣資金流入、流出量進(jìn)行預(yù)計(jì)和推算,可以幫助單位負(fù)責(zé)人全面了解單位現(xiàn)金流量,為其做出正確的投資、籌資決策提供基礎(chǔ)性資料?？梢?jiàn),應(yīng)切實(shí)發(fā)揮好內(nèi)部報(bào)告控制方法的作用。

總之,貨幣資金是單位中流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn),也最容易出現(xiàn)問(wèn)題,每個(gè)單位應(yīng)特別重視貨幣資金的管理和控制。從加強(qiáng)貨幣資金會(huì)計(jì)控制的必要性入手,淺析了貨幣資金會(huì)計(jì)控制的要點(diǎn)和方法,以期達(dá)到對(duì)貨幣資金控制的目的。