企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理中的財(cái)務(wù)監(jiān)管職能

楊　帆

【摘 要】 本文在強(qiáng)調(diào)企業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施監(jiān)管的重要性與必要性基礎(chǔ)上，從合同管理實(shí)務(wù)出發(fā)，探討了財(cái)務(wù)如何實(shí)施環(huán)節(jié)控制，并結(jié)合其他控制體系共同完成對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管，進(jìn)而得出“財(cái)務(wù)控制是企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)控制的同時(shí)，還必須做好其他配套控制體系的建設(shè)”的結(jié)論。

【關(guān)鍵詞】 經(jīng)濟(jì)合同； 管理； 財(cái)務(wù)監(jiān)管； 銷售合同

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與客戶簽訂各種經(jīng)濟(jì)合同，不斷行使合同權(quán)利與履行合同義務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，這是企業(yè)運(yùn)行的主線。對(duì)經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)建立良好的財(cái)務(wù)監(jiān)管控制規(guī)范，不但對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)確核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、出具真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)表具有重要意義，更是財(cái)務(wù)管理實(shí)務(wù)工作的重要內(nèi)容，具體實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的事前、事中、事后管理。因此，企業(yè)的財(cái)務(wù)部門應(yīng)尋求各種渠道，主動(dòng)參與經(jīng)濟(jì)合同的管理，維護(hù)財(cái)務(wù)在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中的知情權(quán)，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在企業(yè)管理中的核心作用。

目前在企業(yè)管理實(shí)務(wù)中，許多企業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的簽定、執(zhí)行與結(jié)算過程監(jiān)管缺失，財(cái)務(wù)人員在事后被動(dòng)地接受業(yè)務(wù)部門傳來的結(jié)算單據(jù)，依據(jù)自己對(duì)結(jié)算單據(jù)的理解進(jìn)行核算，甚至沒有真實(shí)經(jīng)濟(jì)合同的備案資料，這種經(jīng)濟(jì)信息傳遞過程中的不準(zhǔn)確、不及時(shí)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行情況不掌握，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真，財(cái)務(wù)核算嚴(yán)重滯后，使出具的財(cái)務(wù)報(bào)表與真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)脫節(jié)。這樣的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)既不能給企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者提供有用的決策支持，也不能為投資者提供有價(jià)值的投資信息，這是對(duì)現(xiàn)行新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的嚴(yán)重背離，也是企業(yè)財(cái)務(wù)工作者的失職。

要改變這種現(xiàn)狀，既需要財(cái)務(wù)人員不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力改變財(cái)務(wù)工作環(huán)境，更取決于企業(yè)管理者改變經(jīng)營(yíng)管理理念，充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分。在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)作流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置財(cái)務(wù)控制，決策過程中應(yīng)更多地進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析。在企業(yè)管理中以財(cái)務(wù)管理為核心。當(dāng)前我國(guó)正在實(shí)施的新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，要實(shí)現(xiàn)的一個(gè)目標(biāo)，就是在財(cái)務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)國(guó)際趨同。實(shí)現(xiàn)新準(zhǔn)則，首先需要改變的是財(cái)務(wù)人員與企業(yè)管理者對(duì)財(cái)務(wù)管理的作用的認(rèn)識(shí)，否則新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的實(shí)施只能照貓畫虎。財(cái)政部于2007年印發(fā)了《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（征求意見稿）》，這份被業(yè)內(nèi)人士稱為中國(guó)版“COSO（內(nèi)部控制框架）與《薩班斯-奧克斯利法案》合體”的內(nèi)控規(guī)范，在具體準(zhǔn)則中對(duì)合同控制規(guī)范作了較全面的闡述。

筆者認(rèn)為，財(cái)務(wù)部門如何在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的管理過程中發(fā)揮其監(jiān)管的職能作用應(yīng)主要從以下幾個(gè)方面著手。

一、財(cái)務(wù)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理過程中的環(huán)節(jié)控制

（一）經(jīng)濟(jì)合同的簽定

經(jīng)濟(jì)合同的簽定過程，應(yīng)建立授權(quán)與審批制度。業(yè)務(wù)部門與客戶簽定各項(xiàng)合同必須經(jīng)公司授權(quán)、同時(shí)經(jīng)相應(yīng)層級(jí)審批。未經(jīng)授權(quán)及未經(jīng)審批，無權(quán)簽定合同。

企業(yè)應(yīng)確定不相容崗位的分工。不相容崗位包括：一是合同的談判與審批；二是合同的審批與執(zhí)行。合同審批過程應(yīng)有財(cái)務(wù)部門的參與，財(cái)務(wù)部門關(guān)注的重點(diǎn)事項(xiàng)包括：

1.標(biāo)的是否符合企業(yè)經(jīng)批準(zhǔn)的經(jīng)營(yíng)范圍，符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

2.雙方企業(yè)是否具有履行經(jīng)濟(jì)合同的能力，如企業(yè)資信的可靠性，籌集充裕資金的能力，取得的擔(dān)保是否切實(shí)、可靠等。

3.所涉財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否嚴(yán)密準(zhǔn)確，包括數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確；計(jì)算方式正確；財(cái)務(wù)等有關(guān)附件齊備；符合企業(yè)價(jià)格政策、采購政策等有關(guān)規(guī)定。

4.是否符合相關(guān)財(cái)稅法律法規(guī)的規(guī)定，如資金來源合法；資金使用合法；結(jié)算方式合法等。

經(jīng)審核同意簽定的合同，應(yīng)當(dāng)由合同管理部門進(jìn)行編號(hào)并加蓋單位印章或合同專用章。印章管理部門不得對(duì)未經(jīng)審批的合同用印。

（二）已簽定合同的備案

合同簽定后，承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門及財(cái)務(wù)部門備案。發(fā)生變更或達(dá)成解除協(xié)議的，應(yīng)重新審批并及時(shí)報(bào)合同管理部門及財(cái)務(wù)部門備案。合同正本由承辦部門負(fù)責(zé)履行、保管，合同履行完畢應(yīng)按有關(guān)要求及時(shí)歸檔。

（三）合同的履行

財(cái)務(wù)部門對(duì)送存?zhèn)浒傅慕?jīng)濟(jì)合同應(yīng)嚴(yán)密關(guān)注其實(shí)際履行情況，針對(duì)不同合同建立不同的收益成本核算體系，制定有效的費(fèi)用管理控制辦法。按不同項(xiàng)目建立明細(xì)分類賬，做到核算清晰、準(zhǔn)確。

財(cái)會(huì)部門根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)。凡未按合同條款履約的，或驗(yàn)收未通過的業(yè)務(wù)，財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款。

在會(huì)計(jì)期末應(yīng)根據(jù)合同的不同性質(zhì)、區(qū)分是否履行完畢的合同及時(shí)確認(rèn)收入，同時(shí)依據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則及配比制原則歸集費(fèi)用，結(jié)轉(zhuǎn)成本。

（四）建立合同管理及保密制度

送存?zhèn)浒傅慕?jīng)濟(jì)合同，作為重要的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)指定專人保管，同時(shí)提高財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德修養(yǎng)水平，嚴(yán)禁以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。

二、對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管必須與企業(yè)其他管理體系相結(jié)合

對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理不是一個(gè)簡(jiǎn)單獨(dú)立事項(xiàng)，同時(shí)必須有其他相關(guān)內(nèi)部管理政策的支持才能達(dá)到預(yù)期效果。企業(yè)管理本身就是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程，單純強(qiáng)調(diào)某一方面往往使管理失衡，進(jìn)而影響全盤。在討論財(cái)務(wù)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理過程中，如果合同簽定部門、執(zhí)行部門、合同審批人員，對(duì)合同的管理控制沒有調(diào)整到位，那么財(cái)務(wù)的監(jiān)管就如同空中樓閣，失去了管理的基礎(chǔ)和存在的理由。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)銷售合同的監(jiān)管

下面以企業(yè)簽定的銷售合同為例探討財(cái)務(wù)及其它部門如何共同履行其對(duì)合同的監(jiān)管職能。

要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)銷售合同的監(jiān)管職能，首先企業(yè)應(yīng)制定銷售定價(jià)政策，建立售價(jià)控制制度。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)建立應(yīng)收賬款管理體制，制定客戶信用管理政策。

（一）制定銷售定價(jià)政策，加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品價(jià)格的控制

企業(yè)應(yīng)以產(chǎn)品成本核算為基礎(chǔ)，根據(jù)市場(chǎng)需求與競(jìng)爭(zhēng)情況，結(jié)合企業(yè)產(chǎn)品營(yíng)銷策略等因素制定銷售定價(jià)政策，包括產(chǎn)品價(jià)目表（應(yīng)包括浮動(dòng)范圍、執(zhí)行期間等信息），折扣政策、收款政策等。銷售定價(jià)政策作為企業(yè)核心決策方案應(yīng)經(jīng)企業(yè)高層審批，經(jīng)審批確定的政策文件送業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門備案，企業(yè)應(yīng)依據(jù)市場(chǎng)變化定期對(duì)現(xiàn)行定價(jià)進(jìn)行評(píng)估、修正與重新審批，價(jià)格政策一經(jīng)確定后就要求業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）建立客戶信用管理政策

對(duì)于任何存在賒銷的企業(yè)來說，客戶信用評(píng)估和授信既是信用管理工作的開始，也是信用管理者運(yùn)用專業(yè)能力最多、投入精力最大的工作，是企業(yè)客戶信用風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)定期組織（或至少每年）相關(guān)部門對(duì)客戶資信情況進(jìn)行評(píng)估，就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標(biāo)準(zhǔn)、失信情況應(yīng)采取的應(yīng)對(duì)措施等做出規(guī)范。評(píng)估過程應(yīng)有財(cái)務(wù)部門的參與。對(duì)評(píng)估確定的賒銷客戶的名稱、批準(zhǔn)賒銷額度等信息應(yīng)送業(yè)務(wù)部門及財(cái)務(wù)備案。

與客戶簽定賒銷合同時(shí)，賒銷額度應(yīng)控制在批準(zhǔn)的額度范圍內(nèi)。

（三）對(duì)簽定銷售合同的授權(quán)與審批

銷售合同應(yīng)區(qū)分現(xiàn)金銷售合同與賒銷合同，執(zhí)行不同的授權(quán)審批程序。簽定不同金額的銷售合同須由公司不同級(jí)別的經(jīng)授權(quán)人員談判確認(rèn)，并經(jīng)公司不同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)審批。

對(duì)現(xiàn)銷合同財(cái)務(wù)部門需要審核的重點(diǎn)事項(xiàng)包括合同標(biāo)的是否符合本企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，是否有足夠的資金支持，合同定價(jià)是否符合本企業(yè)價(jià)格政策等，不需要對(duì)客戶信用情況進(jìn)行評(píng)估。合同執(zhí)行過程中應(yīng)堅(jiān)持款到發(fā)貨。

對(duì)賒銷客戶及賒銷訂單，財(cái)務(wù)部門除審核現(xiàn)銷合同需審核的項(xiàng)目外，還需依據(jù)已備案的客戶信用評(píng)估資料及連續(xù)的應(yīng)收賬款管理情況確定賒銷額度是否合理，對(duì)不符合公司賒銷信用條件的客戶，不得簽定賒銷合同。賒銷合同應(yīng)明確注明收款方式、收款期限及未能按期收到貨款的違約責(zé)任。貨物發(fā)出后及時(shí)記錄應(yīng)收賬款。

（四）已簽定銷售合同的備案

已簽定的銷售合同副本送合同管理部門及財(cái)務(wù)部門備案。合同正本由業(yè)務(wù)部門保管并具體執(zhí)行，合同執(zhí)行完畢應(yīng)通知合同管理部門及財(cái)務(wù)部門，并及時(shí)歸檔。

（五）應(yīng)收賬款的管理

賒銷行為發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按賒銷合同收款期限及時(shí)向客戶催收貨款，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存。財(cái)務(wù)部門對(duì)逾期應(yīng)收款項(xiàng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門進(jìn)行通報(bào)。

對(duì)于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。對(duì)確定發(fā)生的各項(xiàng)壞賬，應(yīng)當(dāng)查明原因，明確責(zé)任，并在履行審批程序后做出會(huì)計(jì)處理。已核銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)入賬，防止形成賬外款。

（六）銷售發(fā)貨及開具銷售發(fā)票

銷售部門應(yīng)當(dāng)按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同向庫房下達(dá)銷售發(fā)貨單，通知庫房發(fā)貨，同時(shí)編制發(fā)票通知單連同出庫單一同送達(dá)財(cái)務(wù)部門，銷售發(fā)貨單及發(fā)票通知單上應(yīng)注明合同編號(hào)，財(cái)會(huì)部門在開具銷售發(fā)票前對(duì)客戶收款情況、信用情況及實(shí)際出庫記錄進(jìn)行審查無誤后，向客戶開具銷售發(fā)票。

四、結(jié)論

目前，在國(guó)內(nèi)的很多企業(yè)管理實(shí)務(wù)中，財(cái)務(wù)部門的合同監(jiān)管作用受到多方面的抑制和約束。財(cái)務(wù)核算水平較低、財(cái)務(wù)管理缺失，嚴(yán)重制約著企業(yè)規(guī)范化管理。應(yīng)以提高企業(yè)中經(jīng)濟(jì)合同的財(cái)務(wù)監(jiān)管職能作為一個(gè)切入點(diǎn)，完善與其關(guān)聯(lián)的其他配套管理體系，以提升整個(gè)企業(yè)的內(nèi)部管理水平，進(jìn)而保證財(cái)務(wù)部門出具真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)告，使經(jīng)營(yíng)者與投資者對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的有用性有所期待，得以滿足。

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