國內外高校學生工作信息化管理的主要特點與啟示

趙　琴　趙偉強　郝偉臣

摘要：基于高職院校學生工作信息化管理建設的需要，在對國內外多所高校學生工作信息化管理情況資料的收集整理和實地考察的基礎上，深入分析了國內外高校學生工作及學生工作信息化管理的現(xiàn)狀和特點，總結了高校學生信息管理系統(tǒng)建設現(xiàn)狀對高職院校學生工作信息化建設的若干啟示，為高職院校學生工作管理信息系統(tǒng)的建設提供有益參考。

關鍵詞：學生工作 信息化管理 特點 啟示

中圖分類號：G515.5 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8454（2009）07-0009-04

深圳信息職業(yè)技術學院于2006年立項開展《學生信息管理系統(tǒng)軟件設計與開發(fā)》課題研究①，以加強學院學生工作的信息化進程。在研究的過程中，課題組廣泛收集國內外高校關于學生工作管理信息系統(tǒng)建設和運行的資料，同時選擇了國內不同地域的四個省市、六所高校進行了實地走訪調查，主要目的是了解國內外不同地域和層次院校學生工作的開展情況，包括學生工作管理的組織結構、主要工作內容、學生工作的一般流程、學生工作信息化建設和管理方面的具體做法、取得的經(jīng)驗和存在的問題等情況。通過對所收集資料和實地走訪的深入分析，歸納了國內外高校學生工作管理信息化的建設現(xiàn)狀，總結了國內外高校學生工作信息化建設的經(jīng)驗，并在此基礎上分析了這些經(jīng)驗對高職院校學生工作管理信息化的啟示，以期對高職院校學生工作管理及學生工作信息管理系統(tǒng)建設起到積極的促進作用。

一、國內外高校學生工作的概況

1.國外高校學生工作管理情況

課題組在對國外高校學生工作的研究過程中，主要選取了美國和英國高校學生管理信息系統(tǒng)的相關資料，并進行了深入分析。從分析結果來看，各國不同的教育體制和教育制度對高校學生管理工作有著不同的影響，但是也存在著共同之處，具體情況如下。

美國高校學生事務管理基本對應于我國高校的學生工作。美國學生管理信息系統(tǒng)普遍遵循的是美國管理與信息技術專家詹姆斯·馬丁提出的建立集成化信息系統(tǒng)的方法論——信息工程的一條基本原理是信息系統(tǒng)以數(shù)據(jù)為中心，而不是事務處理過程。美國高校學生管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的安全性和保密性要求較高，所以在學生工作整個信息處理過程中，處于中心位置的學生檔案信息成為高校學生工作信息系統(tǒng)的核心。在這一理念的指導下，高校學生工作信息系統(tǒng)在注重功能設計的同時更注重建立有助于理清思路的總體設計。

英國高等教育的發(fā)展已呈現(xiàn)出市場化、社會化、優(yōu)質化和國際化的特點，其高校學生事務管理也承擔著增強學生通用技能、提高學生自我發(fā)展與就業(yè)能力、改善學生福利等更多更重要的職能。所以，英國各高校的學生管理系統(tǒng)在設計開發(fā)過程中崇尚“以人為本”的理念，以學校為重心，密切聯(lián)系學術事務，充分發(fā)揮全國性學生事務管理行業(yè)協(xié)會的作用。功能方面結合英國現(xiàn)行教育制度，出現(xiàn)了導師制、一站式學生服務中心、學生資助、畢業(yè)生跟蹤服務、朋輩輔導、學業(yè)不良行為申訴及仲裁等特色功能。

從總體上看，國外高校學生管理普遍采用信息化管理，借助于各種適應學校工作需要的信息系統(tǒng)處理學生事務管理中的各種數(shù)據(jù)。這些學生管理系統(tǒng)也是學校獲取學生信息的重要手段和服務學生的重要方式。同時，它更是建立危機預警機制的重要載體。

2.國內高校學生工作管理信息化現(xiàn)狀

對于國內高校，課題組選定在地理位置和辦學層次上具有代表性和差異性的國內六所高校進行了考察，包括浙江大學、浙江商業(yè)職業(yè)技術學院、武漢工程學院、重慶郵電大學、重慶工程職業(yè)技術學院、北京理工大學②。根據(jù)對考察情況和所收集資料的綜合分析，這些院校的學生工作開展情況及信息化管理方面具有如下特點：

（１）各高校的學生信息系統(tǒng)服務對象具有普遍性。所考察的各高校學生管理信息系統(tǒng)包括了學生工作、團的工作、招生、就業(yè)等工作的管理，為從事學生工作的思想政治教育、宿舍管理、心理輔導、國家助學貸款管理、就業(yè)指導等機構和部門提供了信息化操作平臺，使他們的工作能夠流程化、程序化。

（２）各高校的學生信息系統(tǒng)具有全面服務功能。通過學生管理系統(tǒng)可以辦理學生保險、學生獎勵、處分復議、投訴建議、自學考試、社會實踐、心理咨詢、勤工助學、公寓管理、社團注冊、在校證明、離校手續(xù)、志愿者注冊、一卡通補辦、學生證補辦、一卡通充值、失物招領、汽車票銷售、交通查詢、考務查詢、火車票預定、行李托運、成績查詢等學生學習生活的方方面面事務，這樣一個統(tǒng)一的平臺既方便了廣大學生，又節(jié)省了學生管理部門的運作成本，大大減少了學生管理方面的行政性和事務性工作。

（３）各高校的學生工作信息管理系統(tǒng)性價比高。各高校都能夠結合學校自身的軟硬件環(huán)境，在追求功能完善，較高穩(wěn)定性的同時，在學生管理信息系統(tǒng)建設的過程中，充分利用高校現(xiàn)有的人力和物力資源，降低系統(tǒng)的建設和運行成本。具體做法諸如：利用學校教師和相關專業(yè)學生自主研發(fā)、充分利用現(xiàn)有信息中心、網(wǎng)絡中心、學校局域網(wǎng)等。

二、國內外高校學生工作信息化管理的主要經(jīng)驗

縱觀所考察院校的學生工作開展情況和學生工作管理信息系統(tǒng)建設運行狀況，我們可以看到：整體上高校學生工作管理信息化是高校學生工作發(fā)展的必然趨勢。學生工作管理信息系統(tǒng)是信息化時代高校學生工作管理得以順利、高效開展的重要平臺；承載高校學生工作的性質、任務、組織結構和流程是高校學生工作管理信息系統(tǒng)的基本職能；體現(xiàn)高校學生工作的模塊劃分、部門設置、人員安排、業(yè)務流程和評價方式是高校學生工作管理信息系統(tǒng)的基本功能；具有科學性、實用性、針對性、操作的簡易性和數(shù)據(jù)維護的安全性是高校學生工作管理信息系統(tǒng)的生命力所在。結合對考察過程記錄和所收集資料的統(tǒng)計分析，課題組對國內外高等院校學生工作信息化管理過程及信息管理系統(tǒng)建設中的經(jīng)驗歸納如下：

1.完善的學生工作管理制度，明確的信息化管理理念

國外高校普遍建立了完善的學生服務和管理制度；所走訪考察的六所國內高校也都已經(jīng)建立了針對本校實際的學生管理制度，其中浙江大學、浙江商業(yè)職業(yè)技術學院、武漢工程學院分別制定了學生工作信息化的計劃和方案，同時在制定《學生工作管理制度》、《學生工作各職能部門職責》、《學生工作手冊》、《學生思想政治教育原則》、《學生心理健康管理制度》等具體的學生管理制度時，明確了信息化的操作和處理要求，提倡無紙化辦公，管理信息和學生信息的電子化保存、搜索、查詢、維護等。這些要求和規(guī)定形成了學生工作管理的信息化氛圍，培養(yǎng)了從事學生管理工作人員的信息化理念，增強了運用現(xiàn)代信息技術手段處理學生工作的興趣，降低了后期信息管理系統(tǒng)開發(fā)和推行的難度，大大促進了學生工作的管理信息化進程。

2.合理的模塊設計，規(guī)范的操作流程

國內外高校學生工作管理信息系統(tǒng)基本上包含了思想教育、評獎評優(yōu)、對外交流、學生資助、勤工助學、心理健康、軍訓管理、違紀處分、學生信息等主模塊，涵蓋了學生工作的各個方面，并分別設有權限，以方便相關職能部門以不同權限登錄，完成其所負責的工作，有效地解決了學生人數(shù)多、操作復雜的難題。同時對于學生考勤、助學貸款、心理健康教育等常規(guī)模塊，普遍設有管理員、教師、學生等多個級別的賬號，以不同的身份賬號登錄系統(tǒng)，只能顯示相關的操作和功能，大大降低了工作的復雜性。國外高校的學生管理系統(tǒng)以服務學生為主，均提供了基于網(wǎng)絡的自我服務和自我管理的自動化環(huán)境，規(guī)范工作流程的同時也減輕了工作人員的負擔，大大提高了學生工作的效率。

3.設置特色功能，增強系統(tǒng)適用性

各高校的學生工作管理系統(tǒng)不僅具有共性，還別具個性。這些特別之處不僅反映了不同高校學生工作的特色，同時在學生工作管理信息系統(tǒng)中也成為反映學生工作的創(chuàng)新點。例如：浙江大學在發(fā)放錄取通知書的時候將學校的學生工作信息管理系統(tǒng)網(wǎng)址、用戶名和密碼一并寄給學生，要求其登錄學校的學生工作信息管理系統(tǒng)，按照給定的規(guī)格和尺寸填寫，以便學校統(tǒng)一采購和發(fā)放服裝，對于少數(shù)特殊要求的服裝則統(tǒng)一進行更換。這種方法省去了入學后層層統(tǒng)計、上報的麻煩，節(jié)省了很多資源。武漢工程大學的學生信息管理系統(tǒng)嵌入于學生工作網(wǎng)站，可供學生工作者和學生瀏覽，實現(xiàn)了對學生信息動態(tài)管理、心理健康教育平臺、新聞發(fā)布、實時服務和院系兩級學生工作辦公自動化模塊化功能。另外，重慶工程職業(yè)技術學院的學生信息管理系統(tǒng)強大的搜索功能，對于學生信息的日常管理具有非常重要的作用。這些經(jīng)驗對高職院校學生信息管理系統(tǒng)的開發(fā)具有直接的意義。

4.循序漸進、動態(tài)完善的系統(tǒng)建設過程

就考察的高校來看，學生工作管理信息系統(tǒng)的建設都經(jīng)歷了一個循序漸進、動態(tài)完善的過程，具體來說就是分階段、分步驟實施，邊用邊發(fā)現(xiàn)問題邊完善。武漢工程大學的學生信息管理系統(tǒng)由校企聯(lián)合開發(fā)，運行過程中由學生工作部（處）負責日常維護及網(wǎng)絡監(jiān)控；學生工作助理團負責學工新聞、教育管理信息及通知、公告的上傳；各學院指派一名老師負責本學院學工新聞及公告的上傳。同時該系統(tǒng)基于Web網(wǎng)頁，在萬維網(wǎng)上即可遠程登錄管理，進行網(wǎng)絡維護和資料的上傳，主服務器托管在學校網(wǎng)絡中心，可以實現(xiàn)遠程服務器控制以及FTP資料管理。在實際運行過程中，根據(jù)工作實際，把對系統(tǒng)的功能需求、存在的問題、提出的修改意見及時反饋給開發(fā)方，以實施修改；所考察的高校中，浙江商業(yè)職業(yè)技術學院和重慶郵電大學的學生信息管理系統(tǒng)都處于建設階段，正在使用。

5.科學有效的評估措施

科學有效的評估措施包括對學生工作中諸如心理測評、綜合測評以及對學生管理信息系統(tǒng)本身的評估等內容。這些評估可以保障學生管理信息系統(tǒng)的建設進度、應用頻率和效率。武漢工程大學學生信息管理系統(tǒng)不僅整合了網(wǎng)上心理素質測評和學生綜合測評，還包括對各個部門工作的網(wǎng)上評估、系統(tǒng)性能的評估等。北京理工大學學生工作管理信息系統(tǒng)中整合了“學生工作量化評估系統(tǒng)”，其余高校都設有校園BBS，這些都能夠有效、客觀地反映學生工作的開展情況和系統(tǒng)的運行情況，對學生工作的改進和系統(tǒng)的優(yōu)化能夠提供有價值的資料，這些是學生工作管理真正實現(xiàn)信息化的關鍵步驟。

三、對高職院校學生工作管理信息系統(tǒng)建設的啟示

高職院校是我國高等教育的重要組成部分，鑒于我國高職院校發(fā)展起步較晚、生源相對比較差以及學生構成復雜等特點，學生管理工作成為高職院校各項工作的重點和難點之一。建設具有高職院校學生工作特點的管理信息系統(tǒng)，借助信息化和技術性管理手段，簡化和降低高職院校學生工作管理的流程以及復雜性，是高職院校學生工作的迫切需要。國內高校學生工作管理信息系統(tǒng)建設和運行過程中已經(jīng)取得的成果和經(jīng)驗，對高職院校學生工作和學生工作管理信息系統(tǒng)建設具有非常重要的借鑒意義。

1.因地制宜，結合高職院校自身特點建立學生工作的組織結構和管理制度

科學合理的組織結構和規(guī)章制度是建設學生工作管理信息系統(tǒng)的重要前提。所以，在學校設置學生工作職能部門和制定學生工作的各項規(guī)章制度時，要結合學生和學生管理的具體情況，采取何種管理模式、操作流程、評價手段都應結合學校和學生的自身特點進行選擇。例如，在學生管理制度上，重慶郵電大學和武漢工程大學采取了截然不同的方式：重慶郵電大學的學生管理制度非常嚴格，宿舍采取定點熄燈制度，考試作弊一律開除學籍或勒令退學；武漢工程大學的學生管理制度比較寬松，甚至沒有上課考勤制度，但是都能達到相同的管理效果。一個學校在學生管理制度方面的制定和修改，應根據(jù)學生的特點和實際需要進行，切忌照搬其他學校的制度。

2.立足本校學生工作實際，以解決問題、方便操作、提高效率為目標

學生工作管理信息系統(tǒng)是學校管理學生工作的工具。工具的開發(fā)和選擇離不開學生工作的實際，同時應該能夠促進學生工作管理的有效開展。其具體功能既可以實現(xiàn)學生信息的錄入、傳遞、共享匯總、保存等，還能夠高效便捷地統(tǒng)計學生工作的各項數(shù)據(jù)，并保證其準確性。同時，還能夠適應高職院校的發(fā)展需要，例如：隨著學校辦學規(guī)模的不斷擴大，學生人數(shù)急劇增長，能夠對各種成倍增長的學生工作信息進行有效的管理、存檔等。此外，能夠使學生工作的對象——學生通過網(wǎng)絡來獲得學院的管理信息并且查詢自己的有關信息，大大簡化基層學生工作人員的工作壓力；各職能部門能夠將有關管理數(shù)據(jù)進行及時的統(tǒng)計、分析和利用，為學校決策部門提供有效的決策依據(jù)，使得學生信息管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、自動化，大大提高學校學生管理的效率。

3.選擇有效的系統(tǒng)開發(fā)途徑

建立學生信息管理系統(tǒng)的途徑可以是自己研發(fā)，或校企合作開發(fā)，或購買企業(yè)開發(fā)的相關成熟軟件等。開發(fā)和建設途徑的選擇主要依據(jù)學校及學生工作的特點和需求。所考察學校的領導都十分重視學生工作管理信息系統(tǒng)的建設，在各方面給予較大投入，提供系統(tǒng)的研發(fā)資金或者購買成熟軟件的資金。所考察學校中，購買成熟軟件與自主研發(fā)軟件的各占一半。購買成熟軟件的優(yōu)點：一是很快就能投入使用，節(jié)省研發(fā)時間；二是專業(yè)公司開發(fā)的成熟軟件系統(tǒng)已經(jīng)經(jīng)過試驗和使用，存在的漏洞和缺點較少，系統(tǒng)穩(wěn)定性較好；三是購買后的維護和更新費用由供應商負責，免去了系統(tǒng)使用后維護方面的麻煩和后續(xù)維護資金使用的手續(xù)。而自主研發(fā)軟件更能符合學校學生工作的現(xiàn)實需要。

4.整合學校信息資源，提高所開發(fā)系統(tǒng)的性價比

系統(tǒng)應符合學校學生信息管理的規(guī)定，滿足對學校學生信息管理的需要，并達到操作過程中的直觀、方便、實用、安全等要求。系統(tǒng)采用模塊化程序設計的方法，既便于系統(tǒng)功能的組合和修改，又便于未參與系統(tǒng)開發(fā)的技術維護人員補充和維護。通過一個簡化的學生信息管理系統(tǒng)，使學生信息管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、自動化，從而達到提高學生信息管理效率的目的。

由于客觀原因，高校管理中的各個信息系統(tǒng)是分散開發(fā)或獨立引進的，各部門、各系統(tǒng)自成體系，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，信息無法實現(xiàn)有效共享。因此，要盡量采用學校現(xiàn)有的軟硬件環(huán)境以及先進的系統(tǒng)管理方案，形成全校層面信息化建設的整體信息資源共享，達到充分利用學校資源、提高系統(tǒng)開發(fā)水平的目的，進而實現(xiàn)全校信息資源的優(yōu)化管理，促進學校整體管理水平的提高，力求應用效果的最大化。

5.加強人員技術培訓，注重系統(tǒng)維護過程

為了保證系統(tǒng)的正常運行，有關人員，比如一般學生（只能進行經(jīng)授權的某些操作）、班級信息員（可以通過授權，對班級事務進行操作）、教師、學生管理人員以及來訪人員（經(jīng)授權）必須具備一定的計算機操作能力。因此，必須在設計階段就考慮操作人員的培訓問題，及早做好相關技術培訓工作安排。

四、結束語

高校學生工作管理信息化對高校學生工作可持續(xù)發(fā)展有重要意義。加強高校學生工作管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設是提高學生工作科學性與透明度，規(guī)范學生工作管理過程的重要途徑之一。高職院校作為高等教育的重要組成部分，加強學生工作管理的信息化進程，開發(fā)建設適合自身特點的管理信息系統(tǒng)，是解決高職院校學生工作量大、任務重、流程復雜、效率低下的有效措施之一。本研究中，國內外高校在學生工作管理信息化和學生工作信息管理系統(tǒng)開發(fā)建設過程中獨具的特點和經(jīng)驗，對我院建設具有自身特點的學生工作信息管理系統(tǒng)有重要的借鑒意義。

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① 項目來源：深圳信息職業(yè)技術學院科研課題《學生信息管理系統(tǒng)軟件設計與開發(fā)》，項目編號：wk-060101，課題組負責人：深圳信息職業(yè)技術學院黨委副書記、紀委書記冼吉昌教授。

② 特別感謝浙江大學、浙江商業(yè)職業(yè)技術學院、武漢工程學院、重慶郵電大學、重慶工程職業(yè)技術學院和北京理工大學及其網(wǎng)站贈予和提供的寶貴資料。