高校系(部)檔案文秘人員需要的五種意識

摘要: 高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、黨政、學(xué)生管理和其他各項活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的歷史記錄。作為原始信息，它在高校的人才培養(yǎng)和科學(xué)研究諸領(lǐng)域中發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。只有實現(xiàn)檔案良好的管理，才能真正提高檔案利用率，增強(qiáng)檔案的實效性，給高校帶來長遠(yuǎn)效益。因此，提高檔案文秘人員的素質(zhì)，是管理利用好檔案的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞: 高校檔案高校系(部)檔案文秘人員五種意識

隨著改革開放的不斷深入，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步推動了檔案事業(yè)的發(fā)展，特別是信息化時代的到來，促使檔案工作發(fā)生了顯著變化。檔案工作的領(lǐng)域拓寬了，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大了，檔案工作的手段更現(xiàn)代化了，這就對從事文秘檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、黨政、學(xué)生管理和其他各項活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的歷史記錄。作為原始信息，它在高校的人才培養(yǎng)和科學(xué)研究諸領(lǐng)域中發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。只有實現(xiàn)檔案良好的管理，才能真正提高檔案利用率，增強(qiáng)檔案的實效性，給高校帶來長遠(yuǎn)效益。提高文秘檔案工作人員的綜合素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵。要保證檔案的完整和質(zhì)量，提高文秘檔案工作人員的綜合素質(zhì)，尤其是要具備以下五種意識。

1.檔案意識

所謂檔案意識，指人們對檔案這一社會現(xiàn)象全面、完整的認(rèn)識，包括對檔案的作用、價值、意義等問題的正確了解和判斷。文秘人員負(fù)責(zé)制發(fā)公文、處理各種信息、會議記錄等文件材料的形成工作，其檔案意識是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)，其檔案意識直接關(guān)系到檔案案卷的質(zhì)量。作為一名合格的文秘人員，首先，要充分認(rèn)識到作為高校活動的原始記錄和第一手材料，文書檔案具有其他資料所不能替代的重要價值，除了表現(xiàn)在為日常工作提供憑證和參考外，更重要的是維護(hù)和反映高校歷史的真實面貌。借助檔案，我們才能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。其次，要充分認(rèn)識到利用檔案是檔案工作的根本目的，檔案的價值也由此得到體現(xiàn)，文秘人員必須樹立堅定正確的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)和參考。再者，要充分認(rèn)識到文秘人員作為檔案的最初形成者和辦理者，保護(hù)檔案更是責(zé)無旁貸。所以，培養(yǎng)良好的檔案意識，是文秘人員的必備素質(zhì)。文秘人員如果不具備良好的檔案意識，是難以做好文書檔案工作的。

2.責(zé)任意識

做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，這是文書檔案工作人員的根本任務(wù)，需要文秘人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識，需要文秘人員以敏銳的目光、負(fù)責(zé)任的態(tài)度和奉獻(xiàn)的精神搞好檔案工作，自覺地把檔案工作融入文秘工作的范圍，積極主動地支持檔案工作。檔案不是文件材料的簡單疊加或機(jī)械組合，而是經(jīng)科學(xué)分類組合后產(chǎn)生的有機(jī)整體，只有那些具有查考利用價值的文件材料，才能最終作為檔案保存。因此，文秘人員要從保存本單位歷史的高度出發(fā)，盡可能地保證文件材料的齊全、規(guī)范、準(zhǔn)確，不因一時一事的需要隨意破壞文件材料的完整性、真實性和系統(tǒng)性;要準(zhǔn)確地界定檔案的范圍和價值，既不能不加區(qū)分地全盤接受，又不能隨意處置，忽視檔案記錄形式和載體形態(tài)的多樣性，導(dǎo)致出現(xiàn)歸檔不全，遺漏有價值的檔案的現(xiàn)象。

3.主動服務(wù)意識

在實際工作中，許多文秘人員認(rèn)為檔案工作與己無關(guān)，不愿意甚至拒絕配合做好檔案收集工作。而事實上，由于文秘人員所處的位置特殊、接觸面廣、接收的信息量大，更有利于做好檔案工作。首先，文秘人員要主動配合檔案部門做好檔案收集工作。要注重檔案形式和載體的多樣性、多形式、多載體積累檔案信息，主動保護(hù)文書原件不受損壞，并確保有密級的文書不丟失、不泄露，從而使立卷的文書達(dá)到數(shù)量完整與實質(zhì)完整、實體安全與機(jī)密安全的統(tǒng)一。其次，文秘人員要主動做好檔案利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，充分發(fā)揮檔案潛在的功效。樹立明確的服務(wù)思想，堅持在管理中做好服務(wù)，在服務(wù)中加強(qiáng)管理，要養(yǎng)成善于利用檔案的好習(xí)慣，積極利用檔案為本職工作服務(wù)，切實當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。當(dāng)然，在檔案利用過程中，特別要處理好保密與利用的關(guān)系，增強(qiáng)保密意識，克服思想上的麻痹大意，時刻繃緊保密這根“弦”，這樣才能為高校的發(fā)展建設(shè)提供有力的保障和服務(wù)。

4.信息意識

文秘人員的職責(zé)主要是為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)，全力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)快捷、高效地開展工作。文秘人員對領(lǐng)導(dǎo)的輔助最主要的是信息輔助和事務(wù)輔助。在信息輔助方面，信息的來源渠道很多，其中檔案信息以其真實性、原始性、完整性、傳承性等特點成為眾多渠道中最重要的一條渠道，有著其他渠道無法比擬的優(yōu)點。文秘人員要善于利用好檔案信息渠道，敏銳地捕捉有價值的檔案信息，在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)決策、資政提供可靠、有用的信息支持，充分發(fā)揮其參謀助手的作用，從而也使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。

5.自我學(xué)習(xí)意識

文秘人員除了應(yīng)具備一般管理干部的素質(zhì)之外，還必須具備與秘書本職工作的性質(zhì)、任務(wù)相應(yīng)的更高、更嚴(yán)的要求。文秘人員應(yīng)該是在“專才”基礎(chǔ)上的“通才”，自身要有自我學(xué)習(xí)的意識，在當(dāng)前以終生學(xué)習(xí)為目標(biāo)的社會里，不斷提高自身的知識水平，這是非常重要的。在加強(qiáng)所從事的專業(yè)知識的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)上，文秘人員還必須拓寬知識面，增強(qiáng)現(xiàn)代管理意識、創(chuàng)新意識，積極學(xué)習(xí)利用校內(nèi)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，做好文書與檔案工作的銜接，適應(yīng)新形勢的需要。此外，還要虛心向檔案專業(yè)人員學(xué)習(xí)，積累工作經(jīng)驗。高校檔案專業(yè)人員專業(yè)知識牢固，工作經(jīng)驗豐富，文秘人員應(yīng)虛心向他們請教，確確實實彌補(bǔ)專業(yè)不足，規(guī)范文書檔案管理，以適應(yīng)檔案工作需要。

高校檔案文秘人員的素質(zhì)直接影響著檔案工作的各個環(huán)節(jié)，因此，必須把培養(yǎng)和提高文秘人員的綜合素質(zhì)作為一項長期的任務(wù)來抓，以此促進(jìn)高校檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展，才能為高校教學(xué)和科研提供更好的服務(wù)。

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