淺析高校教務(wù)管理中的信息互動

摘要: 校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息互動促進(jìn)了高校教務(wù)管理模式的改進(jìn)，盡管目前還存在一些問題，但仍然有很大的提升空間。本文對高校教務(wù)管理中的信息互動的方式及作用、新問題、新空間進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞: 高校教務(wù)管理信息互動人機系統(tǒng)

校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與教育管理信息系統(tǒng)(EMIS)的應(yīng)用為高校教務(wù)管理的信息化、自動化提供了通信、協(xié)調(diào)等技術(shù)支持，促進(jìn)了學(xué)籍管理、專業(yè)設(shè)置及課程管理，考務(wù)管理及學(xué)生的成績管理，實習(xí)、實訓(xùn)、畢業(yè)論文等實踐環(huán)節(jié)，教學(xué)質(zhì)量評估和學(xué)位管理等信息資源的整合與共享。教務(wù)管理人員與微機結(jié)合構(gòu)成的人機系統(tǒng)因此改變了傳統(tǒng)高校教務(wù)管理的運作模式，建立在信息的采集、傳輸、儲存與處理基礎(chǔ)上的信息互動成為教務(wù)管理的重要方式。

一、高校教務(wù)管理中信息互動的方式及作用

在高校教務(wù)管理中，教務(wù)處(部)與各學(xué)院及各學(xué)院之間的信息互動的方式有電話、會議、FTP、電子郵件、短信及QQ群，它們各有優(yōu)長，共同為日常管理工作的有序、高效運轉(zhuǎn)搭建了信息平臺。其中，QQ群及短信平臺因其在信息發(fā)布與反饋方面的成本、時效性等方面的優(yōu)勢，越來越受到管理者的重視。

(一)QQ群在教務(wù)管理中的作用

1.為教務(wù)處(部)和各學(xué)院的教學(xué)秘書提供了一個快捷的交流空間。QQ群里除了各個學(xué)院的教學(xué)秘書，還有教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的工作人員。教務(wù)管理工作環(huán)環(huán)相扣，很多工作都是教務(wù)處統(tǒng)一部署，各個學(xué)院具體實施。QQ群能快速地發(fā)布信息，各學(xué)院可以在同一時間收到信息，迅速統(tǒng)一行動，大大地提高教務(wù)管理的效率。

2.促進(jìn)了各個學(xué)院之間的交流。教學(xué)秘書這支隊伍由于各種原因，存在一些不足之處，如隊伍不夠穩(wěn)定;教學(xué)秘書所學(xué)的專業(yè)五花八門，并非都是秘書專業(yè)畢業(yè)的，等等，這是教務(wù)管理工作困難之一。筆者是非秘書專業(yè)，QQ群為筆者提供了一個學(xué)習(xí)平臺。各個院系的教學(xué)秘書在群中交流工作方法，每個具體的工作用什么方式方法處理更合理，互相提醒這個時間段要做什么事，互相問候最近在忙些什么，等等，這樣新手也可以在大家共同的幫助下迅速成長，同時也拉近了各個院系之間的距離，有益于各學(xué)院之間的在公共課的選修、考試安排等方面協(xié)同工作。

3.縮短了領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)秘書之間的距離。教學(xué)管理工作非常繁瑣，情況復(fù)雜，很多時候教學(xué)秘書不知道怎么處理才符合政策規(guī)定。這時，教學(xué)秘書可以在群里向教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)咨詢，即時解決工作中的具體問題。

(二)短信平臺在教務(wù)管理中的作用

高校教學(xué)秘書主要是協(xié)助學(xué)院分管教學(xué)工作的院長進(jìn)行常規(guī)教學(xué)管理，協(xié)調(diào)解決教學(xué)過程中出現(xiàn)的問題，確保教學(xué)工作的順利進(jìn)行。在加強教學(xué)過程管理的過程中，短信平臺發(fā)揮了積極作用。

1.將教師和教學(xué)秘書很好地聯(lián)系起來。在教學(xué)的過程管理中，教學(xué)秘書要將上級的指示精神、院領(lǐng)導(dǎo)近期工作的部署和近期教學(xué)方面的一些工作傳達(dá)給教師。短信平臺具有快捷、覆蓋面廣、廉價等優(yōu)勢，能很快地將訊息傳達(dá)給教師，避免電話通知在時間、成本方面的浪費。

2.將學(xué)生和教務(wù)管理工作聯(lián)系起來。教學(xué)管理工作首先是面向全體學(xué)生的。各種考試考核工作、學(xué)籍問題、重新學(xué)習(xí)、實踐活動、畢業(yè)設(shè)計(論文)相關(guān)工作、臨時的教學(xué)方面的通知等都需要通知到全體學(xué)生。通過短信平臺，教學(xué)管理者就可以在最短的時間內(nèi)將通知發(fā)給班級負(fù)責(zé)人。另外，在教務(wù)管理工作中，接觸特別頻繁的往往是一些學(xué)習(xí)上需要幫助的學(xué)生，他們有的掛科太多留級了，有的是轉(zhuǎn)專業(yè)的，有的是休學(xué)后又復(fù)學(xué)的，這些學(xué)籍異動的學(xué)生需要我們提供更多的幫助。他們有的課程是隨著本班學(xué)生一起上課，有的課程要免修，有的需要跟別的班級后續(xù)或補修一些課程，這些學(xué)生給教務(wù)管理工作帶來不少的麻煩。短信平臺減輕了教學(xué)秘書在這方面的工作負(fù)擔(dān)。

二、高校教務(wù)管理中信息互動的新問題

校園網(wǎng)絡(luò)為高校教務(wù)管理提供了信息互動的有效途徑，提高了教務(wù)管理的工作效率，但也帶來了一些新的問題。

(一)在信息的發(fā)布與反饋過程中，重視信息的發(fā)布，輕視信息的反饋。教務(wù)管理人員在一定程度上是信息的操作者與執(zhí)行者，但同時也是信息的反饋者。他們反饋的不僅是執(zhí)行的結(jié)果，而且應(yīng)包括源信息本身在實施過程中可能出現(xiàn)的問題，如果忽視這一部分信息反饋，必然導(dǎo)致只見數(shù)字不見人，只問結(jié)果不顧過程，這種不平衡顯然不利于管理工作的改進(jìn)。

(二)信息互動中的真實性問題。信息的采集、傳輸、儲存與處理應(yīng)該是準(zhǔn)確、公正、公開的，這是高校教務(wù)管理工作的基本原則，在一些具體數(shù)據(jù)的處理過程中也體現(xiàn)了這一基本原則，但在涉及評教評學(xué)等環(huán)節(jié)時，人為的因素就會影響信息的可信度。首先是學(xué)生評價的可信度。有的班級無論教師授課如何，都一律評優(yōu)，有的甚至由學(xué)習(xí)委員約集班干部代替全班同學(xué)完成“任務(wù)”。此外，學(xué)生對不同的課，比如專業(yè)課與公選課的態(tài)度不同，也影響評價的公正性。其次是信息處理的可信度。如何將高校內(nèi)部的學(xué)生評教與所謂的“評師網(wǎng)”鏈接，由誰來擔(dān)任管理員，過濾哪些信息，發(fā)布哪些信息，將校內(nèi)哪些教師鏈接在一個頁面等都是值得推敲的問題。如果管理員沒有職業(yè)操守，學(xué)生的評教信息就有可能被人用作它途。最后，學(xué)生評教的結(jié)果以何種方式公布，才能達(dá)到教與評互動的目的，也會影響到信息互動的效果。

(三)在高校教務(wù)管理的人機系統(tǒng)中，機器子系統(tǒng)、人機界面的開發(fā)及維護(hù)受到高度重視，而對人的子系統(tǒng)及人機系統(tǒng)所處的環(huán)境有些高校則重視不夠。人在人機系統(tǒng)中的主體地位不僅僅是一個計算機應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)問題，人的可靠性也不僅僅與操作失誤或故障性差錯相關(guān)，它涉及心理安全問題、職業(yè)歸屬問題、自我實現(xiàn)問題。高校教務(wù)管理人員作為一個群體，承擔(dān)的工作十分重要，但對其定位卻十分模糊。

(四)信息互動使信息數(shù)量激增，也產(chǎn)生了大量垃圾信息，還可能導(dǎo)致教務(wù)機密的被盜，或者一些人利用網(wǎng)絡(luò)平臺，故意泄漏教務(wù)機密。

三、高校教務(wù)管理中信息互動的新空間

高校教務(wù)管理中的信息互動應(yīng)當(dāng)充分考慮人的因素，真正營造一個以人為本的虛擬環(huán)境。QQ群就是這樣一個可以和諧人際關(guān)系的公共空間。我校主管教學(xué)的校長也加入了QQ群，并在每天早上向群里的成員說聲早安，給大家發(fā)個笑話，很好地調(diào)節(jié)了工作氣氛，也讓教學(xué)秘書感受到了上級對大家工作的關(guān)注與尊重，極大地調(diào)動了教務(wù)管理人員的工作積極性。除此之外，還有另外兩種方式可以將教務(wù)管理中的信息互動推向深入。

(一)博客

在高校教務(wù)管理中，隨著管理人員與機器的相處時間不斷增多，人與人之間的交流溝通似乎退居次序。在一個非面對面交流的虛擬空間中，如何向?qū)Ψ秸故咀约旱膫€性和喜好，為因工作的關(guān)系群集在一起的雙方或多方提供一種交流的可能性，博客的出現(xiàn)在一定程度上解決了這個問題。博客的個人性、情感性、真實性賦予抽象的博主以感性色彩，管理人員之間可以通過博客增進(jìn)了解，領(lǐng)導(dǎo)也可以通過博客，將自己對高校教務(wù)管理的理念以個人化的方式傳輸給各級管理員，并可及時了解下屬的意見和建議。

(二)論壇

論壇是一個可以公開發(fā)表自己意見的虛擬空間，如果高校教務(wù)管理充分利用這個平臺，就可以聽到來自各個層面的最直接、最新、最尖銳的聲音。樓主不僅可以從帖子的點擊率看出網(wǎng)友對所討論問題的興趣，而且可以通過論壇培養(yǎng)學(xué)生對教務(wù)管理的民主參與意識，增加教務(wù)管理工作的透明度，在廣泛的監(jiān)督中提升高校的教務(wù)管理層次。所要注意的是以什么樣的心態(tài)面對質(zhì)量參差不齊的各類信息。

校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息互動促進(jìn)了高校教務(wù)管理模式的改進(jìn)，但也帶來了一些新的問題。在人機系統(tǒng)中，管理者不僅是操作者，而且是具有情感和自我實現(xiàn)需要的人。高校教務(wù)管理員隊伍的穩(wěn)定與素質(zhì)的提升與其在人機系統(tǒng)中的角色定位大有關(guān)聯(lián)。網(wǎng)絡(luò)虛擬空間為信息互動提供了新的平臺，但也潛隱著一些新的問題，如何面對諸如互動中的情緒化、隨意性等現(xiàn)象，如何培養(yǎng)管理人員的職業(yè)操守，如何評價信息互動中的民主參與意識，等等，都值得進(jìn)一步探討。

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[2]沈蕾.虛擬社區(qū)信息互動模式的影響因素研究[J].統(tǒng)計與決策，2009，(2).

該論文得到南通大學(xué)教學(xué)研究立項課題資助，項目編號為:07A47