節(jié)省時間提高效率十五法則
2009-04-29 00:00:00陳雪頻
成才之路 2009年9期
在此給你提供節(jié)省時間、提高效率十五法則：
法則一：制訂時間管理計劃
①計劃每月、每周、每日的行程表，在計劃上所花的每件事將在實際操作中節(jié)省至少3個小時，而且效果會更好。
②設定每項活動的完成期限或跟進日期。
③制定應急措施，幫助應付意外情況。
法則二：養(yǎng)成快速的節(jié)奏感，不僅提高效率，節(jié)約時間，也能給人以良好的作風印象
法則三：學會授權
法則四：高效的會議技巧
法則五：養(yǎng)成整潔、有條理的習慣
①據(jù)統(tǒng)計，一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。
②保持桌面整潔，桌面上只放當天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用時才拿出來。
③建立良好的文書檔案系統(tǒng)，方便存檔及查閱。
法則六：專心致志，有始有終
①不要讓突然而來的想法、主意，影響手頭上的工作，應把它記錄下來，在方便的時候再考慮。
②盡量完成一項工作才開始另一項，切忌有頭無尾。
需時較長的重要項目，應安排大塊完整的時間，避免時斷時續(xù)的工作方式。一是停頓下來費時，二是重新工作時，還需要花時間來調整情緒、思路和狀態(tài)，才能在停頓的地方接下去干。
法則七：簡化工作流程
①消除不必要的任務或步驟。
②合并某些任務或步驟。
③同步進行兩項或更多的任務或步驟。
④將任務或步驟進一步細分。
⑤重新安排工作流程，使用更有效的工作方法。
法則八：一次做好，次次做好
①所有文件、資料只經(jīng)手一次便處理好，可以采取以下行動之一：
A.歸檔 B.執(zhí)行 C.傳閱 D.廢棄
②切記閱讀后不作處理，留待下次再閱讀、再處理的重復工作。
③保證工作的質量，避免返工帶來的浪費。
法則九：克服拖延，現(xiàn)在就做
①“人并不是因為跑得不快而趕不上火車的，而是因為出發(fā)晚了才趕不上的。”
②應做而未做的事務不斷給人壓迫感，拖延者心頭不空，因而時常感到時間的壓力，使人心力交瘁，浪費了寶貴的時間。
③克服拖延的技巧，設定完成日期，制訂具體的計劃。
④安排跟進，設立獎勵。
法則十：當日事當日畢
制定每日的工作時間表，每天都將目標、結果日清日新。
法則十一：善用零散時間
①滴水成河，用“分鐘”來計算時間的人，比用“小時”來計算時間的人，時間多59倍。
②零散的時間可用來從事零碎的工作。例如，坐車、等人時，就可以學習、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計劃下一個行動等。
③沒有利用不了的時間，只有自己不利用的時間。
法則十二：利用節(jié)省時間的工具
① 電話、電子郵件、傳真、語音系統(tǒng)、電腦等。
② 使用電話時應開門見山，長話短說；打電話前應先列出講話要點，以免遺漏。
③ 需要向一個以上的人傳遞信息時，應采用電子郵件，以避免重復浪費時間。
④ 提高使用日常電腦軟件的技巧。
法則十三：高效的閱讀法
①有目的地閱讀。
②快速略讀和重點詳讀相結合。
③歸納要點，在書上標記或記筆記。
④切忌逐字閱讀。
⑤簡化辦公室的傳閱資料。
法則十四：高質高效的睡眠
①培養(yǎng)隨時隨地入睡的能力。
②注重睡眠質量，不要只注重時間長短。
③利用白天瞬間睡眠，保持旺盛精力。
④心理訓練，自我暗示與身心放松。
法則十五：終生學習
通過學習提高本身的技能是提高效率的捷徑。
①長期自學，定期參加各種研討會。
②多方面搜集與專業(yè)有關的信息，更新自己的知識結構。
③養(yǎng)成終生學習的習慣。
時間管理是一種習慣，也是一種心態(tài)。舉凡有成就的管理人都有共通的特性，即明確的目標；積極的態(tài)度；自我激勵；良好的時間管理。做好時間管理，亦就是做對的事情，把事情做對。中小企業(yè)領導人與管理者，要把時間管理好，就是要堅持你的既定目標，永不放棄。
（來源：《第一財經(jīng)日報》）
