對高校畢業(yè)生就業(yè)中學生檔案工作的思考

摘要: 目前，高校學生檔案存在內容不全、管理方式落后等問題。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)市場的激烈競爭，要高度重視大學生檔案工作，一要樹立動態(tài)管理學生檔案的觀念;二要共享畢業(yè)生信息資源;三要拓寬畢業(yè)生檔案服務范圍。

關鍵詞: 高校畢業(yè)生就業(yè)學生檔案工作作用突出問題思考

學生檔案工作是高校學生教育管理工作中的一項基礎性工作，包括畢業(yè)生檔案的收集、整理、出檔、轉遞、提供咨詢服務等具體工作項目。學生檔案工作不僅關系到畢業(yè)生從學生向社會人的轉變，而且對其今后就業(yè)、職稱評定、婚育證明、轉正定級、政審、辦理養(yǎng)老等社會保險和開具出國、升學有關證明等各方面都有影響。因此，高校畢業(yè)生就業(yè)中的學生檔案工作，對學生工作者及畢業(yè)生個人而言，都不可忽視。

一、高校畢業(yè)生就業(yè)中學生檔案工作的作用

1.提供檔案利用，為用人單位的人力資源管理奠定基礎。

經過收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)而形成的畢業(yè)生檔案系統(tǒng)、有序地匯集了畢業(yè)生學習期間的學籍記錄、獎懲記載、社會活動情況、相關社會關系等一系列內容，用人單位通過對學生檔案的查詢，在對員工個人能力、興趣的分析與評估的基礎上，可以了解畢業(yè)生的能力結構，分析畢業(yè)生的素質狀況，從而比較全面地了解學生在校期間的經歷與表現。

2.協調學生檔案管理，為畢業(yè)生就業(yè)提供及時完整的檔案材料。

學生檔案材料的收集歸檔主要包括學生入學登記表，畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生就業(yè)通知書，入黨(團)材料，獎學金登記表及在校期間獎勵、表彰，以及懲處材料、德育鑒定、所學課程的歷次考試(或考查)成績等材料。

3.進行檔案管理咨詢服務，完善畢業(yè)生檔案轉遞工作。

畢業(yè)生檔案通過檔案轉遞工作與畢業(yè)生就業(yè)同向流動，以實現“人檔合一”的人事檔案管理要求，檔案轉遞工作的開始也是畢業(yè)生在校身份的結束，學校對畢業(yè)生的管理就此告一段落。

二、高校畢業(yè)生就業(yè)中學生檔案工作面臨的突出問題

1.檔案轉遞。

(1)檔案轉出的問題:第一，畢業(yè)生升學，招生調檔與應屆畢業(yè)生畢業(yè)的時間差。如碩士生錄取檔案調檔在每年的四、五月，本科生畢業(yè)時間在六月底，出檔在七月初。由于升學招生時畢業(yè)生學籍等材料未能完整，造成應屆畢業(yè)生升學工作中的兩次投檔，而且，各高校招生檔案接受方法不一，或在研究生招生院，或在院(系)，很可能兩次轉遞地址不一致，未能將學生檔案轉遞到實處。第二，退檔及其再次投遞。由于地址失誤、單位管理機要權限的限制，造成學生檔案轉遞被機要部門退檔，需要學生檔案管理工作人員主動與有關人員聯系，或接受相關檔案轉遞情況查詢，落實具體的檔案轉遞方式。

(2)檔案接受的問題:人事代理(管理)部門檔案管理滯后，接到畢業(yè)生檔案未能及時整理，被誤認為檔案未收到，需要學校的學生檔案管理工作人員借助畢業(yè)生檔案轉遞單據，在畢業(yè)生與檔案接收部門之間進行溝通，明確學生檔案歸屬。

2.畢業(yè)生檔案管理的相對滯后性。

(1)檔案整理相對于畢業(yè)生求職活動在時間上的滯后性。目前，不論哪種方式，大多數高校都是在大學生畢業(yè)離校時才突擊整理檔案。但是，人才市場日趨激烈的競爭，求職方式的多樣化，使得畢業(yè)生求職活動有超前的趨勢，在校期間產生的檔案材料散放在各系(院)、處(室)乃至個人手中，學生檔案工作與畢業(yè)生擇業(yè)活動相比，從材料的收集到歸檔，呈現明顯滯后的管理模式，應屆畢業(yè)生學籍、人事管理等材料在需要為其求職提供憑據時，往往尚未能收集、整理齊全，造成畢業(yè)生檔案材料缺乏系統(tǒng)性、完整性。

(2)檔案提供利用相對于用人單位查詢的滯后性。近年來，不少用人單位陸續(xù)走進高校，舉辦供需見面雙向選擇活動以招募人才。這種方式通常由高校就業(yè)主管部門牽頭，先介紹畢業(yè)生情況，而后由用人單位通過看檔案材料，再確定面洽人選。因此，學生檔案管理部門能否提供詳實、全面的學生檔案就顯得至關重要。有的在關鍵時刻如果不能提供大學生檔案材料，就會嚴重影響畢業(yè)生就業(yè)。

三、對畢業(yè)生就業(yè)中學生檔案工作的思考

1.樹立動態(tài)管理學生檔案的觀念。

(1)檔案情況的變動性。由于學生學習具有一定的周期性和階段性，因此，學生檔案材料是在變動中不斷豐富的，有學籍、求學經歷、獎勵、處分、撤消處分等變化等，使得學生檔案管理工作從檔案接收、歸檔到轉遞、出檔，始終處在動態(tài)運作當中。(2)動態(tài)收集的可能性。大學生學習生活具有一定規(guī)律性，檔案材料的形成過程，從開始時的入學登記，到結束時的畢業(yè)離校，學科考試、評獎選優(yōu)、社會實踐等活動都是有組織、相對集中進行的。動態(tài)管理學生檔案的目的，就在于適時補充檔案材料，及時歸檔，最大限度地有效提供檔案材料，切實為畢業(yè)生就業(yè)服務。

2.畢業(yè)生信息資源的共享。

(1)資源共享的工作因素。畢業(yè)生就業(yè)中的學生檔案工作涉及學生管理、教學管理、檔案管理等諸多學校管理部門，這些部門有共同的服務對象——應屆畢業(yè)生，有共同的工作目標——完成畢業(yè)生就業(yè)計劃，也有共同的信息源——畢業(yè)生個人信息及就業(yè)信息。(2)資源共享的支持環(huán)境。高校作為高等教育的教學、科研基地，有著豐富的資源優(yōu)勢及得天獨厚的人才優(yōu)勢，校園網的建立更為信息資源的共享提供了切實可行的技術平臺。將計算機數據技術和網絡技術用于畢業(yè)生就業(yè)工作，不但能減少就業(yè)信息管理工作中的重復勞動，還能提高畢業(yè)生檔案管理的技術水平及工作效率，有助于及時、準確地掌握畢業(yè)生檔案運作的狀況。在數字校園建設和現代化管理手段在高校各部門間普遍應用的今天，畢業(yè)生信息網絡化管理已成為就業(yè)及畢業(yè)生檔案工作的發(fā)展趨勢。

3.拓寬畢業(yè)生檔案服務范圍。

(1)畢業(yè)生檔案流向查詢服務。第一，關于未收到檔案問題的查詢，應及時主動聯系機要部門，為其落實檔案轉遞情況;第二，關于遺留檔案問題的查詢，應建立檔案滯留聯系方式，注意對其個人資料的補充，以確保檔案信息的連續(xù)性。(2)畢業(yè)生檔案材料的證明服務。學生畢業(yè)后，因人事變動而檔案管理一時滯后、本人材料不全或不慎遺失，學生檔案管理部門作為畢業(yè)生信息資料的管理機構，應該為其學歷、學籍、學習成績提供相應的證明材料。(3)畢業(yè)生信息的數字化管理。隨著高校辦公自動化的發(fā)展，作為學校公共服務體系之一的學生檔案管理部門，在畢業(yè)生就業(yè)工作中應將學生檔案工作從單一的紙質材料管理發(fā)展成學生檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式，依據高校辦學特點及檔案管理的技術水準，依托校園網的規(guī)范管理，主動提供服務，宣傳學生檔案管理政策，在設置查詢權限的前提條件下，發(fā)布畢業(yè)生檔案流向、遺留檔案信息，滿足畢業(yè)生及用人單位對學生檔案的利用。

參考文獻:

[1]李清.高校畢業(yè)生就業(yè)中的學生檔案工作[J].檔案，2006，(4).

[2]周芳莉.高校學生檔案管理問題與對策[J].成都大學學報(社科版)，2005，(5).

[3]袁曉明，彭韶霜.關于高校學生檔案與就業(yè)指導問題的思考[J].蘭臺世界，2007，(8).