高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理與收集

摘要: 教師是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的主體，他們在從事與自己業(yè)務(wù)工作相關(guān)聯(lián)的一系列活動時所產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表、聲像及各類載體形式的歷史記錄，構(gòu)成了高校教師的業(yè)務(wù)檔案。本文界定了高校教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容，分析了高校教師業(yè)務(wù)檔案的價值，反思了高校教師業(yè)務(wù)檔案管理中的問題，提出了完善高校教師業(yè)務(wù)檔案管理與收集的對策。

關(guān)鍵詞: 高校教師業(yè)務(wù)檔案檔案管理內(nèi)容界定價值分析收集和管理

高校教師業(yè)務(wù)檔案是高校檔案的重要組成部分。高校教師業(yè)務(wù)檔案詳細、系統(tǒng)地描述了教師教學(xué)、科研等活動的軌跡，真實反映了教師從事的專業(yè)和研究方向、教學(xué)能力、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績、獎懲，以及社會對教師的評價和承認程度等基本情況。它是教師勞動成果和智慧的結(jié)晶，是高校極其重要的信息資源，它不僅反映出教師個人的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績，而且反映出一所高校的師資隊伍建設(shè)和辦學(xué)水平。正確處理高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理、利用與保密的關(guān)系，建立高校教師業(yè)務(wù)檔案信息庫和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和前瞻性，實現(xiàn)教育管理的定量化、科學(xué)化，對于促進高校的改革和發(fā)展具有重要意義。

1.教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容界定

教師業(yè)務(wù)檔案涵蓋信息量大、涉及范圍廣，繁瑣復(fù)雜，根據(jù)各項內(nèi)容的特性及應(yīng)用，主要分為以下幾個方面:(1)自然情況:主要包括教師個人基本情況、學(xué)習(xí)進修及工作簡歷、職稱職務(wù)晉升情況等。教師是終身學(xué)習(xí)制的，因此繼續(xù)教育是教師學(xué)習(xí)的主要途徑。教師學(xué)歷、職稱，以及參加進修、培訓(xùn)的材料是教師業(yè)務(wù)水平的參考資料。(2)教育教學(xué)情況:主要包括教師承擔(dān)的教學(xué)任務(wù)、完成的教學(xué)工作量、獲得的教學(xué)效果及教學(xué)成果評價、教學(xué)工作記錄手冊、班主任及年級組長工作記錄手冊、工作紀實手冊、課外活動記錄手冊、后進生跟蹤輔導(dǎo)手冊等。這類記錄手冊是教師業(yè)務(wù)檔案的重要內(nèi)容，它由教師本人在完成教學(xué)任務(wù)后實事求是地填寫。(3)學(xué)術(shù)情況:主要包括教師學(xué)術(shù)成果、學(xué)術(shù)活動及學(xué)術(shù)梯隊建設(shè)情況、教研經(jīng)驗、總結(jié)和教改方案等。凡是在報刊、雜志上發(fā)表，參加各種論文競賽獲獎或者在教學(xué)研討會中交流，或者經(jīng)有關(guān)部門認可的都應(yīng)歸檔。它們是衡量教師教研、科研成果最有分量的見證。(4)教師風(fēng)范:主要包括教師在個人、集體、社會等范圍中獲得的榮譽稱號、表彰獎勵、犧牲貢獻，以及在媒體報道、社會影響等可起到模范作用的事跡或成果，等等。(5)教師公開課評價及其教案。公開課是教師每學(xué)期都要開展的活動，它是評價教師教學(xué)水平、提高教法及經(jīng)驗的重要措施。公開課可分為在全校開展和本學(xué)院開展兩類，在本學(xué)院開展的公開課更有觀摩和參考作用，因此公開課的評價及其教案應(yīng)同時系統(tǒng)地收集，作為教研部門和教學(xué)管理部門的調(diào)研資料，同時也要成為教師的一個重要業(yè)績。(6)聽課記錄。聽課記錄是教師之間互相聽課，然后展開評議后所作的記錄。這方面的材料為教師指出了在實踐教學(xué)中應(yīng)當(dāng)改進的目標(biāo)，為教師之間互相學(xué)習(xí)、互相促進提供了參考依據(jù)。(7)教師業(yè)務(wù)檔案記錄卡片。教師業(yè)務(wù)檔案記錄卡片是對教師一學(xué)期以來工作的一個總體概括和定性描述。從卡片信息中便可以對教師業(yè)績一目了然，它包括了教師教學(xué)的班級、課時數(shù)、教學(xué)成績、發(fā)表論文和教學(xué)獲獎情況等。(8)教師的聘任協(xié)議，教師教學(xué)方法登記小冊子，以及教師的年度專業(yè)技術(shù)考核表等也作為教師業(yè)務(wù)檔案進行收集。(9)其它方面應(yīng)收集的資料。

2.高校教師業(yè)務(wù)檔案的價值分析

2.1為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。高校領(lǐng)導(dǎo)在研究學(xué)校的發(fā)展和專業(yè)定位時，需要以教師業(yè)務(wù)檔案作為參考，如教師的年齡、學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)，教師的業(yè)務(wù)水平，教師的科學(xué)研究方向是否符合學(xué)校的發(fā)展需要，等等。

2.2有利于師生之間的溝通。古人說:“教學(xué)相長，”即教與學(xué)需要互動，一個教師教學(xué)方法是否先進、教學(xué)效果是否優(yōu)良，必須看學(xué)生的接受情況。教師在學(xué)生測評方面的檔案可以讓教師了解學(xué)生對自己所教課程的反應(yīng)，從而不斷提高自己的教學(xué)質(zhì)量。

2.3為教學(xué)評估、教師晉升提供真實的憑據(jù)。(1)評估專家通過教師業(yè)務(wù)檔案了解師資隊伍數(shù)量與結(jié)構(gòu)、整體結(jié)構(gòu)狀態(tài)與發(fā)展趨勢;了解教師上課情況及其教學(xué)水平和科研能力。(2)在教師職稱評聘、考核晉升等工作中，教師個人檔案可以為有關(guān)部門提供最真實的憑證，如教師授課課程、教學(xué)工作量、指導(dǎo)畢業(yè)論文等。

3.教師業(yè)務(wù)檔案的收集和管理

教師業(yè)務(wù)檔案不像人事檔案和文書檔案那樣相對穩(wěn)定，檔案材料的收集對象主要是教師本人。由于教師活動的多樣性和教師本人對檔案保存可靠性的疑慮，給檔案收集和管理增加了難度。教師新學(xué)歷新學(xué)位的獲得，論文論著的發(fā)表出版，優(yōu)秀教案、講義的評選，榮譽證的產(chǎn)生等零星材料隨時都可能發(fā)生，使檔案的收集工作量大而煩瑣。為了使教師業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、科學(xué)化，應(yīng)制定嚴格收集、管理措施。

3.1學(xué)校檔案室專業(yè)人員要定期到各院系檢查落實、督促指導(dǎo)工作。各院系應(yīng)建立健全業(yè)務(wù)檔案材料的收集、整理制度，材料要全面、完整、準確。院系部領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)確定一名領(lǐng)導(dǎo)分管，并責(zé)成專人具體負責(zé)此項工作，教師本人要自覺及時提交其業(yè)務(wù)檔案材料，收集人要隨時向教師催要。

3.2增強教師業(yè)務(wù)檔案管理意識，建立健全運動機制。首先，要從建立教師業(yè)務(wù)檔案管理機制入手，要有校專門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，各部門選派負責(zé)人及檔案專職管理人員對教師業(yè)務(wù)檔案進行專門管理;其次，要向教師及教學(xué)、科研單位宣傳教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容及其重要性，增強大家對教師業(yè)務(wù)檔案的整體認識，了解檔案的管理機制，使得大家能夠積極主動協(xié)助及配合管理人員工作;最后要建立健全各項規(guī)章制度，使檔案材料的收集、整理與歸檔工作有章可循、有據(jù)可依，步入制度化、規(guī)范化管理軌道。

3.3對歸檔材料要驗證真?zhèn)魏蜋z驗完整與否。在收集材料時必須當(dāng)場驗收核實，不符合要求的必須按規(guī)定要求教師重新提供。尤其是對各種復(fù)印件，必須有一定的規(guī)范要求并經(jīng)院系分管領(lǐng)導(dǎo)簽名核實認可。對規(guī)定的收集渠道不能完成或遺漏的檔案材料采取跟蹤收集，同時要對檔案材料的數(shù)量、質(zhì)量采取控制，以保證歸檔材料全面、完整、真實。

3.4增加科技含量，提高管理水平。教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容廣泛，涉及面大，信息含量高，需要快速、高效、便捷的現(xiàn)代化管理模式與之相適應(yīng)。但是，目前大部分高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在全人工操作或半人工操作狀態(tài)，現(xiàn)代化程度較低。這就使得教師業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等工作嚴重滯后，未能及時地進行定量分析，給評估數(shù)據(jù)的統(tǒng)計帶來不便，從而影響教師業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。

要提高教師業(yè)務(wù)檔案的管理水平，高校必須改變傳統(tǒng)人工操作的落后局面，實行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，建立統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強的教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案檢索、信息反饋、統(tǒng)計、匯編等管理程序的自動化。各系(院)把平時教師教學(xué)、科研活動中形成的有價值的業(yè)務(wù)資料通過校園局域網(wǎng)絡(luò)分別上傳至各業(yè)務(wù)主管部門;各業(yè)務(wù)主管部門對每位教師的上傳信息資料進行去粗取精、去偽存真，詳細地篩選、整理，最后把有價值、可以歸檔保存的資料信息再上傳至校綜合檔案館室;學(xué)校綜合檔案館室再對這些資料信息進行編輯、下載、立卷、歸檔。這樣既能最大限度地減少調(diào)閱檔案的次數(shù)，避免不必要的重復(fù)勞動，又能實現(xiàn)檔案之間的內(nèi)容互補，便于提供系統(tǒng)全面、真實可靠的檔案資料;既能保證檔案及時、準確歸檔，又能創(chuàng)造快捷、方便的檢索、利用和提取條件。教師業(yè)務(wù)檔案檢索、信息反饋、統(tǒng)計、匯編等管理程序的自動化，為實現(xiàn)信息時代高校教師業(yè)務(wù)檔案完整、準確、動態(tài)和全方位的網(wǎng)絡(luò)化管理創(chuàng)造了廣闊的發(fā)展空間。

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