我國高校行政管理存在的問題及對(duì)策研

郝　棟

摘要：面對(duì)我國高校新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求。提高行政管理的效率已經(jīng)成為其發(fā)展面臨的重要而又緊迫的課題。文章針對(duì)高校行政管理效率低下的問題，結(jié)合高校的實(shí)際，提出了提高高校行政管理效率的若干對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校行政管理問題對(duì)策

隨著我國高等教育管理體制改革的不斷深化，我國的各項(xiàng)事業(yè)都在突飛猛進(jìn)地發(fā)展，在這新形勢(shì)下，許多高校的內(nèi)部管理體制日益顯得滯后和被動(dòng)，機(jī)構(gòu)繁雜，層級(jí)過多，管理的方式方法不盡科學(xué)；服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，民主氣氛不夠，官本位意識(shí)嚴(yán)重；管理的規(guī)章制度陳舊落后不完善等問題，導(dǎo)致高校的行政管理效率較低。如何運(yùn)用行政管理方法和技巧，充分發(fā)揮人、財(cái)、物優(yōu)化整合應(yīng)有的效能和作用，文章針對(duì)高校行政管理效率低下的問題，分析了制度建設(shè)在提高高校行政管理效率中的意義，結(jié)合高校的實(shí)際，提出了提高高校行政管理效率的若干對(duì)策。

一、我國現(xiàn)階段高校行政效率不高的因素分析

高校行政管理，是指通過組織、計(jì)劃、實(shí)施等行動(dòng)。使學(xué)校所擁有的人力、物力和財(cái)力發(fā)揮出最大的效益，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的培養(yǎng)目標(biāo)，保障完成學(xué)校所擔(dān)負(fù)的以教學(xué)和科研為中心的各項(xiàng)任務(wù)，它是一個(gè)特殊的專業(yè)管理領(lǐng)域。近幾年，我國高等教育事業(yè)的發(fā)展取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求，提高行政管理的效率已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展面臨的重要而又緊迫的課題。

1理論指導(dǎo)薄弱，思想觀念落后。長(zhǎng)期以來，我們忽視了高校管理工作的復(fù)雜性，以為基于理想和熱情就能解決問題，傳統(tǒng)的一些不合時(shí)宜的觀念如僵化、不思進(jìn)取、崇尚權(quán)力、輕視真理和知識(shí)、只唯上不唯實(shí)，等等，構(gòu)成了提高高校行政效率的巨大障礙。其次，傳統(tǒng)的管理觀念把教師和學(xué)生看作管理的對(duì)象，在工作中表現(xiàn)為消極地執(zhí)行高校的相關(guān)管理規(guī)定、制度，沒能把教師和學(xué)生作為服務(wù)對(duì)象。不能主動(dòng)地改進(jìn)工作方法、刨制人性化的管理制度，從而影響行政效率的提高。

2機(jī)構(gòu)設(shè)置缺乏科學(xué)性。高校行政效率低下與學(xué)校行政機(jī)構(gòu)臃腫、條線過多、分工過細(xì)及職責(zé)不清有直接關(guān)系有些學(xué)校由于分工過細(xì)，往往造成物極必反，帶來職責(zé)不清，相互扯皮。當(dāng)出現(xiàn)教學(xué)質(zhì)量下降的現(xiàn)象時(shí)，說不清是誰的責(zé)任，結(jié)果是相互推諉，誰也不承擔(dān)責(zé)任。

3行政管理工作沒有納入法制軌道。凡是行政效率高的學(xué)校，必定有完善的規(guī)章制度，一切行政管理都具有基本的規(guī)范和程序，各職能部門明確職權(quán)和責(zé)任，把左右關(guān)系理順，各司其職各盡其責(zé)。而一些效率低下的學(xué)校，往往無規(guī)范化的工作制度。工作憑主觀經(jīng)驗(yàn)，隨意性較大，這樣的狀況必定造成行政效率低下。

4從事行政管理人員素質(zhì)不高，無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。行政人員素質(zhì)如何，對(duì)行政效率具有決定性的影響，文化水平低導(dǎo)致行政決策水平低；職業(yè)道德差導(dǎo)致行政道德淪喪；行政責(zé)任觀念淡薄導(dǎo)致爭(zhēng)榮譽(yù)而避責(zé)任?，F(xiàn)代行政管理，要求行政人員具有現(xiàn)代化的管理意識(shí)，既要有良好的政治素質(zhì)和思想素質(zhì)，又要具備較高的科學(xué)文化素質(zhì)。此外，還應(yīng)有健康的體格和充沛的精力?，F(xiàn)在學(xué)校的行政人員，有很多是因?yàn)閷I(yè)水平不高和健康狀況不佳而調(diào)整到行政管理部門的。這也是造成學(xué)校行政效率不高的原因之一。

5管理技術(shù)因素。主要指各級(jí)行政機(jī)關(guān)管理手段現(xiàn)代化問題，即運(yùn)用以計(jì)算機(jī)為代表的各種現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段收集行政信息，分析決策，以及使用這些先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行日常管理工作管理技術(shù)和工具是提高行政效率的一種物質(zhì)基礎(chǔ)，在現(xiàn)代管理中，技術(shù)作用不能忽視。當(dāng)今世界科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息空前膨脹。如果辦公手段只靠陳舊的一疊紙、一支筆及一部電話，那么，行政效率不可能提高。

二、提高高校行政管理效率的重要性和意義

提高高校行政管理的重要性及其意義，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

1是新形勢(shì)下高校行政管理工作的迫切要求。高校行政機(jī)關(guān)是直接為教學(xué)和科研服務(wù)的基層行政管理部門，是學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外交流的窗口和平臺(tái)，是學(xué)校管理系統(tǒng)中承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁和紐帶。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、辦學(xué)層次的不斷提升，辦學(xué)水平的不斷提高以及內(nèi)部管理體制的不斷深化。行政機(jī)關(guān)的地位和作用更加突出，工作任務(wù)日漸繁重和復(fù)雜。不斷變化的新形勢(shì)對(duì)高校行政工作提出了更高要求，其工作效率和工作質(zhì)量直接影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量，更關(guān)系到高校的社會(huì)形象與信譽(yù)。因此，行政機(jī)關(guān)必須抓好自身建設(shè)，提高工作效率，以達(dá)到高質(zhì)高效做好各項(xiàng)工作的目的。

2是充分發(fā)揮行政機(jī)關(guān)綜合職能作用的重要保證。高校行政機(jī)關(guān)是高校管理鏈中最重要的一環(huán)，承擔(dān)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查和后勤服務(wù)等多種職能，在管理工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用。隨著高校規(guī)模的快速發(fā)展和高校改革的日益深入。高校內(nèi)部管理模式也隨之發(fā)生了巨大而深刻的變化，行政機(jī)關(guān)的職能范圍不斷擴(kuò)大，管理事務(wù)的內(nèi)容、難度、復(fù)雜性迅速增加，只有提高工作效率，才能充分發(fā)揮行政機(jī)關(guān)的各項(xiàng)職能作用。

3是實(shí)現(xiàn)行政管理信息化的必然結(jié)果。迅速、通暢、開放的互聯(lián)網(wǎng)改變了傳統(tǒng)的信息及公文的交流、傳遞和反饋方式，信息量越來越大，工作節(jié)奏也日益加快；現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的辦公科學(xué)化、規(guī)范化、信息化沖擊著高校的傳統(tǒng)管理模式和管理理念。促進(jìn)著新的管理機(jī)制和運(yùn)行模式的誕生，同時(shí)也給行政機(jī)關(guān)帶來重大變革，使行政管理工作更富意義、更具挑戰(zhàn)，提高工作效率是必然結(jié)果。

4行政管理效率的提高對(duì)高校改革發(fā)展具有激勵(lì)作用。行政管理具有的基本作用之一就是承擔(dān)著對(duì)高校各個(gè)部門和教職工工作狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查的任務(wù)。高校行政管理部門通過建立嚴(yán)格的檢查督辦制度，并且切實(shí)履行起職責(zé)。對(duì)不能按時(shí)完成工作的部門或個(gè)人提出督辦要求以及改進(jìn)的措施和建議，督促其及時(shí)完成各項(xiàng)任務(wù)，提高行政管理效率必然能夠從一個(gè)側(cè)面上激勵(lì)高校內(nèi)各個(gè)部門和教職工認(rèn)真工作、提高工作積極性，促進(jìn)高校改革發(fā)展各項(xiàng)工作任務(wù)的順利完成。

三、提高高校行政效率的方法和途徑

高校行政效率的高低直接關(guān)系到我國高等教育事業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，我國對(duì)高校教育的投入受經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平制約，一時(shí)還不能滿足高等教育和社會(huì)發(fā)展的需要，解決的辦法之一就是提高高校教育行政效率，合理地配置和使用現(xiàn)有教育資源，最大限度地發(fā)揮現(xiàn)有人力、物力和財(cái)力的作用，因此，所有高校教育行政的運(yùn)行過程，都要講求效率，它是對(duì)高校行政工作的整體要求。

(一)牢固樹立行政效率觀念

要提高行政效率，首先要解決行政人員的觀念問題。進(jìn)行教育思想大討論，更新觀念，用一種新的市場(chǎng)化、民主化、社會(huì)化、全球化和科學(xué)化的行政觀念來替代傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變“一等、二靠、三望”

的工作作風(fēng)，使之認(rèn)識(shí)到提高行政效率是關(guān)系到行政管理是否成功的重要條件。

(二)改革和完善高校行政管理體制和工作制度

改革現(xiàn)行的高校行政管理體制。高校職能部門的設(shè)置要從科學(xué)性和整體性出發(fā)，必須符合精干、高效的原則。人員編制不能過多。每個(gè)部門都應(yīng)有明確的職責(zé)，科學(xué)的分工，部門間還應(yīng)該強(qiáng)調(diào)密切的協(xié)作配合。

建立和健全科學(xué)的管理法規(guī)和工作制度?？茖W(xué)的管理法規(guī)和工作制度的建立和完善是提高高校行政效率的保證，如建立辦公制度、領(lǐng)導(dǎo)值班制度、規(guī)范的文書工作制度、崗位責(zé)任制度、考核獎(jiǎng)懲制度，等等。明確劃分權(quán)責(zé)，從制度上杜絕敷衍塞責(zé)、爭(zhēng)功諉過的不良現(xiàn)象。制度應(yīng)根據(jù)實(shí)踐發(fā)展的需要而不斷進(jìn)行修改，以提高工作效率為原則。在制定制度時(shí)，必須尊重絕大多數(shù)人意見，使大多數(shù)人認(rèn)可；在執(zhí)行時(shí)，必須依靠團(tuán)隊(duì)成員?；ハ啻龠M(jìn)?；ハ啾O(jiān)督。還要不斷加強(qiáng)行政人員的法制觀念，紀(jì)律觀念，依法行政。

(三)強(qiáng)化人力資源開發(fā)

提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的管理素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。建立高素質(zhì)人員組成的、結(jié)構(gòu)合理的高校行政領(lǐng)導(dǎo)群體，建立高校行政人員的專業(yè)培養(yǎng)及進(jìn)修制度。領(lǐng)導(dǎo)群體的高素質(zhì)和合理結(jié)構(gòu)使得高校教育決策正確迅速。領(lǐng)導(dǎo)方式良好有效，帶動(dòng)整個(gè)高校教育行政機(jī)構(gòu)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)高校教育行政的高效率。

加強(qiáng)在職行政人員的培訓(xùn)，實(shí)行激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)行政隊(duì)伍的積極性。隨著高校教育行政管理科學(xué)化和專業(yè)化的發(fā)展，各國都重視管理人員的專業(yè)訓(xùn)練，提高全體教育行政人員的素質(zhì)。既要有較高的科學(xué)文化知識(shí)水平、業(yè)務(wù)知識(shí)水平，又要有實(shí)踐技能；此外還要由具有團(tuán)隊(duì)精神的不同專業(yè)水平的人員組織起來，形成科學(xué)合理的整體結(jié)構(gòu)。行政管理工作是由行政人員擔(dān)任的，因此，充分發(fā)揮個(gè)人的積極性是提高行政效率的關(guān)鍵。

(四)建立管理人員合理流動(dòng)機(jī)制

要讓行政管理工作一直保持高效率。一直充滿生機(jī)，就必須對(duì)行政管理人員建立一套激勵(lì)制約機(jī)制，在行政管理部門內(nèi)部實(shí)現(xiàn)科學(xué)的人員流動(dòng)。在行政部門內(nèi)部可以根據(jù)工作性質(zhì)和工作對(duì)象的不同，素質(zhì)、技能水平的不同分成不同的層次，層次是固定的，而每一個(gè)層次的管理人員是不固定的。行政管理部門可以定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，定期對(duì)人才層次進(jìn)行置換，優(yōu)升劣降，最差的實(shí)行待崗學(xué)習(xí)提高，等待下次測(cè)試重新上崗。通過層次間的互換，管理人員經(jīng)歷了不同崗位的工作，便于找到自己最合適的崗位，發(fā)揮自己的最大潛能，更有利于將高校的行政管理工作做得更好。

(五)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)參與管理

實(shí)現(xiàn)行政和管理現(xiàn)代化，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)參與管理，主要指運(yùn)用以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代電子技術(shù)及相關(guān)的硬件和軟件設(shè)備來進(jìn)行具體日常操作，提高操作的準(zhǔn)確性和快速性，降低管理成本。改善行政工作的環(huán)境和條件，現(xiàn)代高校教育行政工作事務(wù)多信息量大、速度快，要求實(shí)現(xiàn)辦公環(huán)境的優(yōu)化和辦公手段現(xiàn)代化，如電子計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)、傳真機(jī)、數(shù)據(jù)庫的廣泛運(yùn)用，以提高辦事效率和行政溝通力度。高校要有計(jì)劃、分步驟地改善高校教育行政機(jī)關(guān)的工作環(huán)境和工作條件，不斷更新管理手段，逐步提高行政工作的自動(dòng)化和現(xiàn)代化水平。

(六)制定科學(xué)的績(jī)效考核辦法

激勵(lì)效率提高行政效率測(cè)定，是對(duì)行政產(chǎn)出和行政投入以及兩者之間比率的測(cè)定，這是國內(nèi)外公認(rèn)的難題。在現(xiàn)行高校管理中，可以使用行政職能測(cè)量結(jié)果評(píng)定行政效率，即考核高校行政人員和行政部門是否圓滿完成任務(wù)，是否達(dá)到職能目標(biāo)。另外。還可采用因素評(píng)分法，對(duì)影響高校行政結(jié)果的人力、經(jīng)費(fèi)、制度、方法等因素，按其作用不同確定不同的分?jǐn)?shù)。測(cè)定某一行政效率時(shí)，把包含的各種因素分別評(píng)分。最后相加即為效率分?jǐn)?shù)。評(píng)分考核可采用主管領(lǐng)導(dǎo)打分、各職能部門互評(píng)及民意測(cè)定方法進(jìn)行?？?jī)效考核有利于激勵(lì)行政人員努力工作，強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，克服平均主義思想，最大限度地調(diào)動(dòng)行政人員的積極性。

總之，高校行政管理在高校改革發(fā)展中發(fā)揮著保障、協(xié)調(diào)、參謀、激勵(lì)等重要作用。高校行政管理工作一定要更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，改進(jìn)工作作風(fēng)，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)功能，從而促進(jìn)行政管理的科學(xué)化、信息化，實(shí)現(xiàn)行政管理工作的優(yōu)質(zhì)與高效。

責(zé)任編輯田茂贏