學(xué)校檔案管理依法治檔之我見(jiàn)

劉　亞

【摘 要】檔案是反映歷史面貌的真實(shí)記錄，檔案事業(yè)是黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的重要組成部分。檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，也是衡量學(xué)校管理工作水平高低的標(biāo)志。隨著教育改革的不斷深入和發(fā)展，貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》與《廣東省檔案管理辦法》，建立和管理好學(xué)校檔案，并促使學(xué)校檔案工作納入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理的軌道，不斷提高檔案管理的整體水平，有著極為重要的意義和作用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校 檔案管理 依法治檔

一、當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1．某些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視，其表現(xiàn)為：⑴對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足。多年來(lái)，由于對(duì)“教育改革”的狹隘認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案事業(yè)建設(shè)降低到了教育改革的附屬地位，經(jīng)常以一種對(duì)當(dāng)前教育改革是否有用的實(shí)用主義來(lái)衡量檔案事業(yè)，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價(jià)值屬性，因?yàn)闄n案是歷史的產(chǎn)物，不能產(chǎn)生直接的教改成績(jī)或效果，檔案往往是到檢查評(píng)估利用的時(shí)候才顯出它的價(jià)值。⑵依法歸檔的意識(shí)不強(qiáng)?；鶎拥念I(lǐng)導(dǎo)同志不能深入實(shí)際解決檔案收集工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動(dòng)索取，而依靠有關(guān)部門主動(dòng)移交的可操作性不強(qiáng)，致使檔案移交工作遲遲不能落到實(shí)處，甚至材料收集不齊全，直接影響收集工作的開展。⑶對(duì)《檔案法》的宣傳不夠?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認(rèn)識(shí)外，大多數(shù)人不了解、不認(rèn)識(shí)檔案法律責(zé)任，不重視統(tǒng)一管理檔案的意義，管理人員、科技人員依法自覺(jué)保護(hù)、收集、移交檔案材料的意識(shí)沒(méi)有真正樹立起來(lái)。

2．教職工對(duì)依法治檔的觀念淡薄。由于檔案違法行為所產(chǎn)生的后果具有間接性、隱蔽性，這導(dǎo)致了人們忽視或輕視檔案違法行為。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那樣，直接地明顯地危及國(guó)家、人民的人身和財(cái)產(chǎn)安全，會(huì)給國(guó)家、人民帶來(lái)直接的、明顯的危害和損失。同時(shí)，學(xué)校對(duì)教職工的評(píng)價(jià)考核也沒(méi)有把依法治檔作為其中一個(gè)條件。把檔案資料的收集、移交看成是一種負(fù)擔(dān)，甚至不當(dāng)一回事，學(xué)期或?qū)W年結(jié)束，該交的檔案資料也沒(méi)有整理移交，需檔案管理人員的多番催促。

3．上級(jí)檔案部門，對(duì)學(xué)校依法管理檔案工作監(jiān)督力度不夠。一些檔案行政管理部門對(duì)于學(xué)校存在的檔案違法行為，往往只進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)糾正，久而久之，執(zhí)法檢查變成了上門服務(wù)，上門幫助組卷、立卷，以指導(dǎo)替代執(zhí)法、替代執(zhí)罰。而對(duì)于法定破損檔案、不及時(shí)歸檔、歸檔不全、利用不還、檔案面臨危險(xiǎn)等檔案違法行為不作重點(diǎn)深入檢查和追究。

二、如何依法管理檔案工作

1．加大宣傳力度，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制觀念，打好依法管理檔案工作的群眾和社會(huì)基層?！傲⒆銠n案，面向社會(huì)”是我國(guó)檔案宣傳工作的方針，繼續(xù)加大《檔案法》的宣傳，也是全社會(huì)的普法意識(shí)的體現(xiàn)。但目前檔案意識(shí)還很淡薄，檔案觀念模糊。就我們基層而言，要爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)的重視，把它納入學(xué)校的普法工作中去。除做好各部門工作宣傳外，還可通過(guò)宣傳周、宣傳月搞定期宣傳，也可通過(guò)學(xué)校的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)宣傳、學(xué)校公示欄宣傳，通過(guò)研討會(huì)、座談會(huì)，舉辦展覽、知識(shí)竟賽等形式，使廣大群眾真正了解檔案，自覺(jué)遵守《檔案法》。還可通過(guò)對(duì)違法案件的處理結(jié)果，以案說(shuō)法，以警世后人，從而增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)和法制觀念，為依法管理檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2．積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)部門的理解和支持，加大對(duì)檔案管理工作的力度。建議從教育檔案工作實(shí)際出發(fā)，會(huì)同檔案局、教育局一起制定并及時(shí)修訂適合教育改革要求的學(xué)校檔案管理試行辦法和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)，宏觀管理，實(shí)行分類指導(dǎo)，有效監(jiān)督，形成有關(guān)業(yè)務(wù)部門與辦公室配合對(duì)學(xué)校檔案工作齊抓共管的機(jī)制，促進(jìn)《檔案法》實(shí)施在學(xué)校落到實(shí)處。

3．依法健全和完善檔案收集管理制度。檔案資料的收集、移交和整理、保管，是發(fā)揮檔案工作整體功能的前提，也是做好檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)。要扎扎實(shí)實(shí)地做好這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不僅要把學(xué)習(xí)貫徹《省檔案管理辦法》與學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》結(jié)合起來(lái)，加大宣傳力度，努力營(yíng)造濃厚的社會(huì)氛圍，還要依法健全和完善檔案收集制度。檔案收集管理制度主要包括：

(1)登記制度。為了掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落，應(yīng)及時(shí)做好登記工作，形成必要的制度。

(2)時(shí)限制度。及時(shí)收集是確保歸檔文件材料齊全完整的關(guān)鍵。收集材料不能等到年底收集與整理，而應(yīng)區(qū)分不同情況，明確收集與歸檔時(shí)限。因?yàn)橛行┪募牧显谵k文部門較長(zhǎng)，遇上機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整，很容易散失，造成歸檔不全或不完整。

(3)查對(duì)制度。檔案管理部門要做到對(duì)所管檔案材料心中有數(shù)，必須確定一個(gè)時(shí)間核對(duì)收集歸檔材料，對(duì)收集工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如不全、短缺材料的，要及時(shí)向有關(guān)部門追要收集，對(duì)錯(cuò)裝、錯(cuò)收的，材料要及時(shí)查清并予以糾正。

(4)移交制度。要根據(jù)具體情況，制定出具體檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間與質(zhì)量要求，使各單位、各部門形成的檔案材料一般應(yīng)及時(shí)處理完畢后，及時(shí)移交給檔案管理部門歸檔保存，避免任何組織與個(gè)人以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔材料的現(xiàn)象發(fā)生，保證檔案材料的完整齊全，特別是人事檔案更應(yīng)注意及時(shí)移交。

(5)索要制度。對(duì)于未能及時(shí)移交到檔案管理部門的歸檔材料，檔案管理部門不能完全坐等有關(guān)單位或部門主動(dòng)送交材料上門，對(duì)以上制度執(zhí)行情況，可與工作評(píng)價(jià)結(jié)合起來(lái)，獎(jiǎng)懲分明，如評(píng)優(yōu)、評(píng)先、職務(wù)晉升等。

4．學(xué)校檔案管理人員要努力提高自身素質(zhì)。依法治檔的關(guān)鍵是嚴(yán)格檔案行政執(zhí)法，法律是依靠人來(lái)貫徹執(zhí)行的，法律秩序必須通過(guò)良好的執(zhí)法來(lái)維護(hù)。再好的法律和制度，如果得不到嚴(yán)格的執(zhí)行和遵守，也將形同虛設(shè)。依法治檔更重要、更核心的是我們各級(jí)檔案管理人員在法定權(quán)限內(nèi)，按照法定程序，依法履行法定職責(zé)。樹立堅(jiān)定政治信念、公正清廉、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)優(yōu)良，能勝任新形勢(shì)下工作需求，是保證依法治檔真正落到實(shí)處的關(guān)鍵所在。

5．上級(jí)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查。首先，要強(qiáng)化檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查的手段。在執(zhí)法監(jiān)督檢查中要改變過(guò)去那種只聽聽匯報(bào)，看看材料，提提建議，發(fā)個(gè)通報(bào)等做法，真正嚴(yán)格按照《檔案法》及有關(guān)規(guī)定的要求認(rèn)真監(jiān)督檢查，對(duì)查出的問(wèn)題，按照規(guī)定的程序認(rèn)真處理，決不姑息遷就。其次，建立檔案法制監(jiān)督機(jī)制。各級(jí)檔案行政管理部門，要制定有關(guān)規(guī)定、制度來(lái)規(guī)范檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查機(jī)關(guān)和檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查人員的行為。

(作者單位：廣東省珠海市第三中學(xué)）