預(yù)研項目全過程質(zhì)量管理實施探討

周　琪

摘要：項目質(zhì)量管理是項目管理的重要內(nèi)容之一，是一項需要全員共同參與、持續(xù)改進(jìn)的過程管理工作。本文對科研院所預(yù)研項目質(zhì)量管理存在的主要問題進(jìn)行了分析，并結(jié)合工作實踐就預(yù)研項目管理三大基本過程的主要階段提出了質(zhì)量管理在預(yù)研項目全過程管理中的實施做法。

關(guān)鍵詞：預(yù)研項目； 質(zhì)量管理； 項目管理

1引言

在項目管理中項目質(zhì)量與項目成本、項目時間構(gòu)成項目管理的三大目標(biāo)，也是項目成功與否的關(guān)鍵因素。這三大目標(biāo)互相影響、互相制約，最終目的就是要保證項目能夠在合理的時間內(nèi)，用盡可能低的成本達(dá)到盡可能高的質(zhì)量水平。因此，項目質(zhì)量管理是項目管理的重要內(nèi)容之一。項目質(zhì)量管理對于確保實現(xiàn)項目的目標(biāo)并最終使項目的顧客和相關(guān)方滿意起著決定性作用。

預(yù)研項目全過程質(zhì)量管理就是對項目立項過程、實施過程和驗收過程三個基本過程實施質(zhì)量管理。它包括兩個方面的內(nèi)容：其一是項目工作質(zhì)量的管理，其二是項目產(chǎn)生物的質(zhì)量管理，兩者的有機結(jié)合才是質(zhì)量管理的最高境界。也就是說，不僅要對項目全過程進(jìn)行識別和控制，還要對科研主管部門、承研單位、項目組統(tǒng)籌考慮，協(xié)調(diào)管理，才能對預(yù)研項目實施有效的全過程質(zhì)量管理。

2目前科研院所預(yù)研項目質(zhì)量管理存在的問題

2.1項目論證不足，前景難預(yù)料。

預(yù)研項目都是研制單位依據(jù)項目指南和技術(shù)發(fā)展需求，根據(jù)自身能力和條件而申報的項目。往往缺乏必要的論證或論證不充分，方案不完善，造成后續(xù)的研制工作先天不足，易導(dǎo)致技術(shù)可行性和方向性問題，而使研制工作中方案不斷變更或試驗件的不斷返工，造成人、財、物的巨大浪費。

2.2沒有質(zhì)量目標(biāo)，質(zhì)量難保證。

預(yù)研項目的特點決定了項目的質(zhì)量目標(biāo)很難完全用量化的方法控制，在預(yù)研項目的計劃中對項目的質(zhì)量計劃大多是定性的、功能性要求。預(yù)研項目的質(zhì)量有時需要較長時間甚至要等到物化后才能顯示和反映出來，具有隱含性，難以考核。

2.3過程管理不嚴(yán)格，狀態(tài)不受控。

在項目研制過程中，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，沒有對主要過程和關(guān)鍵過程設(shè)置質(zhì)量控制點；每個階段完成時，也沒有進(jìn)行階段審查，使隱藏的錯誤帶入到下一階段。無法對項目的結(jié)果和品質(zhì)進(jìn)行有效監(jiān)控和管理，易使研制工作處于失控狀態(tài)，從而影響研制質(zhì)量。

2.4負(fù)責(zé)人的作用未發(fā)揮。

負(fù)責(zé)人作用的發(fā)揮是影響預(yù)研項目質(zhì)量的關(guān)鍵因素。影響負(fù)責(zé)人作用發(fā)揮的主要因素有科研環(huán)境、責(zé)任心、科研作風(fēng)、組織能力、技能水平、時間投入等。責(zé)任心往往比技能水平更重要，應(yīng)建立科學(xué)的激勵與約束機制，促使負(fù)責(zé)人的積極性不斷提高創(chuàng)造性不斷發(fā)揮、高質(zhì)量成果不斷產(chǎn)生。

2.5項目經(jīng)費緊張，使用不合理。

預(yù)研項目經(jīng)費的投入不大，通常不足以支撐整個項目的研制，統(tǒng)籌不好會導(dǎo)致計劃拖期或者根本無法完成任務(wù)要求。如何將最少的投入得到最有效的利用，必須平衡好項目管理中三大目標(biāo)的內(nèi)在關(guān)系。經(jīng)費使用不當(dāng)也是預(yù)研項目管理中比較突出的問題，盲目、濫用勢必影響項目完成質(zhì)量。

由此可見，預(yù)研項目在研制過程中一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題，會導(dǎo)致研制周期延長，成本增加，最終無法按期保質(zhì)地完成任務(wù)書或合同的要求。因此，質(zhì)量管理就顯得尤為重要。只有實施項目全過程的質(zhì)量管理，才能全面保證項目研制質(zhì)量。

3質(zhì)量管理在預(yù)研項目全過程管理中的實施

預(yù)研項目按過程管理可劃分為三大基本過程：立項過程、實施過程和驗收過程；按管理階段可劃分為規(guī)劃與指南、論證和審批、年度計劃、組織實施、驗收與鑒定五個階段。全過程質(zhì)量管理應(yīng)該貫徹到過程的各個階段，每一階段達(dá)到預(yù)定結(jié)果后才能進(jìn)入下一階段。其流程如下圖所示。

3.1立項過程

立項過程是科研活動的起點，好的開始是成功的一半，立項的質(zhì)量直接影響到項目最終完成的質(zhì)量。立項過程環(huán)節(jié)多、時間長、牽涉面廣、不確定因素多、決策要求高。

3.1.1規(guī)劃和指南

在項目申請之初，上級主管部門會讓各個院所編制科技發(fā)展規(guī)劃，經(jīng)過篩選形成項目指南正式下發(fā)所屬院所，期限一般為五年。規(guī)劃和指南是科研立項的直接依據(jù)，用于指導(dǎo)預(yù)研項目的論證和審批。其如何編制直接影響到規(guī)劃和指南的質(zhì)量，更關(guān)系到科研院所的切身利益。

所科技部門會從總體發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展思路、重點支持的領(lǐng)域和方向、重大預(yù)研項目、政策措施等方面組織研究部來編制規(guī)劃與指南，因為強調(diào)宏觀把握和頂層設(shè)計要求，編制好的規(guī)劃和指南經(jīng)單位技術(shù)專家審核、同意后，在部門之間、學(xué)科之間、領(lǐng)域之間進(jìn)行權(quán)衡后方可上報。

3.1.2論證和審批

首先是上報項目建議書，上級主管部門對預(yù)研項目分類進(jìn)行論證和審批。這是立項過程中最關(guān)鍵的階段，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)才能確保項目順利通過論證和審批。

科技部門會根據(jù)下發(fā)的預(yù)研項目規(guī)劃和指南，圍繞預(yù)研項目的必要性、研究目標(biāo)和主要內(nèi)容、研究經(jīng)費的合理性、應(yīng)用前景等方面組織研究部開展預(yù)研項目論證，編制預(yù)研項目建議書，力求從格式、內(nèi)容、經(jīng)費等方面使建議書更符合上級的要求，然后經(jīng)分管技術(shù)專家審核后報上級主管部門。

項目建議書批復(fù)下來后，科技部門會按照批復(fù)中明確的時限要求和規(guī)定的格式上報預(yù)研項目任務(wù)書。任務(wù)書與建議書編制的側(cè)重點不同，任務(wù)書重點論證研究方案可行性、主要進(jìn)度節(jié)點和階段目標(biāo)要求、任務(wù)分工、研究周期、研究經(jīng)費細(xì)化測算等?？萍疾块T會組織專家對編制好的任務(wù)書進(jìn)行所內(nèi)評審，主要審查預(yù)研項目與建議書批復(fù)要求的符合程度和任務(wù)書格式的完整性?？萍疾块T還要確定項目參研人員、相關(guān)項目立項情況、已有條件與配套措施、自籌經(jīng)費的落實等方面。修改后的任務(wù)書報分管所領(lǐng)導(dǎo)審核蓋所公章報出，等待批復(fù)。

3.2實施過程

項目任務(wù)書批復(fù)以后，科技部門嚴(yán)格按照年度計劃要求和有關(guān)規(guī)定，指導(dǎo)、督促承研單位完成科研任務(wù)，及時協(xié)調(diào)處理各種問題。重大事項，報上級主管部門協(xié)調(diào)解決。此過程是預(yù)研項目全過程管理的重點和核心，主要是指預(yù)研項目立項后組織實施直至項目驗收前的這一過程。

3.2.1年度計劃

項目任務(wù)書批復(fù)下來后，上級主管部門會要求上報年度計劃建議，對其進(jìn)行審核和綜合平衡，分批下達(dá)預(yù)研項目年度計劃。年度計劃是預(yù)研項目組織實施和監(jiān)督檢查的重要依據(jù)，明確當(dāng)年科研任務(wù)的目標(biāo)要求、主要研究內(nèi)容、科研進(jìn)度節(jié)點和成果形式、年度經(jīng)費安排數(shù)等。

科技部門在部署年度計劃編制時，嚴(yán)格以批復(fù)的項目任務(wù)書要求為輸入，編報里程碑計劃節(jié)點。上報的計劃要適度，松了必然影響進(jìn)度不能按期驗收，緊了勢必造成后續(xù)的管理環(huán)節(jié)步步被動，難以保證完成主管部門的考核。這個度是由技術(shù)專家來把握的，確保年度計劃的準(zhǔn)確性、可考核性和可實施性。

3.2.2組織策劃

科技部門組織項目負(fù)責(zé)人對實施過程進(jìn)行策劃，策劃是建立在項目組充分討論的基礎(chǔ)上的，最終形成項目的技術(shù)實施方案，其內(nèi)容包括：項目意義和作用、研究目標(biāo)與成果、主要研究內(nèi)容及關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)方案、任務(wù)分工、進(jìn)度及經(jīng)費安排、重要節(jié)點的設(shè)置與檢查方法等等。策劃的輸出都形成書面材料，并經(jīng)所內(nèi)專家評審，層層嚴(yán)格把關(guān)，最后通過上級主管部門組織的方案評審。這些策劃真實客觀地反應(yīng)了項目的實施路線，同時也是考核個人工作的依據(jù)。

3.2.3監(jiān)督檢查

監(jiān)督檢查是實施過程控制的主要手段，內(nèi)容有季度檢查、半年度檢查、年度檢查和中期評估，方式有書面報告、抽查、現(xiàn)場檢查和階段評審等?？萍疾块T采用逐級檢查的方式，即分系統(tǒng)向總體匯報，總體對分系統(tǒng)匯報情況進(jìn)行匯總，向科技部門匯報，科技部門再匯總向技術(shù)專家匯報，經(jīng)審核后報上級主管部門。這種方式保證了報告的質(zhì)量和檢查的效果，又提高了工作效率。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時分析原因并采取相應(yīng)措施，確保項目保質(zhì)保量完成。

3.2.4經(jīng)費管理

科研經(jīng)費管理的核心是：預(yù)算合理、執(zhí)行嚴(yán)肅、結(jié)算準(zhǔn)確、撥款及時。按職責(zé)，經(jīng)費預(yù)算和決算是由科技部門來完成的。上報給主管部門的項目季報和年報中經(jīng)費使用情況也是由科技部門填報的，因為財務(wù)提供的數(shù)據(jù)中挪用公攤費占了許多，經(jīng)費使用比例不合理，也不是專款專用?？萍疾块T通常以當(dāng)年任務(wù)書為依據(jù)，根據(jù)經(jīng)費開支情況，合理填報八大經(jīng)費，有事業(yè)費撥款的單位工資費不允許出現(xiàn)，使預(yù)決算相對應(yīng)，并符合主管部門經(jīng)費管理規(guī)定，以保證通過項目最終驗收時的經(jīng)費使用審查。

3.3驗收過程

驗收過程是由主管部門來組織對承研單位的科研完成情況進(jìn)行全面檢查的過程，是科研過程中的最后一環(huán)。主要審查任務(wù)書規(guī)定的各項目標(biāo)和內(nèi)容完成情況、經(jīng)費使用情況、研究成果應(yīng)用情況及知識產(chǎn)權(quán)管理和成果轉(zhuǎn)化情況。

3.3.1材料準(zhǔn)備

驗收材料的合理組織是驗收的基礎(chǔ)，應(yīng)“繁簡適當(dāng)、重點突出”。 驗收過程主要是對驗收書的審查，驗收書包括科研工作總結(jié)報告和財務(wù)決算審計報告，驗收書如何編寫關(guān)系到驗收的效果。科技部門對照任務(wù)書的有關(guān)內(nèi)容（如研究目標(biāo)、研究內(nèi)容、預(yù)期成果、關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)文件）來設(shè)置編寫提綱，并仔細(xì)核算財務(wù)決算報告和審計報告，保持一致。驗收書上報前要進(jìn)行所內(nèi)預(yù)審，由分管所副總工程師專家對預(yù)研項目全過程、結(jié)果和應(yīng)用、突破關(guān)鍵技術(shù)以及驗收意見等的描述總把關(guān)，確保項目通過驗收。

3.3.2成果鑒定

鑒定是確定預(yù)研成果水平的重要手段。鑒定時應(yīng)盡可能收集證明成果水平的客觀評價資料，如文章發(fā)表的檔次、數(shù)量、引用情況，查新報告，成果的反響與應(yīng)用情況等，鑒定結(jié)論應(yīng)準(zhǔn)確科學(xué)，注重對水平的評價。

綜上所述，科學(xué)編制規(guī)劃和指南，發(fā)揮承研單位的審查作用，是提高立項過程效率與質(zhì)量的有效手段；對實施過程進(jìn)行認(rèn)真策劃，注重負(fù)責(zé)人作用的發(fā)揮，加強科研經(jīng)費管理，是保證實施過程質(zhì)量的有效手段；合理組織驗收材料，加強成果的鑒定，是保證驗收過程質(zhì)量和科研成果效益最大化的有效手段。對預(yù)研項目的主要過程實施分階段質(zhì)量管理，有利于掌握研制進(jìn)度和解決關(guān)鍵技術(shù)，從而實現(xiàn)預(yù)研項目全過程質(zhì)量管理，同時，發(fā)揮了技術(shù)負(fù)責(zé)專家的技術(shù)引領(lǐng)和指導(dǎo)作用。

4結(jié)語

預(yù)研項目的全過程質(zhì)量管理是一個持續(xù)改進(jìn)的過程，需要全員共同參與完成，以人為核心，人是質(zhì)量控制與管理的動力，項目是質(zhì)量控制與管理的結(jié)果。以人的工作質(zhì)量保證項目的質(zhì)量，才能達(dá)到質(zhì)量管理的最終目標(biāo)。