童繼龍

ERP項(xiàng)目實(shí)施對(duì)于企業(yè)來說是一件大事,ERP業(yè)界一直有“三分軟件、七分實(shí)施”的說法,ERP軟件產(chǎn)品與企業(yè)流程之間磨合得如何,全看軟件項(xiàng)目的實(shí)施水準(zhǔn)。

重量級(jí)的ERP項(xiàng)目實(shí)施

一些專業(yè)的ERP軟件廠商結(jié)合其軟件產(chǎn)品提出了獨(dú)有的ERP實(shí)施方法論,如:SAP的實(shí)施方法論ASAP,ORACLE的實(shí)施方法論P(yáng)JM/AIM,BANN的實(shí)施方法論Target,還有用友、金蝶以及神州數(shù)碼等軟件廠商的實(shí)施方法論。所有這些軟件廠商的實(shí)施方法論都是基于大型ERP項(xiàng)目實(shí)施展開的,如筆者經(jīng)歷的一個(gè)SAP R/3的項(xiàng)目實(shí)施,企業(yè)規(guī)模幾十億元,軟件產(chǎn)品的投資為幾百萬元,軟件產(chǎn)品項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用是幾百萬元,企業(yè)在硬件設(shè)備上的投資也是幾百萬元,企業(yè)的IT部門項(xiàng)目人員達(dá)到幾十人,項(xiàng)目周期歷時(shí)18個(gè)月之久。由于項(xiàng)目投資大、時(shí)間跨度長、投入人員多,因此這類項(xiàng)目的實(shí)施需要有專業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施方法及工具來完成。在這個(gè)項(xiàng)目組中甚至有一個(gè)專門畫流程圖的組員,他把Visio用得相當(dāng)熟練,只要把業(yè)務(wù)描述出來,他就能飛快地畫出流程圖,這種專業(yè)技藝令我佩服。

我把上面描述的這類ERP項(xiàng)目實(shí)施理解為重量級(jí)的ERP項(xiàng)目實(shí)施。這類ERP項(xiàng)目實(shí)施有如下幾個(gè)特征:

1. 項(xiàng)目投入金額大。投入金額通常是幾百萬元到幾千萬元不等,其中軟件產(chǎn)品的金額會(huì)是幾十萬元到幾百萬元,軟件項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用也會(huì)是幾百萬之多,而且軟件項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)中可能會(huì)包括一部分企業(yè)管理咨詢的費(fèi)用。

2. 項(xiàng)目周期長。項(xiàng)目的周期一般是5個(gè)月到24個(gè)月不等,而且項(xiàng)目的實(shí)施可能會(huì)分期進(jìn)行,如一期做咨詢,二期做財(cái)務(wù)和供應(yīng)鏈,三期做制造和分銷等。

3. 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)高。由于投入大、周期長,項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也就隨之增高。當(dāng)然,因?yàn)轫?xiàng)目投入大,自然也容易引起企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的密切關(guān)注。

4. 項(xiàng)目組成員多、分工細(xì)。大項(xiàng)目一定是由一位經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理,帶著眾多的項(xiàng)目組成員進(jìn)行精細(xì)分工之后開展工作,項(xiàng)目組的成員由軟件廠商、咨詢公司、實(shí)施公司、企業(yè)業(yè)務(wù)部門、企業(yè)IT部門等不同角色的人員組成。

5. 管理咨詢?cè)陧?xiàng)目中起重要作用。在重量級(jí)的ERP項(xiàng)目實(shí)施中,往往會(huì)在前期進(jìn)行企業(yè)管理咨詢,甚至?xí)捎肂PR(業(yè)務(wù)流程重造)的方式對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行改革。ERP顧問的工作很多時(shí)候是與管理咨詢顧問一塊開展的。

6. 有成熟的項(xiàng)目實(shí)施方法論。項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)越高,越要進(jìn)行項(xiàng)目成本、質(zhì)量與進(jìn)度的控制,而成熟的項(xiàng)目實(shí)施方法論就是項(xiàng)目實(shí)施成功的體系保障。

7. 使用大量的項(xiàng)目工具。在項(xiàng)目過程中會(huì)使用很多不同的項(xiàng)目工具,如PPT、Word、Excel屬于比較常用的文檔處理工具,還有更專業(yè)一點(diǎn)的如畫流程圖的Visio、進(jìn)行項(xiàng)目管理的Project/Rose、畫思維導(dǎo)圖的工具M(jìn)indjet Manager、版本管理的CVS等等。

輕量級(jí)的ERP項(xiàng)目實(shí)施

說完重量級(jí)的ERP項(xiàng)目實(shí)施,再來說說輕量級(jí)的ERP項(xiàng)目實(shí)施。設(shè)想一下:如果年銷售額不超過8000萬元的中小型企業(yè)要按照前面重量級(jí)的ERP實(shí)施方法實(shí)施ERP項(xiàng)目,那么這種企業(yè)在項(xiàng)目投入、項(xiàng)目周期以及人員配置上都是無法承受的。中小型企業(yè)應(yīng)該使用一套合身的ERP項(xiàng)目實(shí)施方法。像SAP的中小企業(yè)版軟件產(chǎn)品SAP Business One就有專門的項(xiàng)目實(shí)施方法論“SAP Business One快速實(shí)施程序”,用友軟件中小型企業(yè)軟件產(chǎn)品T6就有“T6工序化項(xiàng)目實(shí)施方法論”。輕量級(jí)的ERP項(xiàng)目實(shí)施與重量級(jí)的ERP項(xiàng)目實(shí)施會(huì)有如下的差別:

1. 項(xiàng)目投入金額有限。中小企業(yè)的規(guī)模決定了其項(xiàng)目金額會(huì)比較有限,從幾萬元到十幾萬元不等。而且在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢下,企業(yè)都在縮減開支,ERP項(xiàng)目的資金投入也在縮減之列。

2. 企業(yè)的ERP基礎(chǔ)較弱。由于中小企業(yè)沒有專職的IT部門,對(duì)ERP系統(tǒng)沒有太多了解,因此在做ERP項(xiàng)目時(shí)起點(diǎn)較低。在進(jìn)行ERP項(xiàng)目實(shí)施時(shí)沒有專職的項(xiàng)目經(jīng)理,一般會(huì)由財(cái)務(wù)經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理或者是網(wǎng)管來兼任企業(yè)方的項(xiàng)目經(jīng)理。

3. 企業(yè)雖小,需求不少?！奥槿鸽m小,五臟俱全”這句話用在中小企業(yè)的ERP項(xiàng)目實(shí)施中一點(diǎn)不為過,企業(yè)的規(guī)模雖小,但需求絕對(duì)不會(huì)比大企業(yè)少。在企業(yè)管理不夠規(guī)范化的前提下,還會(huì)產(chǎn)生很多“個(gè)性化”的需求,使得中小型軟件產(chǎn)品還要對(duì)這些非規(guī)范化業(yè)務(wù)能夠靈活處理。

4. 項(xiàng)目周期短。由于中小型企業(yè)的業(yè)務(wù)鏈較短,產(chǎn)品較為單一,業(yè)務(wù)流程也相對(duì)簡單,中小企業(yè)的ERP項(xiàng)目實(shí)施一般可以在15~50天內(nèi)實(shí)施完畢。但往往在具體的項(xiàng)目實(shí)施過程中,項(xiàng)目周期會(huì)被拖得很長,原因就在于前面說的“個(gè)性化”需求難以實(shí)現(xiàn),以及軟件項(xiàng)目實(shí)施方?jīng)]有良好的項(xiàng)目控制能力。

5. 企業(yè)高層對(duì)項(xiàng)目關(guān)注度低。ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施離不開企業(yè)高層的關(guān)注,但由于中小企業(yè)的老板更為關(guān)注企業(yè)的業(yè)務(wù)及生產(chǎn)問題,對(duì)于管理的問題一般都沒有太多的精力,而會(huì)選擇讓財(cái)務(wù)經(jīng)理去負(fù)責(zé)。而ERP項(xiàng)目實(shí)施涉及到企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門,財(cái)務(wù)經(jīng)理根本無力對(duì)項(xiàng)目中涉及的人和事進(jìn)行推動(dòng)。所以企業(yè)高層對(duì)項(xiàng)目的關(guān)注度不夠,也是項(xiàng)目實(shí)施不力的一大原因。

6. 項(xiàng)目組成員少且身兼多職。由于中小企業(yè)的部門較少,往往是一人身兼多職,ERP項(xiàng)目組成員也采用身兼多職的方式進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施。而實(shí)施過程中,“忙”字成了拖延項(xiàng)目進(jìn)度用的最多的借口。

7. 流程不暢成為項(xiàng)目實(shí)施的難點(diǎn)。由于中小型企業(yè)在ERP項(xiàng)目實(shí)施之前沒有資金進(jìn)行前期的管理流程咨詢,所以中小企業(yè)的流程不暢成為ERP項(xiàng)目實(shí)施的難點(diǎn)。這個(gè)時(shí)候就要求ERP項(xiàng)目實(shí)施方能夠結(jié)合軟件產(chǎn)品進(jìn)行一定的流程梳理及改進(jìn)。

8. 輕量級(jí)的項(xiàng)目實(shí)施方法論。一些軟件公司在做輕量級(jí)的項(xiàng)目實(shí)施時(shí),沒有成熟的實(shí)施方法論,基本上是一個(gè)人從銷售到項(xiàng)目實(shí)施“一條龍”做完,這樣使項(xiàng)目實(shí)施的成功率難以保證。而一些有實(shí)力的軟件廠商在進(jìn)軍中小型企業(yè)的ERP市場之后,也注意到項(xiàng)目實(shí)施的成功率問題,而紛紛總結(jié)出適合中小型企業(yè)ERP項(xiàng)目的項(xiàng)目實(shí)施方法論,如用友軟件公司的“工序化項(xiàng)目實(shí)施方法論”(圖1)。

9. 項(xiàng)目文檔模板為主要項(xiàng)目工具。在項(xiàng)目實(shí)施過程中會(huì)使用很多預(yù)設(shè)的模板,包括項(xiàng)目實(shí)施主計(jì)劃、項(xiàng)目日志及周計(jì)劃、參數(shù)設(shè)置方法等,而且項(xiàng)目實(shí)施過程中涉及到的主計(jì)劃、項(xiàng)目成員分工基本上使用Excel繪制表格,然后打印一份交給項(xiàng)目相關(guān)人員就可以,不會(huì)使用諸如Project之類的項(xiàng)目管理工具。