優(yōu)化業(yè)務(wù)流程 專利電子審批突破管理局限

電子審批是審查模式的重大變革。目前,西方主要的發(fā)達(dá)國家都高度重視電子審批系統(tǒng)的建設(shè),甚至把電子審批系統(tǒng)的建設(shè)提升到政府戰(zhàn)略的高度來認(rèn)識,并且不遺余力地加以推進(jìn)。

■ 文/ 國家知識產(chǎn)權(quán)局信息化辦公室李程

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,信息系統(tǒng)在各國專利審查中的作用日益增強(qiáng)。信息系統(tǒng)對各國知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略的制定實施和保持國家的技術(shù)創(chuàng)新優(yōu)勢起到至關(guān)重要的作用。同時,信息系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境也產(chǎn)生了不斷的變化,公眾需求和國際競爭對專利審查的外部環(huán)境產(chǎn)生巨大影響,要求知識產(chǎn)權(quán)局能夠靈活適應(yīng),積極應(yīng)對。知識產(chǎn)權(quán)局必須突破舊有的管理局限,通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等新的管理思路來提升效能,同時要求信息系統(tǒng)的建設(shè)能夠適應(yīng)這種變化和要求,面向未來發(fā)展。

我國目前正在應(yīng)用的專利電子審批系統(tǒng),是一個集專利申請、流程管理、審查、公告、復(fù)審、無效等于一體的基于代碼化數(shù)據(jù)的專利審批系統(tǒng),實現(xiàn)從專利申請的提出到專利權(quán)失效的全部法律程序和流程的電子化、網(wǎng)絡(luò)化。

電子審批系統(tǒng)有以下三個目標(biāo):滿足專利申請的審批需要,實現(xiàn)基于代碼化數(shù)據(jù)的三種專利的全流程電子化審查;提供輔助管理功能,依據(jù)系統(tǒng)提供的信息支持功能,使管理者了解審批流程運(yùn)行狀況,實現(xiàn)對流程的監(jiān)控;完善服務(wù)功能,為局內(nèi)、局外用戶提供審查流程信息及法律狀態(tài)的查詢和統(tǒng)計等服務(wù)。

相對于已有的審批系統(tǒng),筆者認(rèn)為,中國專利電子審批系統(tǒng)的創(chuàng)新主要是在六個方面,即業(yè)務(wù)的一體化、數(shù)據(jù)的代碼化、信息的共享化、操作的人性化、管理的全面化、維護(hù)的簡易化。

業(yè)務(wù)的一體化

對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析和優(yōu)化是信息化系統(tǒng)建設(shè)的前提。筆者曾在一篇文章中指出:“一方面,通過審批流程管理系統(tǒng)的開發(fā)與試運(yùn)行,以信息化的手段促進(jìn)了業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和重組;另一方面,業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和重組,必將為將來的基于電子流的專利審批流程管理系統(tǒng)提供實施的依據(jù)和堅實的基礎(chǔ)。二者相輔相成,互為促進(jìn)。”我局于2006年啟動了流程優(yōu)化工作,經(jīng)過了流程優(yōu)化組一年的努力,在梳理現(xiàn)有流程的基礎(chǔ)上,提出了優(yōu)化后的電子審批流程。

按照專利申請的優(yōu)化流程來設(shè)計,將現(xiàn)在以“崗位”為主線的系統(tǒng)逐漸轉(zhuǎn)換為以“專利申請生命周期”為主線的系統(tǒng),各個崗位都是該主線上的一個處理環(huán)節(jié)。由19個子系統(tǒng)和1個系統(tǒng)公共平臺構(gòu)成的電子審批系統(tǒng),不但是一個業(yè)務(wù)流程全線貫通的系統(tǒng),而且是統(tǒng)一的、完整的、集成的,即一體化的電子審批系統(tǒng)。

以系統(tǒng)公共平臺為例,它作為各子系統(tǒng)的公共資源,首先,為各子系統(tǒng)提供統(tǒng)一的程序調(diào)度、流程管理、文件分配、期限監(jiān)視、用戶管理、機(jī)構(gòu)管理和權(quán)限管理等公共控制服務(wù);其次,為各子系統(tǒng)提供統(tǒng)一的案件信息、模版、標(biāo)準(zhǔn)語段、在線幫助、數(shù)據(jù)維護(hù)等公共信息服務(wù);最后,通過對業(yè)務(wù)公共的抽取,為子系統(tǒng)提供統(tǒng)一的紙件借閱與歸還、行政復(fù)議意見交流、費(fèi)用管理、對外發(fā)文、前置審查、公開公告、本地掃描、OCR處理等業(yè)務(wù)公共服務(wù)。

數(shù)據(jù)的代碼化

專利局現(xiàn)流程是電子件、紙件并行流程,而紙件文檔的傳遞周期較長,這既影響了審批效率,又耗費(fèi)了人力物力。新的電子審批系統(tǒng)是以審查文檔的代碼化為基礎(chǔ),通過代碼化文檔系統(tǒng)的建設(shè),實現(xiàn)了從以電子件、紙件并行為審查基礎(chǔ)的模式到以代碼化數(shù)據(jù)(電子件)為審查基礎(chǔ)的模式的質(zhì)的跨越,并在系統(tǒng)方面實現(xiàn)從按頁審查到按段審查的創(chuàng)新。全過程的電子化消除了專利審查人員和流程對紙件的依賴。紙件無需傳遞,既大大節(jié)約了成本,提高了審查質(zhì)量和效率,又能通過在審查(例如撰寫通知書和依職權(quán)修改)、公開公告、出版乃至以后的檢索系統(tǒng)建設(shè)等環(huán)節(jié)充分利用代碼化數(shù)據(jù),提高整個流程的效率和便捷性。

信息的共享化

以往的專利審批流程管理系統(tǒng)是各子系統(tǒng)獨(dú)立設(shè)計,未全面考慮各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換及數(shù)據(jù)資源共享的問題,使得現(xiàn)有的各子系統(tǒng)相對獨(dú)立,部分?jǐn)?shù)據(jù)的存儲格式不統(tǒng)一,個別子系統(tǒng)的審查數(shù)據(jù)未傳遞或部分未傳遞到系統(tǒng)的主庫中,使流程系統(tǒng)不能形成完整的數(shù)據(jù)鏈,從而影響了后續(xù)程序的工作進(jìn)程。新的電子審批系統(tǒng)通過實現(xiàn)審查過程全流程統(tǒng)一管理,進(jìn)而實現(xiàn)審查過程數(shù)據(jù)的共享。數(shù)據(jù)的共享也提高了效率,解決了以前審查環(huán)節(jié)分別準(zhǔn)備數(shù)據(jù)的弊端,減少了大量的手工重復(fù)勞動,實現(xiàn)一套數(shù)據(jù)多次復(fù)用、多人共享使用,達(dá)到降低成本、提高效率的目的。

數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管理與共享體現(xiàn)在:數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一獲取,例如案件信息統(tǒng)一從受理和電子申請系統(tǒng)獲取,業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù),像表單、模板、標(biāo)準(zhǔn)語段、代碼等數(shù)據(jù)統(tǒng)一導(dǎo)入;數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一準(zhǔn)備:例如對于紙件申請,在受理階段完成采集、掃描、代碼化等,形成后續(xù)流程必要的電子數(shù)據(jù),紙件不再進(jìn)入流程;數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一操作,例如案件信息在審查過程中統(tǒng)一讀取和修改;數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管理,例如案件信息的統(tǒng)一存儲,以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息備份與恢復(fù);數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一展現(xiàn),例如各子系統(tǒng)中展現(xiàn)一致性的案件信息。

操作的人性化

電子審批系統(tǒng)在易用性、友好性和靈活性方面進(jìn)行了探索和改進(jìn),系統(tǒng)操作的人性化主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

雙屏顯示。為了便于審查員在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時瀏覽電子文檔或者進(jìn)行文檔對比,電子審批流程支持雙屏顯示,窗口之間可以聯(lián)動,這就使審查員在審查時的視野更寬、操作更方便,避免了頻繁的屏幕切換。

工作臺風(fēng)格。新系統(tǒng)借鑒了業(yè)界在信息系統(tǒng)用戶訪問界面設(shè)計中的工作臺理念,也就是用戶在自己的工作臺上可以操作所有能夠使用的功能,享受收藏夾和統(tǒng)計信息、審查監(jiān)視信息提示,以及頁面風(fēng)格定制、通知通告和待辦事宜定制、功能菜單定制等服務(wù)。

統(tǒng)一的訪問界面。新系統(tǒng)將眾多子系統(tǒng)的界面風(fēng)格統(tǒng)一,并且用戶只需登錄一次就可以進(jìn)到本人權(quán)限下的各個功能模塊,無需為進(jìn)行不同操作而多次登錄系統(tǒng)。

瀏覽器(B/S)架構(gòu)。審查員無需安裝客戶端程序,只需打開IE等瀏覽器就可以使用系統(tǒng),且支持在家辦公(遠(yuǎn)程工作)。

輔助審查功能。為了方便用戶使用,系統(tǒng)實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)語段、法條、電子文件夾等功能。同時,還實現(xiàn)了系統(tǒng)粗分類功能,通過機(jī)器自學(xué)習(xí)機(jī)制,可以逐步減少人工粗分環(huán)節(jié)的人力投入,有效提高分類的效率和準(zhǔn)確率。

高速響應(yīng)。電子審批系統(tǒng)的性能在滿足10000名審查員同時在線操作系統(tǒng)不同模塊的前提下要達(dá)到:普通界面操作的平均響應(yīng)時間小于1秒鐘,需要下載圖片的桌面操作平均響應(yīng)時間要小于3 秒鐘。

管理的全面化

電子審批系統(tǒng)在管理方面,站在全局的視角,通過管理信息數(shù)據(jù)資源的互通和共享,為管理人員提供統(tǒng)一的業(yè)務(wù)風(fēng)險控制、質(zhì)量保證、工作量統(tǒng)計、費(fèi)用和事務(wù)管理、統(tǒng)計查詢等服務(wù),實現(xiàn)管理者對專利審批全流程、全方位的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理和有效管理,以及在此基礎(chǔ)上的決策支持。其創(chuàng)新性主要體現(xiàn)在多維查詢、靈活統(tǒng)計、質(zhì)量監(jiān)視、全流程監(jiān)控以及對審查員的工作量進(jìn)行統(tǒng)計和分析,同時向其他管理系統(tǒng)提供分析數(shù)據(jù)。

維護(hù)的簡易化

電子審批系統(tǒng)通過面向服務(wù)的架構(gòu)設(shè)計,采用標(biāo)準(zhǔn)的消息/數(shù)據(jù)通信方式、專利行業(yè)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及統(tǒng)一集中的信息管理等方式,使系統(tǒng)具有較高的易用性、可靠性、可擴(kuò)展性和安全性,提高了系統(tǒng)的可維護(hù)性。通過優(yōu)化的設(shè)計和多樣的手段,讓電子審批系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)工作簡單起來。

電子審批是審查模式的重大變革。電子審批系統(tǒng)的成功應(yīng)用,不僅需要信息化技術(shù)的支撐,還需要管理思維的轉(zhuǎn)變、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、法律問題的解決、數(shù)據(jù)資源的準(zhǔn)備和人員的支持配合等諸多要素的結(jié)合。如果能夠?qū)ζ涿媾R的挑戰(zhàn)和具有的創(chuàng)新優(yōu)勢加以清晰的認(rèn)識,無疑有助于統(tǒng)一思想,認(rèn)清目標(biāo),形成合力,讓管理者、建設(shè)者、使用者更好地適應(yīng)這種變革,并進(jìn)一步推動我國電子審批系統(tǒng)建設(shè)快速健康的發(fā)展。

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