中鐵十一局 一筆不漏 抵消內(nèi)部交易

一年產(chǎn)生的40多萬個(gè)會(huì)計(jì)憑證中,3萬多個(gè)是內(nèi)部交易的憑證。中鐵十一局的集團(tuán)財(cái)務(wù)集中核算項(xiàng)目通過系統(tǒng)在內(nèi)部交易發(fā)生時(shí),自動(dòng)核對(duì)確認(rèn),生成抵消分錄,在期末完成所有內(nèi)部交易賬戶的抵消,一筆不漏。 ■ 本報(bào)記者 霍娜中鐵十一局一筆不漏 抵消內(nèi)部交易 38 責(zé)編:霍娜 E-mail:ciw_huona@ccidmedia.com 2009年6月15日 第22期他山之石 Case Study

曾福星很幸運(yùn)。2004年,作為一個(gè)會(huì)計(jì)專業(yè)本科生,剛剛畢業(yè)到中國鐵建十一局集團(tuán)有限公司(簡(jiǎn)稱中鐵十一局)工作的他就正好趕上了集團(tuán)開始做財(cái)務(wù)集中的工作,并作為集團(tuán)引入的新生力量參與了項(xiàng)目從始至終的整個(gè)過程。

曾福星也很爭(zhēng)氣。會(huì)計(jì)專業(yè)畢業(yè)的他,不僅在項(xiàng)目中實(shí)踐應(yīng)用了會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)知識(shí),還憑著自己對(duì)計(jì)算機(jī)的興趣和悟性,自學(xué)了軟件編程等相關(guān)知識(shí),并在項(xiàng)目過程中自主研發(fā)了財(cái)務(wù)集中核算優(yōu)化系統(tǒng),獲了國家版權(quán)局認(rèn)證的版權(quán)。

如今,他是中鐵十一局財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員,但他仍然習(xí)慣別人叫他曾會(huì)計(jì)。

集團(tuán)一級(jí)的統(tǒng)一

曾福星所在的中鐵十一局是中國鐵建股份有限公司旗下的集施工、設(shè)計(jì)、科研于一體的特大型施工企業(yè)。其前身是中國人民解放軍鐵道兵第一師,創(chuàng)建于1948年,1984年改編為鐵道部第十一工程局,1999年更名為中鐵第十一工程局,2001年改制為中鐵十一局集團(tuán)有限公司,2008年3月10日隨中國鐵建股份有限公司整體上市。中鐵十一局作為集團(tuán)公司,下轄第一、二、三、四、五、六、電務(wù)、建安、橋梁、城市軌道交通工程有限公司等10個(gè)子公司,年施工能力達(dá)120億元以上。集團(tuán)設(shè)立15個(gè)職能管理部門,下設(shè)區(qū)域經(jīng)營部等機(jī)構(gòu),目前會(huì)計(jì)核算單位424個(gè),施工隊(duì)伍分布在全國近30個(gè)省、市、自治區(qū)及利比亞等海外地區(qū)。

中鐵十一局集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理工作伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和會(huì)計(jì)軟件水平的發(fā)展不斷提高。其財(cái)務(wù)信息化大致經(jīng)歷了三個(gè)階段:第一階段是自1987年開始啟用和推廣DOS版的財(cái)務(wù)記賬軟件和會(huì)計(jì)報(bào)表軟件;第二階段是自1999年開始使用了Windows版本的用友U8系列財(cái)務(wù)軟件和久其預(yù)決算報(bào)表軟件,推廣使用微軟的Excel等辦公軟件進(jìn)行輔助賬務(wù)處理,通過遠(yuǎn)程傳輸實(shí)施財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總;第三階段是自2004年開始,在部分子公司使用國內(nèi)某知名ERP軟件和網(wǎng)上銀行系統(tǒng)實(shí)施財(cái)務(wù)集中管理等。

曾福星就是在第三個(gè)階段開始加入中鐵十一局的財(cái)務(wù)集中管理項(xiàng)目的。在曾福星看來,像中鐵十一局這樣的施工企業(yè)實(shí)施集團(tuán)財(cái)務(wù)集中的難點(diǎn)有兩個(gè):一是集團(tuán)下屬子公司數(shù)量多,內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易頻繁復(fù)雜,會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理方法和標(biāo)準(zhǔn)差異較大;二是集團(tuán)業(yè)務(wù)分布地域很廣,偏遠(yuǎn)地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)條件不是很好,要用IT手段實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)財(cái)務(wù)集中齊步走,困難重重。

中鐵十一局在使用國內(nèi)某ERP軟件后,雖然不再需要各子公司在錄入憑證、記賬、匯總報(bào)表后傳輸上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表,一定程度上實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)處理的自動(dòng)化,但曾福星說,對(duì)于像中鐵十一局這樣地域分布廣、部分地方上網(wǎng)條件差的建筑施工集團(tuán)來說,軟件運(yùn)行速度慢以及內(nèi)部交易模塊應(yīng)用的不成熟都讓人覺得這套軟件并不能滿足中鐵十一局的個(gè)性化需求。

2008年,中鐵十一局隨中國鐵建股份有限公司整體上市后,為滿足上市后要求的準(zhǔn)確、快捷的會(huì)計(jì)信息要求以及提高企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益的需求,在中國鐵建股份有限公司的統(tǒng)一要求和規(guī)劃下,以局級(jí)為統(tǒng)一單位,選擇浪潮ERP-GS管理軟件V3.5進(jìn)行了中鐵十一局集團(tuán)財(cái)務(wù)集中核算項(xiàng)目的建設(shè),包含總賬、與總賬同步、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)、內(nèi)部交易等模塊。

梳理會(huì)計(jì)科目 統(tǒng)一單位編碼

中鐵十一局財(cái)務(wù)集中核算項(xiàng)目浪潮軟件方負(fù)責(zé)人孔祥振向記者介紹說,2008年年初,他們就進(jìn)駐中鐵十一局,與中鐵十一局集團(tuán)財(cái)務(wù)部王道平副部長具體負(fù)責(zé)的項(xiàng)目組一起,做了初期項(xiàng)目調(diào)研,完成了基礎(chǔ)資料的梳理和準(zhǔn)備。其中很重要的一項(xiàng)工作就是做了全集團(tuán)會(huì)計(jì)科目體系的規(guī)范統(tǒng)一,統(tǒng)一單位編碼。

沒有統(tǒng)一的單位編碼,沒有統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目體系,要做到財(cái)務(wù)核算集中恐怕是天方夜譚。王道平介紹,在沒有統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目體系之前,有些會(huì)計(jì)科目在集團(tuán)與各子公司之間的賬務(wù)記錄和處理是不一樣的,以多收到的應(yīng)收賬款為例,有的子公司就記為貸方應(yīng)收賬款,有的子公司則記為借方預(yù)收賬款。還有在管理費(fèi)用科目下,有的子公司的編碼是01辦公費(fèi),02差旅費(fèi);而有的子公司則相反,01是差旅費(fèi),02是辦公費(fèi)。這些會(huì)計(jì)科目設(shè)置和編碼的差異,給整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中核算帶來了嚴(yán)重的阻礙。

為了做好集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中核算,王道平介紹說,項(xiàng)目組聯(lián)合十一局集團(tuán)和各子公司的會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)人員用了整整兩個(gè)月的時(shí)間,重新規(guī)范了整個(gè)集團(tuán)的會(huì)計(jì)科目體系,形成了從一級(jí)到三級(jí)會(huì)計(jì)科目全集團(tuán)都統(tǒng)一的效果。比如,以銀行存款一級(jí)科目來說,是在全局范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一編碼:0100建行總行,0101建行某分行,0200工行,0201工行某分行,這樣一級(jí)級(jí)演化下去。

這樣的統(tǒng)一,可以讓集團(tuán)隨時(shí)可以查看在某一銀行的賬務(wù)匯總情況。王道平說,沒有做統(tǒng)一之前,集團(tuán)可能連在銀行有總共多少個(gè)賬戶都不知道。這曾經(jīng)給集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理帶來很大的麻煩,有一次他們?yōu)橐粋€(gè)項(xiàng)目去某銀行開戶,結(jié)果銀行告訴他們中鐵十一局有因?yàn)楣こ掏旯さ仍蛟斐傻男菝哔~戶沒有注銷,不能開戶。當(dāng)中國人民銀行總行清理休眠賬戶,要求集團(tuán)注銷休眠賬戶時(shí),集團(tuán)只有下發(fā)Excel表格,讓大家各自統(tǒng)計(jì)在該銀行的所有賬戶及賬戶活躍情況,來查找休眠的到底是哪個(gè)賬戶。這樣做,一方面手工填報(bào)的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不能保證,另一方面這種來回下傳上報(bào)過程也使數(shù)據(jù)的及時(shí)性得不到保證。而現(xiàn)在,統(tǒng)一了會(huì)計(jì)科目和編碼之后,在系統(tǒng)里面,集團(tuán)可以很方便地查看在銀行有多少賬戶、每個(gè)賬戶的活躍狀態(tài)等。

另外,作用比較顯著的就是單位編碼,即在全集團(tuán)范圍內(nèi)把各子公司、各單位的編碼都統(tǒng)一起來,這樣在整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)一個(gè)單位就用一個(gè)編碼來表示。這樣一方面可以方便集團(tuán)以編碼查詢某子公司的所有賬務(wù),另外也能大大方便后面所要講到的內(nèi)部交易的抵消處理。

“抵消公司”的妙用

“中鐵十一局財(cái)務(wù)集中核算項(xiàng)目的一個(gè)最大的突破點(diǎn)就是其內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易的自動(dòng)處理功能的效果非常顯著?！笨紫檎裣蛴浾呓榻B。

所謂集團(tuán)內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易,實(shí)際上就是指發(fā)生在集團(tuán)內(nèi)部的業(yè)務(wù)往來,比如在不同子公司之間的相關(guān)項(xiàng)目的材料調(diào)撥或者母公司給予子公司某人發(fā)一筆獎(jiǎng)金都會(huì)形成子公司之間或者母公司與子公司之間一出一入的業(yè)務(wù)往來。

中鐵十一局的內(nèi)部交易非常多。據(jù)統(tǒng)計(jì),2008年集團(tuán)共產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證40多萬個(gè),其中3萬多都是內(nèi)部交易的憑證。也就是說全年業(yè)務(wù)中有將近10%是內(nèi)部交易。而這些頻繁復(fù)雜的內(nèi)部交易如果不能清晰、及時(shí)地做賬務(wù)和財(cái)務(wù)處理的話,就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真,使收入和成本雙向虛增。

曾福星介紹說,內(nèi)部交易問題一直是中鐵十一局財(cái)務(wù)無法回避的問題。原來集團(tuán)的做法是在做合并報(bào)表之前進(jìn)行內(nèi)部交易的人工核對(duì)。但這種做法的效率和準(zhǔn)確性都非常低下。實(shí)施財(cái)務(wù)信息化,如果不抵消內(nèi)部交易,那么匯總后的數(shù)據(jù)就沒有意義。

而浪潮ERP-GS管理軟件中有內(nèi)部交易模塊。在浪潮和中鐵十一局項(xiàng)目組的互相支持和配合下,這個(gè)軟件的內(nèi)部交易模塊用得非常好。具體做法是,他們用一個(gè)虛擬的“抵消公司”作為抵消集團(tuán)內(nèi)部交易的傳導(dǎo)載體。當(dāng)內(nèi)部交易發(fā)生的時(shí)候,系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)確認(rèn),并且根據(jù)預(yù)設(shè)的交易模版自動(dòng)生成抵消分錄,在往來單位之間借助“抵消公司”賬戶進(jìn)行抵消。到了期末,集團(tuán)內(nèi)部交易完全能對(duì)上,合并數(shù)據(jù)隨時(shí)能出來,既準(zhǔn)確又快捷,比較符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中的及時(shí)性原則。

一年有3萬筆內(nèi)部交易,如此大的數(shù)據(jù)量如果全部放在期末進(jìn)行核對(duì),工作量之大可想而知。曾福星說:“過去每次對(duì)賬都要把會(huì)計(jì)人員集中起來核對(duì)好幾天才能對(duì)完。這種做法耗時(shí)長不用說,準(zhǔn)確性也無法完全保障。而使用內(nèi)部交易模塊后,我們已經(jīng)不需要在做報(bào)表之前進(jìn)行對(duì)賬了,因?yàn)檫@時(shí)內(nèi)部往來的賬是完全核對(duì)一致的。”

當(dāng)然,能收到如此效果,統(tǒng)一單位編碼的功勞也是不可磨滅的。因?yàn)槿绻谙到y(tǒng)中各單位的編碼不是統(tǒng)一的,而是各有各的代號(hào),那么可想而知,要想找出多個(gè)子公司之間的多筆內(nèi)部交易是多么困難。

搞定3k/s的利比亞項(xiàng)目

“這個(gè)項(xiàng)目的第二大突破點(diǎn)就是解決有些偏遠(yuǎn)地區(qū)的IT條件不好、上網(wǎng)慢的問題。網(wǎng)速慢,嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn),影響了員工的工作效率?！笨紫檎癫粺o感慨地說。

曾福星給記者舉了一個(gè)特別典型的例子。“我們?cè)?jīng)在利比亞有一個(gè)項(xiàng)目。但當(dāng)時(shí)在利比亞的網(wǎng)絡(luò)條件是,我們的工作人員只能通過手機(jī)無線上網(wǎng),網(wǎng)速只有3k/s。在當(dāng)?shù)?工作人員要打開一個(gè)百度的首頁就需要好長時(shí)間?！?/p>

系統(tǒng)運(yùn)行速度慢是目前很多依賴網(wǎng)絡(luò)的ERP系統(tǒng)共同面對(duì)的問題。信息化是和網(wǎng)絡(luò)分不開的,各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)接入方式存在很大差異,導(dǎo)致連接服務(wù)器速度也差異很大。中鐵十一局的分支機(jī)構(gòu)遍布全國各地甚至海外,使用了電信網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)通網(wǎng)絡(luò)(目前并入聯(lián)通)、鐵通網(wǎng)絡(luò)、無線網(wǎng)絡(luò),不少分支機(jī)構(gòu)和總部之間的網(wǎng)絡(luò)連接帶寬都比較小。由于信息化的對(duì)象是業(yè)務(wù)系統(tǒng),平時(shí)的工作都要在網(wǎng)上進(jìn)行,剛上系統(tǒng)的時(shí)候有不少項(xiàng)目反應(yīng)速度很慢,嚴(yán)重影響了工作效率。

為了解決這種問題,中鐵十一局首先在硬件上,用光纖接入網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)提速。但這種做法由于成本和空間限制,只能在一定范圍內(nèi)解決問題。而在系統(tǒng)實(shí)施的過程中,曾福星他們發(fā)現(xiàn)同樣的網(wǎng)絡(luò),有的軟件運(yùn)行很慢,但另一些軟件卻運(yùn)行很快;同一個(gè)軟件的某些功能運(yùn)行比較慢,但另一些功能卻運(yùn)行比較快?！盀榇?我們做了深入研究,發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律并拿出了解決方案。同樣的網(wǎng)絡(luò)條件下,傳輸速度和傳輸數(shù)據(jù)量成反比,這個(gè)道理是顯而易見的?，F(xiàn)在很多軟件開發(fā)商比較青睞B/S模式和XML,但B/S也有它的弱點(diǎn),就是每次進(jìn)行交互時(shí)都要下載界面和數(shù)據(jù)?！痹Ｐ丘堄信d趣地向記者介紹說,“雖說現(xiàn)在有Ajax可以減少界面下載次數(shù),但還是無法避免重復(fù)傳遞不變的界面。而財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)需要非常頻繁的交互,這就使網(wǎng)絡(luò)傳遞了大量的無用數(shù)據(jù)。再比如XML作為數(shù)據(jù)傳遞方式,是很標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范易懂的,但是冗余數(shù)據(jù)也很大。這就造成了目前許多信息系統(tǒng)運(yùn)行速度緩慢?！?/p>

為此,曾福星在實(shí)施的過程中自主研發(fā)了優(yōu)化系統(tǒng),具體做法是采用WinForm智能客戶端設(shè)計(jì)模式,所有的界面均在客戶端本地,傳遞數(shù)據(jù)時(shí)不用傳輸界面,另外傳輸數(shù)據(jù)的格式用“~”“^”等分隔符代替XML,如此一來傳輸數(shù)據(jù)量大大降低。經(jīng)對(duì)比研究,他們發(fā)現(xiàn),用此方法實(shí)現(xiàn)同樣的功能,網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)量比B/S、XML減少了90%, 運(yùn)行速度提高了10倍。中鐵十一局按照此思路研發(fā)的優(yōu)化系統(tǒng),在傳輸帶寬只有3k/s的利比亞等國外分支機(jī)構(gòu)也可以做到正常查詢財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

“國內(nèi)分支機(jī)構(gòu)查詢數(shù)據(jù)時(shí)跟本地查詢一樣快?！痹Ｐ桥d奮地向記者講述,“或許有人會(huì)說WinForm是C/S模式,存在維護(hù)困難的問題,但為此我們做了自動(dòng)升級(jí)模塊,只需在服務(wù)器端更新升級(jí)包便可實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶端的升級(jí)維護(hù),并無大礙。浪潮ERP-GS 5.0之后也逐漸采用了這種模式,性能比GS3.5有很大提升。”

另外,優(yōu)化系統(tǒng)也可以提升大規(guī)模數(shù)據(jù)計(jì)算的速度。實(shí)施財(cái)務(wù)信息化,數(shù)據(jù)都集中到服務(wù)器上進(jìn)行處理,大規(guī)模數(shù)據(jù)處理成為必然。中鐵十一局424個(gè)核算單位一個(gè)年度有40多萬張憑證、100萬條以上的分錄。普通的算法,需要計(jì)算5分鐘以上才能出一個(gè)全部單位的匯總科目余額表,而且由于長時(shí)間占用服務(wù)器資源,容易導(dǎo)致死機(jī)和系統(tǒng)崩潰。但中鐵十一局應(yīng)用研發(fā)的優(yōu)化系統(tǒng),利用大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)高效語句查詢,利用內(nèi)存計(jì)算代替反復(fù)查詢數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)了大規(guī)模數(shù)據(jù)計(jì)算的速度的飛躍。“目前,我們生成一張實(shí)時(shí)的包含未記賬憑證的424個(gè)核算單位的抵消后的合并科目余額表只需要3秒鐘,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,深受好評(píng)?！痹Ｐ球湴恋卣f。

“過去每次對(duì)賬都要把會(huì)計(jì)人員集中起來核對(duì)好幾天才能對(duì)完。這種做法耗時(shí)長不用說,準(zhǔn)確性也無法完全保障。而使用內(nèi)部交易模塊后,我們已經(jīng)不需要在做報(bào)表之前進(jìn)行對(duì)賬了,因?yàn)檫@時(shí)內(nèi)部往來的賬是完全核對(duì)一致的?！?/p>