健全企業(yè)會計制度加強貨幣資金管理

徐寶玉

貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部份,包括現(xiàn)金、銀行存款及其它貨幣資金。任何企業(yè)要進行生產(chǎn)經(jīng)營活動都必須擁有貨幣資金,持有貨幣資金是進行生產(chǎn)經(jīng)營活動的基本條件,是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。就會計核算而言,貨幣資金的核算并不復(fù)雜,但是,由于貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)中流動性最強﹑控制風險最高的一種資產(chǎn),因此,在組織會計核算過程中,加強貨幣資金的管理和控制是至關(guān)重要的。

一、貨幣資金管理中存在的問題

1.企業(yè)資金管理計劃性不強,投資不科學,影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)。有些企業(yè)資金管理混亂,不制定資金收支計劃,總經(jīng)理、副總經(jīng)理簽字都可以到財務(wù)部門支取款項,這樣就造成了沒有統(tǒng)一的資金管理,有時還會造成入不敷出的惡性循環(huán)。

部分企業(yè)固定資產(chǎn)投資過猛,超過了企業(yè)貨幣資金的承受能力,而且企業(yè)的累計資金很少,大部分是負債,東拼西湊,挪用資金現(xiàn)象嚴重,大量建成的固定資產(chǎn)增加了企業(yè)的生產(chǎn)能力,企業(yè)生產(chǎn)能力的增加,又要求增加企業(yè)貨幣資金的持有量,使貨幣資金周轉(zhuǎn)困難的矛盾更加突出,貨幣資產(chǎn)的持有量與固定資產(chǎn)的比率嚴重失調(diào),造成企業(yè)資產(chǎn)不能盤活,經(jīng)濟效益滑坡,甚至導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。

2.應(yīng)收、應(yīng)付賬款管理混亂,在企業(yè)間形成了債務(wù)鏈。在貨幣資金的流轉(zhuǎn)中存在企業(yè)購買原材料和銷售貨物時由于結(jié)算的時間差,形成錯綜復(fù)雜、相互拖借的“債務(wù)鏈”,占用了企業(yè)相當數(shù)額的貨幣資金,其中,一部分可能成為死賬、呆賬,致使部分貨幣資金處于停滯狀態(tài),不能發(fā)揮交換作用。

3.企業(yè)的短期行為加劇了貨幣資金的短缺。企業(yè)承包者的短期行為主要表現(xiàn)為:第一、收入分配的個人傾斜。企業(yè)經(jīng)營者和職工追求收入本位化,導(dǎo)致濫發(fā)工資、獎金和福利品,減弱了企業(yè)自我積累資金的能力。第二、任意擴大的非生產(chǎn)性支出和投資,弱化了企業(yè)貨幣資金的效果。第三、誘發(fā)企業(yè)承包期只顧眼前利益、急功近利、拼設(shè)備、拼能耗、挖老底、留包袱,使緊缺的貨幣資金雪上加霜。

4.企業(yè)貨幣資金來源途徑窄,企業(yè)自身積累能力差,使企業(yè)資金籌借處于被動狀態(tài)。主要由于企業(yè)長期處于計劃經(jīng)濟體系中,養(yǎng)成依靠銀行貸款和財政撥款的習慣。同時,企業(yè)留利很少,卻規(guī)定的用途很多。

5.企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全。企業(yè)貨幣資金存在“跑、冒、滴、漏”現(xiàn)象,一些企業(yè)由于管理不嚴,制度不健全,控制不力,造成資金大量流失。例:企業(yè)私設(shè)小金庫、公款私存、以及貪污等。一些企業(yè)財權(quán)全部下放至各基層單位,財務(wù)管理逐漸失控。資金體外多向循環(huán),損失浪費現(xiàn)象十分嚴重,同時,造成貨幣資金相對分散。不能夠滿足企業(yè)隨時對貨幣資金需要的要求。

6.財會人員素質(zhì)低,企業(yè)的會計工作不適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模日益擴大的要求。一些企業(yè)的財務(wù)人員沒有受過專業(yè)訓(xùn)練,對新的會計制度和會計法規(guī)掌握不夠,致使由于會計核算手段落后,管理低下,造成會計工作滯后,企業(yè)各銷售網(wǎng)點的貨幣資金回籠慢,資金大量占用于存貨和應(yīng)收賬款上,對企業(yè)的發(fā)展造成不良影響。

7.企業(yè)的“一支筆”無人監(jiān)督的現(xiàn)象嚴重。目前企業(yè)在資金的運用上存在“一支筆”的權(quán)力,致使會計人員失去對記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動內(nèi)部的憑證進行審核的權(quán)利,從而“一支筆”呈現(xiàn)無人監(jiān)督的現(xiàn)象泛濫,導(dǎo)致資金運用的不確定性增加。

二、貨幣資金管理的對策

貨幣資金是企業(yè)流動性最強、控制風險最高的資產(chǎn),是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。大多數(shù)貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀的行為都與貨幣資金有關(guān)。因此,必須加強對企業(yè)貨幣資金的管理和控制,建立健全貨幣資金內(nèi)部控制,確保經(jīng)營管理活動合法而有效。

1.貨幣資金內(nèi)部控制的內(nèi)容。①崗位分工的控制。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)會計業(yè)務(wù)來設(shè)置會計人員,嚴格分工,明確劃分職權(quán),確保辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離,制約和監(jiān)督。出納人員不得兼任會計檔案保管和收入、費用、支出、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。實行會計電算化的企業(yè)要明確規(guī)定會計人員上機操作內(nèi)容和權(quán)限,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件。任何機構(gòu)不得由一人辦理貨幣資金的全過程。

②授權(quán)批準的控制。企業(yè)應(yīng)明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施,審批人在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批,不得超越審批權(quán)限,對不符合規(guī)定的貨幣資金支付,審批人應(yīng)當拒絕批準。對于重要貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當實行集體決策和審批制度,停止對貨幣資金支付“一支筆”決策審批的做法。任何個人都無權(quán)決定劃轉(zhuǎn)巨額貨幣資金,嚴防貨幣資金的挪用、貪污、侵占、外逃等非法行為。未經(jīng)授權(quán)的部門和人員一律不得辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。

③收入控制。企業(yè)必須嚴格按照國家有關(guān)政策規(guī)定依法組織收入,各項收費必須嚴格執(zhí)行國家規(guī)定收費范圍和標準。使用國家規(guī)定的合法票據(jù),分散收款每筆都要開票、不得坐支。各項收入必須全部納入預(yù)算,統(tǒng)一管理、統(tǒng)一核算。

④支出控制。強化支出的管理,各項支出應(yīng)按實際發(fā)生數(shù)列支,不得虛列虛報,不得以計劃數(shù)和預(yù)算數(shù)代替。出納人員支付每一筆款項都應(yīng)以健全的憑證和完備的審批手續(xù)為依據(jù),嚴格執(zhí)行預(yù)算和定額標準。要按國家規(guī)定的用途使用資金,不屬于現(xiàn)金開支范圍的業(yè)務(wù)一律通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。支票簽發(fā)和印章保管應(yīng)當分工負責。

⑤資金管理運用的控制。企業(yè)各部門和個人用款時,應(yīng)當提交貨幣資金支付申請,注明款項的用途、金額、預(yù)算、支付方式等內(nèi)容,并附有效經(jīng)濟合同和相關(guān)證明,按指定的用途使用貨幣資金。要加強庫存現(xiàn)金限額的管理,超過庫存限額的現(xiàn)金應(yīng)及時存入銀行。出納人員要及時對賬、保證賬賬、賬證、賬表、賬款相符,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因、及時處理。對已開出的收付款原始憑證必須全部及時入賬,不得白條抵庫和挪用現(xiàn)金。

2.貨幣資金內(nèi)部控制設(shè)計。①貨幣資金完整性控制。貨幣資金完整性控制的范圍包括各種收入及欠款回收。具體地說,是單位特別會計期間發(fā)生的貨幣資金收支業(yè)務(wù)是否均已按規(guī)定計入有關(guān)賬戶。通過檢查銷售、采購業(yè)務(wù)或應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的收回和歸還情況,或余額截止日后入賬的收入和支出,查找未入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種:

a.發(fā)票、收據(jù)控制。發(fā)票、收據(jù)控制是利用發(fā)票,收據(jù)編號的連續(xù)性,核對收到的貨幣資金與發(fā)票、收據(jù)金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬的一種完整性控制手段。

b.銀行對賬單控制。銀行對賬單控制是利用銀行對賬清單與企業(yè)銀行存款日記賬進行核對,以確保銀行存款存在性與完整性的一種控制方法。通過編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,可以發(fā)現(xiàn)未達賬項,分析其原因,發(fā)現(xiàn)其是否存在錯弊。

c.物料平衡控制。物料平衡控制是利用物質(zhì)不滅定律,復(fù)核主要原材料在生產(chǎn)﹑銷售過程中,量上是否平衡,以確保生產(chǎn)資金完整性的一種控制方法。這種控制方法主要適用于生產(chǎn)﹑加工行業(yè)。

d.業(yè)務(wù)量控制。業(yè)務(wù)量控制是根據(jù)某項業(yè)務(wù)量的大小,來復(fù)核其貨幣資金完整性的一種控制方法。比如,旅館可以按客房記錄的業(yè)務(wù)量,汽車運輸可以按合理記錄的業(yè)務(wù)量,復(fù)核其貨幣資金的收入。

e往來賬核對控制。往來賬核對控制是通過定期與對方核對往來賬余額,及時發(fā)現(xiàn)挪用﹑貪污企業(yè)貨幣資金等違法行為,以評價清欠貨幣資金是否及時入賬或貨幣資金還欠是否真實的一種控制方法。特別注意對于已作壞賬處理的應(yīng)收賬款,了解是否有收回款項不入賬的情況。

②貨幣資金安全性控制。貨幣資金安全性控制的范圍包括:現(xiàn)金﹑銀行存款﹑其它貨幣資金。由于應(yīng)收﹑應(yīng)付票據(jù)的變現(xiàn)能力較強,故也將其納入貨幣資金控制范圍內(nèi)。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種:

a.賬實盤點控制。賬實盤點控制是通過定期或不定期對貨幣資金進行盤點,以確保企業(yè)資產(chǎn)安全的一種常見的控制方法。如編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。賬實盤點按盤點的時間分為定期盤點和不定期盤點,但不定期盤點的控制效果通常較定期盤點好。不定期盤點的主要特點就是突擊性強,會給貨幣資金相關(guān)崗位產(chǎn)生一種無形的,無時無刻,無不存在的壓力。

b.庫存限額控制。庫存限額控制是利用核定企業(yè)每日貨幣資金余額,超過庫存限額的貨幣資金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風險的一種方法。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統(tǒng)籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業(yè)。

c.實物隔離控制。實物隔離控制是采取妥善措施確保除實物保管之外的人員不得接觸實物的控制方法。比如,現(xiàn)金只能由出納保管,銀行承兌匯票只能由一人專管,否則將導(dǎo)致責任不清,不法分子很可能混水摸魚,侵占貨幣資金。同時,還應(yīng)采取選擇合格的保險箱,選擇安全的場所等保障措施,以確保貨幣資金實物安全。

d.崗位分離控制。崗位分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負責,以達到相互牽制、相互監(jiān)督的作用的一種控制方法。比如,貨幣資金收支與記賬分離(即出納不得登記日記賬);貨幣資金收支與編制記賬憑證分離(即出納不得編制記賬憑證);空白支票與印章保管分離,銀行對賬單取回,余額調(diào)節(jié)表編制與復(fù)核分離等等。在具體運用中,應(yīng)結(jié)合本單位實際情況,根據(jù)成本與效益原則設(shè)計各控制崗位。

③貨幣資金合法性控制。貨幣資金合法性控制針對的是貨幣資金的收入與支付。合法性控制一般都采用加大監(jiān)督檢查力度的方法:如對于業(yè)務(wù)量少、單筆金額小的單位,記賬憑證可一人復(fù)核;對于業(yè)務(wù)量大、單筆金額大的單位,記賬憑證應(yīng)由兩個人復(fù)核,即增設(shè)復(fù)核會計,科長再復(fù)核。又如,通過加大內(nèi)部審計監(jiān)督力度還可以發(fā)現(xiàn)一些不合法的貨幣資金收付;通過公布舉報電話、網(wǎng)站,從公眾中取得不合法收﹑付的線索。另外,可以對貨幣資金的支付實行嚴格的授權(quán)審批制度,重點控制大筆金額貨幣資金支付。合法性控制風險一般較大,通常涉及企業(yè)決策管理者本人,因此國家會利用政府機關(guān)、社會力量對企業(yè)進行審計、監(jiān)督、檢查。

④貨幣資金效益性控制。貨幣資金效益性控制是服從企業(yè)財富最大化的財務(wù)管理目標,通過運用各種籌資、投資手段,合理、高效地持有和使用貨幣資金的控制方法。企業(yè)可制定貨幣資金收支中長期計劃,在合理預(yù)測一定時期貨幣資金存量的情況下,通過實施一些推遲貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策,還可以通過收回投資等方法,解決貨幣支出的缺口,但同時應(yīng)權(quán)衡采取以上措施所付出的代價、成本或機會成本,選擇一項最優(yōu)的解決方案;同樣,可以通過加快貨幣資金支付的采購政策(可降低采購成本)、一定的賒銷政策(可提高售價或擴大銷售量)、或參與各種投資,以降低貨幣資金儲量,但同時權(quán)衡以上各種措施的政策收益,以及考慮今后中、長期的貨幣資金狀況,選擇最優(yōu)方案,最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟效益。要實現(xiàn)以上目的,要求企業(yè)在進行籌資、投資決策時,對各種方案進行綜合分析,并要求參與分析、決策的人員不得少于三人。

健全的貨幣資金內(nèi)部控制制度的建立,更有利于企業(yè)貨幣資金的管理和控制,使會計人員自覺遵守內(nèi)部控制制度,杜絕貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀行為的發(fā)生。

(作者單位:河南萬通一汽貿(mào)易有限公司)