系統(tǒng)等級評價在企業(yè)管理中的應(yīng)用

張 倫

系統(tǒng)等級評價管理涉及系統(tǒng)、等級、評價三個非常重要的基礎(chǔ)性概念,對基礎(chǔ)性概念的理解,將有助于對整個管理思路和方法的理解。

一、對系統(tǒng)等級評價概念的認(rèn)識

所謂系統(tǒng)方法,是指按照客觀事物本身的屬性,把我們所要研究的對象放在系統(tǒng)的形式中加以考察的科學(xué)方法。即從系統(tǒng)的觀點出發(fā),著眼于整體與部分、整體與環(huán)境相互聯(lián)系和相互作用的關(guān)系中綜合地、精確地考察對象,求得整體的最佳功能的科學(xué)方法。從一個具體的企業(yè)來講,它本身是一個具有特定功能的系統(tǒng),分析其結(jié)構(gòu),其內(nèi)部還存在著不同功能的子系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部的子系統(tǒng)非常復(fù)雜,既有縱向的也有橫向的,各子系統(tǒng)除了具有自身的功能和特點之外,又相互影響、相互作用。企業(yè)的各專業(yè)管理體系是縱向系統(tǒng),它們自上而下分別對企業(yè)的各個層次產(chǎn)生影響;企業(yè)的各職能單位是橫向子系統(tǒng),它們在各縱向子系統(tǒng)的影響下進(jìn)行運作,實現(xiàn)其特定的功能。一個橫向子系統(tǒng)不僅對各縱向子系統(tǒng)的影響做出反饋,同時對其他相臨或有關(guān)的橫向子系統(tǒng)產(chǎn)生影響。從關(guān)系上講,縱向系統(tǒng)實現(xiàn)其功能的效果反映了企業(yè)高層管理的執(zhí)行力,決定著企業(yè)管理秩序的整體水平;橫向系統(tǒng)實現(xiàn)其功能的效果反映了縱向系統(tǒng)的影響力,決定著企業(yè)整體功能的實現(xiàn)。為此,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理,就是要加大縱向系統(tǒng)的影響力,有效控制橫向系統(tǒng),強(qiáng)化和實現(xiàn)各職能單位的功能。

在企業(yè)內(nèi)部的子系統(tǒng)中,無論是縱向系統(tǒng)還是橫向系統(tǒng),其共同的作用是實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo),但在實際工作中,又有其特定的功能。如:安全管理子系統(tǒng)的功能是確保企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中人的行為安全、環(huán)境安全和設(shè)備的安全;生產(chǎn)管理子系統(tǒng)的功能是組織和協(xié)調(diào)相關(guān)單位完成企業(yè)方針目標(biāo)中的生產(chǎn)任務(wù);物資供應(yīng)管理子系統(tǒng)的功能是保證企業(yè)運行所需的物資采購與配送;生產(chǎn)車間的功能是完成企業(yè)下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)。在目前的國有企業(yè)中,還有一個富有中國特色的工作系統(tǒng)——黨群系統(tǒng),它的功能是對員工進(jìn)行思想和道德教育,化解內(nèi)部的思想矛盾,它是作為執(zhí)政黨的中國共產(chǎn)黨在企業(yè)的政治基礎(chǔ),是確保企業(yè)穩(wěn)定與和諧的政治保證。由于各個子系統(tǒng)諸如內(nèi)外環(huán)境、工作的復(fù)雜程度、領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)、員工的素質(zhì)、不可預(yù)見性等方面的差別,同類或不同類子系統(tǒng)之間實現(xiàn)功能的水平不可能相同,因而會不可避免地形成參差不齊的管理現(xiàn)狀,與此同時,也為各個子系統(tǒng)發(fā)揮主觀能動性創(chuàng)造了空間。因此,在管理過程中,不僅要承認(rèn)差別,而且要利用差別不斷調(diào)動和增強(qiáng)各級管理者及員工的主觀能動性,以此為動力,推動企業(yè)管理水平的不斷提升,這就是等級的意義。

評價是客體對主體的描述或定位的一種方法。被評價對象可以是社會組織或個人,也可以是自然物質(zhì);大到一個國家、自然環(huán)境、行業(yè)、企業(yè)集團(tuán),小到一個企業(yè)、企業(yè)下屬的車間、作業(yè)組甚至個人或具體的物體。評價對象則包括正式的組織、非正式團(tuán)體或個人等類型。作為對一個具體組織或事物的評價,一般是由其上級組織或公眾按照一定的標(biāo)準(zhǔn),對其效能、形狀、狀態(tài)進(jìn)行客觀描述或定位。評價可分為正式評價與非正式評價、組織評價與個人評價、全面評價與部分評價、有準(zhǔn)備的評價與隨機(jī)性的評價等形式。評價是一種非常復(fù)雜的社會行為,具有被評價對象的相對性、評價過程的多樣性、評價標(biāo)準(zhǔn)的多重性、評價結(jié)果的多變性、評價對象的立場性等特點。從企業(yè)管理的角度來講,評價也是一種管理方法,企業(yè)管理者通過一定的組織形式,按照既定的標(biāo)準(zhǔn)對其下屬組織或個人的狀態(tài)進(jìn)行描述或定位,使其下屬組織或個人了解自己在上級心目中的形象,從而決定是堅持或矯正自己的行為,以此推動企業(yè)的各項工作。

綜上所述,所謂的系統(tǒng)等級評價管理,就是用系統(tǒng)方法認(rèn)識企業(yè)內(nèi)部各基礎(chǔ)單元的管理特點,從事物的共性和特性出發(fā)規(guī)范企業(yè)內(nèi)部不同基礎(chǔ)單元的工作內(nèi)容和等級標(biāo)準(zhǔn),客觀全面地評價企業(yè)內(nèi)部各基礎(chǔ)單元的管理,運用各種激勵手段激活各層次管理者和員工的積極性,不斷提升管理水平和具體工作的標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)而帶動企業(yè)管理水平的整體上升,推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)的進(jìn)步,保證企業(yè)的健康生存和發(fā)展。

二、系統(tǒng)等級評價管理的實施方法

1.整合組織的目標(biāo)體系。在企業(yè)的管理體系中,存在著許多既相對獨立又相互影響、相互作用的子系統(tǒng)。要形成系統(tǒng)等級評價管理的模式,必須把各個專業(yè)的工作歸納成相對明確的內(nèi)容體系。近年來,我國的許多大型國有企業(yè)陸續(xù)引入了西方工業(yè)企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)體系,如質(zhì)量、安全、環(huán)境、生產(chǎn)、設(shè)備、成本、物流等專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)和程序體系,對企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理起到了重要作用。從國有企業(yè)的實際功能來看,現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)體系仍然沒有囊括企業(yè)管理的全部內(nèi)容,而且所引進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)體系有許多內(nèi)容不符合我國國有企業(yè)管理的現(xiàn)狀。因此,要全面整合企業(yè)管理體系,細(xì)分出功能齊全的各個子系統(tǒng)。

2.制定體系的等級標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)實工作中,所謂的管理標(biāo)準(zhǔn)是標(biāo)準(zhǔn)制定者對管理狀態(tài)的理想描述。從實際情況看,并不是每個基層單位、每個員工都能達(dá)到管理要求和工作標(biāo)準(zhǔn),即使能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn),也不可能一直處于高原狀態(tài)。因此,是否承認(rèn)單位、個人之間的差異性和管理過程的曲折性,是能否推行系統(tǒng)等級評價管理的前提。要從實際出發(fā),具體描述各個子系統(tǒng)不同的工作標(biāo)準(zhǔn),按水平高低區(qū)分出不同的等級。

3.確定各單位工作內(nèi)容。大型國有企業(yè)是一個功能非常復(fù)雜的社會與經(jīng)濟(jì)的混合體,其內(nèi)部各單位的職能和作用有很大的區(qū)別,不可能用統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)衡量各個單位。要具體確定各個子系統(tǒng)對管理機(jī)關(guān)、職能部門、基層單位以及后勤服務(wù)單位的適宜內(nèi)容,經(jīng)過確定后的適宜內(nèi)容就是各單位的工作內(nèi)容。同時,還要進(jìn)一步細(xì)分出各單位工作水平的不同等級。

4.評價方法要靈活多樣。要建立固定的評價周期,周期的頻次間隔要適當(dāng),周期過長容易淡化人們對評價工作的重視,周期過短會干擾各單位的日常工作。原則上講,每半年對各單位的工作績效進(jìn)行一次綜合評價為宜,每年按照評價結(jié)果調(diào)整各單位的績效考核系數(shù);顯性指標(biāo)以平時的數(shù)據(jù)為準(zhǔn),隱性指標(biāo)也要采取科學(xué)的方法予以定性;動態(tài)性指標(biāo)以匯總方法為主,階段性指標(biāo)以平時統(tǒng)計為主。

5.評價結(jié)果的兌現(xiàn)。評價結(jié)果的兌現(xiàn)是推動系統(tǒng)等級評價管理的原動力,必須有一套完整的兌現(xiàn)方案,促使各級管理者高度重視評價結(jié)果。評價結(jié)果兌現(xiàn)的基本原則是:評價結(jié)果必須影響單位績效考核系數(shù)的升降,這樣才會對所評價單位全體員工的重視,提高單位的凝聚力;評價結(jié)果必須影響單位的第一負(fù)責(zé)人的收益和任用,各單位管理者的提升或晉級要與一個時期的評價結(jié)果相結(jié)合;要體現(xiàn)差別化,不同類型單位應(yīng)有不同的工作標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分等級,不同類型單位相同等級的績效考核系數(shù)應(yīng)有所不同,盡可能體現(xiàn)對企業(yè)高級管理者對重點單位的重視。

三、系統(tǒng)等級評價管理過程中應(yīng)注意的問題

1.簡與繁的矛盾。推行系統(tǒng)等級評價管理的方法,初衷是建立簡明有效的管理機(jī)制,如果在建立體系的過程中不加選擇地將各種管理事務(wù)都納入體系中,就會形成一個龐大的工作內(nèi)容集合,使人們沉湎于細(xì)節(jié)問題,反而忽略了重要的管理職責(zé)。如果過于簡單,同樣會使人們忽略重要的管理職責(zé)。因此,能否做到簡繁得當(dāng),是對管理者經(jīng)驗的重要考驗。

2.各專業(yè)管理之間的矛盾。在企業(yè)管理過程中,各個專業(yè)部門為了體現(xiàn)自己的權(quán)威,都想強(qiáng)調(diào)本專業(yè)工作的重要性,這就容易對基層單位造成巨大的被全面評價的壓力,壓力集聚到一定程度時,就會引起下級對上級的反感,甚至拒不配合工作。所以,在設(shè)置評價內(nèi)容時,各個專業(yè)部門要顧全大局,一定要注意突出被評價單位的基本功能,慎用“一票否決”,避免面面俱到,防止把各種不同性質(zhì)的指標(biāo)放在同等重要的位置。

3.一貫與偶然的矛盾。在實際工作中,功虧一簣是很常見的現(xiàn)象。例如,某生產(chǎn)車間即使一貫管理嚴(yán)格有序,但一個偶然發(fā)生的安全事故就會使其陷入尷尬之地。在這種情況下,高級管理者的態(tài)度很重要。應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析判斷所發(fā)生問題的性質(zhì),實事求是地評價當(dāng)事單位的工作,既要公道地處理問題,體現(xiàn)制度的公正性,也要公平地評價下級的一貫表現(xiàn),維護(hù)其自尊和自信,給其改過的機(jī)會。

4.服從與創(chuàng)新的矛盾。實行系統(tǒng)等級評價管理,主要是明確了管理標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)準(zhǔn)制定者僅僅是描述理想的管理狀態(tài),并不是要束縛管理者的行為方式。各級管理者為了很好地履行職責(zé),完成自己肩負(fù)的任務(wù),必須不斷探索和優(yōu)化管理行為,即不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新。作為高級管理者,應(yīng)當(dāng)鼓勵下屬的創(chuàng)新行為,不能倡導(dǎo)墨守成規(guī)式的服從型管理。

(作者單位:中國石油化工股份有限公司洛陽分公司)