ABC分類法在企業(yè)設(shè)備采購中的應(yīng)用

李 瑛 吳曉進(jìn)

采購工作作為設(shè)備管理流程中承上啟下的中間環(huán)節(jié),其重要性不言而喻。近幾年,為適應(yīng)市場(chǎng)需求,提高公司加工手段,在購買設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入不斷增加的同時(shí),設(shè)備采購管理的規(guī)范化、制度化建設(shè)顯得愈加重要。否則,不僅會(huì)造成錢財(cái)?shù)妮p易流失,而且難免造成設(shè)備采購中的盲目性,為公司發(fā)展帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。隨著公司的快速發(fā)展和改革的不斷深化,國家對(duì)機(jī)械加工、科研工作的投入增加,采購經(jīng)費(fèi)和渠道也呈現(xiàn)出多元化的狀況,公司設(shè)備采購總量日趨增加。我們主動(dòng)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境,物資供應(yīng)從建立和健全申請(qǐng)、立項(xiàng)、論證、審批、確定采購方式、驗(yàn)收等制度入手,嚴(yán)格按章辦事。

一、ABC分類法在設(shè)備采購中的應(yīng)用

ABC分類法又稱帕累托分析法或巴雷托分析法、柏拉圖分析、主次因分析法、ABC分析法、分類管理法、重點(diǎn)管理法、ABC管理法、平常我們也稱之為“80對(duì)20”規(guī)則。它是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的主要特征,進(jìn)行分類排隊(duì),分清重點(diǎn)和一般,從而有區(qū)別地確定管理方式的一種分析方法。由于它把被分析的對(duì)象分成A、B、C三類,所以又稱為ABC分析法。

ABC分類法是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗雷多·帕累托首創(chuàng)的。1879年,帕累托在研究個(gè)人收入的分布狀態(tài)時(shí),發(fā)現(xiàn)少數(shù)人的收入占全部人收入的大部分,而多數(shù)人的收入?yún)s只占一小部分,他將這一關(guān)系用圖表示出來,就是著名的帕累托圖。該分析方法的核心思想是在決定一個(gè)事物的眾多因素中分清主次,識(shí)別出少數(shù)的但對(duì)事物起決定作用的關(guān)鍵因素和多數(shù)的但對(duì)事物影響較少的次要因素。后來,帕累托法被不斷應(yīng)用于管理的各個(gè)方面。1951年,管理學(xué)家戴克將其應(yīng)用于庫存管理,命名為ABC法。1951年～1956年,約瑟夫·朱蘭將我BC法引入質(zhì)量管理,用于質(zhì)量問題的分析,被稱為排列圖。1963年,彼得·德魯克將這一方法推廣到全部社會(huì)現(xiàn)象,使ABC法成為企業(yè)提高效益的普遍應(yīng)用的管理方法。

此規(guī)則通過對(duì)同一類問題或項(xiàng)目進(jìn)行排序,來認(rèn)明其中少數(shù)爭議較大的。帕雷托通過長期的觀察發(fā)現(xiàn):美國80%的人只掌握了20%的財(cái)產(chǎn),而另外20%的人卻掌握了全國80%的財(cái)產(chǎn),而且很多事情都符合該規(guī)律。于是他應(yīng)用此規(guī)律到生產(chǎn)上。他的主要觀點(diǎn)是:通過合理分配時(shí)間和力量到A類-總數(shù)中的少數(shù)部分,你將會(huì)得到更好的結(jié)果。當(dāng)然忽視B類和C類也是危險(xiǎn)的,在帕雷托規(guī)則中,它們得到與A類相對(duì)少得多的注意。

我公司是怎樣在設(shè)備采購中具體應(yīng)用ABC分類法的呢?以上所購設(shè)備共30臺(tái),所用資金總額1650萬,所購設(shè)備通過以上實(shí)例有著這樣的規(guī)律,少數(shù)設(shè)備在總金額中占有很大比重,而占品種數(shù)很大比重的設(shè)備,在總金額中所占的比重又很小。設(shè)備的ABC分類法,就是根據(jù)設(shè)備品種和總金額之間的不均衡性,將其劃分為A、B、C三類,對(duì)占用資金大的設(shè)備實(shí)行重點(diǎn)管理加強(qiáng)控制,對(duì)占用資金少的設(shè)備則采取一般控制,從而加強(qiáng)設(shè)備管理的一種方法。A類設(shè)備品種最少,占公司全部采購設(shè)備的10%,共三臺(tái),占用65.7%左右的總資金額;B類設(shè)備較A類多,約占36.7%左右,占用29.6%左右的總資金額;C類物資品種最多,約占53.3%左右,只占4.7%左右的總資金額。因此,最重要的是A類,金額在150萬元以上的設(shè)備,公司對(duì)這類設(shè)備采用委托招標(biāo)方式進(jìn)行采購;次重要的是B類,設(shè)備金額在20萬元~149萬元之間的,采用自主招標(biāo)的方式進(jìn)行購置;不太重要的是C類,19萬元以下設(shè)備,采用自我購置方式進(jìn)行。

二、招標(biāo)實(shí)踐中應(yīng)注意的一些問題

1.切實(shí)做好對(duì)投標(biāo)方的資格審核。無論是公開招標(biāo)或自主招標(biāo)我們均須重視對(duì)投標(biāo)方的資格預(yù)審工作,制定資格預(yù)審的必要條件。一是根據(jù)投標(biāo)人提供的相關(guān)資料和我們已掌握的信息對(duì)其資格是否滿足必要條件進(jìn)行審核。二是招標(biāo)人赴潛在投標(biāo)人處進(jìn)行實(shí)地考察,了解質(zhì)保體系建立情況、企業(yè)規(guī)模、設(shè)備、生產(chǎn)工藝等。在招標(biāo)工作中有的企業(yè)提報(bào)的企業(yè)規(guī)模、設(shè)備、生產(chǎn)工藝與實(shí)際狀況存在較大差異。三是通過第三方對(duì)投標(biāo)方的資格能力進(jìn)行審核,即按投標(biāo)方提供的其產(chǎn)品在行業(yè)使用表中的信息,向兄弟單位了解投標(biāo)人的相關(guān)情況,綜合上述信息,確定投標(biāo)人的投標(biāo)資格。

2.規(guī)范評(píng)標(biāo)過程。規(guī)范的評(píng)標(biāo)程序、嚴(yán)格認(rèn)真的評(píng)標(biāo)過程是保證所有投標(biāo)人具有相等機(jī)遇的基礎(chǔ)。實(shí)際操作中有些單位對(duì)投標(biāo)書的評(píng)標(biāo)過程缺少規(guī)范性,主要以評(píng)議法和合理低價(jià)法為主。招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的成員對(duì)各廠商的投標(biāo)法,進(jìn)行大致的評(píng)判就確定預(yù)中標(biāo)單位,評(píng)標(biāo)過程可操作性不強(qiáng),易受權(quán)威或主觀因素的影響,也不便對(duì)各評(píng)委的責(zé)任作出鑒定。筆者認(rèn)為在評(píng)標(biāo)中應(yīng)建立評(píng)委責(zé)任制和報(bào)告制度,確保個(gè)人或組織對(duì)其行為和結(jié)果負(fù)責(zé)。提倡采用易操作、公平合理的百分法,由專家對(duì)評(píng)分內(nèi)容進(jìn)行分類,從投標(biāo)人信譽(yù)和業(yè)績、能力、技術(shù)條件、報(bào)價(jià)等方面制定平分標(biāo)準(zhǔn),各評(píng)委獨(dú)立打分匯總,總分量高者為預(yù)中標(biāo)單位。該方法考慮因素較多,體現(xiàn)科學(xué)、公平、合理,對(duì)所有投標(biāo)人一視同仁,評(píng)標(biāo)結(jié)果分岐較少。

3.投標(biāo)方的報(bào)價(jià)并非越低越好。投標(biāo)方在制訂某項(xiàng)設(shè)備報(bào)價(jià)時(shí),一般會(huì)從自身的實(shí)力、技術(shù)、質(zhì)量、信譽(yù)、服務(wù)及競(jìng)爭對(duì)手等情況制定報(bào)價(jià)。采用的報(bào)價(jià)策略有:高標(biāo)-理想利潤,中標(biāo)-中等利潤,低標(biāo)-保本薄利。有些設(shè)備生產(chǎn)廠家為了某種目的的也會(huì)低于成本報(bào)價(jià)。作為招標(biāo)企業(yè)應(yīng)根據(jù)招標(biāo)設(shè)備的技術(shù)要求、交貨期限、備品配件、專用工具、技術(shù)服務(wù)以及國內(nèi)同類產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格等情況制定招標(biāo)設(shè)備的標(biāo)底,使自己對(duì)招標(biāo)設(shè)備的預(yù)算價(jià)有一參考依據(jù),也便于對(duì)投標(biāo)方報(bào)價(jià)的合理性作出公正客觀的評(píng)價(jià)。

在各投標(biāo)方其技術(shù)能力、質(zhì)量、信譽(yù)、服務(wù)均能滿足要求的前提下,那些報(bào)價(jià)低的投標(biāo)者自然被選中,招標(biāo)方也會(huì)從經(jīng)濟(jì)角度選擇那些低報(bào)價(jià)的投標(biāo)方為預(yù)中標(biāo)單位。我們知道在有些設(shè)備的招標(biāo)中各投標(biāo)方的最高報(bào)價(jià)與最低報(bào)價(jià)竟相差一二百萬元,如此大的差距讓人不知如何取舍。這其中有的是投標(biāo)方計(jì)算錯(cuò)誤,有的是低于成本競(jìng)爭。作為招標(biāo)方擬定合理標(biāo)底,可先排除那些超過標(biāo)底規(guī)定偏差的廠家,對(duì)剩余投標(biāo)方再進(jìn)行比較,經(jīng)過綜合評(píng)價(jià)選出滿意的投標(biāo)方。如果一味的選擇低報(bào)價(jià),將損害招投標(biāo)雙方的利益。低報(bào)價(jià)難以確保高質(zhì)量,過低的報(bào)價(jià)只能使投標(biāo)方偷工減料或粗制濫造,在這方面已被無數(shù)事實(shí)所證明。

4.建立評(píng)標(biāo)專家?guī)炜刂普袠?biāo)過程。為便于招投標(biāo)方式的推廣和應(yīng)用,使招標(biāo)過程趨于規(guī)范,在機(jī)械設(shè)備制造行業(yè)中,通過考核選取那些具有高級(jí)職稱或相應(yīng)資格且有較高專業(yè)技術(shù)水平的人員為專家?guī)斐蓡T。技術(shù)專家應(yīng)熟悉本專業(yè)有關(guān)設(shè)備的國內(nèi)外技術(shù)水平及發(fā)展?fàn)顩r;經(jīng)濟(jì)專家應(yīng)熟悉有關(guān)法律,有實(shí)際商務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)。專家任職采用聘任制,在進(jìn)行某項(xiàng)設(shè)備招標(biāo)前可隨機(jī)從“評(píng)標(biāo)專家?guī)臁敝羞x取與本次招標(biāo)無利害關(guān)系的專家作為技術(shù)組和商務(wù)組成員。為完善評(píng)標(biāo)專家?guī)熘贫?應(yīng)建立評(píng)委責(zé)任制,考評(píng)專家的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)水平等,并以此作為任職的依據(jù)。

5.加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)相關(guān)人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。進(jìn)行招標(biāo)的機(jī)械設(shè)備種類多、技術(shù)復(fù)雜,在組織招標(biāo)時(shí),有的招標(biāo)人員對(duì)招標(biāo)程序不熟悉,缺少不同設(shè)備、材料的招標(biāo)范本,在招標(biāo)操作中不甚規(guī)范?！墩袠?biāo)投標(biāo)法》生效后,該法規(guī)明確了招標(biāo)雙方的權(quán)利義務(wù)、法律責(zé)任等內(nèi)容,是招投標(biāo)工作的準(zhǔn)則,對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)的規(guī)范進(jìn)行,維護(hù)雙方的利益有著重要作用。今后的招投標(biāo)活動(dòng)都應(yīng)以《招標(biāo)投標(biāo)法》為標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本公司實(shí)際情況,積極開展該方面的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)以利于招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

三、招標(biāo)工作中需改進(jìn)的地方

我公司機(jī)械加工設(shè)備三種采購模式為:重要的為A類,金額在150萬元以上的設(shè)備,這類設(shè)備采用委托招標(biāo)方式進(jìn)行采購;次重要的是B類,設(shè)備金額在20萬元~149萬元之間的,采用自主招標(biāo)的方式進(jìn)行購置;不太重要的是C類,19萬元以下設(shè)備,采用自我購置方式進(jìn)行。三種模式的得出雖對(duì)今后工作有很大的幫助,但也有許多需改進(jìn)的地方。

首先,我們認(rèn)為B類設(shè)備采購跨度有些大,在這個(gè)價(jià)位的設(shè)備應(yīng)進(jìn)行更細(xì)致的劃分,接近高位的設(shè)備應(yīng)采用自主招標(biāo)和自我購置相結(jié)合的方式采購,杜絕在設(shè)備購買中參與人員過少,購買過程不透明,專業(yè)面太窄,造成購回設(shè)備不理想,公司錢財(cái)浪費(fèi)的結(jié)果。

其次,在實(shí)際工作中,我們感覺無論是過去現(xiàn)在和將來,生產(chǎn)企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系是一種相互依賴、相互依存的互助合作關(guān)系?，F(xiàn)代采購管理的趨勢(shì)是減少供應(yīng)商,并建立穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系,從戰(zhàn)略的高度認(rèn)識(shí)供應(yīng)商、管理供應(yīng)商。由于企業(yè)競(jìng)爭已從企業(yè)之間的競(jìng)爭,發(fā)展到企業(yè)供應(yīng)鏈的競(jìng)爭,這就要求企業(yè)實(shí)施有效的供應(yīng)商管理,同供應(yīng)商建立長期良好的伙伴關(guān)系,實(shí)施一定程度的縱向整合,形成“虛擬式”的企業(yè)聯(lián)盟,使企業(yè)得到長期穩(wěn)定的供應(yīng)和及時(shí)回饋的市場(chǎng)信息。

(作者單位:西北機(jī)器有限公司)