淺論檔案在不同鑒定階段中的雙重價值

楊 晶

[關(guān)鍵詞]檔案；鑒定；價值：標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定是檔案工作中的難點，也是檔案管理工作諸環(huán)節(jié)中最薄弱的，我國檔案鑒定工作開展的情況并不理想，對于我們來說，正確認(rèn)識當(dāng)前檔案鑒定工作中的問題，了解不同階段檔案價值的體現(xiàn)。對開展檔案鑒定工作有其現(xiàn)實意義。

一、檔案鑒定的三個階段

美國檔案學(xué)家謝倫伯格提出的“文件雙重價值”理論認(rèn)為。成為公共檔案的文件有兩種類型的價值，對于形成機(jī)關(guān)的第一價值，對于其他機(jī)關(guān)或個人利用者的第二價值。第一價值是檔案形成者積累和保存檔案的主要動力，第二價值是重要檔案最終要?dú)w檔案館保存或由國家、社會統(tǒng)一管理的原因之一。

從文件運(yùn)動的四階段理論來分析，第一階段，文件的辦理形成階段，以文件的正式簽署或者類似的賦予其法律效力的手續(xù)為標(biāo)志。第二階段，文件的現(xiàn)行階段，文件在法律上正式生效后或接收到立卷。當(dāng)這一階段即將結(jié)束時，那些不屬于立卷歸檔范圍內(nèi)的文件被剔除，立卷歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志。第三階段，文件的安全保存階段，檔案室是這一階段的保管機(jī)構(gòu)。第四階段，文件的永久保存階段或歷史階段，此時文件已普遍進(jìn)入檔案館保存。在文件生命周期的四階段中，第二、三、四階段為檔案階段。

根據(jù)文件運(yùn)動的四個階段，我國將檔案的鑒定工作通常分為三個階段。

1第一個階段，是在文件立卷歸檔之時，由機(jī)關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門，對文件是否能轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行“資格審查”，對歸檔文件確定保管期限并據(jù)此立卷，對沒有保存價值的文件由機(jī)關(guān)文書處理部門保存一至二年后銷毀，因此，第一階段是判定哪些文件可以轉(zhuǎn)化為檔案。

2第二個階段，是在基層檔案室階段，當(dāng)案卷保管期滿后，需要對保管期滿的檔案進(jìn)行存毀鑒定，并按期進(jìn)行檔案入館鑒定，決定哪些檔案應(yīng)移交檔案館，對無繼續(xù)保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。

3第三個階段是在檔案館階段，在國家檔案館階段，需在進(jìn)行檔案的開放鑒定；地級、縣級檔案館還同時接收立檔單位長期保存的檔案，需對接收的長期檔案進(jìn)行存毀鑒定，對保管期限不當(dāng)?shù)臋n案進(jìn)行調(diào)整，對所接收的一些撤銷單位的檔案，進(jìn)行價值再鑒定或者全面鑒定。

二、對“雙重價值鑒定”標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識

以檔案雙重價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)來看，在檔案鑒定的三個階段中，都存在第一價值和第二價值的鑒定。

1在第一階段，機(jī)關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門往往能準(zhǔn)確把握文件的行政管理價值、法律價值、財務(wù)價值、科技價值，但對文件的第二價值認(rèn)識往往會受知識面和工作面的限制，很難從長遠(yuǎn)的社會需求角度出發(fā)準(zhǔn)確地把握住文件的第二價值，而第一階段的鑒定在整個鑒定工作中的意義非常重大，如果在第一階段錯誤地銷毀不該銷毀的文件，其損失將無法挽回。

2文件歸檔轉(zhuǎn)化為檔案后，檔案的鑒定進(jìn)入第二階段，根據(jù)檔案價值的擴(kuò)展律，很多檔案在形成之初主要發(fā)揮行政作用或業(yè)務(wù)方面的作用，隨著現(xiàn)行期的結(jié)束，檔案的作用逐步從單純的行政、業(yè)務(wù)的信息支持?jǐn)U展到科學(xué)、文化、教育、司法、休閑等各個方面，這就要求檔案室的鑒定人員必須有長遠(yuǎn)的眼光，全面把握檔案價值的多元性。

3在鑒定的第三個階段，既要考慮社會的利用需求，又要避免開放的檔案對立檔單位的工作業(yè)務(wù)可能產(chǎn)生的負(fù)面影響，同時還在考慮檔案價值的相對性。如在一個全宗里，個別檔案孤立地看并不重要，但在這個全宗中卻十分重要，因為它能反映出立檔單位的一些情況，相反，個別檔案孤立地看似乎很重要，但在這個全宗中，已有更重要的同類檔案存在，這就要求檔案館的鑒定人員不僅要從來源、形式、內(nèi)容方面考慮，還要了解立檔單位的整體狀況，才能準(zhǔn)確地判斷檔案的價值。同是檔案雙重價值鑒的原則，但在不同的鑒定階段。會因為鑒定主體的因素而產(chǎn)生不同的效果，文件第一價值和第二價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)對檔案工作者來說，要有很高的分析問題的能力和豐富的知識底蘊(yùn)，因此，檔案鑒定主體在評判文件的第二價值時，必須考慮每種利用的重要性。

三、結(jié)論

在我國目前檔案價值鑒定體系中，沒有將第一價值和第二價值鑒定的權(quán)限分開，每個階段都存在第一價值和第二價值的判斷。我國檔案鑒定中。大量的、基礎(chǔ)的、常規(guī)的工作是在基層單位的文書處理部門及檔案室完成的。大部分檔案的生死存亡主要由非專業(yè)的或不熟悉檔案第二價值的人員決定，鑒定委員會的組成人員基本上都是臨時抽調(diào)的，且牽涉到的人員和單位較多，所以檔案館的鑒定工作并不是經(jīng)常開展的。根據(jù)我國目前現(xiàn)狀，如果將第二價值的鑒定權(quán)交給機(jī)關(guān)文書處理部門和檔案室，必將造成一些不利后果。因此在三個階段中把握第一價值和第二價值的鑒定，除了在我國現(xiàn)行的檔案價值鑒定體系基礎(chǔ)上。全面提升鑒定人員的素質(zhì)外，應(yīng)將第二價值的鑒定權(quán)從機(jī)關(guān)文書處理部門和檔案室手中收回，交給檔案館的專職人員去做。

(編輯/劉佳)