廣告財務(wù)管理的規(guī)范

林麗春　蘭　紅

隨著報業(yè)向集團(tuán)化發(fā)展，報社的企業(yè)化程度越來越高，體制的變遷和市場競爭的加劇，對報社自身的運(yùn)營管理提出了更高要求，這就必然要求集團(tuán)建立完善的內(nèi)部控制制度。廣告收入是報業(yè)集團(tuán)的利潤之源，是集團(tuán)賴以生存的支柱。廣告財務(wù)管理對報業(yè)集團(tuán)發(fā)展的重要作用不言而喻。因此。在廣告競爭日益激烈的今天，必須加強(qiáng)報業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制，規(guī)范廣告經(jīng)營的財務(wù)管理，堵漏增源，提高效益。

廣告經(jīng)營的內(nèi)部控制是由總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人和全體員工共同實施的，為收入指標(biāo)的實現(xiàn)、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法令的遵循等目標(biāo)的完成提供合理保證的過程。廣告收入的管理，看似簡單，實際復(fù)雜。它的復(fù)雜在于廣告形式的多樣性和廣告流程的復(fù)雜性，一筆廣告業(yè)務(wù)，無論是整版的宣傳廣告還是豆腐塊的分類廣告，都要經(jīng)歷業(yè)務(wù)員承接廣告、制作人員安排廣告版面、收回廣告款等眾多環(huán)節(jié)。其中涉及到價格的制訂及核查、稿單的錄入及審批、版面的安排及校對、廣告款的收取及核銷等一系列工作，每一個環(huán)節(jié)都與內(nèi)部控制息息相關(guān)。

那么。如何加強(qiáng)廣告經(jīng)營管理。規(guī)范廣告發(fā)稿流程。以達(dá)到節(jié)流增效的目的呢?應(yīng)從以下幾個方面著手：

1，建立完整的廣告價格體系。定價決策對于企業(yè)來說至關(guān)重要，價格過高會失去客戶，價格過低又可能無利可圖。科學(xué)合理的廣告價格對于集團(tuán)的廣告經(jīng)營效益非常重要，也是廣告管理的源頭。集團(tuán)應(yīng)根據(jù)市場情況、結(jié)合自身各媒體的影響力，考慮各項成本因素后，制訂一套完整的價格管理制度，并適時關(guān)注廣告價格執(zhí)行中存在的問題，必要時可根據(jù)市場情況對刊例進(jìn)行集中調(diào)整。一經(jīng)確定。正常情況下應(yīng)嚴(yán)格按照刊例價格發(fā)稿。臨時推出階段性優(yōu)惠政策，必須有嚴(yán)格的審批程序。這決不等同于亂開口子降低廣告價格。

2，嚴(yán)格廣告合同制度。廣告合同是指廣告客戶與廣告經(jīng)營者之間、廣告經(jīng)營者與廣告經(jīng)營者之間確立、變更、終止承辦或辦理關(guān)系的協(xié)議。根據(jù)《廣告管理條例》規(guī)定：“廣告經(jīng)營者承辦或者代理廣告業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)與客戶或者被代理人簽訂書面合同，明確各方的責(zé)任?！睆V告部門受理廣告業(yè)務(wù)。必須與當(dāng)事人簽訂廣告發(fā)布業(yè)務(wù)合同。避免和減少無效合同。特別對于刊后付款的客戶，簽訂合同也可保障集團(tuán)權(quán)益，萬一欠款不能及時收回時可提供法律保障?，F(xiàn)行合同一般一式四份，客戶兩份，廣告部門一份，財務(wù)部門一份。廣告部門合同一般由廣告核查部門管理，核查部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款審查付款方式及政策，并建立合同管理數(shù)據(jù)庫，每月與財務(wù)進(jìn)行核對。同樣，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同核對實際收款情況，并據(jù)此進(jìn)行賬務(wù)核算。

3，制訂嚴(yán)格的發(fā)稿程序。任何一條廣告的刊發(fā)都必須有刊發(fā)憑證一發(fā)稿通知單。業(yè)務(wù)員承接廣告業(yè)務(wù)后，必須認(rèn)真填寫發(fā)稿通知單，有條件的可借助專業(yè)的廣告軟件進(jìn)行管理，將發(fā)稿單及時輸入數(shù)據(jù)庫并送交廣告核查部門審查，核查室應(yīng)根據(jù)廣告刊例、合同等對價格進(jìn)行審查，超出常規(guī)的則看是否符合授權(quán)審批權(quán)限。審核通過后方可交制版室制版，制作室應(yīng)及時完成版面的安排、廣告內(nèi)容的審核、校對等一系列工作。發(fā)稿數(shù)據(jù)庫由業(yè)務(wù)部門、核查部門、財務(wù)部門數(shù)據(jù)共享，但是操作權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，財務(wù)部門則應(yīng)根據(jù)發(fā)稿數(shù)據(jù)庫核實欠款數(shù)，并適時預(yù)警催收。

4，明確審批管理權(quán)限。權(quán)力是管理的基礎(chǔ)，我們給于某些管理部門部分決策的權(quán)力，以便整個廣告經(jīng)營活動能夠有序地、規(guī)范地運(yùn)作。但是，授權(quán)也應(yīng)有度，授權(quán)過多，權(quán)力過大，容易滋生不良行為。另一方面，授權(quán)不足，又會出現(xiàn)控制不力的后果。就廣告經(jīng)營活動來說。權(quán)力主要圍繞廣告價格和廣告版面展開。如廣告價格、優(yōu)惠政策、結(jié)算方式、廣告版面調(diào)整等等，這些權(quán)力由誰來行使，都應(yīng)該作出明確的規(guī)定。明確了權(quán)力，也等于明確了責(zé)任。

5，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理。應(yīng)收賬款作為一種商業(yè)信用。具有很大的風(fēng)險。由此產(chǎn)生的壞賬是一種成本，更是一種損失。

在大力增加廣告見報量的同時，及時清收、管理好應(yīng)收賬款是廣告體系內(nèi)部控制的一個重要環(huán)節(jié)，著重要注意以下幾點(diǎn)：

①謹(jǐn)慎選擇結(jié)算方式。對于一次性客戶、零散客戶，盡量采取刊前付款形式，為避免廣告公司壓占集團(tuán)資金，一般也應(yīng)刊前付款。對于刊后付款的客戶，應(yīng)簽訂合同，明確付款周期，以制約少數(shù)客戶賴賬和為日后迫不得已的訴訟提供法律憑證。

②對應(yīng)收賬款應(yīng)按業(yè)務(wù)員的姓名分類整理，并堅持定期通報，及時催收。防范因管理不嚴(yán)而出現(xiàn)的挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問題。

③制訂合理的收款制度。對所有的廣告應(yīng)收款按時間順序進(jìn)行排序，并結(jié)合客戶的資信程度和具體情況，凡欠款達(dá)到一定期限的。應(yīng)督促業(yè)務(wù)員加強(qiáng)收款力度。及時向欠款客戶寄發(fā)應(yīng)收賬款對款單，若客戶對對款單有疑問，業(yè)務(wù)員應(yīng)配合財務(wù)人員查找原因，并及時向客戶解釋。如果客戶有意采取拖延戰(zhàn)術(shù)，拒不結(jié)清欠款，則有必要采用法律行動，付諸仲裁或訴訟，維護(hù)報社利益。

④制訂有效的獎懲措施。報社在考評業(yè)務(wù)員的工作成績時。不應(yīng)僅僅依據(jù)回款量：還應(yīng)參考應(yīng)收賬款的大小?；乜疃?，應(yīng)收賬款少的，給予獎勵；回款少，應(yīng)收賬款多的，給予經(jīng)濟(jì)上的懲罰。

6，加強(qiáng)財務(wù)核算管理。毫無疑問，財務(wù)工作在任何一個傳媒集團(tuán)中都處于不可替代的重要位置。任何一種經(jīng)營行為，都離不開財務(wù)部門的支持，正如我們前面所述的各項控制措施。財務(wù)部門都是其中的重要參與實施者。財務(wù)人員應(yīng)將所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項及時的記錄下來。真實、全面的反映集團(tuán)的整個經(jīng)濟(jì)狀況和財務(wù)情況，事前加強(qiáng)預(yù)算管理，事中監(jiān)督控制執(zhí)行情況，事后總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，及時提供財務(wù)數(shù)據(jù)和分析資料為經(jīng)營管理決策提供依據(jù)、做好參考，為集團(tuán)廣告業(yè)務(wù)的發(fā)展壯大保駕護(hù)航。對于廣告經(jīng)營。財務(wù)部門還應(yīng)規(guī)范以下幾項管理：

①外借發(fā)票。對于集團(tuán)大量的廣告客戶，可能會涉及到需要先將發(fā)票借出。因為客戶也需要一定的付款審批程序，由于這部分是未收款而先開發(fā)票。因此一定要嚴(yán)加監(jiān)管，明確借票的審批權(quán)限，責(zé)任人，并做好登記，并及時取得客戶的回執(zhí)及付款承諾，超過期限未及時回款的，及時催收，對于長期惡意拖欠的客戶除及時采取法律手段維權(quán)外，還應(yīng)打入黑名單。

②抵物廣告。有時候，我們考慮到客戶的實際情況，如資金周轉(zhuǎn)困難等，并結(jié)合自身的需要，我們允許客戶用資產(chǎn)或商品抵付廣告款。對這種抵物廣告。我們首先要與對方簽訂一份用物品抵廣告的協(xié)議書，規(guī)定物品的名稱、種類、數(shù)量、成色(新舊、好壞程度)。在物品抵達(dá)集團(tuán)后，要組織有關(guān)部門進(jìn)行驗收，財務(wù)人員在接到有關(guān)部門開出的驗收入庫單并確認(rèn)該物品的所有權(quán)已轉(zhuǎn)移到我單位后，再將該筆廣告應(yīng)收款予以核銷。

③欠收廣告款核銷。集團(tuán)的廣告客戶數(shù)以萬計，刊登的廣告更是不計其數(shù)，這就需要財務(wù)人員較為清晰的將回款與每一單廣告對應(yīng)核銷，具體涉及到一筆回款對應(yīng)一筆廣告，一筆回款對應(yīng)多筆廣告，多筆回款對應(yīng)一筆廣告。多筆回款對應(yīng)多筆廣告。為了避免銷賬錯亂，首先應(yīng)明確付款客戶與廣告刊登方應(yīng)一致，絕不允許用A的錢銷B的賬，確實存在代理付款的情況，則應(yīng)由付款方出具證明備查。我們可充分利用發(fā)票號碼和合同號進(jìn)行管理，廣告做到一稿一單。每一單廣告都有唯一合同號，已經(jīng)核銷欠款的廣告都應(yīng)注明銷賬的發(fā)票號碼，這樣就可以很容易的將回款和廣告對應(yīng)起來。

總之，建立和完善內(nèi)部控制是報業(yè)集團(tuán)在市場經(jīng)濟(jì)下必須而且必然的選擇，報業(yè)集團(tuán)只有建立完善的廣告經(jīng)營內(nèi)部控制體系，規(guī)范經(jīng)營，防范風(fēng)險，才能確保報業(yè)集團(tuán)取得最大經(jīng)濟(jì)效益，才能在日趨激烈的市場中站穩(wěn)腳跟。