淺析房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理

梁書玉

摘要：由于房產(chǎn)檔案的存儲、查閱需求，數(shù)字化管理的新的優(yōu)勢功能，對房屋權(quán)屬檔案進行數(shù)字化管理已勢在必行。房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理應(yīng)該以實用性、安全性、真實性原則為指導(dǎo)，從四個方面具體實施。但是，數(shù)字化管理并不是萬能的，其也存在弊端。最可取的做法是，將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理結(jié)合起來，共同為房產(chǎn)事業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理查閱開放式管理

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房地產(chǎn)權(quán)屬工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同歷史時期所形成的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。所謂房產(chǎn)檔案信息化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。為了更好地分析房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理，本文擬從數(shù)字化管理的必要性、原則、具體實施以及對數(shù)字化管理的反思等四個方面加以闡釋。

1、數(shù)字化管理的必要性

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理模式越來越不能適應(yīng)社會的發(fā)展需求，對房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理已迫在眉睫。這可以通過以下三個方面的論述加以證實：

1.1房產(chǎn)檔案的大量存儲需求。當前，全國各城市的房屋權(quán)屬檔案、房屋證書都以紙質(zhì)檔案為主。隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出強勁勢頭。特別由于諸如城市規(guī)劃、道路的擴寬、拆遷重建、房地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)的迅猛發(fā)展以及人們消費增長趨旺等因素，房產(chǎn)檔案的數(shù)量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，這使得傳統(tǒng)的以手工處理為主的房產(chǎn)檔案管理方式越來越暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題，龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。因此，利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)，對房屋權(quán)屬檔案進行數(shù)字化管理已顯得越來越必要。

1.2更為方便快捷的查閱需求。由于房產(chǎn)交易投資較大、涉及面廣、專業(yè)性強，所以交易雙方都希望在交易過程中及時、準確地掌握更多的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息。以商品房銷售為例。開發(fā)商希望隨時掌握樓盤銷售情況，以便調(diào)整市場策略；購房者希望盡可能地了解商品房的相關(guān)信息及交易情況，以便迅速做出準確決策，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，主要進行手工查閱，已很難滿足此種需求。而電子文件存到計算機網(wǎng)絡(luò)上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱和利用。同一個電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以在網(wǎng)上連續(xù)存放，而且分布于不同地理位置，具有獨立性能。為此，有必要進行房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，以滿足新形勢下的查閱、利用需求。

1.3數(shù)字化管理可產(chǎn)生新的優(yōu)勢功能。通過數(shù)字化管理，建立準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，可產(chǎn)生新的優(yōu)勢功能：一是預(yù)警預(yù)報功能，即通過對房地產(chǎn)交易信息的分析，在宏觀層面上對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準確地判斷，以便政府職能部門能夠及時運用相關(guān)調(diào)控手段，使市場需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，確保房地產(chǎn)市場能夠健康有序地發(fā)展；二是市場分析功能，即通過建立分析模型，對房產(chǎn)交易信息進行綜合分析，從而在微觀層面上尋找房地產(chǎn)市場各項業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀及發(fā)展前景。并及時向社會發(fā)布市場供求信息，引導(dǎo)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)進行理性投資，達到科學(xué)決策、回避風險的目的。

綜上所述，為了更好的為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為當今劃時代迅猛發(fā)展的房產(chǎn)事業(yè)服務(wù)，方便權(quán)利人的查閱，為權(quán)利人在生產(chǎn)、生活中保駕護航，有必要與時俱進盡快進行房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，并發(fā)揮其新的迅捷優(yōu)勢功能。

2、數(shù)字化管理的原則

2.1實用性原則。所謂實用，是指在數(shù)字化管理過程中，應(yīng)采用性能穩(wěn)定、與現(xiàn)有房產(chǎn)運行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)與設(shè)備，以最大限度地滿足房產(chǎn)檔案館(室)現(xiàn)有業(yè)務(wù)和未來發(fā)展的需求。實用性原則的本質(zhì)要求在于新建系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定地運行、使用。為此，在實踐中不能為了片面追求高新技術(shù)而使新系統(tǒng)與房產(chǎn)管理的實踐脫鉤，致使新系統(tǒng)長期癱瘓或經(jīng)常出錯。

2.2安全性原則。安全是數(shù)字化檔案建設(shè)不可忽視的重要方面，甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導(dǎo)致應(yīng)該保密的房產(chǎn)檔案信息外漏或必要的房產(chǎn)檔案信息毀損，使房產(chǎn)權(quán)利人因此而遭受合法權(quán)益損失的，檔案館可能還要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學(xué)磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產(chǎn)生電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換等問題，電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，防止房產(chǎn)檔案的散失、泄密等。

2.3真實性原則。真實是電子檔案的基本要求。在數(shù)字化管理過程中，如果未及時發(fā)現(xiàn)并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產(chǎn)權(quán)屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾。并可能導(dǎo)致檔案管理部門民事、行政責任的承擔。因此，在實踐中必須貫徹真實性原則。從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求，建立權(quán)、責、利相結(jié)合的制度。避免產(chǎn)生失真檔案。

3、數(shù)字化管理的具體實施

3.1數(shù)據(jù)庫選擇。建立房屋產(chǎn)權(quán)數(shù)字化檔案館(室)是一項龐大：復(fù)雜的系統(tǒng)工程。為此，對于房產(chǎn)權(quán)屬電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。應(yīng)盡量采用目前最為先進的、基于全光纖(Fiber)架構(gòu)的SAN存儲系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用全冗余／容錯結(jié)構(gòu)及高性能FC通道接口(2Gbps／300MB／s)，充分保證了系統(tǒng)的高性能和高可靠性。針對產(chǎn)權(quán)電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性SAN存儲系統(tǒng)的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復(fù)系統(tǒng)。以保持當前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復(fù)本。光盤備份／恢復(fù)系統(tǒng)采用智能化調(diào)度機制。可實現(xiàn)定時、定量(全備份／增量備份)的自動化操作。另外，應(yīng)建立動態(tài)更新機制。與其它靜態(tài)的檔案不同，產(chǎn)權(quán)檔案隨時因房產(chǎn)權(quán)屬的改變而發(fā)生增量變化，構(gòu)成一個面向業(yè)務(wù)的動態(tài)電子檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中內(nèi)置權(quán)屬檔案異動的動態(tài)更新機制，并為房產(chǎn)測繪應(yīng)用和房產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產(chǎn)的權(quán)屬變化(轉(zhuǎn)讓、變更、抵押、查封、滅失等等)。動態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證了電子檔案與房產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的同步和一致。

3.2人員培訓(xùn)。人員培訓(xùn)主要包括兩個方面：一是針對選擇的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對員工進行培訓(xùn)；二是數(shù)字化管理的職責劃分，即分清誰是權(quán)屬檔案微機數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員。并明確其相應(yīng)的工作內(nèi)容、責任后果。

3.3錄入、掃描及備份。對相應(yīng)人員進行培訓(xùn)后，就進入了由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運行程序。

第一道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態(tài)度和熟練的打字基礎(chǔ)，對所輸入的每一卷房屋權(quán)屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意。確保所輸產(chǎn)權(quán)檔案

內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料掃描。房屋權(quán)屬檔案資料掃描人員在掃描過程中。不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權(quán)屬檔案中每一頁材料，不得造成因在這個工作程序中房屋權(quán)屬檔案資料得不到應(yīng)有的完整保護而丟失或散失，給房屋權(quán)利人造成不可彌補的損失。

第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權(quán)屬檔案材料每一個信息歷經(jīng)錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關(guān)重要的階段，是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案最后一道關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋權(quán)屬檔案中每一個信息的真實性負總責。并對圖片的歪斜程度進行必要的調(diào)整。

第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態(tài)度，每天房屋權(quán)屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。備份工作。不能松懈、馬虎，要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性，為數(shù)據(jù)丟失后的補救工作打好堅實的基礎(chǔ)。

3.4開放性管理。所謂開放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開方式對房產(chǎn)信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內(nèi)容：一是權(quán)利人對房產(chǎn)信息的公開查閱。根據(jù)建設(shè)部《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權(quán)屬登記機關(guān)對房屋權(quán)利的記載信息。單位和個人可以公開查詢?！钡牵枰⒁獾氖?，公開查閱并不是無限制的查閱，只能在權(quán)限范圍內(nèi)查閱。未經(jīng)特別委托許可。原則上不得查閱他人的房產(chǎn)信息。為此，《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規(guī)定。二是權(quán)利人對房產(chǎn)信息的變更。變更與查閱的性質(zhì)不同，直接涉及了當事人的權(quán)利義務(wù)內(nèi)容。因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，要求當事人提供相關(guān)的原始憑證。否則。由于房產(chǎn)檔案管理部門的疏漏而對權(quán)利人造成的損害，房產(chǎn)部門還可能承擔賠償責任。

4、結(jié)束語：數(shù)字化管理的反思

房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理已勢在必行，然而與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比。電子檔案要遜色不少，并且由于以下三方面的原因，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤。即由于錄入員的粗心等原因而導(dǎo)致的檔案信息錯誤：二是病毒侵入，導(dǎo)致電子檔案信息殘缺不全；三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性。其真實可靠性遠不如紙質(zhì)檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預(yù)防：一是要求一方面加強培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意；另一方面，建立責任追究制度。追究錄入、審核人員的工作責任。二是加強電子檔案的使用管理。安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑。另外。建立完善的光盤庫備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復(fù)本。三是設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限。更改文件屬性。不與他人共享文件資源，減少無關(guān)人員的接觸機會。

盡管數(shù)字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是。房產(chǎn)檔案的重要性需要我們慎之又慎。在完善數(shù)字化管理的同時，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是。將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理結(jié)合起來，共同為房產(chǎn)事業(yè)服務(wù)。