對“檔案形成在前說”兩個基本觀點(diǎn)的思考

劉子芳　徐紅暉

摘要：“檔案一形成就是檔案”和“檔案記錄著文件形成的全部過程”是檔案形成在前說的兩個基本觀點(diǎn)，而這兩個基本觀點(diǎn)在“檔案形成在前說”大前提下是不嚴(yán)謹(jǐn)和不成立的：一是“檔案一形成就是檔案”的觀點(diǎn)存在著與其系列文章中的其它觀點(diǎn)自相矛盾和檔案形成標(biāo)志不明確問題；二是“檔案記錄著文件形成的全部過程”的觀點(diǎn)存在著對檔案形成過程、記錄過程、記錄內(nèi)容的錯誤認(rèn)識問題。

關(guān)鍵詞：檔案形成過程形成標(biāo)志記錄過程

學(xué)者劉東斌先生自2007年第2期《檔案管理》發(fā)表《論檔案形成在前》一文后，又相繼在《檔案管理》發(fā)表多篇系列文章，并利用其提出的“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復(fù)制件”的觀點(diǎn)，對當(dāng)前檔案學(xué)理論研究和檔案實(shí)踐活動中存在的一些問題進(jìn)行了解讀針對劉東斌先生“檔案形成在前說”中提出的系列觀點(diǎn)，筆者不敢茍同，現(xiàn)僅就“檔案形成在前說”兩個基本觀點(diǎn)進(jìn)行一些推理思考。

1、對“檔案一形成就是檔案”的思考

劉東斌先生“檔案形成在前說”系列文章中提出：“檔案是原始的歷史記錄，它一形成就是檔案，根本不存在‘前身和‘轉(zhuǎn)化問題”。“檔案‘作為具有原始記錄性的文獻(xiàn)，其原始記錄性是在形成過程中生而造就的，而不是后來轉(zhuǎn)化出來的”?！皺n案形成在前說認(rèn)為檔案一形成就是檔案，檔案不是文件運(yùn)動到一定階段的產(chǎn)物。它明確了檔案概念，打破了對檔案概念的混亂認(rèn)識，去掉了某個國家‘人們的主體需要的限制，為人們正確認(rèn)識檔案提供了新的視角”。由此可以看出，“檔案一形成就是檔案”的觀點(diǎn)，是“檔案形成在前說”的核心觀點(diǎn)。那么，“檔案一形成就是檔案”的觀點(diǎn)，是否如劉東斌先生所說的明確了檔案概念，打破了對檔案概念的混亂認(rèn)識呢?以筆者拜讀“檔案形成在前說”系列文章理解，并不盡然。“檔案一形成就是檔案”的觀點(diǎn)還有許多內(nèi)涵需要進(jìn)行推理思考：第一、劉東斌先生在論述“檔案一形成就是檔案”時采用的檔案概念自身存在相互矛盾的地方。劉東斌先生在“檔案形成在前說”系列文章中，先后采用過兩個“檔案概念”：一個是“檔案是原始的歷史記錄”，并特別指出“檔案是原始的歷史記錄”與陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中對檔案定義的簡便表述是有區(qū)別的，“并不完全贊同他們的完整的表述”；一個是完全采用了陳兆祦、和寶榮的檔案概念，即“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄，可簡述為：檔案是原始的歷史記錄”。劉東斌先生在“檔案形成在前說”系列文章中同時采用兩個并不完全相同的“檔案概念”來論述其同一觀點(diǎn)，其本身就存在自相矛盾的地方。同時，劉東斌先生又沒有給出適合于“檔案一形成就是檔案”觀點(diǎn)的檔案概念，因此，其提出的“檔案一形成就是檔案”的觀點(diǎn)明確了檔案概念的說法是存在漏洞的。第二，“檔案一形成就是檔案”的觀點(diǎn)與“檔案是原始的歷史記錄”這一檔案概念是自相矛盾的?！皺n案一形成就是檔案”強(qiáng)調(diào)的是“最初的，根本不存在前身問題”，有原始記錄性特征的文件定稿(或稱定稿件、定稿)才是原本、原稿，才是‘檔案原件，打印的正式文件是‘副本，是原始檔案定稿的·手抄件或‘復(fù)制件”。從檔案的記錄過程看，檔案是原始記錄，是可以起草、修改的，而文件作為檔案定稿的“復(fù)制件”，則是不可以起草、修改的。而“檔案是原始的歷史記錄”強(qiáng)調(diào)的是“歷史記錄”的轉(zhuǎn)化，檔案的形成是有“前身”的，檔案是不可以修改和起草的，可以起草、修改的只能是原始記錄，而不可能是“歷史記錄”，因?yàn)闆]有人可以穿越歷史時空去到“原始記錄”生成的那個歷史空間。因此，“檔案一形成就是檔案”與“檔案原始的歷史記錄”是相互矛盾的。第三，“檔案一形成就是檔案”的形成標(biāo)志不明確。檔案的形成標(biāo)志問題，實(shí)質(zhì)上是原始記錄在哪個階段才能成為檔案的問題?！皺n案一形成就是檔案”似乎給出了一個十分明確的表述，但我們仔細(xì)地分析一下，就會發(fā)現(xiàn)這一表述并沒有確切的內(nèi)涵。筆者從劉東斌先生“檔案形成在前說”系列文章中也可以體會到其內(nèi)涵的不確定性。劉東斌先生有關(guān)檔案形成時的表述主要有以下幾種：一是“一般情況下，檔案形成后(文件定稿經(jīng)簽發(fā)印制成文件后)，就將檔案(文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件)存檔保存”。以筆者的理解，這里的檔案形成標(biāo)志應(yīng)當(dāng)是指文件定稿經(jīng)簽發(fā)印制成文件后，其檔案實(shí)體所指包括文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件。二是“當(dāng)檔案形成后(筆者注，這里劉東斌先生是指文件定稿)，檔案就已經(jīng)體現(xiàn)了它的記憶功能了，而此時的文件正在復(fù)制中，在其被復(fù)制形成后才進(jìn)入分發(fā)階段，而后才能發(fā)揮其辦事、管理功能?！眲|斌先生此段論述說明檔案的形成標(biāo)志是文件定稿的完成，而不包括文件正本或打印文件的形成。三是“檔案從其形成的那一刻就具備了原始記錄的功能。檔案的原始記錄性表現(xiàn)在，不管是記下當(dāng)時對某個問題的瞬間想法，還是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼撌?，哪怕只有一個字、一句話，也同樣都是原始記錄，同樣都是檔案，同樣具有記憶功能。”此段論述雖然強(qiáng)調(diào)的是檔案的記憶功能，但也從側(cè)面說明劉東斌先生認(rèn)為原始記錄從起草、修改開始就是檔案了，檔案形成是沒有標(biāo)志的，從劉東斌先生以上幾種對檔案形成問題的論述中可以體會到，其所提出的檔案形成標(biāo)志，換句話說，檔案概念的實(shí)體所指并不確定。一會兒是文件定稿，一會兒是打印文件或文件正本，一會兒又包括文件的草稿甚至一個字。一句話，以這樣不確定的檔案實(shí)體所指來論述“檔案一形成就是檔案”的觀點(diǎn)，至少是不嚴(yán)謹(jǐn)和不科學(xué)的。綜上所述，就目前劉東斌先生已發(fā)表的“檔案形成在前說”系列文章來看，“檔案一形成就是檔案”的觀點(diǎn)與其系列文章中的其它觀點(diǎn)是自相矛盾的，它不僅沒有明確檔案概念，而且使檔案概念更加模糊。越來越難以理解和把握。

2、對“檔案記錄著文件形成的全部過程”的思考

劉東斌先生在“檔案形成在前說”系列文章中認(rèn)為：“檔案從其形成那一刻就具備了原始記錄的功能?！倍拔募纬墒莻€過程，文件從起草到草稿、一稿、二稿……定稿。經(jīng)過了一個過程，然而，文件的草稿不等于文件，定稿同樣也不等于文件，你可以說‘文件是從其形成之初開始記錄原始記錄的，但是，這個‘文件記錄的‘原始記錄并不是那個具有現(xiàn)時作用的文件。記錄這個文件形成的全部過程的是檔案，而不是文件?！蹦敲?，檔案是否真如劉東斌先生所論述的那樣，能夠記錄文件形成的全部過程呢?筆者不妨按照劉東斌先生的推理思路來作一分析：第一，檔案的形成也是一個過程。如前所述，劉東斌先生的檔案實(shí)體所指是個不明確概念，檔案的形成就會存在多種可能，同時就會出現(xiàn)多種推理結(jié)果：一是在“檔案一形成就是檔案，無論只字片語，都是原始記錄，同樣都是檔案”的情況下，一份文件的形成可能產(chǎn)生多份檔案，而每份檔案都只是記錄了其自身產(chǎn)

生的過程，這里問題就明顯地表現(xiàn)出來了。先產(chǎn)生的檔案能否記錄后產(chǎn)生的檔案呢?文件的一稿、二稿、三稿等能記錄定稿的內(nèi)容嗎?能記錄文件定稿的產(chǎn)生過程嗎?顯然，文件的草稿、一稿、二稿、三稿等是不能記錄文件定稿的內(nèi)容的，也不能全部地揭示文件定稿的產(chǎn)生過程和結(jié)果，因此，檔案能記錄文件產(chǎn)生的全部過程的結(jié)論，只能在特定條件下成立，并不能普遍使用。二是在“文件定稿才是真正的檔案原件”的前提下，檔案只是文件的定稿，文件的草稿、一稿、二稿、三稿等以及文件的正本都不是檔案，而此時文件定稿的形成過程只是文件形成過程中的一個中間片段。那么，文件形成過程中的一個中間片段能反映文件形成的全部過程嗎?顯然是不能的。也就是說，在“文件定稿才是真正的檔案原件”的前提下，檔案記錄的只是文件定稿的形成過程，而不是文件形成的全部過程，也不是文件草稿、一稿、二稿、三稿等的形成過程，所以，檔案能記錄文件形成全部過程的觀點(diǎn)是不成立的。三是在“文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件都是檔案”的前提下，一方面，“文件定稿，發(fā)文簽、印制的文件”只是記錄了“文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件”這個片段的產(chǎn)生過程。并不能全面反映文件草稿、一稿、二稿、三稿等文件稿本的產(chǎn)生過程。如從劉東斌先生舉例的《物權(quán)法》審議通過稿及正式頒布的《物權(quán)法》正式文本中能夠看出初次送審稿及一審時的情況記錄嗎?很顯然，是不能看到的。人們從審議通過稿及法律正式文本中看到的只能是最后審議的結(jié)果。另一方面，既然“文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件”都是檔案，為何只認(rèn)定“文件定稿、發(fā)文簽”記錄了文件形成的全部過程，而否定“印制的文件”也記錄了文件形成的全部過程呢?難道說文件的草稿等于文件定稿，文件的一稿、二稿、三稿等于文件定稿嗎?不能。用劉東斌先生的話說，你可以說“檔案”(文件定稿)是從其形成之初開始記錄原始記錄的，但是文件的草稿、一稿、二稿、三稿不等于文件定稿，印制的文件也不等于文件定稿，這個“檔案”(文件定稿)記錄的“原始記錄”并不是文件草稿、一稿、二稿、三稿以及文件正本的原始記錄。綜上所述，按照劉東斌先生“檔案是原始記錄，是從活動開始的那一瞬間記錄其過程的”觀點(diǎn)來推理，檔案的形成也是一個過程，無論文件的草稿、一稿、二稿、三稿……定稿以及文件正本，都只是文件形成鏈中的一個環(huán)節(jié)，而文件形成鏈中的每一個環(huán)節(jié)片段的原始記錄，只能反映這個環(huán)節(jié)片段的形成過程，而不能反映文件的全部形成過程。也就是說，局部不能反映全部，這應(yīng)當(dāng)是人們共知的。第二，檔案記錄了什么?劉東斌先生認(rèn)為：“就一般而言。檔案都記錄著從形成、修改到核稿，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的全部過程。重要的檔案還可能有草稿、一稿、二稿……直到定稿，有擬稿、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的簽字，還有的需要領(lǐng)導(dǎo)人的會簽。這全部過程的信息都記錄在檔案里。而文件卻不具備這種功能。作為文件定稿復(fù)制件的文件它們承載的內(nèi)容只是定稿的內(nèi)容，頂多還有簽發(fā)人的名字?！瓩n案的原始記錄和記錄著其形成全部過程的內(nèi)容信息，檔案不僅從各個不同方面為人們忠實(shí)地再現(xiàn)了以往的歷史原貌，而且。也再現(xiàn)了其形成的全部過程的歷史原貌?！睆膭|斌先生的論述中我們可以看到：一般情況下，檔案是指文件的定稿，重要的檔案還有草稿、一稿、二稿……直到定稿。檔案記錄的內(nèi)容有定稿的內(nèi)容、擬稿、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的簽字等，也就是說，檔案記錄的內(nèi)容是文件起草過程中文件定稿的最終形成結(jié)果。那么，文件定稿形成的最終結(jié)果能否反映文件的全部形成過程呢?筆者認(rèn)為，文件定稿只能反映文件定稿形成的最終結(jié)果以及文件定稿的合法有效性。并不能全面記錄文件形成的全部過程。也不能再現(xiàn)文件形成的全部過程。其理由有二：一是文件的定稿與正式文件或文件正本是有區(qū)別的。從《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》(中辦發(fā)[1996]14號)和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[2000]23號)來看，正式文件的格式及成文日期是有嚴(yán)格規(guī)定的，而文件的定稿則不能全部反映正式文件的格式及成文日期。如正式文件的版頭、版式、用印、印制版記等情況就無法從文件定稿中反映出來。再如。文件的成文日期，并不是所有文件的成文日期都是以文件定稿中負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)的，以電報形式發(fā)出的文件日期是以電報發(fā)出日期為準(zhǔn)，特殊情況的文件則署印發(fā)日期，審議文件則署發(fā)布日期而不署審議通過日期等等。二是文件定稿只是反映了文件定稿形成的最終結(jié)果，并不反映文件形成的過程。無論是重要文件，或是一般性的文件，都有一個醞釀起草、修改、審核簽發(fā)、印制的過程。而這個過程在文件本身、文件定稿中是無法記錄的，文件、文件定稿記錄的只能是文件形成過程某個環(huán)節(jié)、片段的最終結(jié)果。而不是其形成的過程。為說明問題，筆者仍以劉東斌先生多次引用的《物權(quán)法》為例。劉東斌先生認(rèn)為，“正式印制的《物權(quán)法》文件，一定是依據(jù)最后的定稿復(fù)制的，而此文件，肯定不可能記錄其六審直至通過的全部過程，只有檔案能做到。”無庸置疑，《物權(quán)法》正式文件的內(nèi)容是依據(jù)最終審議通過的定稿來印制的。但問題是最終審議通過的定稿能反映一審、二審、三審……的分組審議情況嗎?顯然是不能的。最終審議通過的定稿。只能反映最終審議通過的結(jié)果，而不可能從最終審議通過的定稿中看到最終審議的過程以及一審、二審、三審等通過稿的內(nèi)容和審議情況，因此。無論是正式文件或文件定稿。其自身是無法記錄和反映其形成過程的，它只能反映文件或定稿形成的結(jié)果。人們可以從文件定稿中了解文件形成機(jī)關(guān)的公文形成程序，主管者，起草者的筆跡等，但絕對不可能看到文件的形成過程。要想了解文件的形成過程，只能通過專題記錄材料才能做得到?？傊?，筆者認(rèn)為，劉東斌先生提出的“檔案記錄著文件形成的全部過程”的觀點(diǎn)是錯誤的，或者至少是片面的。

3、結(jié)束語

本文只是對“檔案形成在前說”系列文章中的兩個最基本觀點(diǎn)進(jìn)行了思考。其實(shí)，“檔案形成在前說”系列文章中涉及的許多觀點(diǎn)，都有值得原作者重新思考的必要。如檔案是否可以起草的問題，假如檔案是可以起草的，那么，文件草稿與定稿作為文件形成過程中的兩個環(huán)節(jié)是什么關(guān)系?它們之間的關(guān)系是否存在人為劃分認(rèn)定的因素?檔案是否具有文件全部功能問題。假如檔案具有文件全部功能。那么，檔案是否可以取代文件?人們是否可以拿著沒有加蓋機(jī)關(guān)印章的文件定稿來作為辦理公務(wù)的依據(jù)呢?檔案的存在是客觀的或是存在人為因素問題，假如檔案的存在是客觀的，那么，為何“檔案形成在前說”系列文章認(rèn)為重要的檔案包括有草稿、一稿、二稿直至定稿，而一般的檔案則不包括文件的草稿、一稿、二稿、三稿呢?檔案有無價值的認(rèn)可和鑒定是否又與檔案存在的客觀性相違背呢?檔案的憑證性是否全部由檔案的原始記錄性決定問題，假如檔案的憑證性完全由檔案的原始記錄性來決定。那么，評聘職稱時，是否可以把論文的手稿提交給評委會就能證明是自己已發(fā)表過的文章。是否有效。如果不能證明和不具有有效性。那么，檔案的憑證性到底是由什么因素決定呢?等等。以上諸問題不解決，“檔案形成在前說”就很難被廣大檔案工作者和檔案學(xué)理論研究者所接受。