高校教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀與建設(shè)的思考

徐 慶

摘要：教學(xué)秘書作為教學(xué)管理部門領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，直接參與教學(xué)管理工作，在學(xué)校教學(xué)管理中起著重要的作用。本文從教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)及作用著手，對(duì)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀和存在問題進(jìn)行分析與思考，并就高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)提出幾點(diǎn)建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀隊(duì)伍建設(shè)

高校的基本職能和根本任務(wù)是為現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)人才，教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作，因而也就決定了教學(xué)管理在高校中具有至關(guān)重要的作用。高校教學(xué)秘書是指在高等學(xué)校院一級(jí)教學(xué)部門的教學(xué)管理中負(fù)責(zé)各類工作，并承辦上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)有關(guān)工作的教學(xué)輔助管理人員。

近年來，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)管理工作的難度和復(fù)雜程度也相應(yīng)地提高，由此，也加大高校教學(xué)秘書的工作強(qiáng)度，對(duì)教學(xué)隊(duì)伍形成了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)勢(shì)在必行。一直以來，教學(xué)秘書承擔(dān)著瑣碎而繁重的工作任務(wù)，可以形象地概括為“投來千條線，一人來收網(wǎng)”，可見其工作和地位的重要意義。在傳統(tǒng)觀念中人們將教學(xué)秘書崗位視為“辦事員”。其工作的特點(diǎn)和作用沒有得到正確的認(rèn)識(shí)和應(yīng)有的重視，教學(xué)秘書隊(duì)伍的發(fā)展與建設(shè)嚴(yán)重滯后于教學(xué)管理的需要。在高校教學(xué)管理隊(duì)伍中，教學(xué)秘書是最基層的工作者和各項(xiàng)教學(xué)管理工作的具體實(shí)施者，始終處在教學(xué)管理工作的前沿陣地，其素質(zhì)的高低和工作質(zhì)量的優(yōu)劣，直接影響到學(xué)校教學(xué)管理水平和管理效率的高低，進(jìn)而影響到學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣。因此，探討教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)及作用，分析教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀與存在的問題，對(duì)加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，提高高校教學(xué)管理水平有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)與作用

(一)教學(xué)秘書的職責(zé)。

教學(xué)秘書的工作職責(zé)是在教務(wù)處和教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，按照一定的教學(xué)管理原則，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒?，組織和協(xié)調(diào)各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)，為順利完成教學(xué)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)目的提供必要條件，并對(duì)由此形成的各類檔案材料進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)和保存。具體地講，教學(xué)秘書工作的主要內(nèi)容有：協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)制訂、實(shí)施教學(xué)計(jì)劃；合理安排課堂教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，并及時(shí)協(xié)調(diào)、處理教學(xué)過程中存在的問題；協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)做好教師教學(xué)質(zhì)量檢查與監(jiān)控；協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行學(xué)校有關(guān)教學(xué)和學(xué)籍管理方面的規(guī)定；總結(jié)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，收集、整理、保存有關(guān)教學(xué)文件、教學(xué)資料、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等資料；組織安排考試，并做好成績管理；組織安排相關(guān)業(yè)務(wù)會(huì)議；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)等。

(二)教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)。

教學(xué)秘書的工作職責(zé)決定了其工作具有以下特點(diǎn)：1．輔助性與獨(dú)立性，教學(xué)秘書的工作是為了協(xié)助教學(xué)部門負(fù)責(zé)人做好各項(xiàng)教學(xué)管理工作，其業(yè)務(wù)工作從屬于學(xué)校教學(xué)管理部門(教務(wù)處)和本部門負(fù)責(zé)人，受雙重領(lǐng)導(dǎo)，處于從屬地位，但在具體處理教學(xué)管理事務(wù)上有一定的獨(dú)立性。2．政策性與靈活性，教學(xué)秘書的工作職能是貫徹執(zhí)行國家教育方針政策和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，具有較強(qiáng)的政策性與原則性：教學(xué)秘書是各種教學(xué)管理政策與規(guī)定的基層貫徹者和實(shí)施者，直接面對(duì)政策與實(shí)際情況之間的矛盾與差異問題，需要靈活地運(yùn)用各項(xiàng)政策解決實(shí)際問題。3．例行性與時(shí)限性，學(xué)校教學(xué)以學(xué)年、學(xué)期為周期不停地運(yùn)轉(zhuǎn)，學(xué)籍管理、課程安排、考試與成績管理、教學(xué)質(zhì)量檢查等都具有周期性，教學(xué)秘書的工作則相應(yīng)地具有例行性：與例行性相應(yīng)的就是教學(xué)秘書工作具有一定的時(shí)間限制，學(xué)生選課、教材征訂、教學(xué)資料與試卷的印制等有嚴(yán)格的時(shí)間要求。4．綜合性、繁(復(fù))雜性與準(zhǔn)確性，教學(xué)秘書工作貫穿于教學(xué)活動(dòng)的全過程，包括教學(xué)管理的方方面面，工作量大；涉及教師和學(xué)生的根本利益，工作難度大，具有綜合性和復(fù)雜性，教學(xué)秘書工作瑣碎繁雜，但要求準(zhǔn)確不得有任何失誤與差錯(cuò)，否則會(huì)造成嚴(yán)重的教學(xué)事故。5．管理、服務(wù)、教育的有機(jī)性，教學(xué)秘書是教學(xué)輔助管理人員，具有一定的管理權(quán)限，但教學(xué)秘書的工作性質(zhì)更多地具有服務(wù)性，需要為教學(xué)管理領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生服務(wù)，同時(shí)教學(xué)秘書也通過管理與服務(wù)對(duì)學(xué)生起到直接與間接的教育作用。6．機(jī)密性，教學(xué)秘書工作涉及試卷與成績管理、教學(xué)文件與資料的整理與保存，具有一定的機(jī)密性。

(三)教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用。

教學(xué)秘書工作的職責(zé)決定了其在教學(xué)管理中具有以下幾點(diǎn)作用：1．助手與參謀作用，教學(xué)秘書是協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)管理工作，是領(lǐng)導(dǎo)者的助手；同時(shí)，教學(xué)秘書根據(jù)自己在管理過程中獲得的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決定提供參考意見，具有參謀作用。2．溝通與協(xié)調(diào)作用，教學(xué)秘書因工作需要經(jīng)常與學(xué)校教務(wù)處、學(xué)生處及其他教學(xué)部門進(jìn)行聯(lián)系，特別是與本部門教師、輔導(dǎo)員、學(xué)生進(jìn)行聯(lián)系，為他們提供必要的服務(wù)，需要與當(dāng)事人進(jìn)行有效的溝通，同時(shí)教學(xué)秘書還要協(xié)調(diào)部門間、人員間、事件間的不同矛盾與沖突，以便教學(xué)工作的順利開展，因此教學(xué)秘書在不同工作對(duì)象中起著溝通與協(xié)調(diào)作用。3．窗口與公關(guān)作用，教學(xué)秘書經(jīng)常代表本部門與其它部門、單位進(jìn)行正式的或非正式的接觸和交往，其工作效率、工作作風(fēng)、工作態(tài)度及精神風(fēng)貌能夠直接反映出教學(xué)秘書自身素質(zhì)與能力的高低，同時(shí)也反映出所代表的部門作風(fēng)、形象和管理水平，起到窗口與公關(guān)的作用。4．信息樞紐作用，教學(xué)秘書是教學(xué)管理的具體實(shí)施者，在工作中需要把學(xué)校及部門的政策、決策等信息向師生傳達(dá)，同時(shí)也要將師生的意見反饋給有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，在上情下達(dá)、下情上傳中起到信息樞紐作用。5．管理育人作用，教學(xué)秘書雖然不直接參與教學(xué)工作，但可以利用工作中與學(xué)生聯(lián)系廣泛的特點(diǎn)在育人方面發(fā)揮積極作用。6．查考鑒證與咨詢解答作用，教學(xué)秘書在參與教學(xué)管理工作中，要編制大量教學(xué)文書，其中一部分將立卷歸檔。成為重要的教學(xué)文件檔案，備日后查考。這些教學(xué)文件檔案是多年積累下來的智慧結(jié)晶。對(duì)穩(wěn)定教學(xué)秩序和深化教學(xué)改革具有重要的繼承和借鑒價(jià)值。教學(xué)秘書熟知學(xué)校有關(guān)教學(xué)的政策、文件、規(guī)定及操作流程，在師生詢問時(shí)能給予正確解答，起到咨詢解答的作用。

二、高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀及存在的問題

(一)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀。

1．政治素質(zhì)。教學(xué)秘書處于教學(xué)管理工作的第一線，工作范圍廣，內(nèi)容多，責(zé)任大，要求其要有較強(qiáng)的事業(yè)心與責(zé)任感，具有奉獻(xiàn)精神和任勞任怨的高尚情操。另外教學(xué)秘書工作政策性與原則性較強(qiáng)，具有一定的機(jī)密性。據(jù)有關(guān)調(diào)查資料顯示，目前高校教學(xué)秘書隊(duì)伍中中共黨員比例僅為30％，這與教學(xué)秘書工作崗位的重要性相比明顯有所偏低，但在近幾年年度工作考核中高校教學(xué)秘書共有10人，次被評(píng)記功、11人，次被評(píng)為優(yōu)秀，這說明高校教學(xué)秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)較高，應(yīng)加強(qiáng)培養(yǎng)與引導(dǎo)。

2．年齡與工作年限結(jié)構(gòu)。同樣從有關(guān)調(diào)查資料中看，在隊(duì)伍年齡與工作年限結(jié)構(gòu)上，教學(xué)秘書中有90％在40歲以下，有50％工作年限不到5年，說明高校教學(xué)秘書比較年輕化，能適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)管理需要，但客觀的不足之處

就是缺少必要的管理經(jīng)驗(yàn)。

3．學(xué)歷與專業(yè)結(jié)構(gòu)。有關(guān)資料顯示，高校教學(xué)秘書隊(duì)伍學(xué)歷結(jié)構(gòu)中有50％是大專學(xué)歷，相對(duì)于教師隊(duì)伍、輔導(dǎo)員隊(duì)伍和其他行政管理隊(duì)伍而言，高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)偏低，有待進(jìn)一步提高。從專業(yè)對(duì)口性上看，有60％是對(duì)口專業(yè)，說明高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)對(duì)口性還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

4．職級(jí)與職稱結(jié)構(gòu)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，高校教學(xué)秘書職級(jí)結(jié)構(gòu)中文員、副科、正科比為4:3:3基本合理，但職稱結(jié)構(gòu)上只有一人為中級(jí)職稱，其余沒有職稱，職稱結(jié)構(gòu)明顯不合理。

(二)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題。

1．教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不夠合理。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)教學(xué)秘書工作的性質(zhì)與作用認(rèn)識(shí)不充分，在教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)上缺少長遠(yuǎn)的統(tǒng)一規(guī)劃，造成其隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不夠合理、不盡完善。主要表現(xiàn)為整體學(xué)歷水平還不高，需要進(jìn)一步提高，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要；專業(yè)對(duì)口性不強(qiáng)，部分教學(xué)秘書都非教育類、管理類和文秘類專業(yè)出身，沒有經(jīng)過專門系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不熟悉現(xiàn)代化管理思想，缺乏教育教學(xué)管理的理論知識(shí)，工作中主要是靠經(jīng)驗(yàn)型管理方式，難以改進(jìn)和提高教學(xué)管理方法和整體水平。

2．教學(xué)秘書隊(duì)伍人員配置不足。高校擴(kuò)大招生，在校生人數(shù)和任課教師人數(shù)都有較大幅度的增加，但教學(xué)秘書數(shù)量增幅較緩。如某校2000年在校本、?？茖W(xué)生為2441人，2005年增加到9104人，增長了3.73倍，而教學(xué)秘書人數(shù)僅由6人增加到10人，只增長了1.67倍，教學(xué)秘書隊(duì)伍的增長率明顯低于學(xué)生的增長率。管理幅度增加后，其難度呈幾何級(jí)數(shù)增加，從這個(gè)意義上講教學(xué)秘書數(shù)量的增長應(yīng)遠(yuǎn)高于學(xué)生、教師的人數(shù)增長速度，只在這樣才能確保管理質(zhì)量。

3．缺乏業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與崗位培訓(xùn)，以經(jīng)驗(yàn)管理為主。高校要實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化、程序化管理，提高學(xué)校的教學(xué)管理層次，就必須提高教學(xué)秘書的整體素質(zhì)和管理水平。教學(xué)秘書需要掌握有關(guān)管理學(xué)、教育學(xué)、秘書學(xué)理論知識(shí)和現(xiàn)代化管理手段，以適應(yīng)教學(xué)管理發(fā)展的新趨勢(shì)，這就需要教學(xué)秘書在工作中不斷地學(xué)習(xí)。學(xué)校應(yīng)建立相應(yīng)的制度、采取必要的措施以保障教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)。高校教學(xué)秘書基本上屬于經(jīng)驗(yàn)型管理，對(duì)新進(jìn)的教學(xué)秘書沒有崗前培訓(xùn)，在工作中又缺少崗位培訓(xùn)，也沒有組織教學(xué)秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與交流。

4．工作待遇低與制度不健全。教學(xué)秘書的工資、津貼及待遇難以和教師、科研人員相比，與其他行政管理人員相比也不高，按科員級(jí)別聘任，最高也就是正科級(jí)，再無法上升，這樣在一定程度上便影響到教學(xué)秘書的待遇，同時(shí)也影響到教學(xué)秘書的工作積極性。目前，在職稱上，高校還沒有明確教學(xué)秘書的職稱聘任規(guī)定。

三、加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的思考

(一)重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，要有意識(shí)地加大建設(shè)力度。

目前高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中所存在問題的根源在于學(xué)校對(duì)教學(xué)秘書工作的性質(zhì)與作用認(rèn)識(shí)不足，對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)重視的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。學(xué)校需要根據(jù)學(xué)生人數(shù)、教師人數(shù)按一定比例配置教學(xué)秘書，對(duì)教學(xué)秘書的學(xué)歷、專業(yè)、年齡、性別等組成結(jié)構(gòu)要有意識(shí)地控制，把教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)與學(xué)校發(fā)展聯(lián)系起來，以提高學(xué)校教學(xué)管理水平。促進(jìn)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)。

(二)把好進(jìn)人關(guān)，優(yōu)化學(xué)歷與專業(yè)結(jié)構(gòu)，多渠道提高學(xué)歷層次。

隨著高校教學(xué)管理改革和就業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變，高校教學(xué)秘書隊(duì)伍正在不斷地向年輕化、專業(yè)化、高學(xué)歷化方向發(fā)展，學(xué)校在引進(jìn)教學(xué)秘書人員時(shí)應(yīng)注意對(duì)其學(xué)歷和專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理搭配。對(duì)在職教學(xué)秘書加強(qiáng)在崗繼續(xù)教育，把教學(xué)秘書的培養(yǎng)納入學(xué)校師資培養(yǎng)計(jì)劃，為其提供進(jìn)修深造機(jī)會(huì)。

(三)積極開展教學(xué)管理研究，提高教學(xué)管理理論水平，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

有組織地結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，開展教學(xué)管理研究，由教務(wù)處牽頭，對(duì)教學(xué)過程中帶有共性的問題進(jìn)行有計(jì)劃、有目的、有重點(diǎn)地探索和試驗(yàn)，建立教學(xué)管理研究立項(xiàng)制度。學(xué)校每年可拿出一定科研經(jīng)費(fèi)支持教學(xué)管理研究。使教學(xué)秘書能參加教學(xué)管理項(xiàng)目的研究活動(dòng)，并鼓勵(lì)其要不斷研究教育理論，總結(jié)教學(xué)管理工作經(jīng)驗(yàn)，撰寫教學(xué)管理研究論文，將教學(xué)管理工作不斷提高到新的更高水平。加強(qiáng)業(yè)務(wù)進(jìn)修與培訓(xùn)工作，重視和支持教學(xué)秘書參加管理業(yè)務(wù)講座會(huì)，提供機(jī)會(huì)讓教學(xué)秘書外出參觀學(xué)習(xí)，擴(kuò)大業(yè)務(wù)工作視野。學(xué)?？衫矛F(xiàn)有資源，對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如管理學(xué)、教育學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的短期培訓(xùn)。

(四)重視優(yōu)化職稱結(jié)構(gòu)，做好職稱的評(píng)審和晉升工作。

學(xué)?？梢钥紤]把教學(xué)秘書劃歸教師編制或研究員系列，納入學(xué)校師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃體系，從學(xué)歷、職稱、年齡結(jié)構(gòu)上從長計(jì)議。在職稱評(píng)定、分配制度和教學(xué)管理工作等方面，學(xué)?？山o予有效的政策保障，為教學(xué)秘書在評(píng)定技術(shù)職稱等方面積極創(chuàng)造條件，促使其盡快成長，從而建設(shè)一支素質(zhì)較高、結(jié)構(gòu)合理，與學(xué)校建設(shè)和發(fā)展相適應(yīng)的教學(xué)管理隊(duì)伍。除為教學(xué)秘書設(shè)定可持續(xù)發(fā)展的職稱、職級(jí)制度外，學(xué)校還應(yīng)對(duì)長期從事教學(xué)秘書工作者給予一定的優(yōu)惠政策，以鼓勵(lì)教學(xué)秘書安心本職工作，同時(shí)為教學(xué)秘書提供多樣化的職業(yè)前景，使其具有更為明確的發(fā)展目標(biāo)。

(五)引入激勵(lì)機(jī)制、開展教學(xué)管理評(píng)估和評(píng)獎(jiǎng)工作，充分肯定教學(xué)秘書工作的地位與作用。

學(xué)校應(yīng)開展教學(xué)秘書之間的崗位爭優(yōu)活動(dòng)，評(píng)選優(yōu)秀教學(xué)秘書，促進(jìn)教學(xué)秘書自身的學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書工作比較具體而細(xì)致，難以見成效，不容易被重視，在政治待遇、利益分配和職稱評(píng)定方面處于劣勢(shì)，需要改革現(xiàn)有管理制度，提高教學(xué)秘書待遇，使之與其工作地位與作用相適應(yīng)。

總之，教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理中的重要力量，其作用不容忽視，其工作質(zhì)量和效率對(duì)學(xué)校教學(xué)管理工作有直接影響。加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)、改善教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高教學(xué)秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)是高校工作不容忽視的一項(xiàng)任務(wù)。學(xué)校要采取有效措施建設(shè)一支高素質(zhì)、高效率的教學(xué)秘書隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生、全面推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]方習(xí)文主編．秘書原理與實(shí)務(wù)——秘書原理．合肥工業(yè)大學(xué)出版社，2005．8．

[2]謝蕓．協(xié)助協(xié)作協(xié)商協(xié)調(diào)——論高校校院(系)教學(xué)秘書工作的定位及功能．高教論壇，2005，(3)．

[3]徐東．教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求．山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)(高等教育版)，2005，(3)．

[4]畢靈敏．地方高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀與理性思考．科學(xué)教育論壇，2005．(9)．

[5]蔡銀寧．高等院校教學(xué)秘書的作用及素質(zhì)培養(yǎng)．寧波工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，(2)．