檔案是實(shí)施校務(wù)公開(kāi)的必要條件

劉賽瓊

【摘要】實(shí)行校務(wù)公開(kāi),完善民主監(jiān)督制度,是依法治校,推動(dòng)反腐倡廉,促進(jìn)學(xué)校民主建設(shè),深化學(xué)校教育教學(xué)改革的重要舉措。校務(wù)公開(kāi)能否取得預(yù)期目的,與檔案作用的發(fā)揮息息相關(guān),實(shí)踐證明檔案是校務(wù)公開(kāi)的必要條件之一。

【關(guān)鍵詞】檔案校務(wù)公開(kāi)必要條件

實(shí)行校務(wù)公開(kāi),完善民主監(jiān)督制度,是依法治校,推動(dòng)反腐倡廉,促進(jìn)學(xué)校民主建設(shè),深化學(xué)校教育教學(xué)改革的重要舉措。校務(wù)公開(kāi)能否取得預(yù)期目的,與檔案作用的發(fā)揮息息相關(guān),實(shí)踐證明檔案是校務(wù)公開(kāi)的必要條件之一。

校務(wù)公開(kāi)的要害是管理,實(shí)質(zhì)是監(jiān)督,實(shí)行校務(wù)公開(kāi)就是要緊緊圍繞學(xué)校的中心工作,抓住學(xué)校、社會(huì)各界和師生、家長(zhǎng)最關(guān)心的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題,及時(shí)予以公開(kāi),其目的是讓群眾參與管理和監(jiān)督學(xué)校的公共事務(wù)和公益事業(yè),監(jiān)督學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部公正用權(quán),防止和杜絕一些不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生。校務(wù)公開(kāi)要做到公平公正,就必須要有完整準(zhǔn)確的檔案,否則,就難以令人信服,如沒(méi)有完整的會(huì)計(jì)檔案,財(cái)務(wù)公開(kāi)無(wú)非是一串臆想的數(shù)字;沒(méi)有翔實(shí)的教學(xué)管理檔案作支撐,學(xué)校教師的考核評(píng)優(yōu),評(píng)定職稱,公布的考核結(jié)果,就難服眾人之心。檔案的原始記錄性、不可更改性決定了它在校務(wù)公開(kāi)中具有原始憑證作用、監(jiān)督作用和重要的參考作用。例如,教師評(píng)聘職稱、學(xué)生保送上大學(xué)、大宗物資采購(gòu)和學(xué)?；窘ㄔO(shè)等,歷來(lái)是廣大師生和社會(huì)大眾注目的熱點(diǎn)問(wèn)題,是校務(wù)公開(kāi)的重要內(nèi)容,而檔案則記錄了教師的思想政治表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力和學(xué)識(shí)水平,記載了學(xué)生德、智、體發(fā)展?fàn)顩r,蘊(yùn)藏著物資采購(gòu)的合同和商務(wù)洽談經(jīng)過(guò),保存了基建項(xiàng)目從工程立項(xiàng)、審批、資金來(lái)源、工程造價(jià)預(yù)算,到招標(biāo)單位情況、招標(biāo)過(guò)程、中標(biāo)結(jié)果以及最后工程驗(yàn)收、結(jié)算的歷史面目,把這些原始憑證和上級(jí)相關(guān)的政策文件一并公示于眾,實(shí)行“陽(yáng)光操作”,就能抵制腐敗行為的發(fā)生。廣大師生面對(duì)翔實(shí)的原始檔案,在職稱評(píng)定、大學(xué)保送等問(wèn)題上用“檔案證明自己”,了解自己的情況與別人的差距,揚(yáng)長(zhǎng)避短,激勵(lì)奮進(jìn)。消除教師學(xué)生之間無(wú)根據(jù)的猜疑,達(dá)到公開(kāi)、公平、公正的目的。

實(shí)行校務(wù)公開(kāi)是搞好學(xué)校建設(shè)的治本之策,是教育管理改革的一項(xiàng)重要舉措。校務(wù)公開(kāi)首先是對(duì)校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制的有效監(jiān)督。我校制定了《校務(wù)公開(kāi)工作實(shí)施方案》,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,和監(jiān)督機(jī)制,將校長(zhǎng)權(quán)力置于廣泛的監(jiān)督之下,讓教工當(dāng)家作主,參與校務(wù)工作的決策和管理;利用公開(kāi)欄的“重大決策”欄目,公布學(xué)校教育教學(xué)改革發(fā)展的工作規(guī)劃以及學(xué)校制度與規(guī)定等,讓廣大師生明確領(lǐng)導(dǎo)的思路與要求,集思廣益,不斷拓寬工作思路,完善規(guī)章制度。學(xué)校好的制度,好的決議,好的建議,好的機(jī)制及時(shí)歸檔保存,不僅為后人留下寶貴的精神財(cái)富,而且鞭策著當(dāng)事人認(rèn)真履職的責(zé)任感,因?yàn)闄n案記錄了他們的言行,人們可通過(guò)檔案來(lái)評(píng)價(jià)其功過(guò)是非。

當(dāng)前,學(xué)校校務(wù)公開(kāi)的主要形式是學(xué)校設(shè)置了若干個(gè)公開(kāi)欄,用于公布師生關(guān)心的熱點(diǎn)、疑點(diǎn)問(wèn)題和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定,這對(duì)于過(guò)去的封閉式管理,無(wú)疑是前進(jìn)了一大步,但公開(kāi)欄的容量畢竟有限,它不可能面面俱到地公布每個(gè)員工所關(guān)心的問(wèn)題,也不可能把每件事由的來(lái)龍去脈原原本本地向內(nèi)公開(kāi)或向外公開(kāi),如果說(shuō)校務(wù)公開(kāi)欄是校務(wù)公開(kāi)的一個(gè)園地,那么學(xué)校綜合檔案室就是校務(wù)公開(kāi)的基地,因?yàn)橐粋€(gè)門類齊全的檔案室其檔案內(nèi)容幾乎涵蓋學(xué)校工作的方方面面,既有歷史的,又有現(xiàn)實(shí)的,既有黨政管理的方針政策性文件,又有教學(xué)管理的教務(wù)、學(xué)籍等材料,還有基建、儀器設(shè)備等科技材料,要實(shí)現(xiàn)真正意義上的校務(wù)公開(kāi),就應(yīng)當(dāng)允許師生最大限度地利用檔案,做到師生想了解什么,知道什么,就及時(shí)公開(kāi)什么,提供相應(yīng)的檔案材料,給教工一個(gè)明白,增強(qiáng)教工對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的信任感。例如,我校前年交付使用的教工住宅房,有個(gè)別住戶在住房裝修時(shí)要拆掉室內(nèi)某道墻體,有人擔(dān)心這樣做會(huì)破壞整座樓的結(jié)構(gòu),到底將要拆掉的墻是受力墻,還是裝飾墻,拆掉后對(duì)整座樓的影響有多大,有關(guān)人員通過(guò)查閱工程竣工檔案,得出了墻不能拆的結(jié)論,面對(duì)檔案中記錄的技術(shù)數(shù)據(jù),當(dāng)事人心悅誠(chéng)服地接受了這一結(jié)論,維護(hù)全體住戶的共同利益。

檔案與校務(wù)公開(kāi)息息相關(guān),校務(wù)公開(kāi)為檔案的有效服務(wù)開(kāi)辟了新的途徑,而檔案又為校務(wù)公開(kāi)的公平、公正、及時(shí)和完整提供了必要的保障。學(xué)校檔案工作部門要如何充分發(fā)揮檔案在校務(wù)公開(kāi)中的作用呢?筆者認(rèn)為:

首先,要提高認(rèn)識(shí),積極參與。學(xué)校檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)上級(jí)關(guān)于全面推行校務(wù)公開(kāi)工作和校務(wù)公開(kāi)工作檢查標(biāo)準(zhǔn)等文件,參與校務(wù)公開(kāi)工作機(jī)構(gòu),主動(dòng)了解校務(wù)公開(kāi)的內(nèi)容、時(shí)間、步驟與要求,以強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制,及時(shí)提供校務(wù)公開(kāi)小組需要的檔案材料,發(fā)揮檔案的法律憑證作用,防止暗箱操作,并與校務(wù)公開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)小組、執(zhí)行小組和監(jiān)督小組人員一起,對(duì)公開(kāi)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析研究,使有關(guān)檔案的公開(kāi)工作際有利于校務(wù)公開(kāi)的開(kāi)展,又有利于檔案的保密,教職員工對(duì)公開(kāi)的內(nèi)容有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步通過(guò)利用檔案來(lái)了解詳細(xì)情況的,檔案部門應(yīng)隨時(shí)接待查詢,盡量向咨詢者提供除黨和國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)保密的檔案外的任何檔案材料,同時(shí)要根據(jù)校務(wù)公開(kāi)的要求,制定校務(wù)公開(kāi)檔案管理制度,實(shí)施計(jì)劃和相應(yīng)措施,定期把校務(wù)公開(kāi)的文件材料發(fā)到各處室,以明確操作程序、明確職能部門和具體負(fù)責(zé)人;學(xué)校檔案工作人員還應(yīng)根據(jù)不同時(shí)期校務(wù)公開(kāi)的內(nèi)容和特點(diǎn),制定檔案信息開(kāi)發(fā)利用的計(jì)劃,將校務(wù)公開(kāi)活動(dòng)所需的檔案信息主動(dòng)開(kāi)發(fā)出來(lái),匯編打印成冊(cè),分發(fā)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門和教師代表,滿足校務(wù)公開(kāi)的需要。如對(duì)學(xué)校簡(jiǎn)介、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)、管理制度、基建項(xiàng)目、大宗采購(gòu)、招生等的有關(guān)政策按專題進(jìn)行匯編,對(duì)職稱評(píng)定中形成的指標(biāo)、條件、程序、申報(bào)人情況、評(píng)審結(jié)果進(jìn)行匯編,增強(qiáng)校務(wù)公開(kāi)的時(shí)效性和校務(wù)公開(kāi)的透明度?？傊?學(xué)校檔案工作人員在校務(wù)公開(kāi)活動(dòng)中要努力掌握利用檔案的主動(dòng)權(quán),積極主動(dòng)圍繞校務(wù)公開(kāi),淋漓盡致地發(fā)揮檔案在校務(wù)公開(kāi)中的作用。

其次,要加大收集力度,夯實(shí)基礎(chǔ)工作。校務(wù)公開(kāi)涉及學(xué)校管理的每一個(gè)環(huán)節(jié),教職員工咨詢校情的角度更是層出不窮,這就要求學(xué)校要有一個(gè)收集完整、門類齊全,管理科學(xué)與校務(wù)公開(kāi)能同步發(fā)展的檔案資料庫(kù),檔案不完整、不準(zhǔn)確,就不能及時(shí)、全面地提供校務(wù)公開(kāi)所需的內(nèi)容。收集應(yīng)歸檔的文件材料是檔案工作的起點(diǎn),也是校務(wù)公開(kāi)的必然要求。學(xué)校檔案內(nèi)容豐富,就其類別來(lái)說(shuō)主要有學(xué)校黨政管理檔案,教學(xué)管理檔案包括教務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案,德育檔案,科研檔案包括教師的論文和專著,總務(wù)管理檔案包括會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案等;這些檔案材料一般由校辦公室、教務(wù)處、政教處和總務(wù)處等處室形成、積累和歸檔,這就要求學(xué)校要制定文件材料歸檔制度和建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),每個(gè)處室都要指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集,按規(guī)范進(jìn)行整理和歸檔,并對(duì)歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。學(xué)校綜合檔案室要集中統(tǒng)一保管各處室形成的靜態(tài)檔案,如黨政管理檔案、部分教學(xué)管理檔案、會(huì)計(jì)檔案等,對(duì)那些各處室還要隨時(shí)補(bǔ)充新的材料的動(dòng)態(tài)檔案,可暫時(shí)由有關(guān)處室保存,但其檔案目錄仍應(yīng)送交學(xué)校綜合檔案室;學(xué)校檔案室要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段和方法對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)管理,采用計(jì)算機(jī)對(duì)重要檔案進(jìn)行掃描,編制機(jī)檢式目錄,建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù),使學(xué)校綜合檔案室成為學(xué)校檔案信息的中心和各方面利用檔案的基地,人們只要通過(guò)學(xué)校綜合檔案室就能知道有關(guān)檔案的主要內(nèi)容和保存處所,提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率;學(xué)校的專職檔案人員要根據(jù)學(xué)校的規(guī)律,跟蹤收集重大活動(dòng)的文件材料,如校教代會(huì)、各項(xiàng)評(píng)估達(dá)標(biāo)活動(dòng)、校慶活動(dòng)、基建、招生、大宗采購(gòu)等活動(dòng)全過(guò)程的文件材料,防止事過(guò)境遷,文件散失。除此之外,當(dāng)前還特別要注意收集師生、家長(zhǎng)和社會(huì)各界敏感問(wèn)題的文件材料,如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部的住房、公務(wù)費(fèi)用、通訊工具使用情況、出國(guó)出境、以及學(xué)校各種收費(fèi)項(xiàng)目(含代辦費(fèi))、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、結(jié)算等的批準(zhǔn)文書和原始憑證,以保證校務(wù)公開(kāi)的真實(shí)性和有效性。

再次,要用科技手段,實(shí)行科學(xué)管理。目前大部分學(xué)校檔案室保存檔案的主體是紙質(zhì)檔案,很少有電子檔案,在信息社會(huì)中,一個(gè)學(xué)校如不保存電子檔案,是一種缺憾。教育信息化已成為推行教育改革和發(fā)展的重要力量,校園網(wǎng)正以其不可抗拒的魅力沖擊影響著教育觀念、手段和模式。

再者,學(xué)校的大部分文件材料是在計(jì)算機(jī)上制作形成的,廣大教師特別是青年教師已習(xí)慣在電腦上備課、撰寫發(fā)表論文、制作圖文并茂的多媒體課件,隨著校園網(wǎng)的不斷優(yōu)化,校務(wù)公開(kāi)將在網(wǎng)上進(jìn)行,電子檔案已成為學(xué)校檔案的重要組成部分,必須把電子文件的形成積累納入學(xué)校檔案管理的軌道,為了使電子文件不再流失,也為了使電子文件的原始性在將來(lái)能夠得到證明,學(xué)校檔案管理部門應(yīng)與計(jì)算機(jī)管理中心密切配合,及時(shí)脫機(jī)保存具有保存價(jià)值的電子文件。

檔案記載著一個(gè)單位歷史,是一個(gè)單位不可再生的寶貴財(cái)富,是校務(wù)公開(kāi)的信息資源,保護(hù)檔案完整與安全,是每個(gè)單位的歷史責(zé)任,學(xué)校全體員工要有檔案保護(hù)意識(shí),在利用檔案時(shí)要自覺(jué)遵守檔案管理制度,愛(ài)護(hù)檔案,切不可以損壞檔案,否則,將受到《檔案法》的制裁,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給檔案庫(kù)房裝備必要設(shè)備,如防火防盜警報(bào)器、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)等,改善檔案保管環(huán)境,盡量延長(zhǎng)檔案的物理壽命,檔案工作人員更要按檔案管理規(guī)范,采取“八防”措施,保護(hù)檔案的實(shí)體安全。

總之,推行校務(wù)公開(kāi),為學(xué)校檔案工作的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn),對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求,檔案工作人員要學(xué)習(xí)新理論,研究新問(wèn)題,掌握計(jì)算機(jī)技術(shù),在校務(wù)公開(kāi)中加強(qiáng)檔案管理和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,力爭(zhēng)使檔案在學(xué)校民主管理、民主監(jiān)督和職工參政、議政中發(fā)揮更大更好的作用。