發(fā)揮職能作用提升高校辦公室工作水平

高玉忠

辦公室是高校管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，是保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，是上情下達(dá)、下情上傳的紐帶，面對(duì)當(dāng)前高等教育改革與發(fā)展的新形勢(shì)，高校辦公室應(yīng)挖掘自身存在的問(wèn)題，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，努力提升工作水平，這是高校辦公室自身發(fā)展的客觀要求，也是適應(yīng)新的形勢(shì)，推動(dòng)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的必然要求。

一、明確高校辦公室工作的作用和職能

江澤民同志曾在全國(guó)黨委秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)上指出，辦公廳要發(fā)揮好三個(gè)作用：一是參謀助手作用，二是督促檢查作用；三是協(xié)調(diào)綜合作用，江澤民的講話(huà)具有普適性，給全國(guó)高校辦公室的職能和作用的重新定位指明了方向，因而高校辦公室的現(xiàn)代職能也應(yīng)向這三個(gè)方面看齊。

(一)參謀助手職能。由于高校領(lǐng)導(dǎo)者已逐漸由經(jīng)驗(yàn)決策向民主決策、科學(xué)決策發(fā)展，對(duì)高校辦公室參與政務(wù)職能的發(fā)揮提出了越來(lái)越高的要求。在此情況下，高校辦公室應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)從“交辦服務(wù)型”向“參謀服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變，主動(dòng)幫領(lǐng)導(dǎo)出思路、想辦法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓大事，真正成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)民主決策、科學(xué)決策的智囊團(tuán)。具體而言，辦公室的參謀助手職能主要表現(xiàn)如下：1、要樹(shù)立全局觀念，緊緊圍繞學(xué)校教學(xué)、科研兩個(gè)“中心”，廣泛收集、綜合校內(nèi)動(dòng)態(tài)信息以及兄弟院校先進(jìn)的工作思路和做法，及時(shí)提供給校領(lǐng)導(dǎo)參考，并積極參與教學(xué)、科研工作規(guī)劃和重大改革方案的制定。2、善于發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，并結(jié)合校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的需要和本校實(shí)際情況，作出合理的分析和歸納，提出針對(duì)性、宏觀性、綜合性和前瞻性都比較強(qiáng)的建設(shè)性思路，供校領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。3、密切關(guān)注校內(nèi)外各種熱點(diǎn)問(wèn)題，跟蹤追擊，及時(shí)提供可資領(lǐng)導(dǎo)采納的意見(jiàn)和建議。

參謀職能發(fā)揮得如何，是衡量一個(gè)辦公室是否從事務(wù)堆中解脫出來(lái)，改變了傳統(tǒng)的運(yùn)作模式，具有較高工作水平和管理效能的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，辦公室工作應(yīng)緊緊圍繞學(xué)校中心工作和校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問(wèn)題，主動(dòng)做好信息、調(diào)研、協(xié)調(diào)和督查工作，為校領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

(二)督促檢查職能。督查工作就其實(shí)質(zhì)來(lái)說(shuō)，是實(shí)施決策、落實(shí)批示的一項(xiàng)后續(xù)保證手段，也是辦公室的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。辦公室督促檢查應(yīng)該以上級(jí)和學(xué)校的重大決策和重要工作部署為重點(diǎn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦事項(xiàng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)查辦并抓住師生員工反映強(qiáng)烈的問(wèn)題，主動(dòng)查辦。督促檢查職能具有重要意義，領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和計(jì)劃的完成，關(guān)鍵在于落實(shí)上，而要做到這一點(diǎn)，就必須運(yùn)用督促檢查這一手段來(lái)有效地推動(dòng)下屬不折不扣地完成任務(wù)，提高決策的執(zhí)行效率。此外，通過(guò)檢查督辦可以直接深入到實(shí)際工作的主要環(huán)節(jié)和重點(diǎn)方面，發(fā)現(xiàn)正在出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并及時(shí)加以糾正；通過(guò)檢查督辦還可以從實(shí)際中獲得大量準(zhǔn)確的信息。反過(guò)來(lái)又為決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)，從而提高決策的科學(xué)化水平。

(三)綜合協(xié)調(diào)職能。綜合協(xié)調(diào)是指調(diào)整各方面的利益關(guān)系，步調(diào)一致地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動(dòng)。作為高校管理中樞的辦公室來(lái)說(shuō)，綜合協(xié)調(diào)功能是辦公室最普通的職能。協(xié)調(diào)工作多種多樣，有文件的協(xié)調(diào)，會(huì)議的協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的協(xié)調(diào)，等等。由于工作的關(guān)系、人員思想的不同，在繁雜的行政中必然會(huì)出現(xiàn)很多矛盾，需要協(xié)調(diào)，通過(guò)協(xié)調(diào)促進(jìn)雙方相互了解、緩解或化解矛盾。因此，協(xié)調(diào)是高校辦公室工作中不可缺少的重要職能，特別是在當(dāng)前高校體制改革進(jìn)行過(guò)程中，由于各方面的矛盾與問(wèn)題越來(lái)越多，充分發(fā)揮辦公室的綜合協(xié)調(diào)作用，是提高高校整體效益的基本要求。

二、清醒認(rèn)識(shí)當(dāng)前高校辦公室工作存在的問(wèn)題

但由于各方面的原因，我國(guó)當(dāng)前的高校辦公室工作卻不盡人意，和我國(guó)目前高等教育的飛速發(fā)展的要求還存在著很大的差距，具體而言，我國(guó)高校辦公室工作在以下幾個(gè)方面存在著亟待解決的問(wèn)題。

(一)隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高。辦公室工作要講求高效率，這是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的客觀要求。工作效率包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是辦事速度；二是辦事質(zhì)量。只有在保證辦事質(zhì)量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。工作人員只有具備過(guò)硬的政治素質(zhì)，熟練的業(yè)務(wù)能力，扎實(shí)的工作作風(fēng)，才能滿(mǎn)足工作的要求。據(jù)調(diào)查，高校辦公室人員大多數(shù)是從機(jī)關(guān)干部、輔導(dǎo)員、教師、教輔中選調(diào)，或是直接留用本校畢業(yè)生，絕大部分屬于半路出家，且學(xué)歷、經(jīng)歷各不相同，水平參差不齊，缺乏專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練，過(guò)多依賴(lài)于傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理，尤其是一些同志利用現(xiàn)代化技術(shù)手段不夠積極主動(dòng)，辦事辦文效率有待提高。

(二)作用不到位。辦公室作為學(xué)校的一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著參謀、檢查和協(xié)調(diào)的綜合功能，但在實(shí)際工作中，更多的則側(cè)重于一些事務(wù)性工作，停留在處理日?，嵥槭聞?wù)的低水平狀態(tài)，樞紐協(xié)調(diào)、參謀助手作用被淹沒(méi)，因而辦公室工作并沒(méi)有起到應(yīng)有的效用。

(三)沒(méi)有一整套健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序，管理上比較混亂。由于沒(méi)有一套健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序，往往造成管理上的無(wú)序和混亂，經(jīng)常出現(xiàn)工作重復(fù)、政出多門(mén)等現(xiàn)象。

三、積極提高高校辦公室管理水平

針對(duì)上述問(wèn)題，高校辦公室如何不斷適應(yīng)客觀要求，改進(jìn)內(nèi)部管理，提高整體工作水平，在高效優(yōu)質(zhì)地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，保證教學(xué)、科研等方面正常運(yùn)轉(zhuǎn)，積極主動(dòng)地發(fā)揮參謀職能，是一個(gè)需要認(rèn)真思考和在實(shí)踐中不斷探討的課題。

(一)加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范各項(xiàng)工作

實(shí)踐證明，任何高水平的管理，都必須有科學(xué)的制度為先導(dǎo)。辦公室工作涉及面廣、頭緒多，若沒(méi)有一套健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序，就容易造成管理上的無(wú)序和混亂，出現(xiàn)工作失誤。因此，加強(qiáng)辦公室制度建設(shè)，把辦公室工作納入規(guī)范化、程序化、科學(xué)化軌道，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。一是要繼續(xù)完善公文處理、會(huì)議組織、信訪接待、督查催辦、工作例會(huì)、公章管理等常規(guī)制度的建設(shè)，使辦公室常規(guī)工作程序化、固定化。二是要建立崗位目標(biāo)管理責(zé)任制度。把辦公室的工作進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，定量分解，量化指標(biāo)，使各項(xiàng)工作都有明確的時(shí)、空、質(zhì)、量的要求，并分解到每個(gè)科室，落實(shí)到每個(gè)人頭。同時(shí)，要進(jìn)行嚴(yán)格考評(píng)，以評(píng)促建，保證辦公室各項(xiàng)工作目標(biāo)明確，責(zé)任到位，落到實(shí)處，取得實(shí)效。同時(shí)，根據(jù)新形勢(shì)和新任務(wù)，要適度超前，敢于創(chuàng)新，結(jié)合高校自身實(shí)際，積極探索建立新的制度，以促進(jìn)學(xué)校的改革、發(fā)展和穩(wěn)定。

(二)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

高校辦公室管理的主體是人，服務(wù)的對(duì)象也是人，因此辦公室工作人員的素質(zhì)，直接決定著辦公室的管理水平和工作效率。為此，建設(shè)一支政治上靠得住、工作上有本事、作風(fēng)上過(guò)得硬的高素質(zhì)的高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子，組建合理、精干的人員組合，提高工作人員的整體素質(zhì)，是新時(shí)期做好辦公室工作的前提條件。

1、提高政治和道德素質(zhì)。高校是培養(yǎng)社會(huì)主義建設(shè)者和接班人的主要陣地，這決定了辦公室人員特別是領(lǐng)導(dǎo)班子成

員必須具備有較高的思想政治水平、較強(qiáng)的政治洞察力和政治敏銳性，方能在大是大非問(wèn)題上堅(jiān)定立場(chǎng)，在事關(guān)全局的問(wèn)題上頭腦清醒，抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜局面，經(jīng)受各種考驗(yàn)。因此，辦公室人員必須努力加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高理論政策水平，以避免出現(xiàn)政策性錯(cuò)誤。

2、提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，決定了辦公室工作人員必須具備“萬(wàn)金油”的本領(lǐng)。要了解國(guó)內(nèi)外高校先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、辦學(xué)信息、辦學(xué)條件與進(jìn)展情況，具備較強(qiáng)的實(shí)際工作能力，具有使用現(xiàn)代辦公設(shè)備和嫻熟的文字及口頭表達(dá)能力等等。只有具備扎實(shí)的基本功，才能在實(shí)際工作中特別是在偶發(fā)性或突發(fā)性事件中，運(yùn)籌帷幄，立于不敗之地。實(shí)踐證明，辦公室人員的知識(shí)面越廣，經(jīng)驗(yàn)越豐富，工作能力就會(huì)越強(qiáng)。

(三)轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

學(xué)校辦公室不是權(quán)力機(jī)關(guān)，而是服務(wù)機(jī)構(gòu)；不是一般的辦事機(jī)構(gòu)，而是學(xué)校的中樞神經(jīng)，起著其他部門(mén)不可替代的重要作用。辦公室工作的性質(zhì)決定了它是一個(gè)服務(wù)的部門(mén)，它本身不能脫離服務(wù)對(duì)象而獨(dú)立存在，它的一切工作都是圍繞服務(wù)工作展開(kāi)的。

1、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，較好的辦法就是要進(jìn)行換位思考，站在領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)和角度思考問(wèn)題，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提高工作的前瞻性和預(yù)見(jiàn)性。為此，辦公室工作就要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。因而在工作中，要勤于觀察、思考，工于分析、綜合，善于總結(jié)、提煉；密切關(guān)注國(guó)家改革發(fā)展的新形勢(shì)、新動(dòng)向和教育教學(xué)改革的新舉措、新經(jīng)驗(yàn)，敏銳地把握新形勢(shì)對(duì)學(xué)校生存和發(fā)展的影響；自覺(jué)地圍繞學(xué)校中心工作和領(lǐng)導(dǎo)所思所想所求，認(rèn)真調(diào)研，超前為領(lǐng)導(dǎo)決策收集信息、設(shè)計(jì)方案，提出深思熟慮的參謀意見(jiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的服務(wù)，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂。在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)時(shí)，還要擺正自身位置，服從領(lǐng)導(dǎo)安排。要確定恰當(dāng)?shù)膮⑴c方式，參政但不代政，更不能本末倒置、越俎代庖、越權(quán)行事。在實(shí)際工作中，尤其要注意防止和克服只參與不參謀的現(xiàn)象。

2、為師生服務(wù)。辦公室為師生員工服務(wù)時(shí)，除了通過(guò)不同渠道向廣大師生員工傳達(dá)學(xué)校有關(guān)文件精神和政策、做好信息的上報(bào)下達(dá)外，尤其要做好師生員工來(lái)信、來(lái)訪以及督促檢查等各項(xiàng)工作。在接待來(lái)訪或接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，工作人員態(tài)度要熱情、誠(chéng)懇、友善，不要表現(xiàn)出不耐煩的言行，認(rèn)真聽(tīng)取意見(jiàn)，能辦的事及時(shí)辦，一時(shí)不能辦的事，耐心解釋清楚。要充分認(rèn)識(shí)到自己為全體師生員工服務(wù)的，要以立黨為公、執(zhí)政為民、服務(wù)為本為指導(dǎo)原則，在服務(wù)工作中，要有甘當(dāng)“綠葉”和“小草”的精神，要始終將廣大師生員工的根本利益放在首位，要想師生之所想，急師生之所急，努力為廣大師生員工排憂(yōu)解難，樹(shù)立良好的公仆形象。

總之，面對(duì)高等教育的新形勢(shì)，辦公室工作人員應(yīng)對(duì)辦公室的職能進(jìn)行重新定位，并常思進(jìn)取，自加壓力，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹(shù)形象，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高辦公自動(dòng)化水平，才能使高校辦公室的工作跨上新臺(tái)階。